Algunos pasos importantes en esta fase incluyen:
- Recopilar y priorizar los requisitos
- Transformar los requisitos en un modelo de decisión
- Publicar su petición de información (RFI)
- Recolectar las respuestas de los proveedores al RFI
- Realizar cualificaciones preliminares para crear una lista de proveedores de ERP
- Validar y analizar las respuestas al RFI
- Crear una lista jerarquizada de proveedores de sistemas ERP
Crear sus peticiones de información (RFI) y de propuesta (RFP)
La base de cualquier decisión de compra de un sistema de software son los criterios utilizados para definir las necesidades de la empresa, dependiendo de sus características específicas. La herramienta más comúnmente utilizada para ello es un RFI, la cual es la mejor forma de pedir información sobre las ofertas de un proveedor. Algunos proveedores de software y empresas que prestan servicios de selección ofrecen plantillas de RFI con más o menos detalles. Estas plantillas estan generalmente predefinidas, dependiendo de la industria y el tipo de software requerido. Usted puede usar una de estas plantillas como un buen punto de partida ya que le reducirá el tiempo que toma identificar las funcionalidades disponibles en su sistema de software particular. Bien sea que utilice una plantilla o no, es una buena idea adaptar y organizar los requisitos funcionales de forma que los proveedores puedan responder a sus necesidades únicas.
Una pequeña empresa en búsqueda de una solución de software puede crear su propia jerarquía de criterios. Ello se puede realizar internamente o con la asistencia de consultores para la selección de software. Dependiendo de sus necesidades, un RFI puede tener centenares o miles de criterios. Usted quiere que su RFI sea exhaustivo para que pueda satisfacer todas sus necesidades. Usted siempre puede decidir si determinar algunas funcionalidades ERP como "sin importancia" más adelante en el proceso.
Empezando con las funcionalidades generales que pueden detallarse en la medida en que se necesite, es probablemente la mejor opción para las empresas pequeñas. Una lista de las principales actividades (como se describió arriba) es la estructura sobre la cual usted puede construir su propia jerarquía detallada de criterios funcionales para ERP. Los consultores y los proveedores de software pueden en ocasiones utilizar RFI/RFPs existentes y adaptarlos a sus necesidades. Tenga en cuenta que los proveedores y consultores que implementan productos específicos, querrán presentar sus fortalezas y minimizar cualquier aspecto que pueda ser insuficiente para sus requisitos. Es mejor crear su propio RFI independientemente de un proveedor.
No entre en detalles que usted no necesita, especialmente si su empresa es pequeña. Tener una lista de criterios que usted no necesita puede ser tan malo como no tener lista, ya que los proveedores estarán licitando en su proyecto por cosas que usted no quiere a un costo elevado. Y recuerde priorizar (necesario versus importante versus sin importancia, etc.).
La mayoría de los proveedores tienen las principales funcionalidades y muchas veces la diferencia entre ellos no es muy obvia. No existe una regla general que usted pueda utilizar para hallar dichas diferencias, pero ellas dependen normalmente de la industria a la cual usted pertenece o las características especificas de su empresa. Adicionalmente, un muy buen producto puede no tener algunas de las funcionalidades que son críticas para sus necesidades. Asegúrese de evaluar cuidadosamente las respuestas a su RFI por parte de los proveedores.
Utilice sistemas de soporte para las decisiones
Un sistema de soporte en las decisiones (DSS, por sus siglas en inglés) es un programa que permite a los usuarios modelar sus criterios de decisión, priorizar sus requisitos, evaluar sus opciones y tomar decisiones. Comparar soluciones basados en 10 ó 20 criterios es una cosa, pero cuando usted está evaluando complejos sistemas como un ERP, es casi seguro que usted tendrá demasiados criterios a tener en cuenta como para compararlos utilizando una hoja de cálculo.
En su lugar, usted puede modelar sus criterios de decisión de forma tal que, utilizar un DSS le ayudará a evaluar y seleccionar la mejor opción. La mayoría de DSS para la toma de decisiones sobre software utilizan la información recopilada por medio de RFIs o RFPs. Su principal ventaja es que usted puede manipular fácilmente centenares y miles de criterios, y usted no tiene que perseguir a los proveedores para que le den las respuestas. Las comparaciones entre diferentes productos pueden ser realizadas allí y las herramientas para las gráficas le permiten a quienes toman las decisiones, comprender las principales diferencias entre las distintas opciones.
Mejores prácticas en el uso de DSS
Para mayor eficiencia en el uso de sistemas DSS, existen algunas cosas a tener en cuenta:
Empiece por comparar las funcionalidades generales y si es necesario, entre en los detalles (recuerde mantener su enfoque en las funcionalidades que realmente necesita para su empresa).
Se deben asignar prioridades para cada módulo o tipo principal de funcionalidad. Asegúrese de comprender como sus prioridades afectan el resultado final de su comparación.
Si están disponibles, los escenarios simulados pueden ser muy útiles, ya que allí usted podrá observar cómo se comparan las soluciones según sus necesidades futuras. Por ejemplo, si el módulo de recursos humanos no es prioritario en el momento, pero lo será en el futuro, el mejor producto hoy puede no poder cumplir con sus requisitos futuros.
Además de lo descrito, un sistema DSS le puede ayudar a tener en cuenta otros factores como la capacitación y las metodologías de apoyo, las estructuras de precios, las diferentes opciones de almacenamiento y accesibilidad de la base de datos, etc.
Aproveche otros recursos
Existen miles de artículos, entradas de blogs y centenares de libros sobre la evaluación de ERP, lo cual dificulta el hallazgo de información relevante para sus necesidades. La mayoría de la información disponible es confiable, pero es posible que solo abarque un producto especifico, o un segmento del mercado, o tipo de producto. Las empresas de investigación y análisis como Gartner, Forrester, AMR, y TEC publican informes describiendo productos ERP, tendencias del mercado, etc. (Si necesita un listado de empresas analistas, visite por favor http://analystfirms.tekrati.com/, inglés).
El resultado de la fase de evaluación debe ser una lista de proveedores finalistas que mejor cumplen con las necesidades de su empresa. Para asegurarse de obtener la lista de finalistas más relevante, los RFI/RFP y el sistema DSS son las herramientas más importantes; las demás herramientas mencionadas con anterioridad deben ser utilizadas como complemento de estas dos.
Ideas finales: evite la "parálisis" en el análisis
De acuerdo con la teoría de decisión, la paradoja de posibilidades establece que a mayor cantidad de opciones, más grande la posibilidad de tomar una decisión pobre o no tomar decisión alguna. Recopilar información y comparar diferentes productos y soluciones es esencial para elegir un sistema empresarial, pero asegúrese de no terminar ahogado en datos innecesarios que harán el proceso más difícil.
La tercera y última parte de esta serie de artículos, describirá los pasos a seguir en el procesos de selección. En esta fase final, aprenderá que hacer con lista de proveedores y productos ERP finalistas.
Para mayores informes sobre sistemas ERP o para realizar una comparación de soluciones ERP, visite el centro de evaluación ERP de TEC.