Introducción
Deltek se ha dedicado a una de la industria primaria con varios sub-grupos: soluciones para los negocios orientados a los proyectos para contratistas y asesores fiscales. Conocido originalmente por su experiencia contratista en el gobierno, Deltek ha ampliado su línea de productos para incluir varias soluciones diferentes de planificación de los recursos de la empresa (ERP) para darle servicio a los negocios basados en proyectos dentro de diferentes nichos, y se ha creado una posición líder en otros sub-mercados.
Deltek Vision, salió en el 2002 como un producto habilitador de Web, da servicio al mercado de automatización de servicios profesionales (PSA). La solución le ofrece a los usuarios todas las características que puedan necesitar para manejar el ciclo de vida total del proyecto desde el momento en que lo adquiere el cliente, la propuesta, la generación, la planeación y la gestión del proyecto, hasta la facturación y finalmente hasta la gestión financiera final.
Deltek y Deltek Vision han tenido éxito gracias a que la compañía y el producto están enfocados a segmentos del mercado muy específicos, y les ofrece a los usuarios la tecnología, la terminología y la funcionalidad necesaria sólo para ese segmento del mercado.
Historia de la empresa
Fundada en 1983, Deltek (http://www.deltek.com) ha crecido, de sus raíces como contratista del gobierno ahora compite en varios mercados aliados. Ha tenido un constante e importante crecimiento en sus ganancias, en el 2004 alcanzaron los $122 millones de dólares y una tasa de crecimiento del 20 por ciento. La mayor parte del crecimiento del 2004 se debió a los nuevos clientes.
En el 2005, New Mountain Capital compró el 75 por ciento de las acciones de Deltek para recapitalizar la compañía y permitirle expandir aún más su línea de productos, desarrollar y ampliar el canal en especial el del extranjero, ganar participación en el mercado a través de importantes incrementos en los programas de mercadotecnia, y continuar sus inversiones en la tecnología.
En junio del 2005, Kevin Parker, el antiguo presidente adjunto y presidente de finanzas (CFO) de PeopleSoft se unió al equipo de trabajo de Deltek como su presidente del consejo de administración.
Resumen de su línea central de productos
Deltek Enterprise, también conocida como Costpoint®, está dirigida a grandes organizaciones que proporcionan servicios orientados a los proyectos, al igual que a negocios que realizan fabricación discreta o fabricación de proyectos a la medida. Actualmente les da servicio a 1,000 clientes, Deltek Enterprise proporciona un rango completo de series de aplicaciones que incluyen la gestión de los recursos del cliente (CRM), recursos financieros, tiempo/gasto, y planificación de proyectos, recursos humanos (HR) y nómina, gestión de los procesos del negocio (flujo de trabajo y alertas), gestión del rendimiento del negocio (business intelligence y soluciones de planificación), y gestión de materiales.
GSC Premier®, que les da servicio a aproximadamente 1,200 contratistas del gobierno, tiene una funcionalidad similar, y puede fortalecer la aplicación GovWin, el reciente lanzamiento de Deltek, que maneja contratos gubernamentales complejos. GovWin también se puede utilizar al mismo tiempo que Deltek Enterprise.
Deltek Vision®
Un producto en particular que garantiza una mayor discusión es: Deltek Vision® salió en el 2002, de cierta manera Vision reemplaza a productos anteriores y le da servicio al mismo mercado enfocado en PSA. El lanzamiento de Vision 4 está programado para el 2006. Actualmente, Vision les da soporte a 800 clientes y hay 5,800 clientes adicionales en los productos predecesores de Vision.
Deltek Vision es una solución completamente integrada basada en un navegador diseñada específicamente para firmas de servicio profesional. El cincuenta por ciento de su clientela de base está conformada de firmas con cincuenta o menos empleados. El mercado objetivo de Deltek es 100 por ciento negocios pequeños y medianos (SMB) con ganancias que van de $2 millones de dólares a $200 millones de dólares.
Deltek creó Vision para cubrir las necesidades de ERP de firmas de servicios profesionales basadas en proyectos, incluyendo firmas de consultorías, integradores del sistema de servicio IT y firmas de arquitectura e ingeniería.
Para cubrir mejor con las necesidades de su mercado objetivo, Deltek ha identificado tres retos clave para las firmas PSA, en los que afirma que sus productos los ayudan a dirigir:
- Cómo ganar nuevos negocios y reproducirlos.
- Cómo mejorar el desempeño del proyecto.
- Cómo maximizar los márgenes del proyecto.
Se puede pensar en Vision como dos series de aplicaciones, ambas completamente integradas. Las funciones de gestión comercial están dirigidas en específico al mercado PSA e incluyen Vision Dashboard, CRM, automatización de propuestas, gestión de recursos, planificación de proyectos, gestión de tiempo y de gastos, y facturación.
Sus funciones de contabilidad final más generalizadas incluyen contabilidad de proyectos y financiera, compras, gestión de inventarios (con version4 saldrá en el segundo cuatrimestre del 2006), recursos humanos, distintos tipos de moneda, reportes y configuración.
Lo que hace a Deltek Vision diferente
Ya que Deltek Vision ha sido diseñada desde un principio para cubrir las necesidades de un mercado muy específico, el sistema de menú refleja el ciclo de vida típico de un proyecto: mercadotecnia y adquisición de un cliente/proyecto; gestión de oportunidad; creación de la propuesta (que incluye la propuesta gubernamental); arranque del proyecto (que incluye la conversión automática de oportunidad a proyecto); gestión de los recurso en el que se encuentran definiciones sofisticadas de recursos (principalmente para personas y consejeros financieros externos): búsqueda de las capacidades para identificar aquellos recursos que un cliente o un proyecto en especial requieren; programación de los recursos; y por último monitoreo y rastreo de los recursos.
Deltek Vision también incluye tiempo y dinero gastado y reportes, planificación del proyecto, programación, gestión y presupuesto, facturación del proyecto, y control de la gestión comercial (reporte financiero y de contabilidad).
La solución no compite en otros mercados, y se ha planeado para cubrir varios requisitos específicos en algunos campos seleccionados. La planificación del proyecto se integra por completo con la contabilidad y da soporte a la estructura del desglose del trabajo de niveles múltiples, así como a pronósticos sofisticados de ganancias y utilidades. Además, el proyecto de Vision orientado a CRM incluye fuerte aplicación de automatización de propuestas.
Otra característica importante es la interfase de usuario (UI) de Vision y Vision Dashboard. Ambas son páginas Web completamente adaptables. La UI actúa como el portal a través del cual todos los empleados interactúan con el sistema. A pesar de que sean páginas Web, han sido diseñadas para verse y actuar como formas de ventanas estándares. Vision Dashboard contiene tantas partes de rasgos (gráficas y otros datos) como el cliente requiera. Ya que se añaden partes de rasgos extra, la página Web se expande para soportar de manera automática la barra de deslizamiento horizontal y vertical. Los usuarios pueden, por ejemplo, añadir distintas variaciones de un cuadro que muestre datos deslizados de diferentes formas o pueden agregar listas de contactos múltiples que representen diferentes opciones de selección y de ordenación. Las opciones estándares del menú definidas por el usuario se muestran del lado izquierdo de la pantalla, mientras que los indicadores clave financieros (datos al igual que gráficas) se muestran en la parte central de la pantalla. Estos indicadores se pueden modificar para cubrir las necesidades de cada usuario. En la columna del lado derecho se muestran las alertas y las tareas y las actividades del flujo de trabajo.
Vision CRM
Al complementarse de manera favorable con productos tales como Pivotal y SalesLogix, Vision CRM y su fuerza recaen en el hecho de que se ha creado en específico para negocios manejados por proyectos en términos de funcionalidad y lenguaje. Incluye el desarrollo comercial y de mercadotecnia, la gestión de contacto con los clientes y los prospectos, el rastreo de las oportunidades, la planeación de las actividades, y el desarrollo y rastreo de las propuestas. Como muchos otros sistemas de CRM, Vision les permite a los usuarios crear tablas y campos adicionales para que cubran sus requisitos únicos.
Una de las formas en las que Vision se separa de la competencia es a través de su serie de automatización de propuestas. Este único subconjunto les permite a los usuarios crear propuestas gráficas efectivas cuyo contenido se dirija a los requisitos específicos del prospecto.
Los usuarios crean y recobran los machotes de propuestas para los prospectos del sector privado, las propuestas de costos y las respuestas RFP. Además, las aplicaciones le dan soporte a formas del gobierno estadounidense, incluyendo la forma SF330. Uno de los aspectos únicos de la serie de propuestas es la habilidad de Vision para mantener la currícula de empleados clave que serán incluidos en la propuesta o en algún otro tipo de comunicación con el prospecto. Una vez creada toda esta información para una propuesta específica, se puede exportar a Microsoft Word para darle el toque final y para la presentación final.
La gestión y la planificación de proyectos
El principal componente para cualquier negocio orientado a los proyectos es la gestión y la planificación de los proyectos. Deltek Vision comienza con el plan del proyecto y luego sigue con la gestión de los recursos para poblar el proyecto con los conjuntos de habilidades apropiados. Su modelo de gestión de los recursos también incluye definiciones de habilidades, búsqueda de habilidades para identificar a los recursos que se puedan asignar a un proyecto, reportes de la utilización de los recursos, así como también alarmas de baja o sobre utilización.
El plan del proyecto se puede crear en el paso de la oportunidad y modificarse una vez que se haya asignado el proyecto en sí. Todos los costos asignados tanto para el proyecto activo como para las oportunidades se pueden asignar al proyecto dejando que los administradores evalúen todo el proyecto, no sólo esa parte que tiene que ver con los ingresos que se generan.
Además de las características de planificación del proyecto, Vision también soporta una herramienta de presupuesto descendente con base en una estructura flexible del desglose del trabajo del tercer nivel que permite a los administradores pronosticar y rastrear el trabajo, los consejeros financieros y los costos a cualquier nivel. En cualquier momento, los administradores pueden ver un resumen al igual que un detalle del trabajo, de los gastos, de los consejeros financieros, y de los análisis financieros.
Las funciones más puras de gestión del proyecto de Vision son directas y poderosas, capaces de soportar cualquier cosa desde dependencias de tareas, rastreo del valor ganado, pronósticos de ganancias e ingreso y más. Las firmas lo utilizan para manejar proyectos extremadamente complejos. Aunque esta serie compite de manera muy favorable con otros productos de gestión de proyectos, Deltek Vision también les brinda a los usuarios la habilidad de integrarse con estos productos si así lo desean.
Además de lo mencionado anteriormente, Vision también ofrece las típicas características de la aplicación tiempo/gasto que se encuentran en otros productos orientados a PSA. Incluye gestión de los recursos (tiempo), así como también gestión de los costos (viajes, entretenimiento, artículos comprados, etc.) La característica de la gestión de los recursos les permite a los administradores crear horarios, en los que pueden incluir tareas asignadas a cada empleado, incrementar la velocidad de entrada de los horarios y reducir los errores de ingreso. Una vez que se completó el horario, se le reenvía por medio del motor del flujo de trabajo al supervisor apropiado para su aprobación y de ahí se va a nómina y al proyecto en sí. Aunado a ello, los horarios se pueblan de manera automática con base en los proyectos para los cuales el empleado está presupuestado, asegurando así una colección del tiempo más precisa y eficiente.
Otros machotes de Vision son los de facturación, que les permiten a los usuarios crear machotes de formatos de facturas, asignárselos a ciertos clientes, definir las tarifas de facturación, y completar otras modificaciones que se le tengan que hacer a la factura para realizarse. Una vez que se completaron, el proceso de facturación es más fácil ya que el administrador tan sólo tiene que decidir qué es lo que se va a facturar. Vision ha separado su complejidad dentro de las rutinas de arranque, lo que hace
que el proceso de facturación sea relativamente fácil.
Mientras que su producto, Vision, da soporte al reporte financiero estándar, Deltek reconoce que sus clientes son negocios que manejan proyectos y necesitan integrar el reporte del proyecto con el reporte financiero. Por lo tanto da soporte al presupuesto y planificación de los ingresos, así como también al reporte organizacional que incluye cualquier unidad comercial definida o incluso a un empleado individual. El costo y las ganancias del proyecto se pueden rastrear desde la oportunidad inicial hasta que se termina el proyecto para darles a los usuarios una visión general de cada proyecto y cada cliente. Los reportes se pueden crear incluso para identificar el costo que se requiere para adquirir nuevos clientes y proyectos.
Para ello, Deltek Vision incorpora su serie Actuate eReporting para proporcionar un ambiente de reporteo interactivo, flexible, poderoso y fuerte. Así mismo, la arquitectura de Actuate eReporting se integra a la aplicación de Vision de Deltek, para proveer una solución totalmente basada en Web que es escalable para cubrir las necesidades de los requisitos de reportes más demandantes. El modelo de reportes interactivo de Deltek Vision les proporciona a los usuarios un método fácil de utilizar para controlar el contenido y el esquema de los reportes de Vision. Además, los reportes existentes se pueden modificar y se pueden añadir nuevos reportes al catálogo de reportes de Vision.
Vision brinda un fuerte sistema de gestión de documentos que los empleados, los socios y los clientes pueden accesar al utilizar la plataforma de Microsoft SharePoint. Los documentos se pueden separar por proyecto, empleado, contacto, oportunidad u otra forma de registro de Vision. Un documento se puede asociar con un sólo registro o con registros múltiples, por lo que se puede usar para múltiples proyectos; los documentos se pueden organizar en librerías y carpetas y el sistema soporta capacidades de entrada y salida para prevenir que dos personas editen el mismo documento de manera simultánea. Se lleva a cabo una completa revisión, incluyendo el número de versión, al igual que se realizan las búsquedas de todos los documentos en los que están incluidos los de Microsoft® Word, Excel y Adobe® PDF.
Mientras que Vision tiene características importantes, su funcionalidad de contabilidad básica es similar a la de otros productos, con algunas otras características que requiere el negocio que maneja proyectos, en especial el reconocimiento de ganancias y sofisticadas reglas de asignación general. Su próximo lanzamiento incluirá una aplicación de inventario que se espera que cierre uno de las brechas donde Vision no es tan competitiva al compararla con otros productos.
La tecnología de Vision
El fundamento arquitectónico de Vision está basado en la tecnología .Net de Microsoft. La plataforma de VisionXtend incluye un juego de herramientas integrado que les permite a los usuarios personalizar las pantallas de Vision, automatizar procesos comerciales clave a través del flujo de trabajo, integrar sistemas externos a través de una fuerte interfaz del programa de aplicaciones (API) y de servicios Web y ampliar su alcance a aparatos móviles, a herramientas terceras, y a Microsoft Office. El servidor de Microsoft SQL es la principal base de datos a la que se le da soporte, pero a Microsoft MSDE (Microsoft Server Desktop Engine) le dan soporte firmas más pequeñas.
Deltek Vision utiliza un lenguaje de marcas de hipertexto (HTML) dinámico, el cual es la combinación de HTML, Java Script, y un modelo del objeto del documento. Esta tecnología le da al usuario beneficios tangibles como la habilidad de modificar o manipular elementos de la página HTML sin regenerar la página entera en el servidor. Esto les da a los usuarios un rico ambiente de características muy interactivas que hoy en día requieren los usuarios comerciales y les asegura que son productivas y eficientes.
Análisis competitivo
Existen muchos productos de la competencia que ofrecen alguna forma de tiempo y facturación. Algunos productos se concentran únicamente en la recolección de tiempo lo que se importa al sistema principal de contabilidad para la facturación. Otros productos combinan la recolección del tiempo y la facturación, pero no necesariamente la gestión de recursos o la planificación de proyectos y la gestión de proyectos. Finalmente, Deltek no compite en algunos mercados, el más notable es el de la industria del contador público titulado (CPA), ya que este mercado requiere gestión de práctica y gestión de casos, características en las que Deltek nunca se ha interesado.
Deltek Vision y otros productos específicos de PSA cubren las necesidades de un nicho de la industria muy estrecha y por lo tanto los usuarios reciben únicamente la funcionalidad que requieren o que demanda su industria. Muchos otros productos que compiten en el mercado PSA también tienen una fuerte funcionalidad, pero tienen que brindarle servicio a las necesidades de otras industrias, por lo que fuerzan en cierto grado a los usuarios a aceptar funciones o reglas del sistema que no aplican a su industria y que algunas veces se les pueden cruzar en el camino. Inclusive la estructura de la redacción y el menú es una parte central de PSA mientras que otros productos tienen que ser más genéricos (aunque se puedan personalizar).
De acuerdo a Deltek los siguientes productos están considerados como su principal competencia:
Revendedores
La mayoría de las ventas de Delteks en Estados Unidos son directas, aunque existe un gran número de revendedores independientes en Estados Unidos, Australia, África, y Reino Unido.
Los empleados de ventas e integración están a lo largo de todo el país con oficinas corporativas en Massachussets, Virginia y Oregon (USA). En lo que Deltek se expande internacionalmente, van a depender de revendedores.
Recomendaciones para el usuario
No cabe duda de que Deltek Vision es una poderosa aplicación empresarial actual en cuanto a tecnología. Organizaciones que proporcionan servicios orientados a los proyectos deberían por lo menos considerar Deltek Vision, en especial si se encuentran dentro del mercado de PSA.
Al igual que con cualquier otro proyecto de selección de software, los usuarios deben considerar varios factores antes de tomar la decisión final de compra, incluyendo las funciones requeridas, facilidad de uso, costo (inversión inicial, instalación y servicios de implementación, adaptación del producto para cumplir con los requisitos específicos del usuario, conversión de datos y soporte anual y mantenimiento, por nombrar algunos).
Finalmente los usuarios deben considerar el cambio entre el soporte local que se lo puede dar otro proveedor por medio de un canal de revendedor y el soporte que brinda Deltek que puede no estar cerca geográficamente hablando. Esto también se debe balancear contra el hecho de que Deltek proporcionará en la mayoría de los casos (hay que recordar que hay algunos revendedores de Deltek Vision) soporte directo dado por empleados de Deltek capacitados.
Acerca del autor
Charles Chewning, Jr. es presidente de Solutions, una firma consultora de Richmond, Virginia, que se especializa en la selección de software de contabilidad. Se le considera uno de los principales expertos en selección de software. Ha escrito críticas de varios sistemas de contabilidad y da conferencias sobre los temas de selección de software de contabilidad, ventas y mercadotecnia. Publica The Accounting Library (http://www.AccountingLibrary.com) y se le puede localizar en cchewning@accountinglibrary.com.