El verdadero estado del mercado de gestión del capital humano

Poco a poco, la gestión táctica y administrativa de los recursos humanos (RRHH) se está transformando en gestión del capital humano (HCM). La sociedad estadounidense es tan adepta a los litigios, que es más probable que una empresa sea demandada por algún empleado, que ser auditada por el Servicio de impuestos internos (Internal Revenue Service o IRS). Se ha dado un modesto aumento en la demanda de sistemas de transacciones de RRHH que tengan las herramientas para crear, por ejemplo, formularios gubernamentales, datos que se apeguen a las leyes migratorias e información sobre la Ley para personas con discapacidades (Americans with Dissabilities Act o ADA), debido a los asuntos relacionados con los requisitos que establecen los reglamentos gubernamentales de los Estados Unidos. Asimismo, habrá una constante necesidad de soporte para mantener el apego a la Ley de responsabilidad y portabilidad de seguro médico (Health Insurance Portability and Accountability Act o HIPAA), la Ley ómnibus de reconciliación presupuestaria consolidada (Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act o COBRA), la Administración de la seguridad y salud ocupacionales (Occupational Health & Safety Administration u OSHA) y a la Ley Sarbanes-Oxley (SOX). Otro de los factores clave, especialmente en las grandes empresas, es la necesidad de consolidar varios sistemas de transacciones de RRHH para tener una mayor eficiencia y una visibilidad de la fuerza de trabajo global.

Cuarta parte de la serie Administrarás mejor el capital humano.

De cualquier forma, es muy probable que las empresas inviertan menos en series complejas integradas, ya que representan un costo inicial generalmente alto, una implementación larga y un retorno de la inversión (ROI) que no es fácil de lograr. Por otro lado, muchas empresas están explorando los modelos de servicio alojados en los que pagan tarifas mensuales por empleado, no se hacen responsables de las actualizaciones al hardware o el software y tienen control total sobre sus propios procesos de gestión del talento. Además, es posible que también quieran invertir en soluciones puntuales orientadas a los usuarios del sector de actividad y que proporcionen un pago seguro a corto plazo en forma de reducción de los costos directos, mejoras a los procesos y una mayor satisfacción de los clientes.

Por supuesto que los últimos avances tecnológicos han actuado como catalizador en la transformación de la forma en que se ofrecen los servicios de RRHH y son adoptados por los empleados y los gerentes, permitiendo que los administradores de RRHH dejen el trabajo transaccional y administrativo que realizaban en el pasado y lo cambien por tiempo para trabajar en las iniciativas críticas que debe enfrentar el negocio. Para ello, algunas de las principales soluciones han automatizado los flujos de trabajo de RRHH, reducido los costos y mejorado la calidad de la información.

Últimamente se han diseñado muchas herramientas y aplicaciones de software con el fin de alinear y mejorar el desempeño tanto de los empleados como de la empresa, haciendo de la nueva categoría de software de gestión del capital humano (HCM) (a veces conocida también como optimización o productividad de la fuerza de trabajo) un terreno especialmente fértil y concurrido. Los vendedores están llegando de todas las direcciones posibles y muchos otros tratan de cubrir todas las bases con series de productos más amplias que traten toda la “gestión del ciclo de vida de los empleados”. Sin embargo, aunque se han dado notables pasos hacia la consolidación, no es posible saber exactamente qué vendedores dominarán el panorama a largo plazo.

Aún antes de ser adquirido por Oracle, el antiguo líder de HCM, PeopleSoft, había redondeado sus capacidades de HCM de forma metódica y había alcanzado ya la masa crítica con la mayoría de sus capacidades. Esto hizo que muchos proveedores de soluciones puntuales se fusionaran y buscaran hacer una oferta de HCM más amplia. Justo entonces, después de la adquisición de PeopleSoft y de la incertidumbre sobre la dirección que tomaría el producto bajo la vigilancia de Oracle, varios proveedores de aplicaciones especiales relacionadas con HCM y RRHH empezaron a experimentar prosperidad y reconocimiento. Sin embargo, Oracle (incluyendo sus productos originales para RRHH PeopleSoft y JD Edwards) sigue siendo uno de los líderes en todas las categorías de software de HCM, salvo en puntualidad y asistencia, donde Kronos es el rey.

Una vez más, cabe notar que puntualidad y asistencia es sólo un segmento de las series más amplias de gestión de capital humano/talento/fuerza de trabajo, que en casi todas sus definiciones comprende los módulos de RRHH, nómina y prestaciones. En los últimos días, estos módulos han sido mejorados con autoservicio para empleados y gerentes y con aplicaciones intuitivas de este tipo, como un portal para la fuerza de trabajo que está centralizado y tiene diferentes funciones. Algunas de las demás aplicaciones pueden ser contrataciones, gestión del desempeño y las recompensas, evaluaciones y valoraciones, gestión del aprendizaje, planificación de las sucesiones y dirección de carreras, programación de la fuerza de trabajo y (algunas veces) administración de pensiones.

Para conocer los antecedentes, consulte Administrarás mejor el capital humano, De sistemas tácticos de recursos humanos a gestión estratégica del capital humano y ¿Gestión del desempeño y de las remuneraciones como núcleo de la gestión del capital humano?.

La mezcla de proveedores de HCM

Así, es posible definir tres familias de proveedores de soluciones HCM:

1. Los vendedores de ERP tradicional, como SAP, Oracle, Lawson, Microsoft Dynamics, Agresso, Sage, Deltek, etc.
   
   
2. Los antiguos vendedores principales del nicho de sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) que se están convirtiendo en los proveedores de las mejores series de HCM, como Hewitt Associates (incluyendo Cyborg, su reciente adquisición), Ultimate Software, Employease (recientemente adquirido por su socio, ADP), Extensity (antes Geac HR, ahora parte de Infor), Kronos, Meta4, Taleo, BrasRing, Cézanne Software, Genesys, Workstream y otros proveedores de servicios de RRHH o nómina tradicionales como ADP y Ceridian, que también están ingresando en el ámbito de HCM.
   
   
3. Todos los proveedores del nicho de HCM (ya mencionamos a la mayoría) en áreas como gestión del desempeño y las recompensas o los incentivos, e-learning, desarrollo de los empleados, creación de modelos de competencias, planificación de las sucesiones, programación y optimización de la fuerza de trabajo, etc.

Lo que podría ser una ventaja para las mejores aplicaciones es la forma en que complementan un sistema instalado de planificación de los recursos de la empresa (ERP) y su cada vez mayor facilidad de integración y organización de los procesos mediante el desarrollo de arquitectura orientada a los servicios (SOA) y servicios por red (consulte Understanding SOA, Web Services, BPM, BPEL, and More).

Existen algunos datos de la industria y ciertas observaciones que indican que parte de las empresas que han implementado un sistema HRMS obtenido de alguno de los principales proveedores de ERP, podrían experimentar mejores resultados y una funcionalidad cada vez más profunda si trabajaran con un proveedor de las mejores soluciones, como aquéllos que ofrecen las funciones principales de gestión de la fuerza de trabajo, como planificación de las compensaciones o gestión del desempeño de los empleados. Esto se debe en gran parte a que muchos de los vendedores de las mejores soluciones de HCM saben perfectamente cómo ofrecer herramientas que se puedan configurar para soportar el proceso del negocio del cliente y que son muy intuitivas y fáciles de usar, asegurando así índices altos de adopción entre las comunidades de usuarios más importantes: los empleados y los gerentes. Además, la proliferación de las fusiones y las adquisiciones en la comunidad de vendedores de sistemas de RRHH está ayudando a los proveedores de las mejores soluciones a aumentar su funcionalidad con rapidez, convirtiéndolos en mejores competidores para los vendedores que se enfocan en las grandes empresas.

Sin embargo, aunque los vendedores puros son capaces de proporcionar una funcionalidad más sólida, generalmente tienen carencias en la integración con los datos principales de RRHH de los empleados y las aplicaciones financieras de back-office. Los vendedores de ERP presumen la fuerza inherente de su integración en toda la empresa. Por ejemplo, si un cliente utiliza Oracle Financials y después implementa la aplicaciones Oracle HRMS y Oracle CRM (gestión de las relaciones con los clientes), obtendrá una integración uniforme y costos de mantenimiento más bajos, así como menor tiempo muerto cuando la empresa actualice su software o instale las mejoras que se hagan al sistema. Pero si el cliente decide adoptar un acercamiento “parchado” y opera Oracle Financials con Taleo, SumTotal, Callidus, ADP, Authoria, etc., sin duda experimentará falta de eficiencia, tiempo muerto y tensión en el departamento de tecnología de la información (TI) debido a que deberá asegurarse constantemente de que todas las versiones de estas aplicaciones de software puntuales se integren con las aplicaciones financieras de back-office.

Los vendedores de ERP seguirán prefiriendo las compras centralizadas, agregando con ellas una gran variedad de aplicaciones a sus series, pero los proveedores de las mejores soluciones de HCM podrán fortalecerse mediante la consolidación y el enfoque en cubrir las necesidades de los clientes que se especializan en ciertas industrias. Por eso, empresas como Authoria, Workscape y Kenexa han decidido promoverse como proveedores de series más amplias de HCM y no como empresas del nicho.

La categoría general de HCM y RRHH también está viviendo un cambio hacia un modelo por suscripciones, que ya está bien establecido en algunos segmentos, y que puede ser adecuado para las empresas cuya demanda es variable (consulte El software como servicio está ganando terreno). Algunos proveedores, como Ultimate Software, han reinventado sus negocios por licencias y han logrado un desempeño financiero estelar gracias al modelo basado en licencias.

Recomendaciones a los usuarios

Se recomienda a las empresas que acepten HCM como una estrategia holística del negocio que debe hacer que cada empleado represente un activo competitivo que permita obtener resultados operativos y financieros más satisfactorios. Los indicadores clave del desempeño (KPI) tradicionales de RRHH –índices de enfermedad y ausencias, rotación de personal, número de días de capacitación por empleado y hasta encuestas sobre la actitud de los empleados- seguirán siendo importantes, sin embargo, HCM se enfoca en los resultados. En otras palabras, se enfoca en la forma en que uno de los mejores negocios usa a su gente para fomentar el desempeño de la empresa. Las métricas convencionales de RRHH sólo resultarán útiles cuando sea posible establecer una relación causal clara con las mejoras correspondientes en el valor en el mercado de la empresa –es decir, el valor monetario agregado para la empresa por cada empleado. Esta es una forma de decir que es necesario aplicar las lecciones que se aprendieron con la gestión de socios comerciales (proveedores y clientes) para lograr una mejor gestión de los empleados.

Para que los departamentos de RRHH se vuelvan más estratégicos, las empresas deben investigar la implementación de herramientas de RRHH que liberen a los gerentes de RRHH de las funciones tardadas pero tácticas de manutención de registros. Es necesario asegurarse de que todas las partes interesadas están comprometidas, ya que para lograr las ventajas de HCM los departamentos de TI deben implementar la infraestructura adecuada, los departamentos de RRHH deben transmitir claramente los objetivos de sus programas y cambiar la ingeniería de los procesos para obtener mejores resultados y los empleados y los gerentes deben cambiar su percepción de la administración de RRHH. En general, RRHH se ve como un departamento que contrata y despide empleados y que administra las remuneraciones y las prestaciones, pero que no está implicado en el negocio. Aunque resulte doloroso, es necesario cambiar esta idea.

Es por eso que es necesario invitar a los líderes de RRHH para que participen de forma activa en las discusiones (para evitar problemas y no tratar de resolverlos cuando ya se han presentado), ya sea que se trate de conversaciones sobre información demográfica de la fuerza de trabajo, capacitación y desarrollo o retención. El departamento de RRHH debe crear la plataforma que permitirá establecer expectativas claras para los empleados, medir su desempeño y relacionar el desempeño con las remuneraciones y el reconocimiento. Sin embargo, también debe conocer los detalles de la empresa para poder considerar los asuntos estratégicos de forma directa y adaptarse sobre la marcha a los cambios que se puedan presentar (no cuando ya se han presentado).

Con frecuencia no se toma en cuenta a los gerentes de RRHH y de otros departamentos, pero ellos son la clave para liberar el potencial de la HCM estratégica. Los gerentes son una de las piezas clave del desempeño de la empresa, por eso, deben alinearse con los objetivos de la misma. Su implicación en el proceso resulta esencial para lograr dicha alineación y para asegurarse de que están involucrados, las empresas deben proporcionar soluciones que les ayuden a hacer sus trabajos con mayor eficacia y eficiencia mientras garantizan el cumplimiento de la empresa.

Las empresas que quieran tener éxito deben proporcionar soluciones estratégicas de HCM que ofrezcan una gestión integrada de las remuneraciones y el desempeño y que den a los empleados y los gerentes tanto conocimiento como coaching. En resumen, las soluciones estratégicas de HCM deben permitir que las empresas transmitan los objetivos y las metas desde el nivel corporativo, a través de los gerentes y hasta los empleados. Los ganadores serán las empresas que comprendan la conexión que existe entre la gente y el desempeño de la empresa, que comprendan cómo manejar los cambios dentro de la empresa y que cuenten con procesos y sistemas aplicados para conectar a sus empleados con las iniciativas estratégicas de la empresa. Todas las empresas deben realizar cuidadosamente su recuento de activos de TI en conjunto con los departamentos de RRHH y TI, explicando cómo cada activo soporta las metas del negocio e identificando los vacíos que existen. Asimismo, deben reunir datos detallados relacionados con RRHH que vayan más allá de los reportes de nómina y cumplimiento, como habilidades, experiencia, títulos, licencias, certificaciones, capacitación, habilidades lingüísticas, objetivos profesionales, ubicaciones laborales actuales (y deseadas), etc.

No se deben tomar decisiones automáticas con respecto a la selección de módulos que favorezcan a los proveedores interesados de ERP, HRMS o HCM, sino que debe desarrollarse una lista detallada de requisitos de HCM para cada empresa usuaria, que deberá ser demostrada por cada uno de los vendedores que compita por la venta. Desde luego que sería aconsejable aprender sobre las funciones nuevas y los atractivos precios, especialmente porque es información que puede resultar útil al ver otros vendedores. Sugerimos también evaluar las funciones completas, el precio, los sitios de referencia en la industria de usuarios y la viabilidad corporativa que tienen otros vendedores, antes de realizar la selección. Los proveedores de ERP ofrecen actualmente una funcionalidad HCM más profunda que antes, por eso los clientes tanto existentes como prospecto deben analizarlos cuidadosamente, sin olvidar que algunos de los vendedores de las mejores soluciones HCM pueden hacer un excelente trabajo en los nichos tanto horizontales como verticales.

Además del modelo tradicional de licencias perpetuas en las instalaciones del cliente, existen varios proveedores que ofrecen una tarifa mensual por módulo y por empleado que puede minimizar los costos iniciales (y los periodos de implementación), y que se pueden acomodar según las necesidades del cliente. Los clientes deben evaluar cómo se integrarán dichos servicios con los sistemas internos y con los servicios que obtienen por outsourcing. Una estrategia que puede resultar eficaz para los negocios que persiguen la oportunidades de fusiones y adquisiciones es compartir servicios, que se acostumbra cada vez más en modo alojado.

Con esto concluye la serie Administrarás mejor el capital humano.