Excel y el mercado de business intelligence

Excel como oportunidad y amenaza

La necesidad de contar con business intelligence (BI) es de importancia real y estratégica para todos los usuarios de aplicaciones empresariales que sufren la presión de la economía y los reglamentos. Desafortunadamente, pocas veces los usuarios quedan satisfechos con la cantidad de información que obtienen de sus sistemas de software empresarial. BI también se conoce como analíticos, aunque existen ciertas diferencias entre ambos. BI es un conjunto más extenso de tecnología y medios, mientras que analíticos se refiere a software especializado que analiza datos sobre cierta área funcional, como mercadotecnia, ventas, bienes raíces, etc. Ambos han sido inseparables de la planificación de los recursos de la empresa (ERP) desde que surgió la idea de automatizar el negocio mediante tecnología de la información (TI) en la década de los 60. Sin embargo, ERP y BI y analíticos han tenido experiencias de uso y rutas evolutivas diferentes.

De forma concreta, aunque los sistemas ERP han transformado de forma positiva los procesos del negocio de muchas empresas, hay muchos usuarios que sienten que compraron más de lo que necesitaban y que creen que estos sistemas inhiben el acceso a la información vital que está desesperadamente bloqueada en el sistema. Con frecuencia, en la mayoría de los sistemas ERP, se agrupan varias actividades financieras u operativas con el fin de formar procesos creados artificialmente y que se parecen muy poco a las actividades reales del negocio. Por ejemplo, muchas veces, ERP parece enfocarse únicamente en colocar las cifras correctas en el libro mayor y crear un exceso de transacciones (para obtener mayor información acerca del origen de las aplicaciones empresariales, consulte Enterprise Applications—The Genesis and Future, Revisited.).

Sin embargo, hay que tener especial cuidado con los clientes que representan a las pequeñas y medianas empresas (PyME), ya que BI también es esencial para ellos en los mercados actuales, que son tan rápidos y competitivos. También hay que tener mucho cuidado con la naturaleza desalentadora de la inversión en infraestructura. Normalmente, muchas PyME prefieren adquirir lo que es barato, disponible y que los lleva adelante sin tener que aprender demasiadas cosas nuevas. Así, casi de forma predefinida, sus soluciones giran alrededor de Microsoft Excel u otros programas de hojas de cálculo que a veces contienen herramientas de generación de reportes que están incluidas en los paquetes de aplicaciones.

Empíricamente, Excel es considerado como la herramienta analítica más aceptada en el mundo y como un producto competitivo y hasta un obstáculo que impide la entrada a los vendedores de BI, en parte porque Excel se incluye con cada copia de Microsoft Office, que, a su vez, es un componente estándar de una enorme cantidad de escritorios corporativos y personales. Además, casi toda la gente conoce Excel -hasta existen algunos usuarios que se han convertido en expertos- y la aplicación cubre muchas de las bases necesarias en términos de visualización, manipulación, edición y repartición de información.

Muchas PyME no quieren gastar mucho dinero en una serie BI “de nivel empresarial” que será demasiado grande para ellos y de la cual desperdiciarán una parte. Sin embargo, quedarse con el rudimentario paquete de generación de reportes y analíticos que se incluyó con su aplicación empresarial de contabilidad de nivel de introducción tampoco es una solución a largo plazo. De cualquier forma, la disponibilidad de PivotTables y PivotCharts, así como la capacidad para manejar introducción de datos en tiempo real ha aumentado el potencial que tiene Excel como interfaz de usuario (IU) analítica para muchas aplicaciones empresariales de PyME. PivotTables son reportes Excel interactivos con tabulaciones cruzadas, que resumen y analizan los datos, como los registros de las bases de datos, de varias fuentes, incluyendo aquellas que están fuera de Excel. PivotCharts son tablas que proporcionan un análisis interactivo de los datos, por medio del cual los usuarios pueden cambiar las visualizaciones de los datos, ver distintos niveles de detalles o cambiar la organización de la tabla arrastrando los campos y mostrando o escondiendo los artículos de los mismos.

Por otra parte, la integración con los cubos de procesamiento analítico en línea (OLAP) de Microsoft SQL Server Analysis Services proporciona a los analistas de BI un tipo de fuente de datos optimizada y multidimensional. A medida que la base de datos Microsoft SQL Server abarca más mercado gracias a versiones más ligeras para las PyME y se embarca casi como el motor predefinido para más aplicaciones empresariales de las PyME, la capacidad para aprovechar mejor los datos de SQL Server se convierte en un activo funcional importante de Excel.

Así, la reciente proliferación de herramientas de BI y analíticos basadas en Excel, que aprovechan las aplicaciones adicionales de un gran número de vendedores, no resulta tan sorprendente. Estas herramientas pueden ser una alternativa factible para las PyME, ya que su instalación es generalmente fácil y se integran completamente en el menú de Excel, el sistema de ayuda y el patrón de la hoja y el libro de trabajo. Su precio es normalmente unos cuantos dólares más caro o más barato y se pueden ir comprando una por una, a veces mediante una simple descarga de Internet. Por otro lado, los vendedores clásicos de BI que venden adiciones de BI o gestión del desempeño corporativo (CPM) a empresas grandes, esperan que les soliciten licencias para muchos usuarios, haciendo que sus tarifas por licencias se conviertan en miles de dólares que servirán como fondos para su caro modelo de ventas directas y el desarrollo de productos que no todos los usuarios necesitarán.

Esta es la primera de dos partes que conforman esta nota.

La segunda parte hablará de otras aplicaciones MBS y presentará un análisis competitivo.

Las herramientas analíticas de MBS

La forma en que su empresa madre se ha aventurado con plataformas de BI y bases de datos ha hecho que Microsoft Business Solutions (MBS) también haya aumentado la cantidad de herramientas analíticas que ofrece mediante sus líneas de productos ERP y el producto Microsoft CRM. Hasta ahora, gran parte de su funcionalidad analítica ha dependido principalmente de su división FRx Software, aunque sólo sea en el ámbito de la gestión financiera, la generación de reportes, los presupuestos, la planificación y los pronósticos (consulte FRx Poised to Permeate Many More General Ledgers). Los productos ERP Microsoft Great Plains y Solomon han dependido sobre todo de FRx y del área de generación de reportes financieros. Tanto Navision como Axapta ofrecerán integración con FRx (ya es el caso de Axapta y pronto lo será para Navision) y se han estado enfocando en los creadores de reportes incluidos, además de las soluciones OLAP.

Algunas de las funcionalidades que MBS ha mejorado van más allá del campo de generación de reportes, por ejemplo:

• La disponibilidad de las ofertas OLAP para la mayoría de las líneas de productos ERP, permitiendo un análisis ad hoc de los datos operativos y financieros
  
  
• La introducción de Microsoft SQL Reporting Services Report Packs para Microsoft Great Plains y Microsoft CRM (pronto para Axapta) y
  
  
• El uso incluido de servicios de notificaciones que permiten que los usuarios tanto de Navision como de Great Plains se suscriban para obtener notificaciones automáticas en caso de que se hagan cambios a los datos.

Además, es posible exportar a Excel los estados financieros creados en Microsoft FRx o los presupuestos creados en Microsoft Forecaster, para analizarlos con mayor detalle o distribuirlos, y pueden convertirse a PivotTable de Excel para analizar mejor e introducir los datos clave en tablas. La capacidad para exportar a PivotCharts y PivotTables de Excel no se creó para ayudar a la navegación, ya que FRx DrillDown Viewer la soporta bien. Sin embargo, sí dan soporte a un nivel mejor y más profundo de análisis de los datos del libro mayor y a la capacidad para dar soporte a la introducción de datos en tablas mientras se usa una sola versión de la verdad.

La última versión del producto service pack para Microsoft FRx 6.7 (SP3) presenta Microsoft FRx Report Wizard, que se diseñó para ofrecer una forma simple de diseñar y producir reportes. Tiene tres versiones de estados de pérdidas y ganancias (acumulación del trimestre, varianza entre real y presupuesto, actual y anual a la fecha), hojas de balance y balances de prueba de las cuentas que se incluyen en distintos paquetes ERP y de contabilidad. Todos estos reportes tienen un número limitado de opciones de formato (máximo siete).

Para ser más claros, dependiendo del tipo de reporte que se desarrolle, el usuario deberá recorrer siete pasos o menos para terminar el asistente y poder crear el reporte. Por ejemplo, un reporte de balance de prueba puede crearse en cuatro pasos, donde uno es la confirmación final. A lo largo del camino, el usuario puede aplicar algunos cambios de formato al reporte, como cambiar los títulos de las filas, ajustar el orden de las mismas, cambiar los tipos de letra y dar formato al reporte. También puede producir un reporte de acuerdo a la jerarquía de la empresa y puede seleccionar el periodo contra el cual correrá el reporte. El FRx Report Wizard no está diseñado únicamente para clientes de empresas pequeñas, sino para cualquier cliente que pertenezca al mercado objetivo de MBS, es decir empresas pequeñas, medianas y grandes y divisiones de empresas globales. Inicialmente se pensó que esta capacidad sería especialmente útil para los usuarios nuevos o poco frecuentas, pero parece que el vendedor se dio cuenta de que los clientes experimentados también la están usando, ya que les permite configurar y correr un reporte clave con suma rapidez.

Esta versión también tiene Microsoft FRx Report Manager (para crear libros de reportes gerenciales), Microsoft FRx WebPort (para distribución y acceso por Internet a la información de salida del reporte Microsoft FRx, junto con otros tipos de documentos de Microsoft Office) y adiciones e información de salida de Microsoft FRx Currency Translation directamente a PivotCharts y PivotTables de Microsoft Excel. El último producto que debe integrarse con Microsoft FRx es Microsoft Navision; sin embargo, esto no sucederá en mucho tiempo. Durante la conferencia MBS Convergence 2005 que tuvo lugar hace poco, MBS anunció que durante los primeros meses de 2006, Microsoft FRx 6.7 se integrará con Microsoft Navision 3.0, y Microsoft Navision 4.0 también será presentado. Asimismo, durante esa misma época, se presentará Microsoft FRx 7.0, que tendrá más funciones de Microsoft Business Portal y metáforas de los productos contemporáneos de Office.

Con respecto al otro producto de FRx Software, Microsoft Forecaster, la próxima versión 7.0 tendrá IU parecida a Microsoft Outlook, mejores capacidades de cálculo, soporte de modelos de simulaciones sofisticadas, flujo de trabajo y capacidades de seguridad. Estas ayudarán a facilitar aún más la naturaleza basada en Internet y de colaboración de este proceso periódico y tardado de presupuestos y planificación que implica la información que proporcionan distintos departamentos. Se planea lanzar esta versión durante el tercer trimestre de 2005, y se calcula que estará basada completamente en el código administrado Microsoft .NET.

El lanzamiento de Microsoft Forecaster 8.0 está programado para la segunda mitad de 2006, que aumentará las capacidades actuales de gestión de recursos humanos, ingresos, asignaciones y ajustes. Tanto Microsoft FRx como Microsoft Forecaster serán reescritos completamente en un futuro en código administrado Microsoft .NET, y eventualmente compartirán funcionalidades comunes. Actualmente, sólo presentan una cantidad limitada de datos comunes y de funcionalidades de transmisión, sin mencionar dos paradigmas de apariencia distintos.

MBS también ha aumentado las habilidades analíticas de sus paquetes ERP y de contabilidad, que ya ofrecen ciertas capacidades Excel para analíticos. Concretamente, las capacidades analíticas y de generación de reportes de Microsoft Axapta, Great Plains, Solomon y Navision permiten que los usuarios exporten los reportes a Excel. Además, los cubos OLAP predefinidos que están almacenados en Microsoft SQL Analysis Services están disponibles con MBS Axapta, MBS Great Plains y MBS Navision y permiten que los usuarios accedan a sus datos ERP basados en OLAP directamente desde el interior de Excel. Como explicaremos, esto es posible gracias a Microsoft Office Excel Add-in for SQL Server Analysis. Generalmente, los presupuestos del libro mayor en estas aplicaciones también permiten que los usuarios exporten los datos presupuestados y reales a Excel y los vuelvan a importar a la aplicación.

Sin embargo, aunque en el futuro todas las líneas de productos ERP de MBS podrán acceder a los cubos OLAP de Microsoft mediante los servicios web, por el momento, la empresa recomienda las herramientas desarrolladas por algunos de sus revendedores, como Professional Advantage para la línea MBS Great Plains, NexVue Information Systems y MaxQ Technologies para MBS Solomon. Estos productos no sólo proporcionan análisis, sino que son más adecuados para ciertos segmentos verticales del mercado. Esto podrá cambiar con el lanzamiento de Microsoft Great Plains Analysis Cubes for Excel.

Las mejoras a Microsoft Great Plains

Sin embargo, para no dejar que las cosas se le salgan de las manos, MBS anunció a mediados de marzo que seguiría construyendo el plan tecnológico que describió en Convergence 2005. Gracias a la adquisición de una herramienta analítica del negocio y a mejoras a MBS Great Plains 8.0, la solución se adaptará mejor a los negocios que pertenezcan a ciertas industrias y tendrá más flexibilidad, extensiones a la disponibilidad del producto para conectarse de formas nuevas y nuevas bases de BI. Particularmente, extenderá una combinación estratégica nueva de componentes BI a Microsoft Great Plains 8.0 Professional Edition, que incluirá Microsoft Great Plains Analysis Cubes for Excel, indicadores clave del desempeño (KPI) para Microsoft Business Portal e integración con Microsoft Office Solution Accelerator for SOX, entre otras características.

Analysis Cubes for Excel es crítico para la capacidad para ofrecer módulos que se enfoquen en analíticos del negocio. Analysis Cubes for Excel viene del código Webhouse, propiedad intelectual que adquirió Microsoft de Professional Advantage. El código, que controla la capa de base de BI para Microsoft Great Plains 8.0 Professional Edition, facilitará la entrega de BI de valor en toda la empresa mediante cubos OLAP que permitan tener un análisis más profundo que debe permitir que las empresas examinen y analicen los datos desde distintos ángulos para obtener una visión más amplia de la información que es crítica para su negocio.

Otras herramientas que mejorarán las capacidades analíticas del negocio de Microsoft Great Plains 8.0 son Microsoft SQL Server 2000 Reporting Services Report Pack y SmartList Builder. Al usar el SmartList Builder, los negocios deben tener la flexibilidad para definir sus consultas ad hoc SmartList para pode consultar con mayor profundidad los datos de Microsoft Great Plains 8.0 y las aplicaciones externas. El Microsoft SQL Server 2000 Reporting Services Report Pack permitirá que los usuarios obtengan información de Microsoft Great Plains y creen reportes analíticos específicos para sus necesidades del negocio. Para ello, habrá ocho plantillas que ayudarán a que los negocios aprovechen el poder de Microsoft SQL Server 2000 para crear reportes analíticos para las funciones de ventas, compras y fabricación.

Los retos y la respuesta

No obstante, aunque la ventaja de FRx Software es que su interfaz es familiar para el personal de finanzas, es necesario capacitarlos, sobre todo porque su interfaz de hoja de cálculo no es exactamente como Excel. Algunos competidores están reduciendo los costos continuos y de capacitación de los clientes aprovechando la funcionalidad de Microsoft Excel y Outlook, mientras simplifican la consolidación y mantienen los datos y los problemas de integridad de las referencias relacionados con el uso de Excel. Los servicios web deberán acelerar aún más esta tendencia, facilitando la combinación de la funcionalidad de Microsoft Office con los procedimientos corporativos. Posiblemente, el mejor ejemplo sea F9, el producto archirival de generación de reportes financieros que ofreció primero Synex Systems, después Lasata y que ahora pertenece a Systems Union. Todos ellos han promovido el producto con el slogan “Si conoce Excel, conoce F9”. Algunos productos similares que vale la pena mencionar son XLCubed, Xcelcius de Infommersion y eXcelBooks de Synergration.

Sin embargo, no queremos decir que los clientes no encontrarán que tanto Microsoft FRx como Microsoft Forecaster son abordables y fáciles de desplegar y usar. Aunque estos productos requieren capacitación, para Microsoft Forecaster toma menos de una hora, mientras que el Microsoft FRx Report Wizard la elimina casi por completo. Aún con Microsoft FRx Report Designer, un usuario nuevo puede empezar a producir resultados después de un día de capacitación. Los usuarios también deben recibir capacitación con los productos competidores usando Excel como su extremo frontal, ya que existen adiciones y funcionalidades adicionales de Excel que los usuarios deben conocer para usar el producto correctamente. Tener Excel como extremo frontal no necesariamente garantiza un costo total de propiedad más bajo. Estas aplicaciones tienen costos por licencias, mantenimiento, instalación, capacitación y soporte continuo.

Para ello, Microsoft lanzó un ataque en varios frentes para armarse de capacidades de BI que son lo más completas posible; muchas de ellas giran alrededor de Excel. En primer lugar, algunas adiciones de proporcionan actualmente como descargas gratuitas para los clientes actuales de Microsoft Office, como Microsoft Office Excel Add-in for SQL Server Analysis Services. Microsoft ya no ofrece Microsoft Office Tool for eXtensible Business Reporting Language (XBRL), aunque se está incluyendo en las ofertas de ciertos vendedores independientes de software. Recordemos que XBRL es una especificación basada en lenguaje de marcas extensibles (XML), que sirve para publicar la información financiera de una empresa. La normalización de la especificación facilita que las empresas públicas y privadas compartan información entre ellas y con los analistas de la industria en todos los formatos y las tecnologías de software, incluyendo la Internet. Del mismo modo, XBRL usa etiquetas de datos XML que se basan en las definiciones normalizadas de la industria de la contabilidad y que describen la información financiera para empresas públicas y privadas y para otras empresas. La información financiera comprende datos como reportes anuales y trimestrales, archivos de la Security and Exchange Commission (SEC), información del libro mayor, ingresos netos y programas contables.

Por consiguiente, Microsoft Office Excel Add-in para SQL Server Analysis Services permite que los usuarios de Excel XP/2003 creen y tengan acceso a los cubos OLAP de Microsoft SQL Server Analysis Services, que seleccionen y naveguen a través de los datos que se obtienen en Excel de estos cubos y que publiquen la información en reportes. Esta última opción permite que los usuarios descarguen o importen reportes XBRL en Excel (aún en Microsoft Word) y realicen un análisis limitado de los datos en los reportes XBRL. Por ejemplo, los usuarios pueden comparar y contrastar los estados financieros XBRL de todas las empresas públicas de los Estados Unidos y que ahora están accesibles mediante EDGAR Online. Microsoft Office Business Scorecards Accelerator es otra descarga analítica que ayuda a crear cuadros de mando en un portal Microsoft SharePoint. Estos son algunos de los pasos que ha dado Microsoft para tratar las métricas, las alertas, la anotación de reportes, las tablas de tendencias, los KPI de acuerdo a los datos que no pertenecen al libro mayor, los análisis de varianza, etc., y que son parte de su estrategia para presentar una oferta CRM más completa.

Con esto concluye la primera de dos partes que conforman esta nota.

La segunda parte hablará de otras aplicaciones de MBS y presentará un análisis competitivo.