Análisis detallado de las aplicaciones (continuación)
El proceso de selección de un software de contabilidad del mid-market inicia con los productos que ya cuentan con reconocimiento, pero la búsqueda no debe terminar ahí. SouthWare Innovations (http://www.southware.com) creó Excellence Series, un valioso competidor que sirve a varias industrias y que ofrece a los usuarios una gama sorprendente de funcionalidades de forma directa como aplicaciones de SouthWare o a través de uno de sus vendedores independientes.
Serie de gestión del servicio
Se trata de un sistema completo de gestión del servicio compuesto de cuatro aplicaciones específicas que ayudan a las empresas en la gestión de los contratos de servicio, el seguimiento de los historiales de servicios y del mantenimiento preventivo que requiere cada equipo incluido en el contrato de servicio, la planificación diaria y el despacho y la facturación de los servicios.
- Gestión de los contratos: Da seguimiento a cada contrato de servicio, incluyendo los ingresos percibidos y no percibidos, la asignación de precios a los contratos, la programación de rutas, el uso de metros, el seguimiento de las renovaciones, las propuestas de contratos y la generación de adenda.
- Órdenes de servicio: Maneja llamadas de servicio recurrentes y por demanda, horarios de los técnicos, seguimiento completo del tiempo y el costo y todas las funciones de despacho. Esta aplicación también tiene una interfaz con la aplicación de Autorización de las devoluciones de SouthWare para dar seguimiento a las devoluciones por crédito, las reparaciones, los cambios y el trabajo en garantía para artículos vendidos y para el equipo del cliente.
- Servicio al equipo: Mantiene la información de los servicios al equipo, incluyendo historiales de servicios, uso medido, ubicación, estado, programas de mantenimiento preventivo, listas de piezas para cada equipo incluido en el servicio, habilidades requeridas para el servicio e información completa de la garantía, incluyendo acceso en línea a consultas sobre la garantía para los clientes, solicitudes de servicio, historial del servicio del equipo y notificación de reubicación del equipo.
- Facturación del servicio: Aplicación de facturación para la serie de gestión del servicio, que incluye facturación recurrente y por contrato, así como llamadas reales de servicio.
Esta es la cuarta de cinco partes que conforman esta nota.
La primera parte trató los antecedentes de la empresa y las generalidades del producto.
La segunda parte exploró lo que diferencia a SouthWare.
La tercera parte abrió el tema de las aplicaciones y el ambiente de desarrollo.
La quinta parte proporcionará un análisis competitivo y dará recomendaciones a los usuarios.
NetLink de SouthWare
NetLink es una herramienta completa para desarrollar el acceso por navegador a los datos corporativos y a los procesos para los clientes (incluyendo los carros de compras), los vendedores y los empleados. Da soporte al acceso en vivo o fuera de línea. A continuación presento algunas funciones estándar de SouthWare.
- La orden del carro de compras se guarda hasta que se entrega el pedido.
- Proporciona precios predefinidos o precios por cliente.
- Búsqueda por catálogo. El uso de tecnología por catálogo de SouthWare facilita el establecimiento de una tienda.
- Creación automática de un cliente para una venta nueva.
- Facilidad para agregar, cambiar o borrar las partidas.
- Varias opciones para mostrar las fotografías de los artículos, las notas y el descuento de la lista de precios.
- Soporte opcional de la codificación SSL para una transmisión segura de los datos.
Debido a que NetLink es un marco de trabajo para la construcción de una comunidad comercial en línea, SouthWare estándar presenta las mismas capacidades que un navegador. A continuación presento algunas de las solicitudes que soporta.
- Órdenes de ventas enviadas por los clientes o los empleados.
- Solicitud de un cliente para recibir un estado de cuenta y los detalles relacionados.
- Solicitud de un empleado para recibir información relacionada con un cliente.
- Solicitudes de servicio realizadas por un cliente (que resulten en la creación de una orden de servicio).
- Solicitudes de material de mercadotecnia.
- Cambios de dirección o número telefónico.
- Solicitud de facturas o detalles de las órdenes de compra.
- Revisión de la historia de los productos.
- Revisión por el vendedor de las órdenes de compra abiertas.
- Revisión del estado del embarque de las órdenes de compra abiertas.
- Revisión del catálogo y los precios de los productos.
- Estado del despacho de las llamadas de servicio abiertas.
- Revisión interna de los estados financieros actuales.
- Acceso a la información personal de los empleados.
ImportMate II
Esta es una aplicación de importación que cuenta con filtros y validaciones poderosos y que se puede utilizar para realizar las tareas siguientes:
- Conversión de los datos contables al cambiar de un sistema del negocio a SouthWare.
- Actualización periódica de los precios de inventario de los catálogos electrónicos proporcionados por el vendedor.
- Creación de movimientos de excepción de tiempos en la nómina a partir de los datos introducidos en un reloj electrónico.
- Adición de artículos de inventario nuevos a partir de una guía de precios del vendedor.
- Creación de transacciones de inventario físico a partir de un dispositivo electrónico portátil de conteo.
- Importación (creación o cambio) de documentos de los socios comerciales, como órdenes y facturas.
- Importación de un archivo de los cheques liberados por el banco, para marcarlos automáticamente en el flujo de efectivo como liberados.
- Creación de transacciones de cuentas por cobrar a partir de los datos de las facturas generados por un sistema personalizado de facturación.
- Creación de transacciones de cuentas por pagar a partir de facturas almacenadas en un conjunto de bases de datos.
- Cambio del código de la categoría de los productos para un grupo de artículos de inventario.
- Creación de transacciones del libro mayor a partir de los datos contenidos en un conjunto personalizado que no pertenece a SouthWare.
- Asignación de un número de cuenta para cuentas por cobrar de acuerdo al tipo de cliente.
Ambiente de desarrollo COBOL
Ambiente de desarrollo COBOL
En la actualidad existen muchos lenguajes de programación y muchos partidarios para cada uno de ellos. Debido a que el lenguaje no es más que una herramienta para crear un programa que realiza una tarea, el mejor lenguaje varía de acuerdo a la tarea que debe realizar. Las comunicaciones de datos, las páginas de Internet, el análisis de bases de datos y las aplicaciones del negocio son software, pero tienen naturalezas distintas. Excellence Series de SouthWare se desarrolló en 1984 usando COBOL, que en ese momento representaba un estándar de la industria. Aunque muchas personas afirman que COBOL ha perdido utilidad, SouthWare y muchos otros difieren y están convencidos de que este lenguaje ofrece un conjunto fuerte de funcionalidades, como:
- Confiabilidad comprobada: 80 por ciento de todas las aplicaciones del negocio existen en COBOL. Esta tecnología se ha utilizado desde que los negocios empezaron a usar computadoras, además de que Acucobol se usa actualmente para el funcionamiento de aplicaciones críticas para las misiones en miles de negocios. No existe otro lenguaje del negocio más comprobado que COBOL.
- Manejo flexible y seguro de los archivos: COBOL se inventó para escribir aplicaciones del negocio y su lenguaje contiene un conjunto completo de comandos I/O. Las aplicaciones COBOL siempre han estado enfocadas en la integridad y la seguridad de los datos. Acucobol también ofrece bastante flexibilidad en la estructura de los archivos de datos y su formato de estructura de archivos Vision optimiza el desempeño. Sin embargo, si los usuarios lo deciden, pueden usar otras estructuras como Oracle, Informix, Sybase, ODBC, C-ISAM, Btrieve o MINISAM. Los usuarios pueden mezclar varias estructuras en el mismo sistema y con la misma versión del código de objetos.
- Rendimiento acelerado: COBOL se diseñó para tener un manejo de datos rápido y confiable. La manipulación de datos y los resultados siguen siendo algunas de las fortalezas del lenguaje COBOL.
- Capacidad de movilidad: El código de objetos de Acucobol se puede mover entre 600 plataformas sin necesidad de volver a compilar. Los usuarios de Acucobol pueden correr el mismo programa de objetos en cualquier plataforma soportada por Acucobol, ya que soporta más ambientes que cualquier otro lenguaje.
- Capacidad para agregar funciones nuevas sin reescritura: Acucobol ha implementado funciones nuevas en su lenguaje agregando una sintaxis opcional nueva. Con ella, los desarrolladores pueden usar las funciones nuevas como deseen sin tener que reescribir el código que está en funcionamiento. Esto representa un elemento crítico de la metodología S.M.A.R.T. de SouthWare.
- Facilidad para el mantenimiento del programa: El desarrollo en COBOL es fácil y el mantenimiento se simplifica gracias a que la sintaxis es similar al inglés y proporciona un código fuente que se auto documenta. Cualquier lenguaje puede producir programas bien documentados siempre que el programador invierta tiempo en esta tarea, pero COBOL impone esta función mejor que otros lenguajes.
- Capacidad de graduación: Los programas COBOL pueden ser graduados fácilmente y actualmente realizan trabajo esencial en computadoras centrales, estaciones de trabajo, mini y microcomputadoras.
- Soporte GIU: Acucorp desarrolló extensiones lógicas a la sintaxis ANSI COBOL que permiten que los desarrolladores tengan acceso al conjunto esperado de herramientas para la interfaz gráfica mientras permanecen en COBOL. Esto diferencia a Acucorp de otros vendedores de COBOL y produce un lenguaje gráfico que tiene las mismas capacidades que los demás. SouthWare usa estas opciones en los distintos estilos que ofrece con Excellence Series para que los usuarios utilicen GUI como deseen.
- Estándares: Los estándares ANSI para COBOL existen desde 1968 y se amplían cada seis a diez años para que cumplan con los requisitos del ambiente operativo actual. Otros lenguajes más recientes no cuentan con este tipo de normalización, lo que crea versiones que compiten y que no siempre son compatibles. Los estándares de COBOL ayudan a asegurar que el software del negocio que se escribió en COBOL cumpla con los requisitos mínimos internacionales aceptados para ayudar a proteger su inversión en un sistema.
- Integración con otros lenguajes: Cuando una aplicación del negocio debe realizar una tarea que no es apta para COBOL, Acucobol permite que el usuario llame programas escritos en otros lenguajes. Así, los usuarios pueden utilizar el lenguaje más adecuado para dicha tarea.
- Orientación de los procesos del negocio: COBOL es un lenguaje de procedimientos que puede duplicar los procedimientos ordenados que usan los negocios.
- Aplicaciones o cómputo basado en la red: En el futuro, los negocios harán más uso de la red y es posible que los usuarios deban descargar aplicaciones para correr en su navegador. Acucorp ofrece un plug-in de navegador web que proporciona esta capacidad para los programas escritos en Acucobol.
- Precisión: COBOL define la precisión que se necesita durante un cálculo usando tipos de datos como COMPUTATIONAL-3. Esto garantiza que el mismo código y los mismos datos producirán los mismos resultados en sistemas distintos. En otros lenguajes, como Java, no se define la precisión durante los cálculos. Esto significa que un programa que usa aritmética flotante de puntos puede producir respuestas distintas en sistemas diferentes.
Con esto concluye la cuarta de cinco partes que conforman esta nota.
La primera parte trató los antecedentes de la empresa y las generalidades del producto.
La segunda parte exploró lo que diferencia a SouthWare.
La tercera parte abrió el tema de las aplicaciones y el ambiente de desarrollo.
La quinta parte proporcionará un análisis competitivo y dará recomendaciones a los usuarios.
Acerca del autor
Charles Chewning, Jr. es presidente de Solutions, una firma de consultoría de Richmond, Virginia que se especializa en selección de software de contabilidad. Se le considera uno de los principales expertos en selección de software. Chewning ha escrito varias revisiones de software de contabilidad y es un da conferencias acerca de la selección de software de contabilidad, así como de ventas y mercadotecnia.
Es editor de The Accounting Library (http://www.accountinglibrary.com). Se le puede contactar en cchewning@accountinglibrary.com