Introducción
Generalmente, el proceso de selección de un software de contabilidad del mid-market inicia con los productos que ya tienen reconocimiento, pero la búsqueda no debe terminar ahí. SouthWare Innovations (www.southware.com) creó Excellence Series, un valioso competidor que sirve a varias industrias y que ofrece a los usuarios una gama sorprendente de funcionalidades de forma directa como aplicaciones de SouthWare o a través de uno de sus vendedores independientes.
Fundada en 1984, SouthWare tiene sus oficinas generales en Auburn, Alabama, en los Estados Unidos. Es una empresa relativamente pequeña cuyos empleados están comprometidos con ella (80 por ciento de ellos tienen por lo menos doce años de antigüedad) y que ha creado lo que sería un buen ejemplo de un verdadero sistema de gestión del negocio. Sin embargo, las empresas de todos los tamaños se interesan más en que Excellence Series funciona en varias plataformas y bases de datos, permitiendo a los usuarios seleccionar el ambiente que mejor se adapta a sus requisitos tecnológicos en lugar de forzarlos a aceptar una sola opción.
Esta es la primera de cinco partes que conforman esta nota.
La segunda parte explorará los elementos que diferencian a SouthWare.
La tercera y la cuarta hablarán de las aplicaciones y del ambiente de desarrollo.
La quinta parte proporcionará un análisis competitivo y dará recomendaciones a los usuarios.
Resumen de la línea de productos
Excellence Series soporta un número importante de aplicaciones, la mayoría de las cuales complementa las fortalezas que ha tenido en la industria de la distribución. Sin embargo, los usuarios no deben eliminar Excellence Series simplemente porque no pertenecen a dicha industria. De hecho, la serie misma da soporte a contabilidad, distribución, e-business, gestión del servicio, gestión de las rentas y asignación de costos a los trabajos. Junto con sus desarrolladores externos, Excellence Series también da soporte a la fabricación y a un amplio grupo de segmentos verticales de la industria.
Actualmente, SouthWare da soporte a 6,000 sitios en los Estados Unidos, aunque no tiene planes para penetrar en el mercado internacional. El sitio más grande da soporte a 500 usuarios (una empresa de telefonía celular) y el segundo más grande da soporte a 300 usuarios (equipo fotográfico de alta gama).
Hablaremos de algunas de las aplicaciones de SouthWare con más detalle más adelante, pero empecemos con un resumen de las funciones incluidas en la serie. Para ello, decidí separar esta lista en cuatro categorías:
- Funciones de gestión del negocio
- Aplicaciones de contabilidad
- Herramientas de productividad
- Características de tecnología
Al igual que cualquier otro sistema de gestión del negocio, Excellence Series no es omnipotente, pero ofrece funcionalidades avanzadas en varias áreas al igual que un soporte extraordinario a la gestión del negocio.
Funciones de gestión del negocio
- ExecuMate II es un poderoso sistema ejecutivo de información que ofrece a los ejecutivos y a los gerentes resúmenes de los datos definidos por los usuarios (expresados numérica y gráficamente), permitiéndoles tomar el pulso de la empresa. En caso de necesitar información más detallada pueden ir al nivel de los detalles de dichos datos. El sistema envía notificaciones de alarmas para las áreas financieras esenciales (hay que notar que estas mismas alarmas pueden generar una alerta estándar en TaskWise®, el sistema unificado de gestión de las tareas, las relaciones y las excepciones de SouthWare).
- ExcelReport: Esta aplicación ayuda a los usuarios a definir objetivos financieros y subjetivos, además de calificar el progreso hacia el logro de dichos objetivos. Hablaremos de ella más adelante.
- TaskWise®: Combina procesos del negocio como gestión de las tareas, gestión de las relaciones, gestión de las excepciones y distribución de la información (colaboración). SouthWare llevó el concepto de menús definidos por el usuario, para los que tiene soporte, al siguiente nivel lógico, es decir que el concepto de menú ha sido reemplazado por un sistema de gestión de las tareas que está completamente integrado y que ayuda a los usuarios a realizar sus trabajos con mayor eficiencia (menor costo) y mayor eficacia (mejor calidad). También hablaremos de él más adelante.
- Adaptador de cobranzas: Aplicación de gestión de cobranzas que tiene todas las funciones. Hablaremos de ella más adelante.
- AnswerReady: AnswerReady es una herramienta que permite a los usuarios definir una base de datos para buscar temas, instrucciones, políticas de la empresa, documentos (por ejemplo, manuales de los empleados), preguntas y respuestas. El único propósito del sistema es ayudar a que las personas realicen bien su trabajo, dándoles acceso inmediato a la información que necesitan. Los usuarios pueden definir una tabla de contenidos para crear el marco básico de trabajo del sistema de gestión de la información y pueden agregar o modificar los temas que requieran (siempre que tengan los controles de acceso correctos).
Aplicaciones de contabilidad
- Libro mayor: Funcionalidad estándar.
- Libro mayor de flujo de efectivo: Poderoso supervisor del flujo de efectivo y la conciliación bancaria. Hablaremos de él más adelante.
- Cuentas por cobrar: Funcionalidad estándar.
- Adaptador de facturación de cuentas por cobrar: Simplifica el proceso de facturación en lugar de usar pantallas más completas para introducción de órdenes.
- Cuentas por pagar: Procesamiento de pagos que incluye reportes de los requisitos de efectivo, las suspensiones de las facturas y los vendedores y la contabilidad en valores de caja. La aplicación dará soporte a más de 99 direcciones de pago por cada vendedor. Si surge alguna pregunta con respecto a una factura (cobros dudosos, monto total que excede un valor específico, etc.), ésta puede suspenderse automáticamente para ser manejada por TaskWise, la aplicación de gestión de las excepciones de SouthWare.
- Compras: SouthWare creó un sistema completo de compras que es más fuerte que cualquier otro sistema de contabilidad del mid-market. Hablaremos de él más adelante.
- Órdenes de venta: Funcionalidad estándar.
- Control de inventario: Control completo de inventario que incluye artículos sustitutos, números de las piezas del vendedor, recepciones de radio frecuencia (RF) y seguimiento del costo de ventas. Aunque SouthWare proporciona una funcionalidad importante relacionada con la gestión de inventario, estos controles más completos se encuentran en aplicaciones distintas. Los usuarios que únicamente necesiten un control básico de inventario, será lo único que tendrán que comprar o consultar.
- Seguimiento de almacén: SouthWare adoptó un acercamiento único a la gestión del almacén al crear una aplicación (en la versión de noviembre del 2004) que ofrece controles sofisticados para las actividades diarias que están fuera del proceso contable formal y que mantienen un seguimiento completo de los costos y las cantidades. Hablaremos de ello más adelante.
- Procesamiento portátil por navegador: Para complementar su aplicación de seguimiento del almacén, SouthWare da soporte al procesamiento de RF por medio de dispositivos portátiles. Hablaremos de ello más adelante.
- Adaptador de matrices para grupos de artículos: Soporte completo de matrices de inventario (filas y columnas) para vestido, madera, plantas de urbanismo y cualquier otro artículo que use varias unidades de medida por cada artículo. Los usuarios pueden asignar sus propios números de pieza o hacer que el sistema los genere automáticamente de acuerdo a las combinaciones de fila y columna. El sistema también puede generar distintos multiplicadores de precios por fila o por columna.
- Catálogos de mercadotecnia: Permite a los usuarios agrupar los artículos en categorías lógicas que sirven para aumentar la velocidad de búsqueda, crear sistemas lógicos de colocación de pedidos en los sitios web o mejorar las consultas. Por ejemplo, los usuarios pueden publicar artículos en los sitios web usando varias categorías (por ejemplo, abrigos / abrigos niños / abrigos invierno / manga larga / azul) que faciliten el proceso de colocación de pedidos para los usuarios. El lado de compras cuenta con la misma característica para mejorar la búsqueda de los artículos requeridos. Finalmente, es posible combinar los catálogos de mercadotecnia con una vista en forma de árbol de los artículos en existencia para mejorar las capacidades de búsqueda y consulta del sistema.
- Punto de ventas: Un sistema de punto de ventas estándar sumado a un método rápido y eficiente que permite introducir las transacciones de ventas sin tener que tratar con la complejidad que implica una aplicación más fuerte de introducción de órdenes.
- Órdenes de trabajo para ensamble: Para evitar depender de las nomenclaturas dentro de un ambiente sofisticado de distribución o hacer que los usuarios compren y se enfrenten a verdaderas series de fabricación, SouthWare ofrece un punto medio. Órdenes de trabajo para ensamble permite a los usuarios registrar el pedido del cliente (estándar o creado en el momento), anotar instrucciones especiales, calcular un precio final si se agregan artículos o procesos opcionales a un ensamble estándar, revisar la disponibilidad de todos los componentes y crear órdenes de trabajo que se puedan aplicar a un ambiente simplificado de fabricación para inventario o de fabricación para pedido. Es posible asignar costos fijos y variables a cada orden de trabajo y revisar la rentabilidad contra el precio cotizado.
- Interfaz de envíos: Un configurador de interfaces para los sistemas de envío de terceros. Algunas de las integraciones actuales son StarShip y ClipperShip.
- Tablero programador de entregas: Esta utilidad permite a los usuarios examinar las visualizaciones diarias y mensuales de las entregas programadas.
- Autorizaciones de devoluciones: Maneja las devoluciones de clientes y de vendedores, las descripciones de problemas y las garantías detalladas, los reembolsos pendientes de vendedores por cargos de mano de obra, las órdenes de compra (en caso necesario) para las devoluciones de los vendedores y la impresión de las etiquetas de devoluciones de los vendedores.
- Departamento de rentas: Da soporte a todas las actividades de renta, entre ellas conflictos de disponibilidad y programación, contratos pendientes, seguimiento del equipo seriado, programación de entregas y recolecciones y contratos a largo plazo con facturación periódica. Las transacciones normales de ventas y de rentas pueden incluirse en la misma factura. El departamento de rentas se integra con las aplicaciones de gestión del servicio de SouthWare para ofrecer un mantenimiento completo de todo el equipo disponible para renta.
- Serie de gestión del servicio: Se trata de un sistema completo de gestión del servicio que consta de cuatro aplicaciones específicas que ayudan a las empresas en la gestión de los contratos de servicio, el seguimiento de los historiales de servicio y el mantenimiento preventivo requerido para cada parte del equipo cubierto por el contrato de servicio, la planificación y el despacho diarios y la facturación de servicio. Hablaremos de ello más adelante.
- Nómina: Funcionalidad estándar.
- Activos fijos: Funcionalidad estándar.
- Costo del trabajo: Asignación estándar de costos a los trabajos que incluye reconocimiento de los ingresos, trabajos maestros para agrupar trabajos relacionados, establecimiento de código AIA y facturación, reportes certificados de nómina y secuencia del tiempo para los trabajos del taller.
- Transacciones internacionales: Registro, seguimiento y reporte de las transacciones en varias monedas. No todas las aplicaciones de Excellence Series cumplen con varias monedas, pero la serie da soporte a las transacciones monetarias básicas.
Herramientas de productividad
- Menú con visualización de árbol: Permite a los usuarios crear un menú tipo Explorer organizado por proceso del negocio, aplicación o definido por los usuarios, incluyendo los reportes creados por ellos mismos.
- Consulta de visualización de árbol: Esta aplicación ayuda a los usuarios a agrupar y revisar la información clave de acuerdo a reglas que ellos mismos definen. Por ejemplo, los usuarios pueden revisar y manejar las órdenes de venta abiertas, las órdenes de compra abiertas, los artículos en existencia o cualquier otro aspecto de un negocio, agrupando la información de acuerdo a reglas definidas por ellos mismos y visualizando el detalle que requieran (por ejemplo, es posible visualizar las órdenes de venta por ubicación, operador de facturación, vendedor, tipo de orden y estado de la orden). Así, los usuarios pueden enfocarse en el detalle de una parte pequeña pero importante de todas las órdenes de venta. Un ejemplo de esta tecnología sería un vendedor que identifica y revisa todas las órdenes de venta detenidas. A medida que el usuario recorre cada capa de detalle, el sistema mostrará los totales como referencia y en el último nivel mostrará cada partida de una orden en particular. Es posible usar la misma aplicación para examinar ciertos artículos en existencia, su estado, los precios aplicables del catálogo del vendedor, las referencias cruzadas de los números de pieza, los artículos sustitutos y hasta el seguimiento o los números de serie.
- FileView: Esta aplicación incluye funciones de búsqueda, consulta, reportes y exportación. Los usuarios pueden construir de forma selectiva en una cuadrícula una lista de registros que cumplan con ciertos criterios, pueden ordenarla, agruparla de acuerdo a uno o varios campos, ver la presentación preliminar de cada registro en una ventana anexa, exportar los datos en formato Excel o HTML y crear reportes personalizados una vez que han seleccionado y ordenado los registros.
- WebView: Los revendedores o los usuarios experimentados pueden crear un sistema completo de gestión del negocio y de contabilidad por navegador que tenga hiperenlaces para llamar los programas y los objetos de SouthWare.
- Acceso a dispositivos portátiles: Gracias a su tecnología NetLink, SouthWare da a los usuarios acceso a los datos del sistema y a los procesos mediante dispositivos portátiles. Se ha dado soporte específico a la gestión de las cuentas de los clientes, un portal de técnicos de servicio, gestión de las tareas TaskWise, información de los contactos de búsqueda, portal de revisión ejecutiva, órdenes de venta, revisión del estado de los artículos en existencia, introducción de recepciones e introducción de conteos físicos. Una de las ventajas de esta herramienta nueva es que se dimensionaron las aplicaciones para que aparezcan en una pantalla estándar portátil, sin tener que recorrerla.
- Reportes HTML y PDF: Es posible exportar o imprimir las visualizaciones en cuadrícula y los reportes en formato HTML para publicarlos en sitios web o en formato PDF.
- Interfaz OfficeLink a Microsoft MapPoint®: Permite a los usuarios visualizar y manejar las rutas de entrega y crear un mapa para las ubicaciones de los clientes, el trabajo de servicio programado y demás información relacionada con la ubicación geográfica.
Características tecnológicas
- SwiftMate: Administrador del sistema.
- ReportMate: El redactor de reportes de SouthWare. SouthWare también soporta F9. Es posible crear y agregar reportes nuevos, preseleccionados u ordenados a un menú. Al lanzar un reporte, el sistema pedirá al usuario los rangos de datos y otras constantes utilizadas para seleccionar o calcular información. Los diseñadores de reportes pueden mostrar información que ayude a que los usuarios corran el reporte. También se puede exportar la información en formato HTML o XML, o se puede enviar a ExecuMate II, el sistema de información ejecutiva de SouthWare.
- Datos extendidos: Excellence Series permite a los usuarios agregar fácilmente cualquier cantidad de campos definidos por ellos mismos y permitir el acceso a dichos campos para los reportes. Además, los usuarios pueden agregar sus propios cuadros de lista para los campos, las preguntas y las predefiniciones y hasta pueden crear bases de datos simples y autónomas. Al agregar campos de datos no cambian las definiciones estándar de los archivos. Este concepto innovador permite que los usuarios personalicen su base de datos mientras mantienen la compatibilidad con los programas estándar. Al mismo tiempo, les da acceso instantáneo a los campos nuevos durante la creación de reportes.
- Thin client SouthWare: Esta aplicación permite que Excellence Series se configure usando una arquitectura thin client. Thin client de Acucorp no requiere que los programas se dividan en componentes de cliente y de servidor. Esto significa que SouthWare usa los mismos programas en fat clients, thin clients y en procesamiento del lado del servidor. El funcionamiento de Acucorp se ha dividido para que la parte de la interfaz del usuario pueda mostrarse en el cliente mientras que el programa funciona en el servidor. Thin client se puede cargar en cualquier cliente Windows o instalar en la red local del cliente.
- Administrador ProcessWise: Esta herramienta innovadora ayuda a que la gente revise y administre los procesos dentro de SouthWare, especialmente implementación, procesamiento diario y periódico y actualizaciones. El administrador ProcessWise presenta los procesos en una lista dependiente y permite que los usuarios revisen cada paso que se va completando.
- SouthWare WorkFlow: Actúa como puente entre las aplicaciones principales de contabilidad y la programación personalizada para mantener la compatibilidad de las actualizaciones. SouthWare identificó varios puntos de flujo de trabajo en el sistema en los que los programadores pueden anexar sus modificaciones. El sistema se puede actualizar fácilmente ya que el código fuente permanece intacto. El punto de flujo permanecerá exactamente donde está, manteniendo la integridad de la modificación.
- NetLink SouthWare: Un sistema completo que da acceso por navegador a los datos corporativos y a los procesos para los clientes (incluyendo los carros de compra), los vendedores y los empleados. Hablaremos de ello más adelante.
- ImportMate: Utilidad de importación que tiene validaciones y filtros poderosos. Hablaremos de ella más adelante.
- Paquetes de campos de control remoto (RCF): Los paquetes de campos de control remoto (RFC) son una tecnología que automatiza el funcionamiento de los programas SouthWare (por ejemplo, procesamiento diario, mensual o repetitivo). Los paquetes RFC son similares a una macro de golpe de tecla, pero agregan mucho más control y versatilidad al proceso.
- DocTransfer: Sirve como la interfaz EDI entre Excellence Series y los socios comerciales que envían o reciben información en formato de archivo plano.
- SouthWare CheckUp: Esta herramienta de diagnóstico realiza pruebas en el sistema, especialmente opciones de definición del sistema y las aplicaciones, además busca posibles errores y advertencias.
Aplicaciones específicas de la industria
SouthWare da soporte a varios segmentos verticales de la industria que los revendedores han reescrito. La lista siguiente contiene los productos más importantes.
- Distribuidores de equipo para audio: Pro Systems, Cranston, RI, http://www.prosysweb.com/, (401) 463-5700.
- Fabricación discreta: Manufacturing Management Solutions - BTM Solutions, Columbus, MS, http://www.btmsolutions.com/, (662) 328-2400.
- Cubiertas para pisos: Pro Systems, Cranston, RI, http://www.prosysweb.com/, (401) 463-5700.
- Seguimiento de materiales peligrosos: JFM Management, Chicago, IL, http://www.jfminc.com/, (312) 644-0870.
- Recursos humanos: Essential Integrated Data, Dallas, TX, http://www.eidl.net/, (972) 985-8704.
- Joyería: Pro Systems, Cranston, RI, http://www.prosysweb.com/, (401) 463-5700.
- Órdenes de venta usando Palm O/S: ALO Systems, Grapevine, TX, http://www.distributor.com/, (817) 329-1369.
- Equipo exterior de energía: MAI Computing, Hudson, OH, http://www.maicomputing.com/, (330) 528-0650.
- Sistemas de personal, asistencia médica en casa y temporal: Applied Systems Technology, Cornwall, NY, http://www.astusa.com/, (914) 534-7100.
- Distribuidores de equipo de fotografía: Pro Systems, Cranston, RI, http://www.prosysweb.com/, (401) 463-5700.
- Editoriales: Advanced Systems Group, Inc., Tulsa, OK, http://www.asg-us.com/, (918) 523-2700.
- Segmento vertical de venta al por menor de aparatos: Timesavers, Inc., Jasper, AL, http://www.timesavers-inc.com/, (205) 384-1000.
- Planificación y mantenimiento de rutas (incluyendo dispositivos portátiles): Innovative Systems, Jacksonville, FL, http://www.innosystems.com/, (904) 367-0355.
- Sistema de embarques: Pro Systems, Cranston, RI, http://www.prosysweb.com/, (401) 463-5700.
Hora y facturación (legal, contadores públicos certificados y consultores): DDI, Niles, IL, http://www.ddisoft.com/, (847) 647-2222.
Con esto termina la primera de cinco partes que conforman esta nota.
La segunda parte explorará los elementos que diferencian a SouthWare.
La tercera y la cuarta hablarán de las aplicaciones y del ambiente de desarrollo.
La quinta parte proporcionará un análisis competitivo y dará recomendaciones a los usuarios.
Acerca del autor
Charles Chewning, Jr. es presidente de Solutions, una firma de consultoría de Richmond, Virginia que se especializa en selección de software de contabilidad. Se le considera uno de los principales expertos en selección de software. Chewning ha escrito varias revisiones de software de contabilidad y es un da conferencias acerca de la selección de software de contabilidad, así como de ventas y mercadotecnia.
Es editor de The Accounting Library (http://www.accountinglibrary.com). Se le puede contactar en cchewning@accountinglibrary.com