Introducción
El proceso de selección de un software de contabilidad del mid-market inicia con los productos que ya cuentan con reconocimiento, pero la búsqueda no debe terminar ahí. SouthWare Innovations (http://www.southware.com) creó Excellence Series, un valioso competidor que sirve a varias industrias y que ofrece a los usuarios una gama sorprendente de funcionalidades de forma directa como aplicaciones de SouthWare o a través de uno de sus vendedores independientes.
Análisis detallado de las aplicaciones
ExcelReport
Esta aplicación única permite a los usuarios definir metas tanto subjetivas como objetivas o financieras, calificar el progreso hacia el logro de dichas metas, efectuar mediciones del progreso a lo largo del tiempo y con ello ayudar a las personas a realizar sus tareas.
El sistema soporta un conjunto definido por el usuario de factores críticos para el éxito de los negocios, las unidades del negocio o hasta los empleados. Estos factores de éxito pueden ser valores financieros o razones que se relacionan con las calificaciones o los factores subjetivos que se evaluarán y calificarán. Además de calcular y mostrar las calificaciones por periodo con un historial de hasta cinco años, el sistema mostrará ambas tendencias, así como un promedio de calificación, al igual que en un ambiente educativo.
Aunque se puede definir y dar seguimiento a varios factores de éxito, a continuación presentamos algunas preguntas que deben responderse.
- ¿Qué áreas del negocio requieren atención?
- ¿Estamos progresando hacia el logro de nuestras metas?
- ¿Podemos cumplir con los pedidos de los clientes?
- ¿Estamos embarcando los pedidos puntualmente?
- ¿Cuál es la valoración promedio para la aprobación de las órdenes de venta?
- ¿Qué artículos se devuelven con mayor frecuencia debido a mala calidad?
- ¿Cuánto nos están costando los errores y las quejas?
- ¿Qué opinan nuestros clientes de nosotros?
- ¿Estamos alcanzando nuestros objetivos financieros?
- ¿Qué vendedores nos están proporcionando un buen servicio?
- ¿Qué eventos recientes involucran a este cliente?
- ¿Hemos respondido a todas las ideas y las sugerencias que hemos recibido recientemente?
- ¿Qué tan sólidas son nuestras relaciones con los vendedores?
- ¿Nuestros empleados están satisfechos con sus carreras?
- ¿Cómo nos estamos preparando para el futuro? Esta es la tercera de cinco partes que conforman esta nota.
La primera parte trató los antecedentes de la empresa y las generalidades del producto.
La segunda parte exploró lo que diferencia a SouthWare.
La cuarta parte continuará hablando de las aplicaciones y el ambiente de desarrollo.
La quinta parte proporcionará un análisis competitivo y dará recomendaciones a los usuarios.
TaskWise
TaskWise® es la visión que tiene SouthWare de un sistema de gestión del negocio completamente integrado, que incluye gestión de las tareas, gestión de las relaciones, gestión de las excepciones y distribución de la información o colaboración. Los usuarios pueden administrar su trabajo diario mediante un portal que les da acceso a la información y a las funciones, todo en un administrador de tareas central.
- Gestión de las tareas: Los usuarios pueden definir tareas individuales o enlazadas que pueden estar orientadas al texto, como recordatorios o descripciones de asuntos que deben tratar pero que no están relacionados a funciones de contabilidad en particular. Es posible ligar otras tareas directamente a las funciones de contabilidad, como aprobación de órdenes de compra, facturas o hiperenlaces a ciertas funciones de SouthWare, como introducción de órdenes por un agente de pedidos. Esencialmente, SouthWare llevó el concepto que soporta de menús definidos por los usuarios al siguiente nivel lógico, en el que el menú ha sido reemplazado por un sistema de gestión de tareas completamente integrado que presenta las tareas que el usuario debe realizar.
- Gestión de las relaciones: TaskWise puede funcionar como un sistema completo de gestión de las relaciones. Debido a que se trata de un administrador de tareas y no de un sistema CRM, TaskWise puede manejar las relaciones de los empleados y los vendedores con la misma facilidad que maneja las relaciones con los clientes. TaskWise también puede integrarse con Microsoft Outlook mediante la aplicación OfficeLink de SouthWare.
- Gestión de las excepciones: TaskWise está ligado a una robusta aplicación Alert Driver que identifica las excepciones y las asigna como una o más tareas a individuos específicos. Las tareas estándar pueden ligarse entre ellas para formar un proceso completo del negocio. Los usuarios también pueden crear controles de alerta nuevos como parte de sus funciones diarias del negocio. Por ejemplo, pueden estar preocupados por el rápido aumento del costo de ciertos artículos. En lugar de revisar los precios diariamente, pueden definir un control de alerta nuevo y pedir al sistema que les avise si el precio se eleva por encima de un valor específico o si el precio aumenta con mayor rapidez que una tasa específica. Muchos productos soportan estas alertas, pero SouthWare es uno de los pocos productos que ofrece a los usuarios un sistema de gestión del negocio controlado por un software que les ayuda a tratar los problemas potenciales o existentes. El concepto clave es la idea de un sistema que incorpora los antiguos procesos manuales de control en una sola metodología del negocio soportada y controlada por el software.
- Colaboración: Al presentar un sistema de gestión del negocio controlado por software, SouthWare da soporte a la colaboración. Es posible compartir las alertas, las tareas y sus correos electrónicos con cualquier persona en la empresa. Sin embargo, siempre existirá una persona responsable de una excepción en especial. Por ejemplo, la persona puede enviar ese archivo a otra persona y pedirle que se encargue de él, pero también puede pedir a esa persona que le envíe una confirmación de que la tarea se ha realizado.
Adaptador de cobranzas
Aunque el proceso de cobranzas se puede manejar mediante un sistema de alertas, como se hace con otros productos, las cobranzas son de tal importancia que deben ser manejadas por una aplicación de gestión de contactos controlada por las tareas. SouthWare tomó esta condición en cuenta y creó una aplicación de gestión de cobranzas que tiene todas las funciones y que permite que los usuarios den seguimiento y resuelvan las facturas vencidas o los clientes que han excedido su límite de crédito.
Específicamente, los usuarios pueden realizar las tareas siguientes:
- Saber quién debe recibir una llamada de cobranza, de acuerdo al número de días pendientes para cierta factura o a los clientes que han sobrepasado su límite de crédito.
- Revisar y registrar el estado de cada factura pendiente durante una llamada de cobranza.
- Saber qué se dijo en las llamadas de cobranza anteriores.
- Acceder rápidamente a los detalles de cualquier factura vencida.
- Registrar lo que se dijo y la fecha en que el cliente prometió pagar.
- Crear el texto de las cartas.
- Dar seguimiento sistemático a cada cliente que requiera atención.
- Saber cuándo suspender más tiempo el crédito de un cliente.
- Decidir con qué frecuencia se dará seguimiento a los clientes.
Libro mayor de flujo de efectivo
En lugar de proporcionar una aplicación de conciliación bancaria, SouthWare expandió esta aplicación para ayudar a los usuarios a dar seguimiento y analizar los flujos de efectivo. Específicamente, los usuarios pueden realizar las tareas siguientes:
- Captar la historia del flujo de efectivo a medida que se va dando, sin trabajo adicional.
- Comprender cómo llegó hasta ese punto el saldo del efectivo del día de hoy.
- Revisar las fluctuaciones diarias del saldo de efectivo.
- Conciliar rápidamente el efectivo del libro mayor con un estado bancario.
- Buscar las tendencias de cada flujo de efectivo.
- Conocer los detalles detrás de cualquier transacción de flujo de efectivo.
- Conocer los detalles de los pagos en efectivo, cheque y tarjeta de crédito en el depósito diario.
- Visualizar los flujos de efectivo por periodo.
- Identificar fácilmente los errores de contabilidad que impliquen cuentas de efectivo.
- Dar seguimiento al efectivo de una sola cuenta bancaria usando varias cuentas de efectivo del libro mayor.
Compras
SouthWare creó un sistema completo de compras que es más fuerte que cualquier otro sistema contable del mid-market. Específicamente, la aplicación de compras puede realizar las tareas siguientes:
- Generar automáticamente órdenes de compra con la confirmación del usuario para cada artículo y cada cantidad de la compra.
- Dar seguimiento al historial de temporalidad y ventas recientes para optimizar los niveles de inventario, cambiando de forma dinámica los puntos de reaprovisionamiento para que muestren el volumen de ventas histórico y el estimado.
- Dar soporte a los descuentos de la cantidad del vendedor. Por alguna razón, la mayoría de los productos contables del mid-market no soportan la asignación de precios al volumen del lado de ventas, únicamente a los descuentos del lado de compras.
- Al crear una orden de compra, considerar factores como cantidad económica de la orden (EOQ), clase de movimiento, uso anterior, mínimo y máximo, así como precios de los vendedores que representan la competencia.
- Al asignar una fecha de entrega solicitada por el vendedor, considerar factores como la fecha de embarque solicitada por el cliente, el tiempo de entrega típico del vendedor, los tiempos de entrega administrativos internos y los tiempos de entrega de producción.
- Mover las órdenes de compra de forma opcional a un WorkFlow de aprobación definido completamente por el usuario.
Seguimiento del almacén
La gestión del almacén puede convertirse en una operación bastante compleja y, en muchos casos, en un cuello de botella del proceso que va del pedido al cobro. Además, los registros de datos contables están disponibles para personas que no son contadores o agentes contables. SouthWare enfrentó estos dos problemas lanzando, en noviembre del 2004, una aplicación de seguimiento del almacén que da soporte a técnicas sofisticadas de gestión del almacén y que separa las funciones de gestión y de control del almacén desde la aplicación contable.
El proceso de recepción, guardado, almacenamiento, reaprovisionamiento de los cajones de surtido, el surtido, el empaque y el embarque puede generar un flujo de datos importante. SouthWare no separa por completo el almacén de contabilidad, pero lo limita cuando hay que compartir la información.
El sistema contable formal debe saber cuándo y en qué cantidad deben recibirse los materiales. El almacén tiene que conocer los detalles de cada orden (artículo, cantidad a embarcar y fecha de embarque solicitada) y el sistema contable debe saber cuándo se ha embarcado una orden. Esa información básica es la única información que se comparte entre las aplicaciones contables y el almacén. Lo referente a la gestión y al movimiento de materiales dentro del almacén se mantiene en la aplicación del almacén. Los registros contables no se actualizan porque no es necesario. Al romper algunos de los enlaces que existen entre contabilidad y gestión del almacén, la gestión de ambos mejora de forma significativa. Los registros oficiales se mantienen en el sistema contable, mientras que el sistema de seguimiento del almacén se puede usar para reportar y corregir las discrepancias.
A continuación presento algunas funciones de gestión del almacén de SouthWare:
- Identificadores de almacenamiento en varios niveles (almacén, zona, pasillo, estante, posición, cajón).
- Ubicaciones fijas y movibles (tráileres, paletas, licencias, etc.).
- Atributos de las ubicaciones (refrigeradas, peligrosas, aseguradas, etc.) relacionados con los atributos del artículo.
- Capacidades de las ubicaciones (peso o volumen).
- Códigos de ubicación que definen, por ejemplo, la ruta de un cajón a un nivel, un estante, un pasillo y una zona.
- Identificadores de los grupos de almacenamiento por zonas o áreas.
- Ubicaciones de almacenamiento preasignadas o variables para artículos específicos.
- Almacenamiento restringido por cliente o vendedor.
- Guardado directo en el cajón o la ubicación o colocación en una ubicación temporal de recepción para el guardado subsiguiente.
- Identificación de cajones de surtido o almacenamiento para que las órdenes se surtan siempre de los cajones de surtido que, a su vez, son reaprovisionados de los cajones de almacenamiento.
- Surtido por olas o por zonas.
- Transacciones que se asignan a estaciones que los administradores relacionan con cada empleado. Si el volumen de una estación sólo requiere una persona, entonces sólo una persona podrá ser asignada para surtir todas las órdenes.
- Soporte de los dispositivos de RF.
- Ubicaciones de surtido sugeridas por edad, preferencia de ubicación o cantidad almacenada. Por ejemplo, si una o varias órdenes requieren 105 artículos y hay 100 artículos en diez cajas en alguna ubicación, el surtidor deberá tomar las diez cajas y buscar las cinco restantes de un cajón en el que los artículos se almacenen por separado.
- Separación de las transacciones de empaque y embarque.
Procesamiento en dispositivos portátiles por navegador
SouthWare creó un enlace a los escáneres RF que el personal del almacén puede usar para aumentar la eficiencia. Algunos de los atributos específicos son los siguientes:
- Diseñados para caber en la pantalla de un dispositivo portátil sin necesidad de recorrerla.
- Visualización de la siguiente transacción asignada.
- Transacciones completas y actualizadas.
- Escaneo del identificador de almacenamiento y visualización de los contenidos.
- Escaneo del identificador de inventario y visualización de las ubicaciones y las cantidades actuales.
- Funciones adicionales que pueden agregarse mediante personalización.
Con esto concluye la tercera de cinco partes que conforman esta nota.
La primera parte trató los antecedentes de la empresa y las generalidades del producto.
La segunda parte exploró lo que diferencia a SouthWare.
La cuarta parte continuará hablando de las aplicaciones y el ambiente de desarrollo.
La quinta parte proporcionará un análisis competitivo y dará recomendaciones a los usuarios.
Acerca del autor
Charles Chewning, Jr. es presidente de Solutions, una firma de consultoría de Richmond, Virginia que se especializa en selección de software de contabilidad. Se le considera uno de los principales expertos en selección de software. Chewning ha escrito varias revisiones de software de contabilidad y es un da conferencias acerca de la selección de software de contabilidad, así como de ventas y mercadotecnia. Es editor de The Accounting Library (http://www.accountinglibrary.com). Se le puede contactar en cchewning@accountinglibrary.com.