En la primera parte de esta serie, tratamos la etapa inicial de un proyecto de selección de software que usa las mejores prácticas, incluidos los cuatro pasos que conforman la definición de los requisitos técnicos y empresariales. En esta parte exploraremos las importantísimas etapas finales del proceso de selección de software empresarial.
Etapa 2: Cómo valorar y evaluar software
En la primera etapa se genera una lista de requisitos funcionales, mientras que la segunda cubre la valoración y la evaluación de todas las soluciones que hay en el mercado. Para comparar soluciones, es necesario asegurarse de que se definen condiciones iguales, porque esto permite tomar decisiones inteligentes y justas. Asimismo, quiere decir que los proveedores que está considerando comprenden claramente la funcionalidad que usted requiere y pueden responder en consecuencia. Los pasos siguientes describen la metodología de Technology Evaluation Centers (TEC) de valoración y evaluación de software, y la forma ideal para seleccionar dos o tres de las mejores soluciones para evaluarlas en la etapa final. En este punto, la dirección de la organización tiene que nombrar un equipo de selección que esté formado por los integrantes clave del equipo del proyecto.
Paso 1: Use una precalificación para definir su lista larga de proveedores
En este momento, el equipo de selección tiene la complicada tarea de identificar qué proveedores pueden cumplir con los requisitos del sistema que usted propone. Es necesario que hagan investigaciones que les permitan identificar los proveedores que pueden soportar la mayoría de las funciones, y que les digan si eventualmente necesitarán más de un proveedor.
Esta parte del proceso toma mucho tiempo, y si no aborda con cuidado, es posible pasar por alto algunos proveedores importantes. No es difícil identificar los proveedores más importantes de un área específica, pero hay muchos otros proveedores excelentes que no son muy conocidos en el mercado. Normalmente, hay al menos 15 ó 20 proveedores viables; hasta 50 en algunos casos. Para una organización, resulta casi imposible investigarlos todos sin ayuda profesional.
La herramienta de soporte a las decisiones de TEC usa los atributos y los requisitos de su organización para generar una lista de proveedores precalificados que deben incluirse en su lista larga. El sistema es bastante flexible, de manera que le permite incluir otros proveedores si así lo desea. Actualmente, TEC tiene información sobre más de 820 aplicaciones de soluciones empresariales.
Paso 2: Cree y envíe la solicitud de información (RFI)
Ahora, su equipo de selección tiene que crear una RFI usando un formato que los proveedores puedan entender fácilmente. Normalmente se usan hojas de cálculo. Asimismo, tiene que determinar cuánto tiempo les dará a los proveedores para que respondan a esta RFI.
La RFI puede incluir miles de criterios que deben estar bien organizados, de lo contrario, pueden surgir muchas dudas o malas interpretaciones. Si llega la fecha límite y no todos los proveedores le han enviado sus respuestas, es el momento de decidir si extenderá el periodo (algo que sucede con mucha frecuencia). Nuevamente, este paso puede ser tardado y puede llevarlo a eliminar proveedores que debería de tomar en cuenta.
Sin embargo, los proveedores que están incluidos en las bases de conocimientos de TEC ya han respondido a una RFI estándar, de manera que esas respuestas pueden usarse en la RFI nueva que ha personalizado para su organización. De esta forma, ellos sólo tienen que verificar sus respuestas y responder a los criterios que se hayan añadido. Así se agiliza el proceso de obtención de respuestas de los proveedores y finalmente, se acorta el proceso de selección. El formato de la RFI de TEC contiene definiciones que son estándar en la industria, además de que permite que la organización usuaria asigne prioridades, que se incluyan las respuestas de los proveedores y se anexen documentos. Por otro lado, la información que contiene se puede cargar fácilmente en las herramientas de soporte a las decisiones de TEC para procesarla.
Al finalizar este paso, deben de tenerse hasta 20 ó 30 RFI con las respuestas de los proveedores, que se compararán entre sí y se evaluarán.
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Figura 1: Las respuestas de un proveedor a una RFI
Paso 3: Evalúe las respuestas de los proveedores para crear su lista corta de selección
Una vez que haya recibido las respuestas de los proveedores a su RFI, tendrá que evaluar las soluciones para poder generar una lista de los dos o tres proveedores que corresponden mejor con la funcionalidad que usted necesita. Aquí, el método tradicional de la hoja de cálculo se vuelve oneroso, porque puede ser que hasta 30 proveedores hayan respondido a cerca de 4,000 criterios, y usted tiene que compararlos todos. Resulta casi imposible manipular todos estos datos con cierto grado de precisión y en un periodo razonable. Sin embargo, hay que crear una lista corta de selección porque no es posible negociar con muchos proveedores. En la mayoría de los proyectos de selección, no se incluyen más de tres proveedores en las negociaciones y las etapas finales de selección.
Las respuestas de los proveedores a la RFI se pueden importar en las herramientas de soporte a las decisiones de TEC y se pueden evaluar y comparar entre sí, para crear una lista corta de selección en la que se incluyan únicamente los dos o tres proveedores que satisfacen mejor los requisitos. Esta evaluación se puede hacer en cualquier nivel de la RFI, además, se pueden ajustar las prioridades y se pueden hacer simulaciones tantas veces como sea necesario.
El índice compuesto de promedio ponderado (WACI) de TEC es lo que produce un resultado final rápidamente y con precisión. Este índice mide la consistencia con la que las capacidades de un producto corresponden con los requisitos y las prioridades del cliente. También elimina el riesgo de usar únicamente promedios ponderados, que pueden llevar a los usuarios a seleccionar productos que nonecesariamente satisfacen sus necesidades, porque pueden enmascarar las desigualdades en el desempeño de los productos.
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Figura 2: Promedio ponderado comparado con el índice compuesto de promedio ponderado (WACI)
Etapa 3: Cómo negociar y hacer la selección final
En las dos primeras etapas se hizo todo el trabajo para reducir la lista a dos o tres proveedores. Ahora, su equipo de selección tiene que preparar su estrategia de negociación, las condiciones que son críticas para la organización y los montos máximos de sus presupuestos –además, tiene que estar listo para iniciar las negociaciones con los proveedores seleccionados. Los pasos siguientes describen las etapas finales de la selección.
Paso 1: Solicite que cada uno de los proveedores de la lista corta le haga demostraciones de su solución
Invite a los proveedores a sus instalaciones a que le hagan una demostración en vivo de sus productos y que le muestren cómo sus soluciones se adaptan a las necesidades de su organización. Su equipo de selección tiene que prepararlos para que en las demostraciones presenten los procesos y los requisitos que son críticos para su organización.
Asimismo, su equipo de selección tiene que incluir a los defensores del proyecto y los expertos, para que durante este ejercicio, ellos puedan evaluar la funcionalidad y la facilidad de uso de cada solución y la forma en que cubre los procesos críticos. Tiene que diseñar un sistema para calificar estos elementos para poder comparar las soluciones restantes. Este es un momento crítico del proceso, porque hay que revisar los procesos para que se alineen con la funcionalidad. Estas son decisiones de suma importancia.
Aquí, hay que determinar y hablar de las simulaciones (what-if). Hay que negociar las diferencias de opinión entre los integrantes del equipo de selección, los defensores del proyecto y los expertos.
Generalmente, las demostraciones de los proveedores tienen un formato estándar. Esto les permite mostrar los mejores atributos de su solución y no cómo se adapta en realidad a los requisitos de su organización. Sin embargo, las herramientas de soporte a las decisiones de TEC reúnen guiones específicos para las demostraciones, a los que se deben de apegar los proveedores. Estos guiones cubren los criterios de funcionalidad del producto que son de mayor importancia para los requisitos de su organización. Su equipo de selección usará estos guiones para calificar el desempeño de los proveedores. Entonces, los resultados se cargan en las herramientas de soporte a las decisiones de TEC y se convierten en criterios esenciales para las negociaciones finales con los proveedores. Estas simulaciones también se pueden crear rápidamente y se pueden presentar usando gráficas y reportes que ayudan al equipo a calificar mejor los argumentos de los proveedores y a explorar todas las posibilidades.
Figura 3: Cuadro de mando integral para las demostraciones.
Paso 2: Reúna referencias de clientes de cada uno de los proveedores de la lista corta de selección
Además de las demostraciones guiadas, hay que obtener referencias de otros clientes de los proveedores; es una forma para que quienes tomarán las decisiones en su organización se pongan en contacto con otras organizaciones que han implantado los mismos productos. Puede hacer una lista de preguntas estándar que hacerles. Sus respuestas le darán información sobre el historial del proveedor y su capacidad para entregar los resultados que ofrece. Asimismo, esta información se puede cargar en las herramientas de soporte a las decisiones de TEC y se puede priorizar para analizarla más adelante.
Figura 4: Referencias de clientes que se cargaron en la herramienta de soporte a las decisiones.
Paso 3: Emita solicitudes de cotización
Cada uno de los proveedores de la lista corta de selección recibirá una solicitud de cotización oficial, que deberá devolver en la fecha que fije su equipo de selección. En esta cotización se detalla el costo de implantación del software, e incluye los costos adicionales de licencias, capacitación, mantenimiento, soporte y otros servicios. Generalmente, esta es la información más importante para su decisión, y la puede incluir en las herramientas de soporte a las decisiones de TEC para analizar el precio y la funcionalidad de la solución.
Figura 5: Análisis de precio y funcionalidad.
Figura 6: Comparación de costos.
Paso 4: Proceda con las negociaciones finales
En este momento, el equipo de selección ya debe de contar con toda la información necesaria para hacerle una recomendación a la dirección. Para hacerlo, es importante poder fundamentar y justificar la solución que se seleccionó. Esto implica medir el valor y el riesgo para la organización, y al hacerlo se demuestra que se hizo todo el trabajo necesario, porque presenta una pista de verificación que muestra cómo los proveedores adaptaron sus soluciones a los criterios establecidos en cada etapa del proceso.
Su equipo de selección también tiene que iniciar las negociaciones finales con el proveedor que cree que podrá satisfacer mejor las necesidades de su organización. Muchas veces, el precio será el factor determinante en las negociaciones, pero hay otros aspectos que también pueden ser importantes, como la estrategia y el periodo de implantación, el soporte continuo y la capacidad de graduación del sistema. Si no considera estos factores detenidamente, pueden hacer que se eleve el costo de la solución y esto puede afectar el rendimiento de su inversión.
Las herramientas de soporte a las decisiones de TEC le permiten generar reportes detallados y personalizados que verifican cada aspecto de la selección. La herramienta le ayuda a hacer un análisis en combinación con los factores de los costos, y le permite resumir los resultados de miles de criterios. Estos reportes finales y estos análisis le darán la información que necesita para apoyar la recomendación de su equipo de selección, y lo prepararán con la lógica analítica que le ayudará en las negociaciones finales.
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Figura 7: Muestras de reportes.
Comentarios sobre las actividades posteriores a la selección
Es importantísimo que haga un análisis de diferencias después de la selección, porque le indicará si tiene que hacer personalizaciones o extensiones al sistema para satisfacer sus necesidades únicas.
El sistema de soporte a las decisiones de TEC se puede usar durante toda la implantación para llevar a cabo actividades como el seguimiento del avance del proyecto y verificación de la funcionalidad, además de que puede servir para preparar casos de prueba, evaluar las prioridades y planear un programa de implantación. También puede ser una guía para llevar a cabo la capacitación sobre el sistema nuevo. Toda la información se encuentra en el mismo repositorio y se puede acceder a ella fácilmente en caso de que surjan preguntas durante la implantación.
Con esto termina la serie Guía de selección de software empresarial.
Si quiere iniciar un proyecto de selección de software, hágalo bien aquí.