Las aplicaciones de informes financieros y las herramientas de reportes de producción son tan diferentes entre sí como la contabilidad financiera y la contabilidad general.
Las organizaciones diariamente utilizan las herramientas de informes para ayudar con el proceso técnico de datos (como los informes de perdidas y ganancias, hojas de balances, etc.) para la contabilidad administrativa. Y los administradores pueden obtener la información necesaria para tomar decisiones internas.
Pero las herramientas para informes pueden sobrepasar los límites de estos informes para elaborar estados financieros para los usuarios externos como quienes toman las decisiones, otros interesados y los proveedores. Estos usuarios también tienen derechos, legales o morales, de tener acceso a cierta información financiera sobre la organización, pero generalmente deben confiar en negociaciones o regulaciones específicas para obtenerlos. Las aplicaciones para informes financieros pueden crear procesos para resumir información y beneficiar a los usuarios externos, ayudando así a las organizaciones a compartir información cuando sea necesario y a permanecer en conformidad con los requisitos de presentación de informes.
Estas herramientas pueden ayudar además a quienes trabajan con la información y a quienes toman decisiones para el análisis, formateo y entrega para medir el rendimiento y mejorar el proceso de toma de decisiones empresariales, realizando algunas funciones específicas para la contabilidad financiera.
Las herramientas de informes tradicionales tienen aún un papel importante dentro de varios tipos de organizaciones, especialmente para los libros y propósitos contables, añadiendo al manejo de datos utilizados en el registro de transacciones y permitiendo la visualización de este tipo de información. Pero cuando se trata de obtener conocimiento de esta información, muchas organizaciones que siguen confiando en herramientas comunes pueden no ser capaz de entregar la información apropiada a las personas indicadas, o pueden estar invirtiendo demasiados esfuerzos en el cumplimiento de esta tarea.
Estas organizaciones deberían pensar en una herramienta de informes financieros, la cual les puede dotar con los medios para generar información más valiosa para el proceso de toma de decisiones, actuar en conformidad con regulaciones específicas y mejorar el rendimiento.
¿Puede usted entregar los mismos resultados con otras herramientas? Si, las herramientas como Excel de Microsoft pueden realizar el trabajo. Pero las herramientas de informes financieros pueden facilitar el proceso e incrementar la puntualidad en la entrega de la información.
Los informes financieros sirven múltiples propósitos
Normalmente, los informes financieros son utilizados por las áreas financieras dentro de una organización, pero existen también agentes externos, que no pertenecen al departamento contable quienes necesitan información financiera, y quienes se pueden beneficiar de este tipo de informes para comprender el rendimiento financiero de la organización.
Es posible identificar ciertos grupos básicos de usuarios quienes pueden aprovechar las aplicaciones de informes financieros y el valor que estas puede tener para ellos.
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Grupo de usuarios |
Valor |
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Gobierno |
Para propósitos de impuestos, regulaciones de la industria y estrategia económica pública |
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Accionistas e inversionistas |
Para informar sobre inversiones futuras y ganancias |
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Analistas y consultores |
Para informar a los accionistas y al comité de ejecutivos sobre decisiones estrategicas |
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Proveedores y acreedores |
Para verificar los montos y las fechas de pago; para verificar otros reclamos, la salud general y financiera de la organización, etc. |
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Empleados |
Para evaluar la estabilidad general de una organización; para medir la seguridad presente y futura de los empleos |
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Público en general (organizaciones económicas, periodistas, e incluso la competencia) |
Para información general presentando el efecto de la organización en cuanto al empleo, la economía local, el medioambiente, etc. |
Por supuesto, la información tendrá restricciones; se deberá definir cuidadosa y conscientemente cuanta información se presentará a cada grupo.
Las necesidades externas se encargan especialmente de las regulaciones y la conformidad normativa. Estas aplicaciones pueden crear los marcos de trabajo necesarios para el cumplimiento con las regulaciones para informes financieros como las Normas Internacionales de información Financiera (NIIF) (para la preparación de los estados financieros), el Sarbanes–Oxley Act o Statements on Auditing Standards No. 70 (SAS 70). Así mismo, estas aplicaciones facilitan la generación y producción de informes financieros por medio del uso de herramientas como XBRL (eXtensible Business Reporting Language), un lenguaje basado en XML y específico para os informes empresariales.
Ya que el nivel de detalle que cada grupo requiere puede ser diferente, una herramienta que le permita automatizar y personalizar este proceso puede manejar la complejidad que involucra la entrega de informes para cada grupo de usuarios, eliminando así la duplicación del trabajo y ajustándose al formato de los medios de comunicación (correo electrónico, móviles, tableros de control, hojas de cálculo, etc.) que los usuarios requieren.
Evalúe su necesidad
Una de las formas de evaluar su necesidad de una herramienta para informes es la revisión de la información que esta presentando en el momento con sus herramientas actuales. Si tiene usted problemas cumpliendo con los siguientes requisitos, puede pensar en agregar a su lista de aplicaciones empresariales una herramienta para informes financieros:
• Puntualidad en la entrega de la información ¿Es usted capaz de entregar puntualmente la información a los usuarios quienes la necesitan? De no ser así, o si tiene dificultades en el cumplimiento de las fechas de entrega y ya ha intentado reajustar sus procesos para la generación de informes, su herramienta puede ser simplemente insuficiente.
• Confiabilidad en la información ¿Confían sus usuarios en la información que usted les provee? Existen muchos elementos que pueden disparar la falta de confianza, pero asegúrese de que los problemas generando información precisa y actualizada no es uno de ellos.
• La información es clara y completa ¿Los usuarios entienden los informes? La entrega de la información apropiada depende de una buena comunicación con los usuarios, pero usted necesita los recursos para crear informes con sus requisitos complejos y específicos.
Estos son criterios básicos; pero su organización puede tener otros requisitos importantes. Pero asegúrese de que realmente no tiene las funcionalidades necesarias, y que no es una simple falla del proceso. Las aplicaciones para los informes financieros son los medios para mejorar la entrega de información útil, pero recuerde: basura que entra, basura que sale: es necesario establecer el modelo financiero apropiado, así como asignar la selección apropiada de los datos necesarios, para lograr los objetivos.
No sirve de nada que la información de los reportes financieros este basada en los estimados de datos recogidos vía modelos construidos para analizar los efectos financieros en toda la organización, cuyo marco de trabajo provee las bases para los informes. Ello quiere decir que los usuarios de los informes financieros estan tomando decisiones basados en estimados, en lugar de una representación de la realidad; lo cual resalta la importancia de tener un marco de trabajo financiero sólido, así como un producto capaz de sostenerlo.
Principales características
Si ya ha decidido comprar una solución para informes financieros, o si ya tiene una pero no ha podido aprovecharla, estas son algunas de las características a tener en cuenta al elegir este tipo de aplicaciones:
• Múltiples formas de acceder a los datos: permite la recopilación de datos de las aplicaciones financieras así como de otras fuentes de información, dígase el sistema para la planeación de los recursos empresariales (ERP), hojas de cálculo y otros.
• Una herramienta robusta para el diseño y modelado financiero: permite la creación de informes y herramientas de visualización de datos financieros con el menor esfuerzo posible.
• La integración con las aplicaciones del front-office, especialmente con Excel, le permite a los usuarios comenzar con algo familiar.
• Los usuarios de la información financiera confían enormemente en aplicaciones como Excel, las cuales ya saben manejar. Entonces, ¿por qué no darles la información que desean en un ambiente con el cual ellos se sienten cómodos y saben manejar?
• Distribución de informes y documentos: le da a los usuarios la información que desean en el formato apropiado para ellos, como Excel, XML, BRL, PDF y correo electrónico son algunas de las diferentes opciones disponibles que usted puede necesitar.
• Regulaciones y conformidad normativa: le ayuda con el cumplimiento de las regulaciones locales e internacionales, ahorrándole tiempo y dinero al permitirle crear el informe apropiado con un menor esfuerzo.
• Interfaz de usuario basada en la Web: amplía el alcance de la entrega, permitiendo a los usuarios el acceso a los informes financieros desde cualquier lugar.
• Posibilidad de realizar pronósticos y proyecciones: expande la perspectiva de los datos históricos, permitiendo a los usuarios el modelado de futuros esenarios posibles.
Algunos proveedores
Ahora que hemos descrito algunos de los aspectos y características importantes de las aplicaciones de informes, permítame listar algunos de los proveedores de aplicaciones para los informes financieros. Esta no es una lista exhaustiva, pero puede servir de referencia con respecto a los tipos de aplicaciones de software disponibles en el mercado.
Visión estratégica
Finalmente, una publicación reciente de mi colega Aleksey Osintsev, "Accountants Deserve Better?," refuerza la idea de que las aplicaciones para informes financieros pueden ayudar no solo a proveer información financiera resumida y precisa, pero además a mejorar el proceso de toma de decisiones como parte de una visión financiera estratégica completa.
Si los contadores merecen algo mejor, que por mi parte pienso que así es, puede ser una buena idea dotarles con las herramientas adecuadas para aprovechar mejor todas sus habilidades, además de una visión financiera táctica y estratégica completa para su organización.