Integración y consolidación de business intelligence con la gestión del desempeño del negocio

BI ayuda a medir BPM

Sigue existiendo una gran confusión acerca de la diferencia entre la gestión del desempeño del negocio (BPM) y business intelligence (BI). La mejor forma de describir dicha diferencia es la siguiente: si BPM es el fin, entonces BI es el medio. Al combinarlos, sirven para evaluar la gestión del desempeño, que ayuda a que las empresas analicen y den seguimiento a los indicadores clave del desempeño (KPI) para alinear sus estrategias. BPM es el tablero de la empresa; ayuda a los encargados de la toma de decisiones proporcionándoles información precisa, detallada y puntual sobre el estado de la empresa. Por su parte, BI convierte los datos en información, para que BPM la utilice y pueda tomar decisiones precisas. En los últimos años, las tecnologías analíticas y de BI han hecho que la gestión del desempeño madure, permitiendo que las empresas utilicen componentes de gestión del desempeño como consolidación financiera, creación de reportes sobre gestión, planificación, presupuestos, tableros y cuadros de mando, para trazar sus estrategias.

Los sistemas de gestión financiera son parte de la esencia de cualquier estrategia de gestión del desempeño. De acuerdo a reportes publicados por algunos analistas, entre el 60 y el 70 por ciento de las métricas del desempeño tienen base en las medidas financieras. Esta gran demanda genera crecimiento en un área de aplicación nueva: la gestión del desempeño financiero. Dicho campo integra los datos que provienen de áreas financieras dispares, como los sistemas de recursos humanos, presupuestos y pronósticos, para realizar análisis y desarrollar reportes.

Cada vez es más importante integrar las herramientas de BI de toda la empresa con la gestión financiera, especialmente para producir reportes precisos sobre las finanzas y los presupuestos y poder proporcionar información esencial a los directores generales y financieros. BI se enfoca en la naturaleza y las tendencias del negocio y sus transacciones, y no en las operaciones o los procesos del negocio. Por ejemplo, BI también se enfoca en las finanzas en lugar de las operaciones del negocio, de la misma forma que funciona en industrias de servicios financieros como banca, títulos y finanzas internacionales. Así, la integración entre BI y la gestión financiera es de gran importancia para tener una mejor gestión del desempeño. Los principales vendedores de software, como Cognos, Hyperion y Systems Union han estado abarcando este campo nuevo de gestión del desempeño financiero.

Las soluciones consolidadas de Systems Union

Systems Union es una empresa mundial europea, que tiene sus oficinas generales en Hampshire, Inglaterra, y que cuenta con una cartera de aplicaciones de gestión financiera, gestión del desempeño y BI. Tiene dos divisiones operativas: gestión financiera y BI. Dentro de la división de gestión financiera se encuentran las filiales Pegasus Software, RED Technology y Sun Systems. En 2003, la empresa inició sus operaciones de BI con la adquisición de MIS, en Alemania, y en 2004, expandió su división de BI al adquirir Lasata, en Australia. Actualmente, Systems Union tiene oficinas en 19 países y trabaja con 500 revendedores en 73 países.

Las adquisiciones que ha realizado recientemente le han permitido desarrollar un enfoque global para capturar más negocios del mercado medio y vender su gama completa de productos a los clientes, sin importar si actualmente usan la solución de Pegasus o de Sun Systems. Está persiguiendo una estrategia agresiva, tanto táctica como prácticamente, para definir una plataforma “global” de extremo a extremo para distintas soluciones que se aplican a cada faceta de las operaciones financieras de la empresa. En lugar de crear una marca única y monolítica, parece estar absorbiendo empresas y adoptando un enfoque de integración para consolidar una serie de las mejores soluciones de punta. Con el fin de maximizar las oportunidades de su serie integrada de soluciones, Systems Union está enfocándose en áreas geográficas y no en familias de productos o una estructura legal.

La solución de Systems Union se integra con finanzas y otras aplicaciones como planificación de los recursos de la empresa (ERP), gestión de las relaciones con los clientes (CRM), gestión de la cadena de suministro (SCM), BI, etc. Asimismo, su serie consolidada ofrece todo un mosaico de herramientas de BI a nivel mundial. Tiene una plataforma de soluciones para distintas facetas de las soluciones financieras empresariales integradas. Por ejemplo, MIS de Systems Union integra soluciones financieras completas y abarca soluciones para consolidación legal y administrativa, gestión de riesgos, cuadro de mando integral, planificación estratégica y gestión de filiales.

La importancia de la integración y la consolidación de las aplicaciones

A medida que se dan avances en la tecnología, los sistemas se ven obligados a integrarse para logar un mejor desempeño. Recientemente, algunos vendedores se han orientado hacia la consolidación de sus sistemas, con el fin de satisfacer las necesidades de sus usuarios mediante un trabajo en colaboración. La importancia de la integración de las aplicaciones empresariales se vuelve más evidente cuando se responde a preguntas como:

• ¿Su empleado de contabilidad introduce la misma información de recursos humanos que tiene su departamento de ventas?
  
  
• ¿Su personal de finanzas tiene que volver a introducir la información que obtiene de las hojas de cálculo que se imprimen?
  
  
• ¿Existen discrepancias en los datos financieros que provienen de distintos departamentos?

Desafortunadamente, cuando se presentan estas situaciones en una empresa, es porque sus aplicaciones no están integradas en un sistema coherente. El centro de todas las funciones del negocio es el departamento de finanzas, por lo tanto, la gestión financiera es una parte central de la estrategia de gestión del desempeño y los reportes financieros precisos son importantes para tener una visión completa y consolidada del desempeño financiero.

Sin embargo, a lo largo del tiempo, los sistemas y las tecnologías han crecido y el mercado se ha complicado gracias a las tendencias actuales de fusiones y adquisiciones, la expansión global y el desarrollo de e-business, haciendo que ahora exista un gran número de herramientas en el mercado. Por consiguiente, debido a la falta de normas para BI, es difícil combinar y centralizar la información que se obtiene en tiempo real y que se encuentra en varias fuentes de la empresa. Estas discrepancias agravan el problema de la contradicción en los datos y el análisis. Las graves consecuencias que puede tener la falta de precisión en los reportes financieros, como ha sucedido con los escándalos corporativos recientes, han hecho que el gobierno tome medidas con respecto a los reglamentos y el cumplimiento. Por ejemplo, la ley Sarbanes-Oxley (SOX) ejerce más presión que nunca para que las empresas garanticen la precisión de su información financiera.

La parte más importante de SOX para BI y BPM son las secciones 302, 404 y 409, que tratan los procedimientos de creación de reportes y control interno. Muchas empresas utilizan hojas de cálculo para apegarse a SOX; estas pueden ser una solución temporal viable, pero el cumplimiento es un proceso continuo que las empresas deben enfrentar cada año. Las hojas de cálculo carecen de sofisticación, por ejemplo, en cuanto a la repartición de datos y la generación de reportes.

Algunos vendedores de BI están automatizando sus procesos para cumplir con SOX. Al automatizar e integrar la mayor parte de los trabajos financieros de auditoría, es posible reducir los costos y hacer que el cumplimiento sea más preciso. Sin embargo, no todos están aceptando la normalización y la consolidación de BI. Los vendedores pequeños se muestran particularmente reticentes, ya que la normalización implica recortar el número de herramientas y quedarse con una sola o con unas pocas que funcionen en una sola plataforma. Mediante su alcance global, Systems Union pretende resolver el problema de reglamentos y cumplimiento, dividiendo el mundo en grupos regionales. Sin embargo, los grandes vendedores de BI como Business Objects, Hyperion y Cognos están compitiendo para convertirse en vendedores de BI estándar, que harán que los vendedores consolidados más pequeños, como Systems Union, deban enfrentar muchos retos.

Una o varias soluciones consolidadas de BI

Finalmente, no es posible administrar lo que no se puede ver o medir. En muchas empresas donde se cuenta con más de una aplicación BI, la gerencia no recibe una sola imagen del negocio de la empresa. Desde ese punto de vista, es mejor tener una solución de BI, y no varias soluciones fragmentadas o consolidadas. Algunas personas afirman que una solución de BI consolidada con una sola propiedad es mejor, ya que ayuda a evitar la duplicación y el traslape –el enfoque que está adoptando Systems Union. Sin embargo, ambos sistemas tienen ventajas y desventajas. Una solución de BI fragmentada es menos costosa a corto plazo, pero su costo aumenta a largo plazo, mientras que una solución de BI consolidada es menos costosa a largo plazo. No obstante, las soluciones de BI departamentales fragmentadas proporcionan visualizaciones fragmentadas de la empresa e implican costos de mantenimiento y capacitación más bajos porque ya están instaladas y funcionando. Aunque las soluciones de BI consolidadas proporcionan una sola visualización, son costosas en un principio. Sin embargo, representan ahorros a largo plazo en la contratación y la capacitación del personal. Asimismo, requieren una licencia de grupo para el software, y esto es menos costoso que tener varias licencias para distintas soluciones.

La verdad es que ningún sistema es perfecto y ningún vendedor cuenta con todas las funciones necesarias para satisfacer las necesidades de un cliente. Un sistema que mezcla herramientas o módulos diferentes de varios vendedores, puede hacer un mejor trabajo. Pero, en realidad, no es posible forzar a los vendedores a que construyan un sistema que incluya módulos para diversas soluciones. Systems Union está tratando de aprovechar las ventajas de contar con herramientas distintas de varios vendedores, mientras ofrece la uniformidad que se obtiene con un solo proveedor de servicios. Ha consolidado grupos de soluciones de BI bajo un mismo techo, manteniendo intacta la marca y las funciones del producto. Y no está solo en esta estrategia; empresas como Hyperion Software, Business Objects y Cognos están tratando de ofrecer soluciones consolidadas. Hyperion adquirió Brio y varias empresas privadas pequeñas como Appsource; Business Objects adquirió Crystal Decisions y Cognos adquirió Adaytum, entre otras. Una vez más, estas grandes empresas también traerán retos a Systems Union, aunque ofrecerán un panorama más competitivo al dar más opciones a los usuarios.

Recomendaciones para los usuarios

Los clientes de una empresa que ha sido adquirida, deben enfrentar un periodo de incertidumbre. Sin embargo, Systems Union está creando un grupo consolidado de proveedores de servicios, por lo tanto, los clientes no se verán obligados a convertirse a un sistema nuevo. Se extenderán las soluciones para las cuales tienen licencias y se integrarán con una gama más amplia de funciones. A pesar de que Systems Union tiene una fuerte competencia por parte de vendedores más grandes, parece ser una opción viable para los clientes que están buscando soluciones. Es probable que su crecimiento continuo y robusto le dé una mayor vida en el mercado –una buena señal para quienes están organizando sus procesos del negocio alrededor de una plataforma de software. América del Norte representa el mercado más grande de Systems Union, pero su presencia en Europa y Asia es muy fuerte y está adquiriendo importancia. Asimismo, parece que los clientes nuevos podrán reunir una serie de soluciones de punta que pueden integrarse fácilmente, gracias a una arquitectura abierta que abarca los mercados nacional e internacional.

Systems Union es ideal para las pequeñas y medianas empresas. También es recomendable para empresas grandes, aunque parece estar perdiendo su participación en esta área del mercado frente a competidores como Hyperion, Cognos y Microstrategy. Los usuarios pueden mezclar las herramientas del grupo de productos de Systems Union de acuerdo a las necesidades de su negocio. Para muchas empresas, los presupuestos son una actividad que toma tiempo, a pesar de que el objetivo principal de la gestión del desempeño es mejorar la creación de presupuestos. El sistema de presupuestos de Systems Union está completamente integrado con la gestión del desempeño, que ayuda a proporcionar una capacidad de planificación y pronósticos en menor tiempo. A pesar de que la oferta de Systems Union es bastante flexible y se puede adaptar a los trabajos de creación de reportes de varias industrias, se recomienda de forma particular para las industrias de seguros y turismo. Por ejemplo, Systems Union ofrece la solución Hospitality Performance Management (HPM) de Sun Systems, así como una solución analítica integrada para ventanilla y oficina de gestión para el sector turístico. Al adoptar el enfoque de integración de los componentes de Systems Union, las empresas pueden aprovechar su inversión actual en infraestructura de TI y saber el “por qué” y el “cómo” de una solución robusta y graduable sin tener que incurrir en el típico gasto de capital y sufrir las consecuencias de una implementación invasiva o nociva.