La gestión de los flujos en el comercio mundial

Los flujos del comercio mundial

En una cadena de suministro segura, existen muchas interacciones complejas que se dan entre los flujos del comercio mundial. Específicamente, a lo largo de todos los procesos pertinentes, el comercio mundial demanda la gestión del flujo de los bienes, los fondos y la información. Es decir que el flujo de información debe dar soporte al seguimiento y la gestión de los bienes, para permitir que estos salgan y entren de los distintos países con seguridad y conformidad y que los fondos correctos fluyan hacia los socios comerciales y del negocio adecuados.

Tercera parte de la serie ¿Qué sucederá en el 2005 con la gestión del comercio mundial y las cadenas de suministro?

Con respecto al flujo de bienes, es importante administrar los procesos que giran alrededor de áreas como la orden original y el contrato, la información de los productos, el cumplimiento comercial, el seguimiento de los embarques y los costos de importación. Por ejemplo:

• La gestión de órdenes implica poder dar el seguimiento correcto a las condiciones del negocio para la orden. A medida que la orden avanza, es esencial conciliar todas las actividades de embarque que se realizan contra ella para garantizar que el proceso no tendrá problemas con las transacciones o la seguridad.
  
  
• El cumplimiento comercial exige poder administrar los procesos de cumplimiento con las importaciones y las exportaciones. La gestión adecuada de estos procesos implica utilizar listas de prohibiciones gubernamentales para investigar a los socios comerciales, definir qué mercancía puede embarcarse al país de destino y administrar la actividad del proveedor de servicios externalizados, como las actividades de cumplimiento de las auditorías y los corredores, para garantizar el flujo correcto de información y el pago preciso de impuestos, derechos y tarifas.
  
  
• La información de los productos debe administrar el flujo de bienes relacionado con la información pertinente para los bienes físicos. Por ejemplo, los números de programa de aranceles armonizados (Harmonized Tariff Schedule, HTS) o el número de clasificación para el control de las exportaciones (Export Control Classification Number, ECCN) para ayudar en el cumplimiento comercial, los pesos para la reservación de los embarques y los documentos para el seguimiento.
  
  
• El seguimiento de los embarques debe proporcionar visibilidad para ubicar los bienes durante la duración del comercio, incluyendo su entrada y su salida de los puertos y el intercambio de títulos hasta la prueba de la entrega, proporcionando el estado en el momento en que los bienes lleguen a su destino final.

En cuanto al flujo de fondos, es importante administrar la forma en que se manejan las facturas y se realizan y se concilian los pagos internacionales. Por ejemplo:

• La conciliación debe manejar los requisitos de comercio mundial para una correspondencia en n dimensiones, con el fin de ordenar la gran cantidad de información necesaria para finalizar las transacciones globales. Esta correspondencia debe manejarse entre los documentos comerciales, resaltando las excepciones en el nivel de las partidas.
  
  
• La gestión de facturas debe administrar la creación y la presentación de facturas comerciales y aduanales, así como las facturas pendientes.
  
  
• La gestión de cartas de crédito debe encargarse del flujo de las cartas de crédito, desde su creación hasta su presentación final. El proceso debe sincronizar los datos de las cartas de crédito y los documentos críticos de soporte, como el conocimiento de embarque, la factura y la lista de embalaje.
  
  
• La gestión de disputas debe marcar los problemas y encargarse de los flujos de resolución entre los distintos socios comerciales.
  
  
• El financiamiento comercial exige que las funciones tomen en cuenta las cuentas por cobrar comerciales de acuerdo a varias características comerciales, como la derrota, la moneda, la clasificación del proveedor y el comprador o el crédito comercial.

Finalmente, con respecto al flujo de información, es esencial dar seguimiento y administrar las anomalías de información, documentación e interacción con los socios comerciales para crear registros seguros de las auditorías y finalizar las transacciones. Por ejemplo:

• Las alertas proactivas de información proporcionan la capacidad para tomar medidas con respecto a las excepciones y las anomalías de información entre los socios comerciales y los proveedores de servicios.
  
  
• La creación y la gestión de documentos son necesarias para garantizar que los documentos sean precisos y se apeguen a los acuerdos del negocio y los reglamentos, para asegurar que los títulos de los bienes y los pagos se intercambiarán con agilidad.
  
  
• La integración de los socios comerciales debe encargarse del flujo de información con todos los socios comerciales.
  
  
• Los registros de las auditorías son necesarios para comparar claramente toda la documentación, los procesos y la comunicación con las interacciones de los socios.

Recapitulando, a lo largo de los tres flujos principales, las empresas de usuarios deben utilizar herramientas que den soporte a la automatización de los procedimientos estándar de flujo de trabajo, sincronicen y concilien el intercambio de datos, automaticen la generación de documentos, faciliten la gestión de las excepciones y la visibilidad detallada y flexible de las órdenes y los embarques. Todo esto debe realizarse con apego a los reglamentos de seguridad y cumplimiento, entre otros.

Esta es la tercera de seis partes que conforman esta nota.

La primera definió GTM; la segunda habló de los compromisos; la cuarta explorará los líderes de GTM; la quinta cubrirá la forma de enfrentar la complejidad de GTM y la sexta presentará retos y dará recomendaciones a los usuarios.

Manejar el proceso

Para pintar el panorama de la seguridad del comercio mundial, podemos evaluar estos flujos importantes con respecto al área donde se aplican con respecto a las iniciativas de seguridad y los requisitos federales. De hecho, las empresas que participan en el comercio mundial podrían aprovechar una matriz (tabla 2) que proporciona un resumen de los flujos y los procesos que se relacionan con los bienes, la información y los fondos que se pueden aplicar a las iniciativas actuales de seguridad y los requisitos federales de importación y exportación.

Tabla 2: Resumen de la seguridad del comercio mundial

Fuente: TradeBeam

Para ilustrarlo, utilicemos los procesos que hay que tomar en cuenta al aplicar la tecnología a la Sociedad aduanas-comercio contra el terrorismo (Customs-Trade Partnership Against Terrorism, C-TPAT). De acuerdo a la matriz anterior, cuando se trata del flujo de bienes, hay que considerar la gestión automatizada de órdenes, la ejecución del cumplimiento comercial y la forma en que se clasifican los productos. Para el flujo de fondos, hay que poner atención a la forma en que se llevan a cabo las facturas y los pagos internos, además de asegurarse de la precisión de su conciliación. Finalmente, los elementos del flujo de información son necesarios para garantizar el cumplimiento con la C-TPAT.

Si se toman en cuenta las penalizaciones por violar las leyes de control de las exportaciones, que pueden alcanzar los $30 millones de dólares, las razones para incluir revisiones del cumplimiento en los procesos del negocio de una empresa y buscar un software que pueda definir protocolos para procesar las órdenes de exportación y crear registros de las transacciones resultan por demás convincentes. Asimismo, la fusión de las agencias federales en grandes organizaciones, como el Departamento de seguridad nacional de los Estados Unidos (Department of Home Security, DHS), harán del software una herramienta importante para cumplir con los mandatos de seguridad. La administración de las importaciones y las exportaciones, las políticas comerciales y la seguridad nacional convergen bajo el mismo techo burocrático, obligando a los importadores y los exportadores a organizar sus datos de forma similar.

Hay que tomar en cuenta otro aspecto: la verificación de los datos y los procesos del negocio. Los expedidores que están involucrados en fusiones y adquisiciones, o que están realizando auditorías de impuestos o aduanales, pueden usar el software GTM como herramienta de auditoría, ya que registra automáticamente los pasos de cada transacción comercial. Esta capacidad también ayuda a las empresas a apegarse a la ley Sarbanes-Oxley, que exige que las empresas certifiquen que sus procesos del negocio y que sus estados financieros cumplan con las normas especificadas (para mayor información, consulte Attributes of Sarbanes-Oxley Tool Sets). Si existe una dependencia suficiente en los ingresos por exportaciones, que son capaces de afectar el desempeño financiero de una empresa en caso de que algo salga mal, como la negación de una orden que evite que la empresa continúe con sus actividades de exportación debido a una violación de la ley, entonces es necesario certificar los procedimientos de control de las exportaciones de la empresa.

Otros riesgos relacionados con el comercio mundial

Existen asimismo ciertos riesgos financieros, aunque son menos dramáticos. En los casos en que las importaciones implican aranceles o derechos, los artículos comprados en el extranjero pueden resultar más caros si, por ejemplo, se aplica el código arancelario incorrecto. Los importadores pagar más de lo necesario si la documentación no menciona uno de los tantos “programas preferenciales” que sirven para recortar los aranceles, o si se dejan de aplicar debido a un grupo de acuerdos de libre comercio. Asimismo, algunos aranceles para ciertos bienes varían a lo largo del año, ya que las cotizaciones especiales de aranceles bajos pierden su vigencia y hacen que lo que parecía ser una ganga al colocar la orden se convierta en un error costoso cuando los bienes llegan a la aduana.

Además de las barreras lingüísticas y los distintos formatos para los pesos, las unidades de medida, las fechas, los números telefónicos, los domicilios, etc., el e-business se ve obstaculizado por el cumplimiento con la gestión del comercio mundial (GTM) y la logística de comercio internacional (ITL). Las aplicaciones de e-business en colaboración deben ser capaces de cumplir con una gran variedad de reglamentos complejos para poder participar en el comercio mundial, y las empresas que no puedan manejar estos reglamentos terminarán perdiendo dinero y obteniendo muy pocas ganancias.

Algo parece indicar que cerca de la mitad de las órdenes internacionales que se colocan en los Estados Unidos usando el comercio electrónico no son satisfechas porque las empresas no pueden manejar los procesos aduanales y de derechos necesarios. Por otro lado, las empresas que no comprenden las leyes comerciales dejan de reclamar miles de millones de dólares de derechos de importación cada año. Por ejemplo, de acuerdo al esquema de “reducción de derechos” del gobierno de los Estados Unidos, los importadores que posteriormente vuelvan a exportar lo que importaron, pueden recibir un reembolso de hasta el 99 por ciento de los derechos que pagaron. Sin embargo, este reembolso está sujeto a que puedan demostrar que, por ejemplo, todos los artilugios que van a exportar son los mismos que importaron. Esto puede resultar extremadamente difícil cuando dichos artilugios son piezas que ahora conforman un ensamble complejo y que normalmente se externalizan con más de un proveedor en el mundo.

Además, las aduanas exigen que todas las importaciones se codifiquen y clasifiquen, y debido a que estos códigos varían de un país a otro, también es necesario armonizarlos entre los países, mientras que los reglamentos de investigación de las partes restringidas pueden aplicarse a productos que no pueden ser importados o exportados entre ciertos países debido a cuestiones de seguridad nacional, de salud o ambientales. Por ejemplo, todas las importaciones deben especificar un código de identificación HTS para Aduanas de los Estados Unidos –un código que se encuentra en el Programa de aranceles armonizados de los Estados Unidos (Harmonized Trade Schedule of the US), un catálogo de dos volúmenes que mide casi 20 cm. de grosor. Hay que leer dicho catálogo cuidadosamente, ya que las descripciones que se aceptaban antes, como “bienes industriales generales”, ya no son permitidas. Lo que es peor, el mismo tipo de productos, hechos de materiales distintos, será clasificado de acuerdo a leyes arancelarias diferentes. Por ejemplo, los guantes de piel representan un arancel, mientras que los guantes de lana y los guantes forrados representan otros.

Por eso, muchos proveedores de soluciones de GTM ofrecen productos que extraerán los datos del aviso de embarque anticipado (ASN) de un proveedor para crear una forma aduanal 7501 (de los Estados Unidos), que se usa para cobrar los derechos y otras tarifas y que debe declarar con exactitud el contenido del embarque que entra al puerto estadounidense. El sistema puede reenviar este documento electrónico al agente aduanal de la empresa de usuarios, garantizando que el embarque estará listo para el despacho aduanal antes de que deje el país de origen. Además de clasificar cada artículo del embarque de acuerdo a los códigos arancelarios oficiales, como HTS, la solución marcará la mercancía que está regulada por agencias gubernamentales y no por Aduanas.

Por ejemplo, un vendedor al por menor puede importar muchos artículos, como pieles, plumas y huesos, todos ellos regulados por el Servicio de fauna silvestre y peces de los Estados Unidos (US Fish and Wildlife Service). Así, un embarque que contiene por lo menos uno de estos productos debe esperar a que el importador archive los documentos necesarios y muchos expedidores y hasta los proveedores no se dan cuenta de que un artículo tan simple como una camisa con botones de madreperla requiere un trato especial. Una aplicación GTM debe identificar y separar automáticamente los productos que deben ser procesados por el Servicio de fauna silvestre y peces u otras agencias, y permitir que otra mercancía que no pertenece a las categorías que maneja este servicio sea despachada y desplazada. Debe ser capaz de crear una entrada distinta para el Servicio de fauna silvestre y peces y retrasar un día únicamente esa parte del embarque. Asimismo, una vez que el sistema haya asignado un código a un producto, automáticamente anexará ese mismo código cada vez que la empresa lleve ese artículo a los Estados Unidos, reduciendo el tiempo que toman estas tareas.

Los países y las localidades también tienen requisitos distintos para las licencias y cobran derechos diferentes. Por ejemplo, los derechos aduanales pueden duplicar el costo de un disco compacto (CD) de música para los compradores en países como Brasil, y un frasco de vitaminas puede aumentar 25 por ciento en embarques que van hacia países como Alemania. Esto, sumado a los impuestos al valor agregado y otras tarifas, puede resultar en un reto importante de gestión del contenido. A veces, distintas oficinas aduanales en un mismo país clasifican los productos de formas distintas, provocando que se apliquen varias tasas arancelarias a un solo producto, dependiendo del punto de entrada a dicho país.

Además de estos reglamentos, pueden existir otras consideraciones financieras y logísticas, ya que GTM tiene procesos complejos para finanzas, gestión de riesgos y liquidación financiera, haciendo que las instituciones financieras y los vendedores de software sigan trabajando en las aplicaciones y los servicios que requieren los negocios electrónicos para automatizar los pagos internacionales. Los proveedores querrán una integración con sus sistemas de gestión de órdenes, mientras que los vendedores al por menor buscarán una integración con sus sistemas de sourcing y aprovisionamiento. De forma alterna, muchas de estas funciones pueden incluirse en una solución GTM/ITL más amplia.

A pesar de que el comercio mundial demanda el embarque multimodal e internacional de bienes, muchos expedidores internacionales que quieren automatizar sus cadenas de suministro mundiales todavía no cuentan con el software de e-logistics que proporciona la visibilidad y la flexibilidad necesarias para llevar a cabo negocios electrónicos. Tampoco cuentan con el software de e-procurement que puede analizar el costo total de importación, como los costos de sourcing y embarque internacional de un producto, incluyendo gestión aduanal, aranceles, transporte, costo de los bienes, etc. Sin embargo, existen varias herramientas de logística por Internet que ayudan a las empresas a analizar y reducir los costos automatizando los procesos de reservación de los embarques, manteniendo informados a los clientes y asegurándose de que los bienes llegan a tiempo (para mayor información, consulte Understanding the True Cost of Sourcing).

Los clientes inteligentes piden cada vez más ayuda para investigar los costos relacionados con las importaciones desde distintos países. Al usar software para revisar los derechos, los impuestos y los reglamentos comerciales en los países potenciales de origen, los expertos en GTM deben ser capaces de crear simulaciones para ayudar a los importadores a tomar las decisiones correctas.

Con esto concluye la tercera de seis partes que conforman esta nota.

La primera definió GTM; la segunda habló de los compromisos; la cuarta explorará los líderes de GTM; la quinta cubrirá la forma de enfrentar la complejidad de GTM y la sexta presentará retos y dará recomendaciones a los usuarios.