La gestión del portafolio de proyectos para el desarrollo de nuevos productos: Con el rastreo del ciclo del proyecto desde la idea hasta el lanzamiento

Introducción

Además de ser relevante para las organizaciones de servicios profesionales (PSO) y para los departamentos internos de tecnología de la información (IT), el software de la gestión del portafolio de proyectos (PPM) se aplica en múltiples mercados verticales en el área del desarrollo de nuevos productos (NPD). En industrias que van desde la manufactura y la alta tecnología hasta los bienes de consumo y biotecnología, las soluciones PPM ayudan a manejar los objetivos corporativos asociados con los proyectos de NPD.

PPM para los proyectos de NPD y de investigación y desarrollo (R&D) dirigen las necesidades de las organizaciones que buscan maximizar la utilización de los recursos por portafolio de proyectos. EL software PPM fortalece a los que toman las decisiones para seleccionar, evaluar y prioritizar sus proyectos de NPD y de R&D. Además, se pueden acelerar, terminar o volver a prioritizar los proyectos existentes por medio de la asignación o reasignación de los recursos que entregan tareas de proyectos. En el área de NPD, el objetivo principal de una solución PPM es facilitar el control financiero y estratégico a través del proyecto o del ciclo de vida del producto.

El presente artículo, examinará las características y los beneficios de un PPM en el campo de NPD, así como también algunos de los vendedores que proporcionan una funcionalidad específica para este segmento creciente del mercado.

Retos en NPD

PPM es un componente clave de una estrategia NPD de una organización. El mayor reto al que se enfrentan los directores y ejecutivos al rastrear los proyectos NPD es la identificación de problemas dentro del proceso del NPD que son relevantes para su función única dentro de una organización. Por ejemplo, en cualquier momento, los directores de proyectos necesitan identificar la disponibilidad a corto plazo de los recursos en relación a los requisitos de un portafolio de proyectos. Por otro lado, los vicepresidentes (VP) y los ejecutivos de nivel “C”, necesitan identificar la viabilidad a mediano y a largo plazo, el rendimiento del capital invertido (ROI) y decisiones comerciales estratégicas que tienen que ver con las inversiones de los recursos.

De acuerdo al Instituto del desarrollo de productos (http://www.prod-dev.com), las organizaciones aplican metodología PPM para dirigir los tres siguientes asuntos críticos en los proyectos NPD y R&D.

1. Maximizar el valor de portafolios por medio del manejo eficaz y de la asignación de recursos para optimizar la rentabilidad, maximizar el ROI y reducir el riesgo. Esto se logra a través de controles financieros y modelos de puntuación ofrecidos por las soluciones PPM.
   
   
2. Lograr un balance entre las metas comerciales, los riesgos, los mercados verticales, las estrategias comerciales y las tecnologías. Las soluciones PPM ofrecen diagramas de burbujas, histogramas y otros reportes gráficos para ayudarle a las organizaciones a referenciar su balance.
   
   
3. Alinear los gastos del portafolio con la estrategia comercial de la organización. Esto se puede lograr al implementar una solución PPM que proporcione referencias cruzadas estratégicas entre proyectos, así como también procesos de "activación de puerta", que refuerza los puntos para evaluar la viabilidad de los proyectos.

Es importante resaltar que las soluciones PPM ayudan a proporcionar el sistema para racionalizar que es necesario para dirigir estos problemas críticos al centralizar la información necesaria para rastrear y evaluar los proyectos NPD y R&D desde la idea hasta el lanzamiento.

Fases PPM para NPD

Tradicionalmente, las organizaciones se han enfocado en capturar y organizar los documentos, el contenido, la nomenclatura (BOM), y las especificaciones para los productos nuevos. Por el contrario, PPM enfatiza el componente de los recursos humanos (HR) de NPD, que puede conducir el éxito o el fracaso de los proyectos. El software PPM utiliza las siguientes fases para dirigir los proyectos NPD.

1. Planificación. La planificación le permite a una organización compartir y prioritizar ideas, asegurarse de que los proyectos estén alineados con las metas comerciales y financieras y determinar la capacidad de recursos. Las soluciones PPM facilitan la planeación al ofrecer diagramas burbuja basados en la Web, reportes de escenarios y aplicaciones de repositorios o colaboración para ayudar a clasificar y a compartir ideas.
   
   
2. Desarrollo. Esta fase les permite a los directores crear equipos de recursos con base en plantillas; les proporciona un rápido acceso a la información y a las capacidades de colaboración a los miembros del equipo; y permite accesar a pronósticos, programación y reportes de costos. Las soluciones PPM contribuyen al desarrollo al proporcionar herramientas de planificación de los recursos, capacidades del tablero de control para la visibilidad y la colaboración y el reporteo ejecutivo en tiempo real.
   
   
3. Entrega. La fase de entrega le ayuda a las organizaciones a lanzar exitosamente un producto por medio de mejorar la colaboración entre la producción y la mercadotecnia, optimizando la mercadotecnia al proporcionar un sólo repositorio para información consecuente y al manejar compromisos de productos e instalaciones. A beneficio de esto, las soluciones PPM proporciona herramientas de colaboración, flujos de trabajo, y tecnología de tablero de control para ver y controlar todos los aspectos del proceso de entrega del producto.

Soporte de Stage-Gate® con PPM

A pesar de que las herramientas que incluyen las fases de los proyectos NPD y R&D antes mencionadas son importantes, la implementación de un marco de trabajo de las mejores prácticas también es un factor crítico para el éxito de un proyecto. De acuerdo con el libro del 2001 de Robert G. Cooper, Winning at New Products: Accelerating the Process from Idea to Launch, Stage-Gate® es uno de las metodologías NPD más conocidas adoptadas por las organizaciones que buscan monitorear el proceso de sus proyectos.

(Fuente: http://www.prod-dev.com/stage-gate.shtml)

Stage-Gate® es un mapa del camino de las mejores prácticas que divide los proyectos NPD en distintas etapas para que la administración pueda formalizar la evaluación minuciosa de los proyectos. Como se muestra en el diagrama anterior, cada etapa está dividida por puertas de decisión, donde los que toman las decisiones pueden imponer un comando para "proceder o detener" o determinar la prioritización de un proyecto en mano.

Desde la escritura de una idea hasta el lanzamiento del producto, una puerta actúa como un punto de decisión para los que toman las decisiones en una organización. Actúa como un embudo para determinar dónde están mejor localizados los recursos, la puerta le permite a la administración confirmar si se han cumplido las promesas con base en los criterios financieros y cualitativos predeterminados. La producción de la revisión de la puerta determinará si los proyectos NPD o R&D continuarán, se cancelarán, se pondrán en espera o se volverán a prioritizar (dichos resultados también se conocen como proceder, detener, esperar y reciclar, respectivamente). Además, la revisión de la puerta establece el plan para la siguiente etapa en el proceso.

A lo largo de las distintas etapas, las tareas las ejecutan los directores de proyectos y el staff. Cada etapa cuesta más que la anterior, y los compromisos del proyecto se incrementan. La siguiente lista presenta las cinco etapas del proceso Stage-Gate®.

• La primera etapa involucra la oportunidad. Esto es una evaluación de la adopción del mercado y de los méritos tecnológicos de los proyectos.
  
  
• La segunda etapa involucra la construcción del caso comercial. La segunda etapa es un punto de decisión crítico para seguir adelante con el proyecto con base en la definición, justificación y plan del producto.
  
  
• La tercera etapa es el desarrollo. Los planes se traducen en promesas reales, donde la manufactura u operaciones trazan los planes de operación, mercadotecnia y pruebas.
  
  
• La cuarta etapa involucra las pruebas y la validación. Este paso requiere la validación total del producto, del proceso de producción, la aceptación del cliente y la viabilidad financiera.
  
  
• La quinta etapa es el lanzamiento, el lanzamiento comercial completo y la producción del producto.

Stage-Gate® impone disciplina en el caótico proceso de los proyectos NPD. Stage-Gate® también clarifica los requisitos y maneja los riesgos comerciales al dividir los compromisos de recursos en etapas, por lo que mejora el rango de éxito de los proyectos NPD.

Vendedores PPM para NPD

Como PPM es cada vez más importante en los proyectos NPD, numerosos vendedores de PPM han extendido sus ofertas a esta área. Las organizaciones que buscan una solución PPM para sus proyectos NPD deben considerar a los vendedores PPM que se presentan a continuación.

La solución Clarity de Niku proporciona las herramientas necesarias desde la etapa de decisión hasta las etapas de desarrollo y entrega del NPD. Niku proporciona herramientas de reporteo (diagramas de burbuja e histogramas), así como las aplicaciones de colaboración y de soporte de decisión para soportar PPM para los proyectos NPD y R&D. El concepto People Powered Innovation es clave en la oferta de Niku, que les proporciona a las compañías las herramientas para facilitar la colaboración y para obtener mayor visibilidad en los procesos relacionados a las personas como el desarrollo de ideas, la planificación de la capacidad de los recursos, y el staff de proyectos.

La solución OPX2 NPD de Planisware se enfoca a proyectos NPD con base en las mejores prácticas de Stage-Gate®. OPX2 NPD ofrece un sólo sistema con cuatro herramientas estratégicas para el desarrollo del producto. Esto incluye las herramientas de gestión de proyectos, gestión de procesos NPD, colaboración y gestión de información de proyectos. Planisware planea incluir en un futuro su aplicación Project Intelligence, que mejora la predicción, la colaboración y la visibilidad de los proyectos NPD, como parte de OPX2 NPD.

La solución NPD de Pacific Edge busca alinear los proyectos NPD con estrategias corporativas. Al centro de su solución se encuentra el producto Pacific Edge Mariner. Pacific Edge Mariner les proporciona a los usuarios una solución habilitada en la Web construida en una funcionalidad de gestión de portafolio. Para los proyectos NPD, Pacific Edge adopta un acercamiento etapa-puerta, proporciona herramientas para monitorear los datos del ciclo de vida, de los recursos, de las finanzas y del proyecto en un marco de trabajo integrado de soporte a la decisión donde se examinan las soluciones transaccionales, se analizan los impactos y se rastrea y se optimiza el desempeño.

La solución NPD de Artemis Software se enfoca en los mercados de fabricación, alta tecnología, ciencias, y bienes de consumo. Artemis for NPD proporciona componentes PPM, de gestión del ciclo de vida, financiera, de ideas, de proyectos y de recursos. Artemis también incorpora procesos etapa-puerta, y recientemente ha introducido un módulo de gestión de ideas para capturar, manejar y trazar ideas múltiples para proyectos NPD.

Augeo Software maneja el lado de la producción de proyectos R&D con Augeo 5, su solución NPD para los sectores automotriz, farmacéutico y de alta tecnología. Para NPD, la solución PPM de Augeo se enfoca en la localización de recursos y la funcionalidad del ciclo de vida del proyecto. Sin embargo, a Augeo le falta la funcionalidad en las áreas de generación de ideas y del lanzamiento del producto.

Sopheon es un vendedor de excelencia que ofrece una solución PPM únicamente para el mercado NPD. Sopheon Accolade integra el proceso etapa-puerta (así como también otros procesos con base en fases) en su oferta que permite el rastreo de proyectos NPD desde un punto de vista de una actividad diaria y una estrategia comercial. Sopheon proporciona tecnología del tablero de control, portales personalizables, centralización de los datos de las fases del proyecto y la funcionalidad del monitoreo de alineación.

Realization ofrece una solución PPM que está diseñada específicamente para NPD en los sectores de IT, defensa, y fabricación. Concerto Engine, el producto de Realization, adopta el concepto de “cadena crítica”, factorizando los elementos inciertos que prevalecen cuando se manejan múltiples proyectos. Concerto Engine facilita la gestión por recursos de carga por nivel con base en la canalización de proyectos y proporciona gestión de compensación para calcular el tiempo y los recursos no programados cuando surgen incertidumbres durante la ejecución del proyecto. Todo esto se logra en una sola base de datos relacional.

Primavera es un vendedor importante en este espacio. Con una gestión de proyectos central, la solución PPM de Primavera para NPD ofrece componentes de gestión de recursos, financiera, de portafolio, de procesos, de proyectos y de demanda. Sus funcionalidades de colaboración, gestión de procesos y gestión de demanda soportan la metodología etapa-puerta para proyectos NPD y R&D.

Integrated Development Enterprise (IDe) ofrece una solución de excelencia diseñada específicamente para el mercado NPD. IDeWeb proporciona un repositorio de información de desarrollo del producto con gestión de recursos, gestión de portafolio y de líneas canalizadas y la gestión de revisión de fases que emplea la metodología etapa-puerta. IDe enfoca sus esfuerzos en el sector de manufactura y proporciona funcionalidades de generación de ideas, ejecución de programa y evaluación de desempeño.

SAP ofrece herramientas de soporte de decisión para proyectos NPD y R&D que se basan en cubos preconstruidos en su solución Business Information Warehouse (BIW). Los que proporcionan una amplia gama de escenarios de prueba contra varias supocisiones acerca de los costos, tiempo y potencial del mercado. SAP también proporciona el soporte de colaboración con su solución SAP Collaboration Folders (cFolders), que soporta procesos comerciales PPM y de gestión del ciclo de vida de los productos (PLM).

Recomendaciones para el usuario

Los procesos basados en fases de asignación de recursos (como etapa-puerta) son características clave que considerar al seleccionar una solución PPM para proyectos NPD y R&D. Las organizaciones de manufactura que buscan soluciones especializadas específicas para proyectos NPD deben primero evaluar a los vendedores de nichos como Sopheon, Realization, e IDe. Las organizaciones que buscan soluciones PPM más completas (que ofrezcan funcionalidad más allá de los proyectos NPD) deben considerar a los vendedores tradicionales de PPM como Primavera, Niku y Pacific Edge que pueden proporcionar funcionalidad PPM para proyectos a lo largo de toda la organización.

Por último, y más importante es que para su éxito los proyectos NPD demandan un marco de trabajo de las mejores prácticas. Las soluciones PPM pueden proporcionar la flexibilidad y las herramientas para soportar procesos basados en fases como puerta-etapa maximizarán el ROI de un portafolio de proyectos. El reto es diferenciar la multitud de vendedores que soportan el ciclo completo de NPD desde la idea hasta el lanzamiento del producto, de aquellos que sólo proporcionan una funcionalidad parcial.