La importancia de la búsqueda en las aplicaciones empresariales en su sistema de ERP

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A lo largo de la historia se han registrado momentos cruciales para las sociedades y las economías, como el que vivimos actualmente. La tecnología de planificación de los recursos empresariales (ERP) que usamos en nuestras organizaciones se ha vuelto más poderosa y ompleja, y esto ha hecho que se ponga más atención a la capacidad para simplificar y buscar la información que se encuentra en estos almacenes masivos de datos. El día de hoy hemos llegado a un punto decisivo en el que la tecnología que sirve para resolver este problema está alcanzando el nivel de las herramientas de ERP que usamos en nuestras empresas. Se han desarrollado dos enfoques paralelos que nos ofrecen soluciones distintas: la búsqueda empresarial y la búsqueda en las aplicaciones empresariales. La búsqueda empresarial permite buscar información en muchas fuentes -desde el contenido que se encuentra en las aplicaciones empresariales, los servidores de correo electrónico y las redes internas, hasta el contenido estructurado o no estructurado. Por otro lado, la búsqueda en aplicaciones empresariales es una función de búsqueda que se crea directamente en una aplicación empresarial y que permite realizar búsquedas generales o en un contexto particular dentro de la aplicación.

Estudiemos estos dos enfoques con más detalle y lo que significan para los que tenemos la responsabilidad de aprovechar al máximo las inversiones en ERP.

Un punto decisivo

Las fechas históricas se dividen en años a. C., o antes del nacimiento de Jesús de Nazareth, y AD, o anno domini. No pretendemos debatir los errores que cometió Dionisio el Exiguo al tratar de establecer la fecha de transición entre eras, o si es mejor usar los términos neutros AEC (antes de la era común o a.e.c.) y EC (era común o e.c.), sino que queremos enfocarnos en dos momentos históricos y las consecuencias que han tenido en la informática empresarial.

La primera fecha que examinaremos es la llegada de la Internet, que cambió la informática para siempre.

Cuando la red de arquitectura abierta del Departamento de la Defensa de los Estados Unidos, ARPANET (Advanced Research Projects Agency Network) dio lugar a la red galáctica que conocemos actualmente como Internet, la vida en línea era muy diferente a lo que es ahora. Podríamos referirnos a este periodo como a. G., o antes de Google (aunque probablemente sería más atinado llamarlo a. AV., o antes de AltaVista). Esta era empezó con la segunda fecha que examinaremos: la llegada de la búsqueda de texto en Internet, que cambió la Internet por completo. En agosto de 1995, un grupo de técnicos del laboratorio Western Research Lab de Digital Equipment Corporation completaron el índice inicial de toda la red que permitió hacer búsquedas de texto en diez millones de páginas web. Fue así que nació AltaVista, el primer motor de búsqueda de texto que tuviera éxito a nivel mundial y que después se vería opacado por Google.

¿Por qué es tan importante ese momento? En los primeros días de la web, las marcas de página, los portales y los índices web eran muy importantes para encontrar lo que se estaba buscando en línea. La Internet había logrado conectar innumerables redes informáticas remotas, pero paradójicamente, había que saber en dónde se encontraba la información deseada. Había muchos sitios en Internet que mostraban páginas de enlace diseñadas como puntos de referencia que proporcionaban los dueños de los sitios para que sus visitantes encontraran ciertos recursos en línea con más facilidad. En las primeras herramientas de búsqueda, los dueños de los sitios debían registrar sus sitios web y después sólo podían buscarse algunas palabras clave y no todo el contenido. Así que, si usted contaba con uno de los primeros motores de búsqueda, en el mejor de los casos podía encontrar un sitio sobre historia de los deportes, pero no encontraba información específica sobre cuántos home runs acumuló el gran Hank Aaron durante su carrera (775) o cuántos goles anotó el gran futbolista brasileño Ronaldo en la Copa Mundial. Podría encontrar sitios con información sobre maquinaria industrial, pero no encontraría listas de filtros de deshidratación en venta para sus operaciones mineras o una troqueladora rotativa para su empresa de impresión y transformación.

Búsquedas con sus propios sistemas

El hecho de poder buscar cosas en la red usando herramientas poderosas de búsqueda como Google y AltaVista ahorra mucho tiempo, pero también se puede ahorrar tiempo y aumentar la eficacia agilizando la búsqueda de información dentro de los sistemas propios de su empresa –dentro de una aplicación empresarial.

En algunos aspectos, una aplicación empresarial es similar a la Internet, ya que conecta los datos de las computadoras de toda su empresa y une las islas de información en un solo universo de datos. Al igual que la Internet, la aplicación tiene algún tipo de estructura de navegación que le ayuda a recorrer las pantallas o las funciones. Estas lengüetas o esta jerarquía de pantallas equivalen a las marcas de página que teníamos para navegar por la Internet. Para hacer una consulta de sus datos empresariales, va al formulario correcto y corre una consulta en el campo o el diálogo adecuado. Al igual que sucedía en los primeros días de la Internet, para encontrar información en su aplicación de negocios, tiene que saber dónde buscarla.

Este método de búsqueda es probablemente una forma aceptable para que quienes usan un sistema con frecuencia busquen órdenes de compra, o busquen información de cierto proveedor o cierto cliente. Sin embargo, no es tan útil para los usuarios ocasionales del sistema, o los usuarios que buscan en la aplicación información específica de cierta área que no conocen muy bien. Las aplicaciones empresariales son tan amplias y abarcan tantas disciplinas distintas dentro de la empresa que es difícil que una persona comprenda bien sus funciones.

Por eso, los proveedores de aplicaciones están tratando de atacar el mercado con varias soluciones de búsqueda que se pueden utilizar con sus productos. Hay dos enfoques distintos que ofrecen esta función de búsqueda.

En pocas palabras, la búsqueda en aplicaciones empresariales es una herramienta que se integra estrechamente con una aplicación empresarial y que da resultados específicos desde el interior de la base de conocimientos de la aplicación. La búsqueda empresarial es un producto que no se ofrece con la aplicación y que busca datos tanto dentro como fuera de ella.

Hay varios proveedores de tecnología prefieren enfocarse en la búsqueda empresarial, como Google, que acaba de lanzar sus productos Google Search Appliance y Google Mini. Tanto SAP como Oracle están anunciando sus herramientas de búsqueda como un producto aparte que localiza datos tanto dentro de sus propias aplicaciones como en otras partes de la intranet y las bases de datos de la empresa. Otros proveedores, como Thunderstone, Index Engines, Autonomy, Convera, FAST Search y Verity, están más enfocados en herramientas de búsqueda y no en las aplicaciones empresariales con las que funcionarán. Podemos decir que todas estas ofertas son ejemplos de búsqueda empresarial pura. Son dispositivos de búsqueda genéricos que se utilizan dentro de una empresa. La estrategia alternativa, la búsqueda en aplicaciones empresariales, implica una función de búsqueda mejor integrada con una aplicación en particular, y es una de las características esenciales que no pueden faltar en una aplicación empresarial.

Más con la búsqueda en aplicaciones empresariales

Por muchas razones, muy pocos proveedores de aplicaciones empresariales se enfocan en primer lugar en ofrecer búsqueda en aplicaciones empresariales, es decir, capacidades de búsqueda tipo Google estrictamente dentro de sus propias series de aplicaciones. Para algunos proveedores resulta difícil diseñar esta función en sus productos porque poseen muchas aplicaciones diferentes y todas tienen arquitecturas distintas. Para otros, ofrecer búsqueda en aplicaciones empresariales no es una opción atractiva debido a sus modelos de negocios, ya que prefieren desarrollar pilas tecnológicas amplias que abarquen más que sus aplicaciones; así que les conviene más desarrollar un dispositivo de búsqueda autónomo.

Probablemente, la búsqueda en aplicaciones empresariales lleva la eficacia de las búsquedas un paso más adelante que Google y otras herramientas de búsqueda autónomas, ya que una herramienta genérica tipo Google no permite aprovechar al máximo el contexto en el diseño de su búsqueda. Con Google y otras herramientas de búsqueda empresarial se obtienen muchos resultados, pero puede ser que pocos sean realmente relevantes. Por ejemplo, al hacer una búsqueda en la red por medio de Google y utilizar palabras clave como Ford, encontrará información sobre el presidente Gerald Ford, el actor Harrison Ford o los vehículos marca Ford. Cuesta trabajo decirle al motor Google exactamente qué está buscando. De la misma forma, una búsqueda empresarial de sus datos internos puede generar miles de documentos irrelevantes sobre algún cliente, y le da pocas oportunidades para refinar la búsqueda y encontrar sólo órdenes de compra, sólo correspondencia creada con procesador de texto, sólo facturas, sólo órdenes de cambio, etc.

Al integrar la tecnología de búsqueda directamente en una aplicación empresarial, los diseñadores de aplicaciones pueden permitir que los usuarios especifiquen si buscan una empresa, una persona, una orden de compra u otros tipos de información. Así pueden filtrar los resultados irrelevantes que arroje la búsqueda y hacer una búsqueda más eficaz que una búsqueda típica de Google.

Los productos de búsqueda autónomos tienen su lugar en las organizaciones. Una empresa que necesita generar un índice de varias fuentes de datos, como las redes internas de la empresa, los documentos locales, los mensajes de correo electrónico, las bases de datos, etc., puede recurrir a algunas de estas aplicaciones de búsqueda complementarias.

En cambio, las verdaderas capacidades de búsqueda en aplicaciones empresariales se integran como componente de una aplicación. El principal objetivo de la búsqueda en aplicaciones empresariales es permitir buscar información dentro de esa serie de aplicaciones específica mediante una interfaz unificada. La búsqueda en aplicaciones empresariales se integra en la aplicación con la cual está diseñada para usarse, de forma que tiene ventajas de búsqueda de datos en la aplicación que no tienen productos genéricos como los que ofrecen Oracle, Google, Thunderstone, Index Engines, Autonomy, Convera, FAST Search, Verity y otros. Las siguientes son sólo algunas de estas ventajas:

• El costo: la herramienta de búsqueda en aplicaciones empresariales está integrada en la aplicación, por lo tanto no implica tarifas adicionales de hardware o licencias del software. Además, no conlleva trabajo o costos de integración de la herramienta con sus sistemas. La funcionalidad de búsqueda en aplicaciones empresariales forma parte integral de una aplicación empresarial moderna, de forma que no es necesario tener un proyecto de integración.
   
• La seguridad: si bien una herramienta de búsqueda complementaria tiene características de seguridad, hay que integrarlas a cada aplicación y fuente de datos con que se usarán. Una búsqueda en aplicación completa depende del esquema de seguridad subyacente de la aplicación, es decir que sólo la gente que tiene los permisos correctos puede ver los resultados de la búsqueda. Por ejemplo, los datos del libro mayor general, que tanto se cuidan en empresas tanto públicas como privadas, se protegen automáticamente de los usuarios no autorizados para verlos.
   
• El contexto: una herramienta de búsqueda en aplicaciones empresariales puede usar información contextual, incluso datos sobre las tareas que ha estado realizando el usuario en las aplicaciones, para producir resultados más precisos. Es similar a la forma en que Google ha agregado varias herramientas para permitir que los resultados de las búsquedas sean más específicos. Algunas de estas herramientas son filtros geográficos que permiten mover los resultados locales al principio de la lista de resultados cuando sea necesario. Sin embargo, este concepto también puede usarse para aprovechar el contexto de los procesos empresariales en lugar del contexto geográfico, de forma que si un usuario del sistema participa en las funciones relacionadas con las finanzas, se pueden acentuar los resultados que se apegan a su papel dentro de la organización.
   
• La intención: la búsqueda en aplicaciones empresariales conoce completamente los metadatos de las aplicaciones (la información sobre la información misma), así que el usuario puede expresar la intención de una búsqueda en términos de negocios simples y comprensibles, como “información del cliente”, “datos de la orden”, “datos del producto” y otros descriptores.
   
• La búsqueda híbrida: debe ser posible combinar los resultados de la búsqueda en aplicaciones empresariales y los resultados de la búsqueda tradicional en bases de datos para generar una sola consulta que le permita al usuario tener lo mejor de ambos mundos.

La búsqueda empresarial y la búsqueda en aplicaciones empresariales son dos enfoques diferentes que adoptan las empresas de distintos tipos. Naturalmente, una empresa que se enfoca en invertir en sus productos de aplicaciones empresariales para mejorarlos, ofrecerá una herramienta de búsqueda que se puede usar en esas aplicaciones. Quienes comercializan los dispositivos de búsqueda complementarios no pueden diseñar sus herramientas para que se usen en ciertas aplicaciones empresariales. Las empresas que comercializan aplicaciones empresariales junto con otros productos tecnológicos, incluso middleware y dispositivos de búsqueda complementarios, se dedican a una gran cantidad de tecnologías, y naturalmente querrán ofrecer una herramienta de búsqueda que pueda usarse con todos los productos que conforman su cartera y otros más. Por eso, al igual que las empresas que producen los mejores motores de búsqueda empresarial, SAP y Oracle están enfrentando problemas para refinar sus tecnologías de búsqueda específicamente para sus propias series empresariales.

Además, puede ser que no sea fácil para empresas como Oracle e Infor Global Solutions ofrecer una funcionalidad refinada de búsqueda en aplicaciones empresariales para sus productos porque poseen tantos. Cada una de las aplicaciones que han comprado Oracle e Infor tiene arquitecturas de datos distintas, es decir que la herramienta de búsqueda en aplicaciones empresariales debería desarrollarse por separado para cada uno de los productos de la amplia cartera. Por otro lado, las empresas que ofrecen sistemas basados en una plataforma más uniforme con una arquitectura constante en toda la serie empresarial podrán ofrecer búsqueda en aplicaciones empresariales integrada en poco tiempo.

Desde luego que no hay razón que impida, por un lado, operar una aplicación empresarial con su propia función interna de búsqueda en aplicaciones empresariales y, por el otro, implementar una aplicación de búsqueda empresarial como Oracle SES, Google Enterprise y otros productos de este tipo. Una aplicación basada en una arquitectura orientada a servicios (SOA) puede hacer que sus capacidades de búsqueda en aplicaciones empresariales estén disponibles como servicio web para facilitar esta situación precisamente. Sin embargo, aunque para muchas organizaciones puede ser difícil justificar el costo de una herramienta universal de búsqueda, se darán cuenta de que es más deseable y rentable seleccionar una aplicación empresarial que tiene funcionalidad de búsqueda en aplicaciones empresariales y que les da una integración más profunda con los datos de la aplicación y la interfaz de usuario.

Además, el uso de una aplicación empresarial con funcionalidad de búsqueda en aplicaciones empresariales puede impulsar a los usuarios del sistema a que sean más cuidadosos al introducir datos en la aplicación empresarial. La correspondencia, los diagramas, las fotos, los planos de ingeniería, todos estos documentos pueden anexarse a los registros dentro de una de las aplicaciones principales. La presencia de la búsqueda en aplicaciones empresariales también puede motivar a los usuarios a que usen la aplicación de manera más completa. Si los usuarios saben que será más fácil encontrar la información una vez que la hayan cargado a una aplicación empresarial, aceptarán almacenar más correspondencia y datos de soporte dentro de la aplicación.

Búsquedas específicas o universales

Tanto la Internet como las aplicaciones empresariales son fuentes importantes de información, y aunque nos hemos acostumbrado a herramientas poderosas de búsqueda en Internet como Google, apenas estamos empezando a aprovechar las herramientas similares que tenemos en nuestros sistemas internos. Pero aunque los motores de búsqueda en Internet funcionan para ofrecer opciones de búsqueda más precisas, las aplicaciones empresariales permiten refinar y orientar más los resultados que la red.

Existen varias empresas –incluida Google- que ofrecen estos dispositivos que se pueden agregar a las aplicaciones empresariales, pero son costosos y pueden no trabajar muy bien con las aplicaciones que se tienen. Además, la configuración de dichas herramientas dentro de la aplicación puede significar mucho trabajo y costos elevados. Desde luego que estas herramientas de búsqueda adicionales tienen una ventaja, y es que pueden buscar información tanto dentro como fuera de las aplicaciones, en índices de las redes internas, en servidores de correo electrónico y en otras fuentes de datos.

De manera específica, las empresas que operen varios sistemas que no están relacionados deben explorar cuidadosamente estos dispositivos de búsqueda, ya que para estas empresas, la búsqueda en aplicaciones empresariales sólo representará una solución de búsqueda fragmentada. Sin embargo, los dispositivos de búsqueda adicionales no pueden ofrecer el tipo de resultados de búsqueda relevantes e inmediatamente útiles que se obtienen cuando las funciones de búsqueda en aplicaciones empresariales están bien integradas con la aplicación empresarial misma. Tanto la búsqueda empresarial como la búsqueda en aplicaciones empresariales tienen su lugar. Pero una aplicación empresarial de primero o segundo nivel debe ofrecer una funcionalidad de búsqueda integrada y de calidad que ayude a los usuarios a ahorrar tiempo y aumentar su productividad.

La búsqueda en aplicaciones empresariales debe ser uno de los criterios del proceso de selección y algo que los usuarios de software empresarial deben investigar.

Acerca del autor

Dan Matthews es director de tecnología de investigación y desarrollo de IFS. Trabaja con IFS desde 1996, con arquitectura del software y plataformas tecnológicas de IFS. Tiene una maestría en ciencias e ingeniería informáticas de la universidad Linköping de Suecia. Se le puede encontrar en dan.matthews@ifsworld.com.