¿La planificación de los recursos de la empresa se está convirtiendo en una mercancía?

Modelo comercial de la transición del “Valor al Volumen"

Planificación de los recursos de la empresa: ERP. Las tres letras que alguna vez causaron paranoia están saliendo de sus estantes de valor para alcanzar a las masas. Todo iba bien, todo era metódico y elegante hasta que los vendedores de la planificación de los recursos de la empresa (ERP) comenzaron a aspirar cientos de adquisiciones de clientes nuevos al año. Con la llegada de ERP para las pequeñas y medianas empresas, los números son simplemente increíbles.

Los investigadores de la gestión del producto que estudian el caso de la transición del “valor al volumen" en el comportamiento del mercado se están divirtiendo mucho. ¿Hasta qué punto se ha reducido la fase de selección y el ciclo de ventas de ERP, junto con los marcos de tiempo de implementación? ¿Será fácil de aprender, adoptar y mantener el nuevo avatar de ERP? Existen innumerables preguntas que siguen abiertas para un debate interesante. Y la pregunta maestra es un buen acertijo: “¿ERP se está convirtiendo en una mercancía?”

Las pequeñas y medianas empresas han sido discutidas incontables veces en distintos medios. Cada vez se ven más historias en las primeras planas como “La nueva ola llamada pequeñas y medianas empresas”. ¿Qué es lo que realmente quieren los clientes de las pequeñas y medianas empresas? ¿El número creciente de compañías en este segmento hace alguna diferencia en el comportamiento de compra? ¿Convertir al ERP en una mercancía es la única opción para darle servicio a este mercado?

El primer paso en convertir en una mercancía cualquier producto es estandarizarlo. La disponibilidad común y una mayor conciencia también son características clave de una mercancía. ¿Están listos los vendedores ERP con tal oferta?

¿Qué quieren los clientes de las pequeñas y medianas empresas?

Lo que quieren los clientes de pequeñas y medianas empresas se conduce por lo que son. Cada organización de investigación define a las pequeñas y medianas empresas con respecto a dos parámetros principales: Cantidad de empleados e ingresos. El rango de tamaño varía en cada región y mercado. A continuación veremos algunas de las características que definen a las pequeñas y medianas empresas.

"Autos conducidos por los propietarios”
Las pequeñas y medianas empresas son como los "autos conducidos por los propietarios". El auto comienza en la cochera y corre por carreteras corporativas, las que llevan a los destinos mundiales. De acuerdo con alguna investigación, la tendencia en Estados Unidos suma alrededor de 230,000 pequeñas y medianas empresas que exportan aproximadamente $182 miles de millones de dólares anualmente, un tercio de las exportaciones de Estados Unidos. La misma tendencia surge en el resto del mundo, más notablemente en las economías emergentes como China e India. El enorme crecimiento potencial aunado al cambiante ambiente crea a los conductores locos. Los líderes que toman las decisiones en las pequeñas y medianas empresas tienen muy poco tiempo disponible para sentarse y pensar. En cuanto a los autos conducidos por propietarios, las restricciones de los recursos y las habilidades limitadas para tomar riesgos son características generales de las pequeñas y medianas empresas. A diferencia de las grandes empresas, las pequeñas y medianas empresas operan de un modo de “suficiencia de recursos”.

“Ser ajonjolí de todos los moles”
Las pequeñas y medianas empresas operan invariablemente bajo una gran presión, restricciones de recursos y cortos tiempos. El ser ajonjolí de todos los moles es un fenómeno común en este segmento comercial. Por ejemplo, un contador en una organización de una pequeña y mediana empresa puede procesar órdenes de venta para asegurar los tiempos de entrega. En ciertas circunstancias, incluso los directores de producción llevan a cabo el mismo proceso. Estos factores conllevan a una ausencia de papeles de usuarios bien definidos (por la razón de “completar las órdenes” se considera más importante que la no violación de una regla de flujo de trabajo); las limitaciones de tiempo para adoptar un nuevo sistema; y las continuas restricciones de recursos para las operaciones.

Falta de infraestructura IT
Es difícil encontrar organizaciones pequeñas y medianas con una división IT bien definida. Aunque la administración superior puede tener inteligencia IT, están muy presionados para tener el tiempo de hacer una evaluación e implementación de software. Los clientes de pequeñas y medianas empresas en las economías emergentes enfrentan retos adicionales como ambientes conectados sólo ocasionalmente, debido a problemas del ancho de banda, y mala alfabetización IT entre los usuarios.

A su vez, estas características definen la base de las necesidades típicas de las pequeñas y medianas empresas con respecto a los sistemas ERP, y a continuación las exploraremos.

Un ERP completamente funcional

La demanda general es por un “auto completamente equipado”. Es una decisión de compra muy importante, por lo que tiene que ser buena. ¿Existe un “tablero de control”? ¿El líder que toma las decisiones en la pequeña o mediana empresa puede determinar la velocidad y ver constantemente la disponibilidad de gasolina (recurso)? Sí, un control de pantalla es vital cuando se tienen que tomar decisiones momentáneas.

La mayoría de estos líderes acuerdan que una vez que sus organizaciones elijan un sistema ERP, lo utilizarán por un mínimo de tres a cinco años. El ritmo de crecimiento es enorme, por lo que un sistema ERP completamente funcional y escalable sería una opción ideal.

“Compre Microsoft Windows, utilícelo tal y como está”. “Compre Office Suite, utilícela tal y como está.” “ Compre un software de contabilidad, utilícelo tal y como está”. ERP debería de poderse utilizar tal y cómo está. Está bien que se haga una configuración pero no una adaptación.

Coexistencia de flexibilidad y control
El cumplimiento de las tareas es clave, y por lo tanto el sistema ERP necesita ser flexible. Al mismo tiempo, uno de los conductores principales de la adopción del ERP es el control comercial. Estas características contradictorias de “flexibilidad” y “control” necesitan coexistir. Los usuarios más importantes necesitan tener flexibilidad para un cumplimiento efectivo, y necesitan que se ejercite el control con respecto al resto de los usuarios. Por ejemplo, los usuarios clave deben ser capaces de completar las tareas de sus compañeros cuando la situación lo garantice y el sistema pueda mantener un rastro para la claridad comercial. La definición de papeles en un sistema por lo tanto tiene que ser flexible para poder cubrir estos requisitos. También es necesaria la flexibilidad en la secuencia de los elementos del proceso. Una necesidad típica surge cuando las tareas se completan seguidas de procedimientos por completar para una mejor práctica comercial e integridad.

Simplicidad de adopción
¿Puede un cliente poner un CD e instalar el sistema ERP? Si el cliente no sabe cómo hacer el arranque, ¿el sistema incorpora un tutorial con preguntas comerciales para ser contestadas para poder establecer todo el esquema?

Ya que en un principio la adopción IT de cualquier negocio es un simple software de contabilidad, ¿el sistema ERP puede identificar y conectarse al software de contabilidad en uso, y traer todos los datos a las nuevas pantallas? ¿La solución ERP está equipada para conectarse y hablar con las aplicaciones complementarias en las que la empresa ha invertido?

Cuando se ha colocado lo básico, el siguiente paso ideal es una pantalla gráfica que guía al explorar mayores alturas de las características ERP. Esta pantalla debe permitir que un usuario comercial configure las mejores características en su clase con “arrastres”, algunos clics e inglés básico. Esto transformará los sistemas comerciales del cliente en ERP sin las restricciones de una pequeña y mediana empresa.

Facilidad de mantenimiento
La adopción va seguida del uso y el mantenimiento. Aunque la “facilidad de uso” es un requisito del software, “la facilidad del mantenimiento” es una nueva jerga que utilizan los clientes de pequeñas y medianas empresas que no tienen recursos ni infraestructura IT. De acuerdo a esto, existen varios requisitos críticos que necesitan satisfacerse:

• ¿Pueden los clientes ir para atrás en la pantalla ERP a través de un simple menú? Es mejor si el respaldo se puede llevar a cabo mientras que los usuarios están haciendo las transacciones.
• ¿Existe un monitor de salud que ayude a programar las llamadas de mantenimiento proactivo (para que los problemas se puedan advertir antes de que ocurran y detener el negocio)?
• ¿La solución ERP tiene una recuperación de auto-curación para las situaciones de desastre, con la habilidad de poder regresar rápidamente a la acción para una mejor continuidad del trabajo?
• ¿Existe un proceso de restauración de respaldo con un simple clic para las situaciones de emergencia?
• ¿Puede el sistema ERP llevar a cabo una sincronización con la demanda en varias localizaciones remotas? Es mejor si sucede una auto-sincronización programada en un “modo automático" son la intervención del usuario.
• ¿Existe una herramienta dinámica de reporteo que acepte comandos visuales de arrastre y produzca los reportes deseados?
• ¿La solución ERP es lo suficientemente ágil para configurar y volver a configurar los cambios dinámicos que acechan al negocio?

El requisito del millón de dólares de estos clientes es que la solución ERP necesita ser simple pero poderosa, y lo suficientemente flexible con la capacidad de control y fácil sin dejar de ser complejo.

Asequible y predecible
Al decidir acerca de un software ERP, los que toman las decisiones se intimidan por las tarifas cotizadas del servicio por hora de los vendedores y socios. Los líderes de las pequeñas y medianas empresas necesitan “no sólo” una solución con un precio asequible, sino también un costo total de propiedad (TCO) predecible.

• ¿Existe una oferta de servicio “basada en el producto”?
• ¿Existe una tarifa estándar para las tarifas de licencia, de implementación y los costos anuales de soporte?
• ¿Puede el cliente elegir las características y servicios conforme se requieran, con los costos acordados con anterioridad?
• ¿Existe un socio para ayudar en situaciones en las que se necesite servicio?

Un ERP asequible y predecible le abrirá nuevos horizontes para que las pequeñas y medianas empresas abarquen sistemas ERP en números crecientes.

¿Los vendedores se inclinan hacia la oferta de un “ERP como mercancía”?

En términos sencillos, las pequeñas y medianas empresas quieren un sistema ERP “cómodo”, es decir que sea fácil de elegir y completamente funcional, con tableros de control, asequibles y predecibles, fáciles de adoptar, adaptar (a los cambios comerciales) y mantener, que se conecte con las aplicaciones de terceros, flexible pero con capacidades estrictas de control, y con un servicio cercano.

¿Cuál sería la respuesta del vendedor ERP a este juego de “valor al volumen”? Los esfuerzos actuales de estos vendedores para hacerles una oferta a las pequeñas y medianas empresas están rindiendo algunos resultados y quizás algo de caos. Veamos las respuestas de un vendedor ERP por categoría.

Vendedores tradicionales de ERP
Vendedores como SAP y Oracle caen dentro de la categoría de vendedores tradicionales de ERP. Aunque por lo general le dan servicio a clientes de empresas grandes, las soluciones de estos vendedores se están colocando en el servicio para las pequeñas y medianas empresas. Los vendedores en esta categoría tienen la experiencia de manejar los requisitos más demandantes del cliente, la experiencia de las mejores prácticas y un conocimiento más profundo del dominio. La transición al modelo comercial del valor al volumen es más evidente con estos vendedores. Sin embargo, es importante entender algunas de sus iniciativas características (o falta de iniciativas) y las respuestas del mercado.

Los vendedores tradicionales tienen una solución ERP completamente funcional y completa en el anaquel. Ofrecen una solución adecuada para las pequeñas y medianas empresas y proporcionan una cadena de valor para escalar la solución completa. También ofrece productos integrados de socios de terceros “listos para utilizarse" para cubrir los requisitos de solución a un TCO más bajo. En cuanto a lo asequible, los vendedores ERP parecen haberse inclinado hacia satisfacer a los clientes de las pequeñas y medianas empresas. Los productos como la Serie e-Business de Oracle un TCO predecible, con una tarifa y un precio que incluye las cuotas de licencia y de implementación.

Por ejemplo, SAP ha adquirido 10,000 clientes de pequeñas y medianas empresas por su oferta Business One. Conforme crecen estos clientes, las opciones se abren a subir la cadena de valor al adoptar soluciones de SAP Enterprise. SAP Business One proporciona funcionalidades dinámicas de reporteo.

La base de datos SE1 de Oracle 10g dirige los requisitos de “auto-manejo” y “fácil de instalar” de las pequeñas y medianas empresas en la ausencia de un administrador de bases de datos (DBA). Las aplicaciones construidas en esta plataforma tienden a cumplir el requisito de las pequeñas y medianas empresas de un sistema de instalación de un solo clic, de acuerdo a un libro blanco IDC 2005 patrocinado por Oracle Corporation titulado “Base de datos estándar10g de Oracle primera edición: cubre las necesidades de las pequeñas y medianas empresas".

Los arranques conducidos por tutoriales y las herramientas gráficas para configurar y explorar no se ven comúnmente en esta categoría de ofertas, pero los vendedores tradicionales están inclinando los ecosistemas de sus socios para dirigir los requisitos del servicio cercano.

Los cambios comerciales que se incorporan para un conjunto de clientes o transacciones no es muy común en el mundo tradicional del ERP. Los gurús del ERP tradicional sugiere un reporte detallado de nueva ingeniería del proceso comercial (BPR) antes de ver tales cambios. Sin embargo, las pequeñas y medianas empresas que aspiran a las mejores prácticas con frecuencia no encuentran el tiempo para sentarse a analizar y adoptar estos aspectos y prácticas.

Vendedores de nivel medio

Sage Software, Microsoft, y 3i Infotech son la clase de vendedores en esta categoría. Han proporcionado soluciones extendidas a las pequeñas y medianas empresas desde hace algunos años. Los niveles de volumen actuales logrados por algunos de estos vendedores son el resultado principalmente de un crecimiento inorgánico.

Una herramienta de modelado visual para explorar y configurar un proceso adaptivo aspira a ser “el diseño conducido por modelo del mañana" de acuerdo a Bill Gates en su presentación en Convergence 2005.

Los vendedores de nivel medio también ofrecen productos integrados de socios de terceros “listos para utilizarse". Sin embargo, a diferencia de los vendedores tradicionales, estas aplicaciones no son una opción para reducir el TCO. Actúan como productos complementarios para crear un marco de trabajo de una solución completa.

Al igual que la oferta de SAP Business One, el producto de nivel medio Sage ACCPAC proporciona funcionalidades dinámicas de reporteo. En términos de lo asequible, los productos de nivel medio como ORION Advantage de 3i Infotech ofrecen un precio que incluye las tarifas de licencia e implementación, un esquema micro vertical, una licencia de base de datos y el hardware del servidor. Por lo que estos vendedores ERP cubren perfectamente los requisitos de las pequeñas y medianas empresas con respecto a lo asequible.

Vendedores de soluciones para pequeños negocios

Las ofertas de productos como QuickBooks de Intuit, Peachtree de Sage, Tally, y MYOB caen dentro de esta categoría. Estos vendedores de productos han surgido para responder a los requisitos ERP de los clientes de pequeñas y medianas empresas.

El volumen es sinónimo del modelo comercial del vendedor de soluciones para pequeños negocios (SBS). Un precio asequible está en sintonía con el volumen. Para los clientes es fácil tomar una decisión, con base en el siguiente razonamiento: “existe este vendedor que nos proporciona el software de contabilidad que hemos utilizado por años, este vendedor tiene una aplicación ampliamente empresarial, la elección más simple es por lo tanto adoptar tal aplicación comercial del vendedor existente”. Sin embargo, no es tan sencillo como parece. Existen otras preguntas sin contestar como la comprensión del producto, la experiencia del dominio, y los servicios orientados al producto

El vendedor de SBS están aumentando las funcionalidades de su producto versión a versión para alcanzar los niveles funcionales empresariales. Algunos de ellos tienen aplicaciones de terceros complementarias. La mayoría de los productos de estos vendedores tienen un administrador comercial de una sola pantalla que les da visibilidad y control a los líderes de decisión de las pequeñas y medianas empresas. Estos vendedores han proporcionado un tablero de control, una instalación de un solo clic, y características de configuración y exploración en sus pequeñas aplicaciones de contabilidad.

Varios vendedores de SBS tienen una gran red de socios. Mientras que los socios del vendedor de nivel medio tienen un modelo comercial de un proveedor de solución, los socios de vendedores SBS todavía están en la idea de la distribución.

Algunas similitudes

Sin embargo existen algunos problemas comunes en las categorías de los vendedores de ERP. Aunque el primer paso para acomodar cualquier producto es estandarizarlo, parece ser una gran falta en este respecto. La disponibilidad común y una mayor conciencia de producto son características clave de una mercancía. Esto les ahorra tiempo y dinero a los clientes. Simplemente el escoger un sistema ERP requiere conocer los objetivos comerciales propios, un registro del rastreo del producto en una industria similar, una operación de prueba en el marco de tiempo más corto posible, los recursos humanos reconocidos y varios otros elementos. ¿Existe una forma de elegir un sistema ERP como escogemos las papas en el mercado, en otras palabras como compramos otras mercancías? No el vendedor ERP parece haber eliminado este requisito.

La mayoría de las aplicaciones ERP soportan la importación y exportación de datos en varios formatos que van desde Excel, CSF, y Access, hasta el lenguaje extensible de marcas (XML). Aunque esto brinda la posibilidad de conectarse a otras aplicaciones, el proceso del movimiento de datos y de evitar la duplicación de datos todavía es un reto. No existe una solución de un sólo arrastre, o de haga clic y se conecta construida en un ERP que permita la conectividad sin problemas sin sacrificar la integridad de los datos.

Y por último, permitir la flexibilidad y proporcionar control es algo perplejo para los vendedores ERP. Por lo que estamos por ver un producto ERP que demuestra tanto las calidades como la completa satisfacción de los líderes que toman las decisiones en las pequeñas y medianas empresas.

Conclusión

Las pequeñas y medianas empresas necesitan soluciones ERP. El crecimiento, el cambio y las “economías de velocidad” conducen este segmento comercial para tener un sistema que proporcione mayor visibilidad comercial y el control. Los requisitos de las pequeñas y medianas empresas quizás son únicas, y emanan de la naturaleza de su negocio, junto con sus características y limitaciones inherentes. Aunque idealista, existe una gran necesidad de una mercancía llamada ERP para las pequeñas y medianas empresas.

Los vendedores ERP han comenzado a tomar conciencia de esta necesidad, y están enfocando sus esfuerzos para cubrirla. Aunque algunas de las necesidades se cubren en fragmentos a través de diferentes productos ERP, en el futuro cercano no se ve un sólo producto que cubra todas estas necesidades. Convertir un producto en mercancía significa que para los clientes debe ser fácil tomar una decisión. Tal producto para las necesidades de las pequeñas y medianas empresas está por surgir, en este punto, los vendedores están en el camino adecuado pero todavía no llegan a su destino.

Acerca del autor

Shiv M. Kumar tiene más de catorce años de experiencia en la industria del software empresarial, en las funciones de mercadotecnia del producto, ventas y alianzas. Se le puede localizar en el correo electrónico sivkishor@gmail.com.