La preparación de los vendedores y la gestión de los contratos federales Primera parte: la entrada de los vendedores pequeños en los contratos federales

Resumen del evento

Existen muchos vendedores pequeños de software de aplicaciones que tienen un acercamiento muy preciso y cuyo modelo del negocio se enfoca en un mercado relativamente pequeño y bien definido con requisitos específicos que no pueden ser cubiertos por productos más generales. Estos especialistas o vendedores de boutique o del nicho (ninguno de estos términos se utiliza de manera despectiva) usarán las funciones profundas de los productos y el conocimiento íntimo de su mercado o una oferta de servicios (con respecto a contenido o ubicación) para competir con los pocos grandes o de los grandes proveedores independientes de servicios. Cuando estos vendedores utilicen la planificación de los recursos de la empresa (ERP) y las soluciones del mismo tipo para mejorar el negocio de empresas pequeñas, medianas y grandes de fabricación orientadas a los proyectos o de grandes empresas del ramo aeroespacial y de defensa, de ingeniería al pedido, de fabricación por contrato, de mantenimiento, reparación y revisión (MRO), se enfrentarán a la necesidad de cumplir con los requisitos impuestos por los contratos gubernamentales.

A pesar de las constantes dificultades económicas que vive la mayoría de los sectores, el crecimiento de la fabricación por contrato en el gobierno no ha menguado. Por ejemplo, la industria de producción de aviones comerciales se ha visto afectada por los espantosos ataques terroristas del 2001 y por la lenta actividad económica posterior a estos atentados, pero la situación es distinta para la industria gubernamental y de defensa (consulte Fed Warms Up to ERP Spending, but Will Contractors and Their ERP Vendors Comply?).

Por lo tanto, no debe sorprendernos la oportunidad que presenta el mercado federal, que por mucho tiempo ha sido un segmento poco penetrado por las aplicaciones empresariales de fábrica, ya que durante la época del auge económico y del superávit federal, las agencias, a diferencia de sus contrapartes comerciales y del sector privado, han desarrollado sistemas de información caseros, fragmentados, de alto mantenimiento y de gran escala. Aunque los tiempos han cambiado de la noche a la mañana, el recorte de costos sigue siendo una de las principales razones por las que las agencias implementan sistemas ERP.

Otra razón que ha hecho de ERP una opción más atractiva para el mercado federal puede ser que dicho ha aprendido de los errores ajenos y de los fracasos en las implementaciones de ERP que han vivido muchas empresas comerciales. Además, muchos sistemas ERP están formados por componentes y ofrecen implementaciones por etapas en porciones más manejables —en lugar del enfoque tipo big bang— y metodologías de implementación desarrolladas por los vendedores, además de que buscan evitar cometer los mismos errores.

Mientras tanto, también se han habilitado muchos sistemas ERP para navegadores web, permitiendo una implementación más rápida y simple al no tener que configurar las máquinas de los clientes una y otra vez. Además, los vendedores principales de ERP han recurrido a las adquisiciones o las sociedades estratégicas con los mejores vendedores para incorporar gestión de las relaciones con los clientes (CRM), gestión de la cadena de suministro (SCM), business intelligence (BI) y analíticos, además de muchos otros módulos ERP extendidos que han desarrollado de forma interna.

Esta es la primera de tres partes que conforman este tutorial.

La segunda parte tratará las negociaciones con el gobierno federal.

La tercera hablará de los retos y dará recomendaciones a los usuarios.

Fabricación por contrato y por proyecto

La industria aeroespacial y de defensa tiene requisitos rigurosos que involucran a las industrias de fabricación compleja por contrato y por proyecto. Para ilustrar, los productores de la industria aeroespacial y de defensa son normalmente fabricantes de alta tecnología o aparatos electrónicos, que deben manejar procesos de producción complejos y redes de proveedores complicadas y largas, aun cuando la integración de los proveedores sigue sufriendo un grave retraso en la industria. En general, las aplicaciones sofisticadas de gestión de órdenes de venta no son necesarias. Por el contrario, las necesidades de servicio a clientes se orientan más a la gestión precisa de los contratos y a los reportes de los costos. Los cambios frecuentes obligan a los ingenieros proveedores de contratos y a los ingenieros fabricantes originales de equipo (OEM) a mantener una constante comunicación en colaboración a lo largo del ciclo de diseño y producción de la unidad.

Una de las funciones manuales de la empresa de un proveedor es la gestión de las solicitudes de cotización (RFQ) de las ventas, que normalmente involucra a algunas personas clave conocen el producto directamente o que pueden reunir manualmente las distintas fuentes de información en un solo documento. La combinación de fabricación externa (outsourcing de la fabricación) con los cada vez más comunes ambientes de producción de construcción al pedido (CTO o BTO) está aumentando la prioridad de la gestión de datos en el nivel de las unidades para los fabricantes por contrato y las empresas que los retienen, y esto aunado al gran problema que representan los requisitos de seguimiento y reportes adicionales.

TEC ha publicado varios artículos que representan con agudeza los rasgos particulares de ETO y de la fabricación por proyecto, por ejemplo Project-Oriented Versus Generic GL-Oriented ERP/Accounting Systems y Caution! Will A Traditional ERP System Help You Deliver Projects?.

El diccionario de APICS define ETO como “productos cuyas especificaciones del cliente requieren un diseño de ingeniería único que implica personalización o compra de materiales nuevos. Cada orden de venta resulta en un conjunto único de números de pieza, nomenclaturas y rutas”. Fabricación por proyecto, un término estrechamente relacionado con ETO, se define como “un tipo de proceso de fabricación utilizado para estructuras o artículos grandes, con frecuencia únicos, que requieren una capacidad personalizada de diseño (ETO). Este tipo de proceso es extremadamente flexible y puede tratar con una gran cantidad de diseños y de cambios en el diseño...”.

Como afirmamos en ERP Systems and the ETO Manufacturing Market, un artículo de investigación publicado por TEC, la gran mayoría de los sistemas ERP orientados a la fabricación son bastante aptos para ambientes de fabricación repetitivos y por volumen que dependen del movimiento de materiales a través de centros de trabajo que se orientan a las funciones o de líneas de producción de los productos, además de que están diseñados para maximizar las eficiencias y reducir el costo unitario que implica fabricar grandes lotes de productos. Por lo tanto, los productos estándar que tienen rutas similares se fabrican usando el mismo proceso, mientras que la producción se planea, programa y administra para cubrir una combinación de órdenes de ventas reales y pronosticar la demanda.

Así, los vendedores que prosperarán en cualquier segmento del mercado habrán enfocado su negocio y su producto en algunas industrias particulares fáciles de manejar (probablemente los pequeños vendedores lo harán en una sola industria) y no en un acercamiento horizontal más general. Varias industrias distintas están de acuerdo en que las soluciones generales requieren periodos de implementación más largos, más personalizaciones (o lo que es peor, remedios o el tan temido conocimiento indirecto que mantienen el funcionamiento del sistema) y la complicación de las soluciones agregadas. Por lo tanto, los productos ERP ganadores y las demás aplicaciones empresariales demostrarán que cuentan con una profunda funcionalidad para la industria y una estrecha integración con los mejores productos que se agregan en un segmento vertical específico, que significa también agregar capacidades bien trabajadas y específicas para el sector.

De hecho, la verticalidad puede percibirse como parte del gran esfuerzo que realizan la mayoría de los vendedores de aplicaciones empresariales para facilitar la implementación de sus productos. Esto sucede en parte porque los conjuntos ERP genéricos más grandes generalmente deben ser configurados por completo para el negocio y la industria. Si se configuran al menos algunas partes del conjunto con anticipación y se sortean las funciones que no son necesarias para esa industria, estos vendedores pueden reducir y facilitar el proceso de implementación.

Cuidado con los errores fatales

Con esto llegamos a los llamados errores fatales, que son funciones faltantes que pueden dificultar o hasta imposibilitar el que el software de aplicaciones haga funcionar el negocio físico. Para obtener mayor información, consulte Find the Software’s Fatal Flaws to Avoid Failure. El hecho es que los productos ERP que están construidos para fabricación repetitiva requieren un alto grado de personalización para poder empezar a manejar correctamente los requisitos peculiares y a veces únicos de los productos de ingeniería personalizada.

Una gran parte de estos errores fatales de ETO se refieren a una estrecha colaboración entre ingeniería, fabricación y compras que provoca el colapso de los ciclos de vida de los productos; la gestión de los proyectos y capacidades de programación; la capacidad para comparar costos reales y estimados o presupuestados; el reconocimiento de las ganancias y la facturación por avance por etapas; la gestión de un gran número de cambios de ingeniería; las fuertes capacidades de estimación y cotización que comprenden fletes y derechos; el soporte para la subcontratación (o la no tan popular palabra outsourcing); la flexibilidad de la numeración de las piezas (a tal grado que se pueden crear nomenclaturas sin números de piezas); el manejo de los embarques directamente desde trabajo en progreso (WIP) y sin registros a inventario; la capacidad para atribuir costos a los proyectos para cuantificar financieramente las modificaciones con una solicitud del cliente distinta a las especificaciones originales; la visibilidad de las propuestas, las órdenes abiertas y los materiales (incluyendo la estimación a completar); etc.

Como indicamos previamente, cuando los grandes vendedores de ERP que ofrecen software empresarial general traten las necesidades únicas del negocio de las empresas que están orientadas a los proyectos, será necesaria una enorme personalización para que funcione. Por otro lado, cuando las empresas que están orientadas a los proyectos recurran a soluciones de gestión pequeñas, la empresa del usuario no tardará en crecer más rápido que la solución. Estas empresas buscan sistemas para dar soporte al gerente del proyecto, que debe compartir y dar seguimiento a las ganancias, los gastos y la rentabilidad de un proyecto.

Estas empresas orientadas a los proyectos tienen muchos requisitos del negocio y de contabilidad específicos para cada proyecto, como la necesidad de dar seguimiento a los costos y la rentabilidad de cada proyecto, proporcionar información puntual del proyecto a los gerentes y los clientes y entregar facturas o notas precisas y detalladas que con frecuencia deben cumplir con los requisitos complejos de los reglamentos y de cada industria. Sin embargo, los sistemas tradicionales de ERP o de contabilidad que se orientan al libro mayor no están diseñados pensando en las etapas del proyecto, los detalles del trabajo o la introducción detallada de los tiempos. Por ello, únicamente pueden reportar cuánto se ha gastado o cobrado sin saber por qué un proyecto pierde o gana dinero.

Generalmente, un módulo de control de proyectos permite que los usuarios relacionen artículos de inventario, órdenes de venta, órdenes de trabajo o producción, requisitos de compra y órdenes de compra con cada proyecto, mientras que con la planificación de los requisitos de material (MRP) orientada a los proyectos, conocida también como planificación de los requisitos del proyecto (PRP), los usuarios pueden decidir si realizan la planificación del proyecto. Es posible realizar la planificación de forma lógica para algunos artículos comunes o estándar, sin tomar en cuenta los proyectos, para aumentar las eficiencias de compra o de fabricación. Sin embargo, el módulo de control de proyectos controlará la asignación de materiales o componentes secundarios terminados a los proyectos específicos y, finalmente, cada partida de la orden de trabajo de fabricación y de la orden de compra se relacionará con un solo proyecto.

Para ello, las empresas orientadas a los proyectos buscan sistemas que ofrezcan la mayor eficiencia en los ambientes orientados a los proyectos, incluyendo capacidades que permitan contar con estimaciones, mediciones, controles y reportes avanzados por departamento, proyecto y para los niveles de las tareas o los detalles de los proyectos que lo requieran. En otras palabras, para ir un paso más allá, la capacidad que tiene el software para usar datos que tengan marcas de tiempo para todas las actividades sensibles al tiempo, como inventario, costos, órdenes del taller, etc., ayuda a que los gerentes examinen los costos contra los presupuestos por tiempo, hasta llegar al nivel de las tareas.

Con esto concluye la primera de tres partes que conforman este tutorial.

La segunda parte tratará las negociaciones con el gobierno federal.

La tercera hablará de los retos y dará recomendaciones a los usuarios.