La preparación de los vendedores y la gestión de los contratos federales Tercera parte: cumplir con los requisitos federales

Cumplir con los requisitos federales

Es muy probable que las empresas que aún no ofrecen las capacidades para cumplir con los meticulosos y estrictos requisitos impuestos por las agencias federales no puedan intervenir en el reciente auge de los mercados federal y de defensa. De forma inversa, los vendedores y sus usuarios –los contratistas gubernamentales- que puedan entregar soluciones completas que satisfagan los requisitos de las agencias federales controlarán este segmento del mercado. Existen muchos clientes que solicitan reportes semanales de progreso y que prefieren el formato Microsoft Project, pero el producto mismo no puede dar la visibilidad y la programación de muchos proyectos simultáneos. Por ello figuran los productos que ofrecen los vendedores del nicho dentro del segmento de fabricación del mid-market y hasta para contratistas de defensa más pequeños.

El gobierno federal está adoptando cada vez más los sistemas ERP, probablemente porque estos sistemas ofrecen una cantidad mayor de funcionalidades gubernamentales endémicas. Por ejemplo, los principales vendedores de ERP ofrecen software de aprovisionamiento que funciona con las leyes y los reglamentos pertinentes, como el Code of Federal Regulations (CFR), DoD Contracting Regulations, General Services Administration (GSA), Federal Acquisition Regulations (FAR), Federal Supply Schedules (FSS), etc. Asimismo, ofrecen sistemas de recursos humanos que cumplen con las tasas de pago de los programas generales o militares, al igual que sistemas financieros que cumplen con las prácticas Joint Financial Management Improvement Program (JFMIP) establecidas para los sistemas financieros gubernamentales. Además, el módulo de gestión de impuestos e ingresos que contienen algunas series ERP da a las agencias federales, estatales y locales las herramientas necesarias para automatizar el proceso de cobranza de impuestos, permitiendo que los componentes realicen y visualicen las transacciones financieras.

Además de las capacidades contables y de fabricación orientadas al gobierno que describimos previamente (es decir, estructura detallada del trabajo [WBS] con medición del valor percibido [EVM] incluida), algunas empresas solicitan la capacidad para dar seguimiento a cada producto, a sus subconjuntos o piezas y a su etapa dentro del ciclo de producción, como requisito preliminar para la eficiencia y la rentabilidad de la producción, especialmente para las empresas contratistas de MRO. Asimismo, la capacidad para almacenar y acceder a los datos históricos de las pruebas de calidad de forma constante y la capacidad para analizar a fondo dichos datos son esenciales para mantener los costos en un nivel bajo y la calidad en un nivel alto.

Esta es la tercera de tres partes que conforman este tutorial.

La primera parte definió el ingreso de los vendedores pequeños en los contratos federales.

La segunda parte habló del trato de los requisitos del gobierno federal.

Gestión de las piezas de servicio

La necesidad de tener una mejor gestión de las piezas de servicio finalmente está captando la atención de la gerencia superior de muchas empresas del ramo aeroespacial y de defensa, ya que se están reconociendo los altísimos costos de transporte y las pérdidas de obsolescencia como una oportunidad que no han aprovechado para obtener ahorros y un mejor rendimiento de los resultados netos.

La situación se complica más con las partes rotativas, como son los elementos intercambiables de un avión que se retiran, reconstruyen o reinstalan casi siempre en un avión distinto. En esta industria donde cada tornillo y cada tuerca son importantes para un funcionamiento seguro, hay que poner especial atención y realizar un esfuerzo por dar seguimiento a los componentes intercambiables y a los subconjuntos para la asignación de costos, la programación de los reemplazos y la predicción del tiempo para las fallas. Las empresas del ramo aeroespacial y de defensa diseñan productos de alto costo en bajos volúmenes para obtener una confiabilidad alta, pero mantienen refacciones complejas y caras en existencia, ya que en esta industria el impacto de las fallas es grande y es necesario tener el número adecuado de refacciones en existencia en varias ubicaciones para poder reemplazar las piezas rápidamente en caso de una reparación. Por otro lado, hay que tratar de minimizar la cantidad de piezas nuevas que se introducen en el mercado (y de forma subsiguiente en el inventario), sobre todo porque pueden volverse obsoletas con la introducción de productos nuevos. Sin embargo, las piezas rotativas y la recolección de componentes reparados aumentan la complejidad y la eficiencia de este proceso.

La llamada efectividad de seguimiento, es decir, la capacidad para dar seguimiento por lote y número de serie, permite que los usuarios unan cada pieza (de las listas de piezas y los diagramas) de un avión hasta dicha entidad. La efectividad (seguimiento) del número de serie para la industria de aviones y aeroespacial está habilitada gracias a que dentro del astuto sistema ERP una tabla debe contener información sobre cada número de serie o seguimiento para los artículos usados, incluyendo la fecha original en que se agregó, recibió o almacenó el número de serie o seguimiento, así como la información del artículo, como el número de lote original del vendedor, las cantidades de inventario, los costos del promedio ponderado y la fecha del último ajuste de inventario.

Las empresas MRO también tienen requisitos estrictos con respecto al seguimiento de las piezas y los códigos de las condiciones. Esta funcionalidad permite establecer una correspondencia entre la demanda y el inventario por condición del artículo, al igual que permite realizar la gestión del inventario y la planificación del aprovisionamiento con base en MRP por código de las condiciones. Aunque estas funcionalidades pueden parecer comunes y a pesar de que los vendedores indican en sus solicitudes de información que las “soportan”, una demostración del producto con frecuencia revela la necesidad de realizar modificaciones para satisfacer los estrictos requisitos del cliente.

Consulte más detalles en Consideraciones para MRO y la gestión de las refacciones.

Retos

Dicho sea de paso que, a pesar de que la decisión que han tomado algunos –no necesariamente todos- vendedores grandes de adoptar el ambiente de desarrollo Java 2 Enterprise Edition (J2EE) es prudente, dado que la mayoría de sus clientes actuales cuentan con plataformas UNIX y Oracle, el problema para ellos puede ser que la mayor parte de sus clientes nuevos y posibles son las empresas que tienen ganancias menores a $200 millones de dólares americanos, que prefieren tecnologías centradas en Microsoft y que no parecen estar interesadas en un ambiente J2EE más complejo. Al mismo tiempo, la necesidad de modernizar el producto y de ofrecer migraciones fáciles de forma competitiva a los clientes actuales, mientras se realizan grandes inversiones en la investigación y el desarrollo de mejoras funcionales para tener una ventaja con respecto a la competencia, puede representar un reto importante para los vendedores pequeños.

Además, las aplicaciones más amplias de gestión de los activos de la empresa (EAM) y de sistemas de gestión del mantenimiento (CMMS) siguen siendo noticias porque representan una forma realista de reducir los gastos y aumentar los ingresos. Por un lado, al mantener un nivel adecuado de piezas de servicio o reparación en existencia, de acuerdo al pronóstico de uso del equipo, es posible evitar asignar excesivamente los fondos limitados simplemente para obtener un falso sentimiento de seguridad. Asimismo, un programa efectivo de mantenimiento preventivo puede mejorar el uso y la disponibilidad del equipo, permitiendo respetar los programas de producción, sobre todo cuando el reemplazo de un equipo extremadamente caro no es una opción durante los momentos de depresión económica.

Por lo tanto, las empresas del ramo aeroespacial y de defensa necesitan una serie más amplia de funcionalidades que abarque desde una base sólida de ingeniería y de servicio a clientes frontal hasta la gestión de la demanda de soporte junto con una serie de capacidades administrativas y de reportes y una integración con el software de gestión de los recursos humanos, para compartir la información que promueve la eficiencia operativa, como control de inventario y de mano de obra. Sin embargo, la mala noticia para algunos vendedores relativamente pequeños del ramo de ERP como Deltek Systems, Relevant Business Systems, Cyncom Systems o Encompix es que algunos de sus competidores directos o probables, como Oracle, IFS, Intentia, SAP, Glovia y Ramco Systems ofrecen capacidades más integradas, como programación, seguimiento y gestión automatizados del mantenimiento, diagnósticos remotos, mantenimiento centralizado de la confiabilidad (RCM), gestión y planificación del parque y las instalaciones, acceso centralizado a los datos de ingeniería, planificación, sourcing, valuación de las piezas y gestión del gasto por categorías, reportes del desempeño de los activos, etc. Para obtener mayor información consulte EAM Versus CMMS: What's Right for Your Company?.

Los MRO “pura sangre” como Avexus, Manugistics (después de adquirir Western Data Systems [WDS], consulte Manugistics Indulges In The Open M&A Season), Xelux, Pentagon 2000, el producto CORRIDOR de CONTINUUM Applied Technologies, Mxi Technologies, Sinex, etc. son también parte de la competencia. Para obtener una lista completa de los vendedores que aspiran a este campo, consulte ERP Vendors Moving to Aerospace and Defense Markets.

Recomendaciones a los usuarios

De manera más general, las empresas de gestión de proyectos, ETO, construcción al pedido, talleres o fabricantes por contrato deben tener mucho cuidado al seleccionar un sistema ERP y no deben comprometer sus requisitos debido a la madurez del mercado ERP, su constante consolidación y la dificultad para que los fabricantes encuentren una ventaja competitiva. En especial, las empresas pequeñas y medianas deben hacer preguntas directas acerca del alcance de un sistema ERP y de la forma en que soporta las idiosincrasias relacionadas a los proyectos. Después de todo, un sistema nuevo debe mejorar el negocio sin ser una simple iniciativa tecnológica.

Es muy probable que aquel vendedor que ponga especial atención a sus necesidades en lugar de decirle cuán extraordinarias son las funcionalidades de su software, que habla su mismo idioma y que usa la misma terminología y las mismas expresiones que usted, sea el vendedor que comprenda sus necesidades. Sin embargo, a manera de prueba definitiva, haga que su vendedor le diga qué porcentaje de sus ventas pertenecen a la industria en que usted participa. Un enfoque vertical indica que el software tiene características específicas de esa industria y que los vendedores de ERP tienen algún tipo de experiencia en ella. Asimismo, al implementar una aplicación específica para cierta industria, es importante asegurarse de que el equipo de implementación del proveedor de aplicaciones está formado por personas que tienen conocimiento y experiencia en dicha industria. Los vendedores que se enfocan a industrias específicas deben tener capacidades de integración o relaciones sólidas con los integradores de sistemas experimentados en esa industria. Esto debe ayudar a simplificar los periodos de implementación, ya que elimina la larga curva de aprendizaje del vendedor o del integrador.

Con frecuencia la compra de una solución completamente integrada no es una opción para las empresas que tienen instalado un sistema de gestión contable o de proyectos que no quieren reemplazar. Así, los prospectos deben valorar la flexibilidad de los vendedores posibles para integrarse con aplicaciones legadas o de terceros y para mantenerse al día con las versiones nuevas o las actualizaciones de ambas aplicaciones. De ser posible, durante las demostraciones de software hay que cuestionar las interfaces incluidas con productos de terceros que se usan comúnmente, como Microsoft Project, Microsoft Office, AutoCAD, Crystal Reports, etc.