La punta del iceberg

Cumplimiento en la generación de reportes financieros

Es posible que la ley Sarbanes-Oxley (SOX) sólo sea la punta del iceberg del cumplimiento para muchas empresas. Existe otro conjunto de directrices, las normas internacionales de contabilidad (IFRS), que se presentaron el 1o. de enero del 2005, que rigen los estados financieros de aquellas empresas registradas en Europa y otras regiones (consulte el artículo que publicó Claudia Delto en el 2005, Checking It Twice -- Basel II, Sarbanes-Oxley Act, International Financial Reporting Standards). La Junta internacional de estándares de contabilidad (IASB) creó tanto estas normas como las normas internacionales de contabilidad (IAS) con el fin de promover estados financieros que se puedan comparar a nivel internacional. El Reglamento 2002/3626 exige que cerca de 7,000 empresas registradas en la Unión Europea (UE) preparen sus cuentas consolidadas de acuerdo a lo que establecen las normas IFRS y las normas IAS (consulte el artículo mySAP ERP Financials: IFRS Compliance).

De forma similar a la ley SOX, la Comisión Europea adoptó el esquema de las normas IAS para aumentar la transparencia en las empresas que operan en la UE para aumentar la confianza de los inversionistas y optimizar el capital de trabajo y la gestión de riesgos (consulte el artículo SAP for Banking: Regulatory Compliance). Las normas IFRS no sólo exigen que las empresas proporcionen más información, sino que contienen estándares nuevos de valuación y procedimientos más claros para determinar los riesgos y el rendimiento de las mismas. Los cambios más sustanciales afectan los activos fijos y los activos financieros, donde los activos intangibles, como el valor de las acciones o de las inversiones en otras empresas, forman parte del total de activos. La ley fiscal permite una depreciación de los activos más alta que lo que establecen, por ejemplo, los principios contables generalmente aceptados en Alemania, donde la depreciación desaparece sin tener un impacto negativo en el total de pasivos. En otras palabras, con las normas IFRS es posible aplicar diferentes periodos de depreciación y vida para los activos que con los principios contables generalmente aceptados (consulte Checking It Twice).

Asimismo, con las reglas de contabilidad que se usaban antes, una empresa podía valorar sus existencias usando un costo histórico (el costo original al momento de la compra o el pago), de forma que, por ejemplo, un proveedor de bienes electrónicos podía dar a los DVD viejos que no había vendido el valor en el que los habría podido vender algunos meses atrás. Sin embargo, con IAS-2, una empresa que envía su reporte financiero a las autoridades debe proporcionar un valor neto realizable actualizado. El valor neto realizable es una estimación del valor de los productos en el mercado al momento en que se publica el reporte. La idea es que se debe asignar un "valor justo" a todos los activos empresariales en lugar de usar el costo histórico que puede traer problemas. Las empresas también deben justificar el costo de los planes de recompensas de todos sus empleados, es decir, que el costo de los planes en los que se ofrecen acciones a los empleados como parte del pago de sus servicio debe reflejarse en las cuentas empresariales, y cualquier déficit en los fondos de pensiones de la empresa debe registrarse en las cuentas.

Las empresas que operan en los Estados Unidos no se ven afectadas directamente por estos reglamentos debido a que deben cumplir con los principios contables que establecen los reglamentos sobre reportes financieros de ese país. Sin embargo, estos estados financieros por sí mismos no logran satisfacer los requisitos legales para los estados financieros locales, por lo tanto los libros de contabilidad financiera deben mantenerse de forma paralela, para que puedan evaluarse con respecto a las normas IFRS y las leyes locales (consulte Checking It Twice).

Este requisito tiene consecuencias de gran alcance para las empresas de cualquier tamaño, ya que las empresas públicas deben apegarse a las normas IFRS sin dejar de cumplir con los reglamentos locales que se refieren a impuestos y dividendos, entre otros. Por lo tanto, es necesario que tengan al menos dos conjuntos de estados financieros. Lo que es más, los mercados capitales demandan cifras comparables para las decisiones sobre inversiones, de manera que aún las empresas que no estén registradas deberán producir estados financieros conforme a las normas IRFS (consulte el artículo mySAP ERP Financials: IFRS Compliance). Para ello es necesario utilizar sistemas empresariales que puedan mantener varios libros mayores paralelos en la contabilidad del libro mayor general, y realizar evaluaciones paralelas para que las empresas pueden apegarse a las normas contables complejas, satisfacer los requisitos de los mercados financiero y de capital y garantizar la confiabilidad y la transparencia de sus reportes financieros.

De esta forma, las empresas deben poder satisfacer los diferentes requisitos de las normas IFRS y las prácticas contables locales aceptadas, y tratar problemas tales como combinaciones de negocios, instrumentos financieros y pagos por acciones. Finalmente, una solución empresarial bien diseñada no debe permitir que una persona reconfigure un flujo de trabajo si ello implicaría hacer caso omiso de uno o más aspectos del cumplimiento con las normas IFRS o la ley SOX. Asimismo, un sistema empresarial enfocado en el cumplimiento normativo no permitiría que una persona mueva (drag-and-drop) un campo en particular a una pantalla diferente si la información contenida en él es necesaria para otro proceso crítico.

Si desea obtener más información, consulte los artículos Cumplirás con los reglamentos y La ley Sarbanes-Oxley y la gestión de cadena de suministro.

Reglamentos de aplicación horizontal o vertical

Parece que hay muchos reglamentos de recursos humanos (RRHH), además de las directivas para los reportes financieros antes mencionadas, que se pueden aplicar en varias industrias y que rigen a la mayoría de las empresas. Entre ellos están la igualdad de oportunidades de empleo, la ley de responsabilidad y portabilidad de seguro médico (HIPAA) de privacidad para los pacientes (consulte el artículo HIPAA-Watch for Security™ Speeds Up Compliance), la ley ómnibus de reconciliación presupuestaria consolidada (COBRA), la administración de seguridad y salud ocupacional (OSHA), la ley de seguridad del ingreso para los empleados retirados (ERISA), los reglamentos para discriminación y acoso sexual, los acuerdos sindicales (cuando se apliquen) y los reglamentos de la Junta de normas de contabilidad financiera (FASB).

Debido a la sociedad estadounidense le gusta el litigio, donde las empresas enfrentan más demandas legales de sus empleados que visitas de los auditores del Servicio interno de ingresos (IRS), no debe sorprendernos que los problemas relacionados con los requisitos de los reglamentos y la gobernabilidad empresarial sean la causa del modesto aumento en la demanda de sistemas de RRHH que funcionan por transacciones. Estos sistemas de RRHH contienen las herramientas necesarias para crear los formularios W-2 y 1099 (de impuestos sobre las ganancias), mantener los datos de acuerdo a las leyes migratorias y la información sobre incapacidades relacionada con la Ley para personas con discapacidades (ADA). Si desea obtener más información, consulte el artículo Administrarás mejor el capital humano.

Problemas de liquidez de los bancos y las instituciones financieras

Para complicar las cosas, muchas industrias tienen sus propios requisitos reglamentarios. Por ejemplo, los bancos y las instituciones financieras deben apegarse a una serie cada vez mayor de leyes y recomendaciones nacionales e internacionales. Un ejemplo de ello es la ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA), que pasó el antiguo presidente de los Estados Unidos Bill Clinton y que ha cambiado dramáticamente la forma en que las instituciones financieras hacen negocios. Con esta ley, los bancos y las instituciones financieras han adquirido muchas responsabilidades para proteger la información personal de sus clientes. La ley GLBA rige la forma en que las instituciones financieras reúnen y divulgan la información financiera personal de sus clientes. También se aplica a las empresas que reciben dicha información, aunque no se trate de instituciones financieras. Concretamente, la Regla de salvaguarda de la ley GLBA exige que todas las instituciones financieras diseñen, implementen y mantengan salvaguardas para proteger la información de sus clientes. Esta regla se aplica no sólo a las instituciones financieras que reúnen información de sus propios clientes, sino a aquéllas que reciben información de otras instituciones financieras, como las agencias de reportes crediticios.

El Nuevo acuerdo capital de Basilea que se firmó recientemente y ha sido objeto de mucha publicidad, establece los requisitos para que los bancos administren la gestión de los préstamos que extienden. Como se trató en Checking It Twice, este reglamento, cuya implementación se terminó a finales del 2006, aumenta tanto el nivel de gestión de riesgos como el nivel de divulgación requerido, y de esa forma exige que las instituciones financieras realicen cambios importantes en sus políticas, procesos y sistemas. El Comité de Basilea para supervisión bancaria emitió la recomendación Basilea II, que pretende ayudar a los organismos de crédito a protegerese contra el riesgo de pérdida de crédito y aumentar la transparencia de sus negocios en su trabajo diario, donde deben enfrentar los riesgos del mercado, de liquidez y generales. Así, los bancos deben identificar los posibles riesgos y separar el capital necesario para cubrir las posibles pérdidas. Además, Basilea II pide a las autoridades de supervisión bancaria que lleven a cabo inspecciones regulares de los organismos de crédito, para que juntos supervisen y analicen los riesgos. Por último, los bancos deben comprometerse a publicar su estructura de capital de trabajo y su situación con respecto al riesgo.

De la misma forma, como trata Checking It Twice, antes de que los bancos decidan otorgar un crédito en el futuro, deberán evaluar el riesgo crediticio del soliticante mediante una calificación interna o externa. Así, las condiciones bajo las que otorgan el crédito estarán más estrechamente ligadas a la liquidez de la empresa prestataria, y afectarán la duración, la tasa de interés y las garantías especificadas en el contrato de crédito. Es necesario contar con cifras financieras confiables y una planeación bien documentada para poder recibir una buena calificación Basilea II. Un sistema sólido de gestión financiera debe proporcionar los datos de las transacciones necesarios y el rango de funciones que soportan a Basilea II como parte de la cartera completa de aplicaciones analíticas que se han desarrollado específicamente para realizar análisis financieros y de rentabilidad, así como gestión de riesgos.

Todo esto indica que Basilea II no sólo afecta a los bancos, sino a todas las empresas. Particularmente requiere que las empresas demuestren que pueden cumplir con sus obligaciones de pago –un proceso conocido como calificación crediticia-, que por lo general implica comparar los valores financieros planeados con los reales que abarcan un periodo de varios años. Los procesos de planeación estratégica, gestión de riesgo y control interno afectan los resultados de la calificación crediticia, y esta es una de las principales preocupaciones para las pequeñas y medianas empresas, ya que muchas de ellas carecen de procesos detallados de planeación y control. Se espera que el impacto de Basilea II sea global, ya que entre los miembros del Comité de Basilea se encuentran los países del Grupo de los diez (G10), la mayoría de los cuales pretenden aplicar los reglamentos Basilea II como leyes locales. Así, será necesario contar con algunas aplicaciones de software bien afinadas para que estas empresas puedan satisfacer los requisitos especificados por Basilea II con respecto a exposición al riesgo y adecuación del capital, e implementar procesos de revisión de supervisión que reduzca el riesgo y divulgación. Si desea obtener más información, consulte el artículo mySAP ERP Financials: Basel II Support.

Problemas en la industria de seguros

El sitio web Single Market de la UE dedica toda una sección a la solvencia. Cuando se trata de las firmas aseguradoras –parientes cercanoas de los bancos-, el margen de solvencia es la cantidad de capital reglamentario que una empresa aseguradora debe mantener para protegerse ante un imprevisto. Los requisitos para margen de solvencia existen desde la década de los setenta y fueron enmendados por las Directivas Solvency I en el 2002. Sin embargo, Solvency II es una revisión fundamental del régimen de adecuación del capital de la industria aseguradora europea que busca establecer un conjunto revisado de requisitos de capital que se apliquen a toda la UE. Dichos requisitos deben ayudar a los supervisores a proteger lor intereses de los titulares de las pólizas con más eficacia, gracias a que reducen la probabilidad de fracaso, disminuyendo así la probabilidad de pérdida de clientes o interrupción de las actividades del mercado. De forma concreta, las Directivas Solvency I pretenden revisar y actualizar el régimen actual de solvencia de la UE, el proyecto Solvency II tiene un alcance mucho mayor, ya que incluye una revisión de la posición financiera general de una empresa aseguradora, es decir que no se limita únicamente al requisito de margen de solvencia.

Su objetivo es garantizar que los titulares de las pólizas reciban la protección adecuada en todos los estados miembros de la UE, y tomará en cuenta los avances en seguros, gestión de riesgos, técnicas financieras, generación de reportes financieros internacionales y normas de prudencia, entre otras. Uno de los objetivos clave es que los requisitos deberán reflejar mejor los verdaderos riesgos de una empresa aseguradora, ya que es bien sabido que esto no sucede con el sistema actual. Otra de las funciones principales del sistema nuevo será un mayor enfoque en el proceso de revisión de supervisión, ya que se pretende aumentar el nivel general de armonización, incluyendo el de los métodos, las herramientas y los poderes de supervisión. Como se explicó en Solvency II, en el sitio web de la Autoridad de servicios financieros (FSA), el esquema de este desarrollo está formado por tres "pilares", donde el primero establece los requisitos mínimos de capital que las firmas deben tener para asumir los riesgos de seguros, crédito, el mercado y las operaciones. El segundo pilar será el proceso de revisión de supervisión -debido al cual, es posible que los supervisores decidan que una firma debe mantener capital adicional para cubrir los riesgos que el primer pilar no contempla. El objetivo de las divulgaciones que establece el tercer pilar es aumentar la disciplina del mercado exigiendo que las firmas publiquen ciertos detalles de sus riesgos, su capital y sus procesos de gestión de riesgos.

El Comité europeo de seguros y pensiones de jubilación (EIOPC) aprobó la nueva arquitectura básica del régimen Solvency II, que está basado en los mismos tres pilares que se aplican a los sectores de seguros (requisitos cuantitativos, actividades de supervisión y generación y divulgación de reportes) y bancario. Si sirve de consuelo, Solvency II sigue siendo muy joven. Como se trató en Solvency II de la FSA, antes de desarrollar la directiva del esquema de nivel 1, la Comisión europea está consolidando los reglamentos existentes de solvencia y buscanso asistencia técnica. La Comisión espera publicar su propuesta formal para una Directiva del esquema en julio del 2007, y así, es posible que la implementación de Solvency II se realice en el 2009 o el 2010.

Pero volviendo al tema de los reglamentos para instituciones bancarias y financieras, especialmente el esquema IAS, en IAS 32 e IAS 39 se establecen las reglas de valuación de instrumentos financieros. Nuevamente, hablando de IFRS e IAS, los sistemas contables para instrumentos financieros deben permitir que los bancos preparen reportes financieros en conformidad con IAS y creen estados financieros paralelos basados en la reserva de datos centrales que les proporcione el sistema existente.

Así, las empresas deben asegurarse de que sus sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y gestión financiera les den un conjunto adecuado de capacidades financieras y analíticas para cumplir con los requisitos del proceso de calificación. Concretamente, las capacidades para efectuar transacciones financieras deben permitir que los bancos aceleren la preparación y el procesamiento de la información financiera, capturen y organicen los datos financieros relevantes con mayor rapidez y obtengan una gobernabilidad y un control corporativos más estrictos. Con las capacidades analíticas, los bancos (y las instituciones financieras relacionadas) deben poder automatizar y optimizar la planeación corporativa, analizar los factores internos y externos de riesgo, integrar la estrategia de negocios y la gestión de riesgos y mejorar su transparencia y su confianza. Las instituciones financieras que cuenten con dichos sistemas tendrán las herramientas necesarias para simplificar sus procesos de planeación y creación de presupuestos, aumentar su transparencia (y evitar las deviaciones entre las cifras planeadas y las cifras reales y reducir la probabilidad de enfrentarse a imprevistos), aprovechar al máximo las asignaciones de capital (es decir, tomar mejores decisiones en cuanto a inversión y mejorar sus resultados gracias a una gestión basada en riesgos), apegarse a las leyes y los reglamentos e implementar las medidas necesarias para la prevención de daños.

Como sucede con las instituciones bancarias, de seguros y otras instituciones financieras, las industrias automotriz y de alimentos y medicamentos son dos áreas de negocios en las que las empresas se ven obligadas a implementar sistemas ERP orientados a la industria para asegurarse de que cumplen con la legislación gubernamental y las distintas iniciativas de seguridad. El siguiente artículo de esta serie explorará cómo estas industrias enfrentan los problemas de cumplimiento normativo.

Tercera parte de la serie Cumplirás con los reglamentos