La selección de un sistema CMMS

El conocimiento del proceso de mantenimiento

Una parte muy importante del secreto para implantar un sistema de gestión del mantenimiento (CMMS) o de mantenimiento, reparación y revisión (MRO) para aviación de manera exitosa, es conocer bien el proceso de mantenimiento. Cada aerolínea tiene manuales y programas de mantenimiento propios, además de diferentes tipos de aviones. No es lo mismo dar mantenimiento a un avión de turbo hélice que a aviones con motores a reacción o a helicópteros, aunque la esencia es la misma. La situación geográfica, el ambiente, el entorno laboral, etc., van mezclando esas diferencias, por lo que es necesario contar con personal calificado en el proceso de mantenimiento, el cual abarca más que el trabajo operativo de los técnicos, de los supervisores o de los ingenieros, con su correspondiente papeleo. La adecuada definición de entradas y salidas en el flujo de información del proceso es un punto clave para saber cómo nos puede ayudar un sistema CMMS o MRO. Lo más importante es saber con toda seguridad dónde se requiere la ayuda de un sistema de este tipo.

Como se comentaba anteriormente, algunos sistemas permiten implantar únicamente los módulos que pueden ayudar al proceso y depende entonces de los usuarios aprovechar al máximo dichos sistemas y la información procesada. Si el sistema se usa sólo para hacer gráficos o emitir reportes y documentos, es muy probable que no se esté utilizando todo su potencial y esto implica un pago muy alto de licencias o de rentas de software, que tiene consecuencias directas en los costos de la aerolínea.

Por el contrario, si se conoce muy bien el proceso, desde sus operaciones básicas hasta la información de alto nivel que será útil procesar y analizar, entonces tenemos asegurado un porcentaje significativo de éxito, aún sin haber implantado un sistema. Podríamos analizar y mencionar los factores clave y los indicadores del proceso que nos ayudan a tomar decisiones, pero eso es tema de otro artículo; lo más importante es que conociendo estos puntos, podemos hacer la mejor elección entre los sistemas que se encuentran actualmente en el mercado.

En una conversación que tuve con un ingeniero aeroespacial que trabajó para British Airways, me comentó que, para que la aerolínea pudiera tener el éxito que alcanzó recientemente, se requirió de un esfuerzo que les llevó alrededor de diez años y que contempló el análisis de sus procesos, sus sistemas y su cultura. En pocas palabras, se refería a la forma de trabajo.

Es por esta razón que se deben combinar los factores y la experiencia adquirida de forma adecuada y balanceada, para que nuestro sistema, trabaje a nuestro favor. Si el sistema o sus módulos se enfocan únicamente en las operaciones básicas de mantenimiento y de pronóstico de servicios, es probable que sea muy efectivo para ese punto en particular. La situación se complica a medida que requerimos automatizar o sistematizar más elementos del proceso. Por eso es muy importante el conocimiento del proceso de mantenimiento.

Cómputo móvil: una opción para un sistema CMMS o MRO en aviación

Los sistemas actuales están orientándose hacia el cómputo móvil, una opción que puede representar ventajas para la aerolínea. Cuando trabajé en la implementación de un sistema de recolección automática de datos dentro del hangar, pensamos en acercar el sistema a los técnicos, de tal forma que el sistema estuviera “a pie de avión”. Este enfoque demostró tener ventajas importantes, entre ellas, contar con los datos de mantenimiento el mismo día que eran generados. Esto implicó una investigación personal previa acerca del mejor equipo disponible: puntos de acceso (access points), tipos de antena, gabinetes, computadoras, etc. Con el fin de instalar una red inalámbrica dentro del hangar y colocar computadoras que rodearan al avión.

Otra de las ventajas observadas fue la generación de ordenamientos y servicios desde el avión, lo que ahorraba desplazamientos y una doble captura (el supervisor primero tomaba nota y luego lo capturaba en su computadora de escritorio, la cual estaba conectada al sistema). Lo anterior se probó con una computadora portátil y un asistente digital personalizado (PDA), lo cual fue completamente factible y sin comprometer el funcionamiento del servidor o el sistema.

El resultado fueron soluciones factibles, como la consulta y la solicitud de componentes y material a través del sistema, la generación de documentos para trabajos no rutinarios, el registro de personal, etc., sin que los técnicos o los supervisores se tuvieran que separar del avión; lo único que tenían que hacer era seguir trabajando y esperar a que el personal adecuado les hiciera llegar el material o los documentos. Lo anterior se sumaba a los beneficios de registrar las tarjetas de trabajo que se estaban aplicando ese día, y resultaba ser muy útil para el personal de mantenimiento en línea. El siguiente paso era extender los beneficios del cómputo móvil a las plataformas y las posiciones dispuestas por los aeropuertos para los aviones, lo cual es posible en algunos aeropuertos.

Lo anterior se orienta a que los sistemas CMMS o MRO para aviación deben tener o desarrollar la flexibilidad para aceptar el cómputo móvil. Estas soluciones son, en general, muy accesibles y pueden implantarse en aerolíneas grandes o pequeñas o en talleres de reparación independientes, pues son menos costosas que el propio CMMS. Esto permite extender el área de operación de nuestro sistema, haciendo que pueda operar tanto dentro como fuera de casa.

Cabe aclarar que para instalar una red inalámbrica y antenas de radiofrecuencia, se debe pensar en la seguridad y la integridad de nuestros datos; este es un tema de actualidad que seguirá cobrando importancia a medida que las redes inalámbricas sigan instalándose en todo el mundo. Existen en el mercado varios proveedores de cómputo móvil y los equipos son más diversos, potentes y económicos, por lo que se puede diseñar una solución que se ajuste a la situación de cada aerolínea o taller reparador, añadiéndole flexibilidad a nuestro sistema CMMS o MRO.

¿Qué sistema es el mejor?

Existen varios sistemas CMMS o MRO en el mercado y cada uno tiene características que pueden resultar ventajosas para las aerolíneas o los talleres reparadores. Además, cada aerolínea debe pensar en la solución que mejor se adapte a sus necesidades particulares y por ello resultaría subjetivo emitir un juicio al respecto.

Hay sistemas que atienden directamente a los trabajos de mantenimiento, así como al control y al pronóstico de los mismos. Estos sistemas han resultado ser muy eficientes y contribuyen al éxito y la productividad de ciertas aerolíneas. Por otro lado, hay sistemas que se han desarrollado de tal forma que pueden representar una solución muy robusta y completa. Sin embargo, el mejor sistema es aquel que responde, de manera real, a nuestras necesidades.

Vale la pena mencionar que un sistema como SAP ha sido implantado en varias aerolíneas, incluso en combinación con otros sistemas para los procesos relacionados con el mantenimiento. Este sistema tiene, sin duda, grandes ventajas, pero quizá sus dos características más importantes sean la de dar orden y control a los procesos definidos y la de dar visibilidad de lo que sucede a los puestos ejecutivos. Sin embargo, no contiene algunas partes necesarias para que una aerolínea lleve a cabo sus procesos de mantenimiento específicos, por lo cual se han hecho desarrollos que permiten esa interfaz. Es obvio que esos desarrollos tienen un costo y que deben estar justificados por los beneficios que el sistema debe brindar.

Todo parte de un buena definición de nuestros problemas o de aquellos aspectos que deseamos mejorar, continúa con un análisis de las soluciones que mejor se ajustan a nuestra realidad y con un horizonte definido acerca de los beneficios que se van a lograr a través del tiempo. Todo lo anterior debe estar basado en el conocimiento y la experiencia que se tengan sobre los procesos de mantenimiento que son llevados a cabo.

¿El proceso debe ajustarse al sistema o el sistema se debe ajustarse al proceso?

Esta es una pregunta que puede generar polémica y diferentes reacciones en los encargados de definir o mejorar nuestro sistema CMMS. Es verdad que la implantación de un sistema puede dar claridad a ciertos pasos que debe seguir un proceso, pero también es cierto que los sistemas tratan de hacerse bajo una filosofía “general” con el fin de tratar de abarcar la mayoría de las situaciones que se pueden dar en la industria. También se pueden diseñar “trajes a la medida”, pero generalmente (no siempre) representan un costo muy alto que retrasa el retorno de la inversión.

En mi opinión, sus propias necesidades deben estar determinadas por el proceso, para que, en función de esto, se pueda definir mejor lo que se requiere y, por lo tanto, se pueda diseñar una mejor solución y seleccionar el sistema más adecuado. Esta selección va desde la plataforma en que va operar, sus beneficios, el proceso, los usuarios y la aerolínea, hasta su facilidad de uso, su tamaño y su costo. En una ocasión, un director de sistemas dijo “aquí los sistemas entran a palos”, lo cual no parece la mejor estrategia, pues tampoco debemos forzar a que nuestro proceso se adapte al sistema, ya que pueden presentarse problemas de diferente naturaleza, entre ellas la cultural, evidenciando una resistencia al cambio.

Conclusiones

La elección de un sistema CMMS o MRO para mantenimiento debe llevarse a cabo por la persona o las personas que tienen el conocimiento y la experiencia del proceso de mantenimiento, ya que se deberán evaluar de manera muy detallada las características del sistema que se debe adquirir o mejorar. Una solución completa con un solo sistema será ventajosa para la aerolínea y para los usuarios, aunque esto no quiere decir que el funcionamiento de diferentes sistemas o software, alrededor de un sistema principal, sea indebido.

El reto para los desarrolladores de sistemas CMMS o MRO para la aviación será la integración de las partes que giran alrededor del mantenimiento de aviones, ya sea en forma de módulos o a través de las funciones que forman parte del mismo, con el fin de controlar los trabajos de mantenimiento, elaborar pronósticos y entregar información útil para los niveles gerenciales y directivos, que sea fácil de leer e interpretar y que se oriente a los indicadores clave del desempeño (KPI).

Los beneficios de un sistema CMMS deben ser: estandarización de un rango de tiempo de proceso, visibilidad del proceso, manejo de información común en todos los módulos o partes que conforman el sistema, ahorro en los costos, optimización de horas hombre, optimización en la administración de trabajos de mantenimiento y optimización en los espacios de la base de mantenimiento. El conocimiento real del proceso (o los procesos) de mantenimiento es clave para el análisis, la selección y el uso del sistema, incluyendo la incorporación de nuevas alternativas de trabajo, como lo es el concepto de cómputo móvil, a fin de extender el campo de acción de nuestro sistema.

En el mercado existen varios sistemas CMMS para aviación cuya tendencia es conformar una solución integral, agregando elementos propios de un ERP para brindar información útil a diferentes niveles, en ambientes intuitivos y amigables. Otra característica favorable es que son de arquitecturas abiertas, lo que los hace más flexibles, pues pueden compartir información con otros sistemas y operar en los ambientes más usados en la industria en general. Sin embargo, el mejor sistema, será siempre, el que responda a las necesidades del proceso y, además, le brinde beneficios.

Acerca del autor

El Ing. Juan Francisco Segura Salas es ingeniero industrial con especialidad en procesos y automatización. Ha trabajado para la Universidad Iberoamericana como asesor de tecnología de cómputo en el área de física y ha instrumentado equipo electrónico y de cómputo para sus laboratorios. Ha sido instructor de computación y ha trabajado en el medio de la aviación durante seis años, en la planeación del mantenimiento de aviones, en donde participó en la selección del software de planeación de mantenimiento; fue líder del proyecto de código de barras para mantenimiento y recientemente en el análisis y desarrollo de procesos de una aerolínea.

Se le puede encontrar en jfsegura@avantel.net