La sincronía que produce el EDI nativo de IQMS

Las ventajas y las desventajas de tener un EDI integrado

IQMS, una empresa privada de Paso Robles, California, se ha destacado de los demás proveedores de planificación de los recursos de la empresa (ERP) gracias a que ofrece módulos nativos mientras que los demás proveedores sólo proporcionan soluciones de terceros. En general, las soluciones de terceros incluidas son vistas con desconfianza, sobre todo por las pequeñas y medianas empresas (PyME), ya que las interfaces con los lotes de terceros tienden a ser complicadas. Por lo tanto, el que IQMS use módulos nativos es una buena noticia.

Esta es la quinta parte de la serie IQMS prospera dando inteligencia a las empresas.

Sin embargo, aunque sus módulos nativos proporcionan una “versión única de la verdad”, este dilema entre la mejor serie y la serie integrada va más allá de la sincronización de datos. Para algunas industrias que manejan volúmenes altos, como los proveedores automotrices, esta capacidad para realizar intercambio electrónico de datos (EDI) se ha convertido en una necesidad y una tarea desagradable. Se vuelve más peligrosa con la cantidad de trabajo necesario para asegurar que los mensajes entrantes y salientes se manejan con precisión. Las soluciones EDI que ofrecen los proveedores tradicionales de redes de valor agregado (VAN) como GXS, Sterling Commerce o Inovis, proporcionan el proceso fundamental de traducción por medio del cual convierten los archivos entrantes, como las entregas del programa y los pronósticos, en algo más legible y comprensible. Al mismo tiempo, convierten los datos salientes, como las facturas y los avisos de embarque anticipado (ASN) en formatos que el proveedor pueda recibir.

De cualquier forma, estos datos legibles sólo benefician en parte a los sistemas ERP, ya que la verdadera acción es fusionar los datos nuevos con la información existente que ya se está procesando en el sistema ERP. El reto que se presenta es encontrar la lógica de lo flujo diario y constante de mensajes EDI. En ambientes que manejan volúmenes altos, esto puede implicar cientos de registros que afectan las salidas y los pronósticos de cientos de piezas. Se vuelve imposible introducir estos datos manualmente en el sistema, y por lo tanto, es necesario desarrollar y probar una interfaz adicional. Sin embargo, a diferencia de una interfaz que actualiza o sincroniza los niveles de inventario o la información de calidad de los productos, esta interfaz hace más que mapear estadísticamente los datos. Normalmente implica el uso extenso de las reglas y la lógica del negocio que se estableció entre los clientes y los proveedores. Es decir, la naturaleza personal de los datos hace que no existan dos interfaces idénticas, y esto complica más las cosas.

Así, es necesario usar los recursos de ambos lados de la mesa –el vendedor de software empresarial que proporciona la interfaz debe escribir el código personalizado y probarlo, mientras que el usuario debe probar una y otra vez la interfaz hasta que funcione satisfactoriamente. Esta es una tarea onerosa y cara, sobre todo para las PyME que no cuentan con personal y recursos de TI suficientes. Sin embargo, un sistema EDI intrínseco en un producto ERP elimina casi por completo los costos del software de terceros. Además, se reduce dramáticamente el tiempo necesario para construir la interfaz personalizada, ya que quienes la construyen trabajan desde el interior del sistema ERP y tienen un amplio conocimiento de las estructuras de datos y la lógica del negocio.

Por consiguiente, resulta sorprendente que IQMS, el pequeño vendedor de ERP, ofrezca el módulo. Su módulo nativo IQ EDI soporta formatos de archivos ANSI X12, EDIFACT y Odette. Si tomamos en cuenta la importancia de las tecnologías emergentes (consulte EDI versus XML—Working in Tandem Rather Than Competing?), IQ EDI está habilitado para XML y soporta el protocolo de transferencia de archivos (FTP) para la transmisión y la recepción de archivos. El sistema genera y procesa prácticamente todos los conjuntos de transacciones que normalmente se requieren. Para el formato X12 entrante, las transacciones DELFOR (un mensaje de programa de entregas que envía un comprador a un proveedor acerca de los requisitos para el producto) y DELJIT (mensaje just-in-time de entregas que transmite la secuencia precisa de entrega de un programa JIT) EDIFACT, el sistema soporta recomendaciones de remisión (820), programa de planificación/entregas (830), órdenes de compra (850), órdenes de cambio (860), programa de embarques (862), reporte del estado de la orden (870), recomendación de recepción (861), confirmación funcional (997), aplicación de efectivo (824) y mensaje de texto (864). Para las transacciones salientes, soporta facturación (810), programa de planificación/entrega (830), embarques (ASN) (856), confirmación de la orden (855) y programa de embarques del vendedor (865). También soporta confirmación funcional (997) para X12 y DESADV (mensaje de recomendación de despacho), que es un mensaje que especifica los detalles para los bienes despachados o que están listos para despacharse conforme a las condiciones acordadas.

Además, debido a la integración inherente con el resto de la serie ERP EnterpriseIQ, las transacciones salientes se envían directamente desde el sistema, que también incluye las herramientas de mapeo de las plantillas. Asimismo, se elimina la necesidad de tener traductores de terceros, que son un valor por defecto de la gran mayoría de sistemas ERP que requieren soluciones EDI de terceros. La serie, que demuestra su conocimiento de la industria, tiene base en las prácticas del negocio de la cadena de suministro AIAG y varias reglas de flexibilidad del negocio generan excepciones. Por ejemplo, es posible enviar bandera y reportes cuando se dan cambios dramáticos a las transacciones EDI o para identificar cuando se han alcanzado los límites definidos por el usuario (como rango o porcentaje) para los aumentos o las reducciones de cantidad. Lógicamente, las órdenes que cumplen con las reglas pasan al módulo de ventas, y las que no cumplen, son marcadas.

Finalmente, es posible definir reglas para cada número de código de las transacciones EDI o para cada cliente. IQ EDI es un componente integrado dentro de EnterpriseIQ, que soporta la capacidad para traducir los archivos que se descargan directamente de un sitio web o mediante el buzón EDI tradicional establecido con un proveedor de VAN. Sin embargo, hay que notar que IQMS no proporciona comunicación ni mantenimiento al buzón. Este es uno de los casos en que se necesita un sistema de comunicaciones de terceros (es decir, VAN), para realizar este servicio.

No obstante, para agregar un logro más a su lista, IQMS completó satisfactoriamente el proceso de certificación EDI para Honda North America, cuyo largo proceso de pruebas y certificación asegura que los proveedores cumplen con las especificaciones específicas que tienen los fabricantes automotrices para la fabricación JIT con una comunicación y una integración de datos uniforme. Así, IQMS completó todos los pasos del procedimiento de pruebas con su software ERP EnterpriseIQ en menos de seis meses, terminándolo en noviembre.

Esta es la quina de seis partes que conforman esta nota.

La primera parte presentó los antecedentes de la empresa.

La segunda parte introdujo el tema del impacto en el mercado.

La tercera parte continuó la discusión y presentó la diferenciación del producto.

La cuarta parte cubrió el sistema de una sola base de datos y la gestión de la calidad.

La sexta parte presentará los retos y dará recomendaciones a los usuarios.

Distintas utilidades

Además de IQ EDI, EnterpriseIQ ofrece varias utilidades, como el sistema de notificaciones IQAlert, que tiene varias funciones interesantes de supervisión de las actividades del negocio (BAM) (consulte Business Activity Monitoring— Watching the Store for You). Por ejemplo, se alerta a las personas adecuadas cuando hay niveles bajos de inventario, embarques que faltaron, recepciones de órdenes de compra retrasadas o pendientes o cualquier otro problema urgente. También puede programar tareas no supervisadas, como el funcionamiento de un motor MRP, el procesamiento EDI o la creación de respaldos de la base de datos durante la noche.

Otra utilidad notable es IQ Enterprise Plant para varias instalaciones o empresas. Todos los módulos de EnterpriseIQ proporcionan capacidades extensas entre las plantas de las empresas complejas. Esto permite que varias plantas o empresas usen una sola base de datos para centralizar o descentralizar el almacenamiento y la administración de datos y reducir las actividades redundantes entre varios sitios. Es decir que pueden existir varias divisiones en una sola empresa y varias empresas en una sola entidad del negocio, donde cada división tiene sus propias nomenclaturas, herramientas y moldes, inventario, costos, surtido, programas y registros de producción. Esto permite tener varias instalaciones y una fabricación distribuida, ya que las operaciones de ventas y compras se pueden central y descentralizar simultáneamente, mientras que los pronósticos, la programación maestra y MRP pueden funcionar de forma independiente para cada división (o entre las divisiones) para los requisitos entre las plantas.

Los usuarios pueden visualizar la información de cada ubicación o de toda la planta, mientras que los estados financieros mostrarán la condición financiera de cada empresa y de cualquier combinación de empresas de la entidad de negocios, ya que las transferencias entre plantas se simplifican usando la acumulación en libro mayor. Desde el punto de vista tecnológico, el sistema usa Windows Terminal Server (con Citrix Metaframe) que funciona en una red de área amplia (WAN).

Cabe mencionar otras utilidades, como la capacidad de correo electrónico, la generación y la impresión de etiquetas, los enlaces de documentos externos e internos, la capacidad de exportación de datos, las formas y los campos definidos por el usuario, el enlace a embarques UPS, un sistema subyacente de seguridad, registro detallado de las transacciones, capacidad de importación de archivos externos, interfaces externas de nómina, etc.

Más acerca de los requisitos repetitivos y por proyecto

Aunque IQMS se enfoca en los ambientes repetitivos, existen algunas capacidades básicas de taller y proyectos de los módulos JobShopIQ y Project Manager, que ayudan a crear, dar seguimiento a y administrar los proyectos de fabricación discreta desde la creación de cotizaciones hasta la terminación de las órdenes de trabajo. Por ejemplo, puede dar seguimiento a una orden de ventas para herramientas especiales. Estos módulos presentan capacidad de programación y de planificación de los recursos de fabricación (MRP) con requisitos de excepciones, tareas en varios niveles con acumulación financiera para el seguimiento detallado tarea por tarea y finanzas por proyecto actualizadas. También tienen enlaces directos a reportes de mano de obra, inventario, mantenimiento preventivo, contabilidad y compras.

De cualquier forma, EnterpriseIQ se presta para los ambientes de fabricación repetitiva por volumen que dependen del movimiento de materiales a través de centros de trabajo orientados a las funciones o líneas de producción orientadas a los productos, y que están diseñados para maximizar la eficacia y reducir el costo unitario por medio de la fabricación de productos en lotes grandes. Así, los productos estándar que tienen rutas similares se fabrican usando prácticamente el mismo proceso, mientras que la producción de planea, programa y administra para cumplir con las órdenes de venta reales y la demanda pronosticada. Por lo tanto, las órdenes de producción que resulten de las órdenes planeadas de MRP y MPS se “empujan” hacia afuera del taller de la fábrica y hacia inventario. Los proveedores externos también trabajan para dar soporte a la producción planeada, mientras que la gestión de materiales depende de que se mantenga una cantidad suficiente de inventario, usando un enfoque de fabricación para inventario (MTS) o fabricación para pedido (MTO) u ocasionalmente ensamble para pedido (ATO) para mantener los artículos estándar o los subensambles en existencia.

En estos ambientes de fabricación, el tiempo y el costo de conversión para producir distintos artículos son altos, al igual que los costos de inventario, planificación y aceleración. Entonces, el enfoque se concentra en la programación eficaz de las líneas de producción y no en la administración de cada orden. También se usa el mínimo necesario de puntos de reportes para definir los costos promedio o estándar, y a veces, las varianzas de los costos estándar. Por consiguiente, los bienes se empujan a través de la producción con los niveles establecidos (con frecuencia sin precisión) por las herramientas de programación y pronósticos comunes de los sistemas MRP/ERP. Con frecuencia, estos niveles superan la demanda y provocan un exceso de inventario terminado. En un ambiente de flujo/esbelto/JIT, las órdenes se jalan a través del proceso de acuerdo a la demanda real, que puede mitigar el problema de inventario que mencionamos (consulte Pull versus Push: a Discussion of Lean, JIT, Flow, and Traditional MRP). La compra de material para inventario y la salida de material para trabajo en progreso (WIP) también son típicas de los ambientes repetitivos. Al terminar la fabricación, se mueven los bienes terminados desde WIP hasta el inventario de bienes terminados antes de ser embarcados al cliente.

Además, antes de la fabricación hay que realizar una gran cantidad de trabajo en la etapa de definición del producto (como estimación, diseño e ingeniería) antes de poder fabricar, comprar o entregar algo. La diferencia principal es que en las empresas complejas de ingeniería para pedido (ETO) o por proyecto, el diseño de los productos es una parte esencial de la producción, que a veces continúa durante la instalación en el sitio y la puesta en servicio. En el caso de los artículos estándar repetitivos, el diseño se termina y se envía a fabricación antes de iniciar la producción. Por lo tanto, en la fabricación por volumen, el trabajo de definición del producto será amortizado (recuperado) a lo largo de los ciclos de vida de los artículos, que con frecuencia se miden en miles de artículos y a lo largo de varios años de uso comercial.

Aunque los excesos de tiempo pueden afectar el tiempo de comercialización de un producto, que con frecuencia es una ventaja competitiva (estrategia) que reduce los costos para los fabricantes repetitivos, no tiene ningún efecto sobre el tiempo de entrega general de una orden de venta, de trabajo o de proyecto. Por lo tanto, no se manejan de la misma forma. Además, los altos costos de definición de productos son absorbidos en los gastos generales de la empresa o en los costos estándar de los productos, por lo que un exceso de costos puede ser manejado en el contexto de una estrategia de precios a largo plazo.

En los sistemas rígidos de fabricación repetitiva, la implementación de un cambio a una nomenclatura o una ruta implica cancelar todas las órdenes abiertas, cerradas y en progreso que se vean afectadas y recrearlas con la información nueva. Esto puede hacer que la administración del sistema ERP tarde mucho tiempo. En el caso de la fabricación por proyecto, los cambios se manejan de forma distinta, en términos de nomenclaturas ETP profundas y de varios niveles en lugar de nomenclaturas planas para artículos repetitivos. Sin embargo, esto no implica que la planificación y la replanificación sean actividades simples en la fabricación repetitiva, ya que hay que tomar en cuenta el uso máximo u óptimo de la planta y el equipo y la absorción de los gastos generales. Ambos sistemas son complejos.

Con esto termina la quinta de seis partes que conforman esta nota.

La primera parte presentó los antecedentes de la empresa.

La segunda parte introdujo el tema del impacto en el mercado.

La tercera parte continuó la discusión y presentó la diferenciación del producto.

La cuarta parte cubrió el sistema de una sola base de datos y la gestión de la calidad.

La sexta parte presentará los retos y dará recomendaciones a los usuarios.