Las complejidades de la subcontratación de servicios mundial al menudeo

Lidiar con objetivos conflictivos

Algunos objetivos importantes (y con frecuencia conflictivos) han conducido a los minoristas a pedirle al departamento de tecnología de la información (IT) conducir sus procesos de subcontratación de servicios y logísticas. Un objetivo es la persecución de precios más bajos, que con frecuencia involucra cadenas de suministro extendidas en exceso para regiones remotas de costos más bajos. El otro es la búsqueda para acortar los tiempos del ciclo, que es esencial, pero igualmente esencial es tener el control de calidad para asegurar que las compañías obtengan sus mercancías a tiempo y de acuerdo a las especificaciones exactas. Con los proveedores en el otro lado del mundo, puede ser difícil revisar cómo van las cosas, y por lo general uno se da cuenta de los problemas una vez que llegaron los bienes. Por lo tanto, aunque algunas relaciones de los vendedores sean suaves y operen en "piloto automático" (por ejemplo, las compañías pueden simplemente monitorear de vez en cuando a los proveedores de artículos de oficina para ver mejores precios y requisitos de servicio básico), es esencial una relación más profunda y más involucrada para los vendedores estratégicos como los proveedores de bienes al menudeo, que deben entregarse con las especificaciones, a tiempo y con el precio adecuado. Estos vendedores pueden ser evaluados en varios indicadores clave de desempeño (KPIs) en una forma holística basada en tarjetas de puntuación, como la entrega a tiempo, calidad, innovación (salud organizacional y tecnología) respuesta y servicio al cliente, seguridad, cumplimiento social, etc.

Segunda parte de la serie Las ventajas y desventajas de la subcontratación de servicios mundial al menudeo.

Ciertamente, incluso sin el despliegue IT, los minoristas deben ser más ágiles, eficientes y puntuales con el desarrollo del producto, la planificación, el abastecimiento, la fabricación y la ejecución (logística y transporte) si quieren maximizar los beneficios de su estrategia de marca privada y compra oportunista. Aunque la tecnología juega un papel muy importante, las organizaciones deben coordinar mejor las actividades entre los grupos de diseño, subcontratación y logística del producto para acortar los plazos y asegurar que los bienes "de moda” estén en el anaquel cuando el cliente los requiera. Aún así, la subcontratación mundial es mucho más compleja que la subcontratación nacional y no se debería intentar sin el soporte tecnológico y los controles de procesos adecuados. Los mandatos de la subcontratación mundial ejecutiva que no se soportan con tales herramientas para ejecutarse por lo general fallan o no cubren las expectativas. Para mayor información consulte Las ventajas y desventajas de la subcontratación de servicios mundial al menudeo.

La situación ideal sería que un minorista establezca una plataforma colaborativa de comercio que ofrezca las herramientas, el contenido, la comunidad y la infraestructura comercial para soportar a las comunidades comerciales mundiales y un proceso comercial transparente. Sin embargo, varias realidades por lo general involucran la politización de la subcontratación mundial al polarizar campos funcionales y de infraestructura dentro de la organización, que dificultan la habilidad de la organización de producir los cambios estratégicos necesarios. Tampoco hay mucha oportunidad de entrenar a los compradores, socios y proveedores a lo largo de una cadena de suministro extendida dentro de tales infraestructuras. Irónicamente, el control sobre la cadena de suministro extendida debería conducir la necesidad común para impactar la entrega antes de que comience la producción, ya que a nivel táctico, la falta de visibilidad da como resultado que los costos se multipliquen para arreglar los problemas en el muelle (cuando los bienes ya llegaron) que en el extranjero.

Incluso el simple papeleo puede ser hasta el 7 por ciento del costo total del comercio internacional, ya que los minoristas pasan la mayoría del tiempo haciendo actividades como la coordinación de los cambios en los documentos con sus proveedores (como cambios de especificación, actividades de trabajo en proceso [WIP], revisiones de fecha de entrega, revisiones de envío y etiquetado, etc.), que como resultado dan retrasos o plazos más largos. Además, intensificar la seguridad mundial se refiere a que los gobiernos requieren mucha más información (más que simplemente aplicar los códigos de programación de aranceles harmonizados [HTS] y revisar si algo se produce de especies en peligro de extinción, por ejemplo), y el rastreo de componentes se ha convertido en algo esencial para conducir los negocios en las fronteras. Con la seguridad de los envíos bajo un mayor escrutinio desde el 11 de septiembre, los importadores minoristas han tenido para adaptarse a un mundo cambiante de cumplimiento aduanal, ya que asegurarse de que los envíos cumplan con los requisitos de seguridad de Protección de fronteras y aduanas (CBP) de Estados Unidos le ha agregado un nuevo nivel de complejidad a la importación de accesorios, y los riesgos de fallar con el cumplimiento son mucho mayores hoy en día.

En especial con la eliminación de las cuotas comerciales y con la decreciente necesidad de rastrear los datos para propósitos de limitaciones de cuotas, el enfoque para los importadores y las aduanas de Estados Unidos ha cambiado al cumplimiento de seguridad. Por ejemplo, después del 11 de septiembre las políticas de aduanas de Estados Unidos requieren que los importadores clasifiquen los ingredientes de todos los bienes extranjeros (por ejemplo, por país de origen), para cada material. Varios importadores minoristas han estado luchando últimamente por un estándar de tolerancia cero en sus esfuerzos del cumplimiento social y de seguridad, en lugar de en un estándar tradicional de un “cuidado razonable” aplicable al cumplimiento comercial y de aduanas. Algunos esperan logar que las mejores prácticas los promuevan al "nivel 3" en el programa de Sociedad comercial y de aduanas Estadounidenses contra el terrorismo (TPAT), que entonces los exenta de inspecciones de seguridad de aduanas que no son al azar, y aseguran una mayor velocidad al mercado. Para mayor información acerca de este tema, consulte Cómo tratar con la complejidad de la gestión del comercio mundial.

Debido a la tardanza de varias compañías con respecto a IT, la comunicación ha sido engorrosa y costosa, ya que la gente por lo general necesita ingresar a varios sistemas para obtener la información del ciclo de vida, o para completar una orden. Algunas investigaciones sugieren que casi dos tercios de los sistemas y soluciones que se emplean como parte de iniciativas estratégicas de subcontratación son manuales, o se conducen por medio de fax o correo electrónico. La mayoría de los problemas todavía se dirigen por medio de una ráfaga de faxes, llamadas telefónicas, o (de forma más actual) correos electrónicos, varias personas del staff de investigación que no son necesarias cuyos gestos de ayuda bien intencionados sólo provocan más confusión. No es atípico que un comprador ingrese a varios sistemas de este tipo y mantener una docena de hojas de cálculo como parte del proceso de subcontratación y compra. Desde que las pequeñas notas de colores y las hojas de cálculo se ocultaron en silos sólo han entorpecido la visibilidad en general, casi cada organización debería luchar para finalizar las entradas redundantes de datos, y moverse de documentos de múltiples fuentes, para poder manejar los compromisos correctamente. En otras palabras, el objetivo debería ser controlar las prácticas tradicionales a favor de la planificación productiva y la colaboración con los clientes. Por lo tanto, lo más pronto posible, los minoristas deben tomar los pasos necesarios para conciliar estas soluciones dispares para mejorar su tiempo de respuesta y obtener lo mejor posible de sus actividades de subcontratación.

Las complejidades de la subcontratación mundial para los minoristas

Aparentemente, con base en el presente, la subcontratación en países geográficamente remotos ha introducido varias dificultades adicionales. En primer lugar, la búsqueda y la identificación de fuentes calificadas para bienes y servicios absorbe hasta una preciada mitad de todo el ciclo de subcontratación, mientras que hasta el 80 por ciento del costo del producto se construye en la fase de diseño y desarrollo cuando ocurre una subcontratación de servicios, lo que requiere una relación muy cooperativa. Dados los beneficios de las conferencias en Web, para los minoristas es cada vez más caro y tardado viajar grandes distancias para centros de desarrollo, ya que los costos de hacerlo pueden incluso negar los beneficios potenciales iniciales de subcontratación. Es particularmente costoso y tardado establecer una oficina internacional de subcontratación, e incluso entonces toma algunos meses por lo menos obtener nuevos proveedores en el extranjero y operar de forma eficiente. Además, cada vez más los precios del petróleo y (el miedo a) los brotes de enfermedades como SARS o fiebre aviar pueden contribuir a reducir los viajes ejecutivos e incrementar la dependencia en la colaboración basada en la Web (aunque los beneficios de los encuentros personales no serán completamente reemplazados en algunos casos).

Pero entonces, los problemas de comunicación, causados básicamente por diferentes zonas horarias, días laborales y vacaciones, pueden reducir la visibilidad de la red de suministro y la cercanía de las relaciones laborales, y por lo tanto obstruir seriamente un acercamiento efectivo conducido por la demanda (consulte, ¿Planificación de los requisitos de material tradicional o controlada por la demanda?). Las diferencias culturales y de idioma también son otro obstáculo para el éxito, e incluso pequeños malentendidos o falta de comunicación pueden ser muy costosos. La falta de disponibilidad de habilidades y constancia, junto con estándares diferentes de calidad, también pueden presentar problemas con la subcontratación en el extranjero, ya sea cerca o lejos. Ya que las diferencias culturales son menos pronunciadas con locaciones cercanas en el extranjero (y debido a las verdaderas preocupaciones de la inestabilidad política y la fluctuación del tipo de cambio en algunas regiones geográficas), los minoristas Estadounidenses pueden preferir lidiar con las opciones de la frontera sur o norte. Por otro lado, la alineación con las leyes de la Unión Europea pueden ser complejas, y dichas leyes favorecen el tratar con países de la misma Unión Europea y con países que pronto pertenecerán a la misma.

Esto puede ser particularmente crucial y complejo para compañías que les ofrecen sus servicios de subcontratación a otros minoristas independientes y que deben cumplir con los requisitos únicos de documentación y facturación de dichos minoristas, al igual que con las políticas internas de facturación y pagos al vendedor por los bienes comprados en su propio beneficio. Una vez más un paquete astuto de gestión financiera de la subcontratación de servicios debe ser capaz de enumerar todos los elementos (artículos de línea) de una orden original y, a su vez, activar la generación de otros documentos como las listas de empaque, notificación de envío (ASN), conocimiento de embarque (BOL), la factura comercial y la factura de servicio. Estos documentos, y la información detallada con respecto al transportador, embarcador, país de origen, país de exportación, país importador, y destino final son muy importantes para cubrir los estándares estrictos de seguridad de comercio mundial antes mencionado y para pasar la aduana sin demora alguna. Esta sincronización en la cadena de suministro sería una mejora de desempeño muy importante para acelerar el producto en el mercado. Para mayor información, consulte La globalización tiene un gran impacto en la cadena de suministro y en el soporte de la tecnología de la información.