En la tercera parte de esta serie hablamos de la primera etapa de la implementación de un sistema de identificación por radio frecuencia (RFID) (consulte Los primeros pasos de la implementación de un sistema de identificación por radio frecuencia, ¿Conoce la identificación por radio frecuencia? y Cómo inspeccionar el lugar donde se hará una instalación de RFID).
Segunda etapa: Pruebas y validación
Para muchas empresas, RFID es un territorio sin explorar, de manera que una implementación de este tipo de sistemas representa una gran aventura. Según las mejores prácticas, las organizaciones deben involucrar en el proceso a una persona que tenga experiencia y que comprenda las operaciones, los sistemas y los procesos existentes. Como medida provisional, hay que involucrar también a alguien que tenga experiencia adicional en interpretar datos para que agregue un valor a la parte de cadena de suministro. Por lo general, un analista de negocios puede configurar, interpretar y modificar el sistema en caso de que sea necesario contar con soporte constante y después de la implementación.
Es probable que las organizaciones no se den cuenta de que la tecnología RFID es algo complicado y que deben comprometerse con el proyecto. Los asociados de integración reconocen esta tendencia y han adaptado sus modelos empresariales a un modelo de integración de servicios. Los revendedores de valor agregado (RVA) y los implementadores han tratado esta falta de experiencia, por lo tanto, las organizaciones aprovechan sus servicios profesionales. El asociado llena la falta de experiencia en análisis empresarial, para poder evaluar las prácticas empresariales y la capacidad para generar flujos de trabajo y comprender la infraestructura de la información actual. Las mejores prácticas sugieren seguir la metodología del Project Management Institute (PMI): emplear la experiencia en RFID adecuada, crear flujos de trabajo y seguir objetivos de rendimiento, hitos y responsabilidades realistas.
A continuación presentamos los pasos que conforman la segunda etapa de una implementación de RFID:
- Paso 1: Integración de los sistemas
En este paso es importante comprender cómo se integrará la RFID a su aplicación actual de planificación de los recursos empresariales (ERP) o su sistema de gestión de almacenes (WMS). La falta de comprensión de la integración de los datos adicionales que se han reunido a los sistemas externos puede generar confusión. Algunos de los puntos más difíciles pueden ser la complejidad de los datos, la forma en que se interpretan, su impacto financiero o la comprensión de cómo intercambiar información importante con los asociados comerciales. Los gastos generales administrativos de su sistema se volverán más complejos en cuanto a gestión de datos, seguimiento del hardware, uso de un middleware RFID y la infraestructura detrás de la capa nueva (es decir, servidores nuevos, adición de un nombre al dominio, etc.).
Los resultados de las pruebas y las evaluaciones permitirán que la organización vea con anticipación el alcance de las capacidades que se pueden adquirir. Busque soluciones que integren hardware y software a su aplicación WMS o ERP. Cuando se hace correctamente, los sistemas de RFID minimizan la cobertura de la radio frecuencia (RF) y registran lecturas precisas en áreas bien delimitadas. Los usuarios pueden seleccionar sistemas que sean capaces de apegarse a varios protocolos y que tengan una estructura de datos abierta como integración por lenguaje extensible de marcas (XML) para intercambio de datos, así como una base de datos común. Es muy útil cuando la aplicación de RFID está escrita en el mismo lenguaje que la aplicación ERP o WMS.
- Paso 2: Interfaces
Uno de los elementos clave de cualquier implementación es su integración con los sistemas periféricos. La persona que lo guía a través de la implementación supervisará el desarrollo de interfaces entre los sistemas ERP, WMS, de gestión del transporte (TMS), de intercambio electrónico de datos (EDI) y de embarque. La integración necesitará contar con una interfaz nueva que debe probarse con todos los demás sistemas afectados (enumerados previamente). Durante la supervisión de la creación y la definición de las interfaces, las organizaciones deben poner atención a los elementos siguientes:
- Diversas plataformas. Es decir, sistemas operativos y aplicaciones en donde se usan los datos.
- Las bases de datos que se usan entre todos los sistemas. ¿Son compatibles y pueden conectarse fácilmente sin necesidad de programación adicional?
- Conectividad de las bases de datos. ¿Hay una herramienta para vincularlas, como una conectividad universal entre bases de datos (ODBC) o por conexión?
- Definición de las interfaces y mapeo de las mismas entre los sistemas.
- La función de los flujos de trabajo entre sistemas, que debe hacerse sin problemas. ¿Su sistema RFID nuevo puede manejarlo o cómo se hará?
- Los datos que se intercambian entre los sistemas. ¿Es el mismo lenguaje?
- Quién controla los datos.
- Dónde se almacenan los datos.
- Quiénes son los consumidores de los datos y si se toma alguna medida al respecto.
- Si los datos se extraen de un sistema de business intelligence (BI).
Las mejores prácticas sugieren que una vez que se haya definido, implementado y probado la integración de la aplicación dentro del ambiente de pruebas, hay que hacer una prueba de extremo a extremo. Esta prueba debe incluir la colocación correcta de la etiqueta en el artículo, la respuesta del lector, la reunión de datos en el sistema de RFID y la validación de dichos datos. La organización debe validar los datos intercambiados que se van a pasar a otros sistemas a través de la integración, la recepción de datos en el sistema auxiliar y el intercambio con los asociados comerciales.
- Paso 3: Flujos de trabajo
Es necesario documentar todos los flujos de trabajo de los procesos empresariales para que haya un plan para la instalación. Si no existen estos procesos, asegúrese de asignar tiempo adicional al plan del proyecto para completar el rediseño del proceso que sea necesario. Cuando se responde a estas preguntas antes de comenzar, se puede tener una integración con menos problemas. Los flujos de trabajo entre estos sistemas deben seguir el ciclo de los productos, desde su diseño hasta el consumo de los datos o el producto. Las interfaces deben permitir integrar todos los sistemas. El flujo de datos debe seguir todos los procesos, y los datos correspondientes deben estar de acuerdo con cada etapa. Una vez que se termina con este paso, la siguiente etapa es la implementación piloto.
Tercera etapa: Implementación piloto
Según las mejores prácticas, el objetivo del programa piloto es desarrollar una predictibilidad y una capacidad de graduación para aceptar tantas situaciones como sea posible que puedan afectar el negocio de manera cotidiana. En la tercera etapa será necesario verificar y registrar que se logre la precisión, la colocación, el resultado y el desempeño. El hecho de registrar estos resultados dará a los usuarios una herramienta útil de resolución de problemas y capacitación y podrá actuar como documento para educar al personal. En este punto ya debe haberse definido la colocación adecuada de las etiquetas, y deben haberse tratado la interacción de los lectores y el flujo de datos entre los sistemas en las etapas anteriores.
La implementación piloto es, en realidad, una prueba de todo el sistema en el ambiente funcional donde existirá el sistema de producción. La diferencia es que la operación y el uso del sistema se graduarán a porciones más manejables. Las pruebas de cargas deben exponer las fallas en los procesos comerciales y las anomalías del sistema, y deben permitir llegar a la escala operativa completa que es necesaria para operar el negocio diariamente.
Las mejores prácticas sugieren completar una lista de tareas que deben realizarse durante la etapa piloto del proyecto. Si su respuesta es afirmativa para algún ítem de la lista, pase al ítem siguiente. Si su respuesta es negativa, vuelva a realizar dicha tarea hasta obtener una respuesta afirmativa y poder pasar al ítem siguiente.
| Lista para la implementación piloto |
Sí |
No |
| 1. Instale el equipo en otras instalaciones o divisiones para mejorar los procesos y probar la infraestructura. |
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| 2. Verifique la capacidad para capturar información y transferir datos a y de otros sistemas. |
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| 3. Eduque a los empleados sobre la tecnología y el uso de RFID, ya que esto afectará la forma en que trabajan si las etiquetas se colocan manualmente. |
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| 4. Asegúrese de que todos los empleados que usarán el sistema estén capacitados en las operaciones que requieren. |
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| 5. Asóciese con proveedores para verificar la compatibilidad del sistema. Trabaje con ellos para resolver las incompatibilidades, los tipos de etiquetas, el protocolo, etc. |
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| 6. Someta el sistema a pruebas de carga, y use una cantidad similar a las operaciones usuales. Introduzca cantidades graduales de datos, productos y reunión al sistema. |
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| 7. Mida los resultados para probar la viabilidad de los datos de las etiquetas en una mayor escala (es decir, en toda la plataforma ERP y a través de los procesos empresariales). |
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| 8. Trabaje con los asociados para eliminar los errores. |
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| 9. Integre los datos entre las aplicaciones ERP y WMS con otros sistemas. Incluso pruebe el flujo de datos y valídelos. |
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| 10. Decida si usará un proceso automatizado o manual para la colocación de etiquetas. Asimismo, diseñe un método para completar la colocación de etiquetas y piense en la forma en que esos datos se pueden reunir y procesar. |
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| 11. Diseñe un plan de traslado. ¿Qué sistemas se ven afectados? ¿Cuántos sistemas? ¿Cuándo y en qué ubicaciones? |
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| 12. Tenga listo un plan de contingencia en caso de un fallo. Prepare alternativas para resolver los problemas con los datos y la tecnología y cree alertas para los empleados en caso de que falle un sistema.
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Tabla 1: Lista para la implementación piloto.
Si el proceso de automatización está causando retrasos en la producción, debe pensar en una operación manual. Si se está acabando el tiempo, entonces la empresa debe pensar en hacer que la aplicación de etiquetas inteligentes sea un paso posterior a la producción y no parte del proceso de fabricación. Puede ser que desagrupar y volver a poner en paletas (slap and ship) sea una solución a corto plazo. De ser necesario, permitirá acelerar la implementación.
Muchas soluciones slap and ship contienen los elementos básicos para satisfacer un mandato de RFID (como ofrecer la opción de aplicar etiquetas), pero no necesitan una inversión fuerte como la implementación completa. El concepto es el siguiente: la organización puede aplicar las etiquetas y verificar la información sin tener que comprar funciones adicionales que no requiere. Muchas empresas WMS ofrecen un paquete slap and ship que generalmente se agrega justo antes de que el producto salga del almacén. Por lo general, estos kits están compuestos por lectores, etiquetas y codificadores, y algunas veces incluyen también una versión simple de middleware para manejar los datos y el hardware. Para el proveedor que origina el mandato, normalmente esto satisface el requisito de información.
Conclusión
Según las mejores prácticas, la implementación de RFID debe realizarse por etapas. Este enfoque permite tener tareas manejables que se pueden controlar y rectificar en caso de que sea necesario. Debe validar el uso de un proveedor, unos cuantos artículos, información entre proveedores y procedimientos empresariales. En caso de que haya un problema, su magnitud y el número de resoluciones (si es manejable) determinarán con qué facilidad puede resolverse. Cuando la organización termine las transacciones de RFID, debe haber una combinación de verificación manual y del sistema para validar que todo esté bien. Los datos que se interpretan manualmente para verificar su validez (revisar que los datos de los productos sean correctos) y que se rastrean a través de todos los sistemas afectados (la validez de la interfaz) confirman que se ha validado la prueba de extremo a extremo.
Cuando se haya verificado la prueba de extremo a extremo, la organización debe agregar proveedores y productos de forma gradual para que, en caso de que surja un problema, sea más fácil de manejar. En otras palabras, es más fácil resolver problemas cuando se manejan porciones de datos; las correcciones a las aplicaciones se pueden hacer con más facilidad (cuando son necesarias) y se pueden asignar recursos para que manejen la crisis. El concepto de agregar un proveedor y un producto a la vez permite que los usuarios vean si hay un problema con alguno de ellos en particular. Si el proveedor ha cometido un error, los pasos para corregirlos deben ser mínimos porque ya se habrán validado los demás clientes y productos. Para resolver el problema es necesario tratarlo de forma interna e informar al asociado comercial pertinente si el problema se presenta también de su lado. La colaboración permitirá resolver los problemas más rápidamente. Cuando los productos ya estén en vivo, todos los proveedores estén satisfechos con el estado de la integración y se haya probado la integridad de los datos, será seguro avanzar al cuarto paso del proceso de implementación.
No se pierda el siguiente artículo de la serie ¿Conoce la identificación por radio frecuencia?, en el que hablaremos de la etapa final y el traslado de una implementación de RFID.
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