Las ventajas y desventajas de la subcontratación de servicios mundial al menudeo

Análisis de la situación

Para cualquiera que no haya pasado los últimos años invernando o abandonado en una isla remota, se ha vuelto evidente que el control por parte del suministro es más importante que nunca para el éxito comercial. Esto se debe a la globalización (lo que significa nuevos mercados potenciales, pero también el precio de una creciente competencia), a la subcontratación en países de bajo costo (e incluso la subcontratación de algunos si no es que de la mayoría de las operaciones de fabricación o de servicio) a las presionas continuas de costos (márgenes reducidos), y a otras fuerzas conductoras que se han convertido en una "tormenta perfecta". La subcontratación mundial (el proceso de identificar proveedores nacionales o cercanos o lejanos adecuados de bienes y servicios, preferiblemente de países con costos mucho menores, y luego ordenar los bienes y arreglar el pago y la entrega) se ha convertido en una forma viable para muchos. De hecho, últimamente se ha convertido en una estrategia corporativa cada vez más importante (y con frecuencia un mandato ejecutivo para los departamentos de compras) que cada vez más es también una estrategia de sobre vivencia, en contraste a la percepción de hace décadas del hijastro o del "patito feo" del control por parte del suministro.

Primera parte de la serie Las ventajas y desventajas de la subcontratación de servicios mundial al menudeo.

De hecho, hoy en día existe un imperativo creciente dentro de las organizaciones para subcontratar directamente a un universo global siempre creciente de vendedores prospecto. De hecho, de acuerdo a la Organización de comercio mundial (WTO), alrededor del 55 por ciento de todos los materiales primos para la fabricación Estadounidense se están comprando fuera de Estados Unidos, lo que se compara con tan solo el 12 por ciento en los años 80. Como otro ejemplo, el periódico Wall Street Journal reportó el año pasado un gran incremento de las importaciones del lejano Oriente a través del puerto de Savannah, Georgia (EUA), donde el contenedor de carga con un volumen de 1.7 millones al año se ha triplicado en la última década, y como una alternativa en la costa Este a los atascados y limitados puertos de la costa Oeste (que son los destinos más cortos y mas lógicos para los bienes del Lejano Oriente).

Ganancias potenciales de la subcontratación mundial

En resumidas cuentas, las compañías subcontratan servicios mundialmente para diferenciar sus productos, obtener una ventaja competitiva con precios reducidos y realizar mejoras en los márgenes. En promedio, varios estudios analíticos contemporáneos, entrevistas, reportes de referencia, etc., han concluido que una estrategia de subcontratación bien diseñada y bien ejecutada puede producir grandes mejoras en los márgenes de hasta el 2 por ciento (a través de una colaboración más eficiente con el socio comercial); un ciclo más corto de hasta un 30 por ciento; hasta un 5 por ciento en la reducción del costo de la mercancía vendida (COGS); y hasta un 15 por ciento de aumento en el margen bruto (a través del incremento de una subcontratación internacional en mano de obra y costos de suministro menores de Oriente, el Sudeste de Asia, Europa Oriental y Sudamérica). Con seguridad, las expectativas son mucho más altas que estas cifras, ya que los ahorros iniciales pueden proporcionar ganancias falsas. Y con varios costos y riesgos ocultos (como la complejidad de la logística y ramificaciones de plazos mayores), siempre se debería tomar una vista y un análisis a largo plazo. Para mayor información, consulte Understanding the True Cost of Sourcing.

Algo que también contribuye a la popularidad de la subcontratación global hoy en día puede ser el hecho de que por años, solo las compañías más grandes han tenido los recursos para operar sistemas de software de importación/exportación complejos y caros. La tecnología de hoy en día ha nivelado el campo de juego para el comercio internacional, dado que los sistemas baratos basados en la Web, diseñados para un despliegue más sencillo, ahora pueden permitirle a compañías mucho más pequeñas subcontratar mundialmente con un amplio rango de subcontrataciones. La imparable marcha de Internet y el crecimiento de la compra en línea y de otras transacciones significa que todos estamos operando en un nuevo mundo electrónico en tiempo real (el pueblo mundial), con visibilidad inherente en eventos importantes. Estos sistemas nuevos hacen posible que una pequeña compañía minorista contacte aunque sea una sola vez, de forma oportuna si es necesario, a un proveedor para registrar una transacción rentable y eficiente. Esto ha traído lo que algunos expertos llaman “el gran salto” en la subcontratación mundial: ya no es únicamente el privilegio de algunas compañías grandes y poderosas, pero se está convirtiendo en una estrategia viable para casi cualquier compañía.

Además, las cuotas de comercio y otras barreras ha estado desapareciendo (o se están reduciendo) mundialmente, mientras la expansión de la Unión Europea (UE) hacia el Este abre nuevas subcontrataciones en países potenciales junto con nuevos mercados potenciales. Con el fin de las cuotas de importación en el sector de los accesorios, el mismo está creciendo rápidamente en India y el Lejano Oriente, mientras que el pasaje del Tratado de libre comercio en Centroamérica (CAFTA)promete traer mayor actividad en Centroamérica. Hoy en día, en promedio, los minoristas están siguiendo los mandatos de los altos ejecutivos de incrementar las importaciones (tanto de los materiales primos y de los bienes terminados), incluso hasta un cuarto de las compras totales (desde un nivel actual del 5 al 12 por ciento).

También existe la creciente tendencia hacia ofrecer marcas o marcas propias y una reevaluación fundamental de la estructura de la subcontratación mundial. En otras palabras, la pregunta ahora es si utilizar agentes u otros intermediarios, si por medio de intercambios comerciales en Internet (y similares) las compañías ahora pueden trabar más directamente con los fabricantes. Por lo tanto, dado que algunos ejemplos reportados de éxito con marcas caseras de menor precio, los minoristas en varios segmentos, incluyendo los bienes de consumo de movimiento rápido (FMCG), electrónicos de consumo, y accesorios, están incrementando su enfoque en mercancías de marcas privadas para aprovechar los incrementos del margen, una mejor calidad de consistencia, y la lealtad de marca. Para mayor información, consulte El frágil mercado de bienes de consumo embalados y los productos de marca propia y Una herramienta única de la gestión del ciclo de vida de los productos para el menudeo de marcas privadas.

… Viene con algunas desventajas inevitables

Sin embargo, los ahorros de una subcontratación mundial vienen con exorbitantes gastos, ya que una compañía debe encontrar fábricas calificadas, solicitar ofertas, hacer órdenes de compra, inspeccionar las fábricas, monitorear la calidad, manejar la logística, derechos de aduanas, etc., todo por su cuenta lo que es una gran hazaña. Cualquier comerciante hoy en día tiene que manejar numerosos detalles acerca de cómo se subcontratan, se producen y se entregan marcas privadas, lo que puede ser algo amedrentador con lo que lidiar, especialmente cuando los socios comerciales están dispersos por todo el mundo. El impulso de las marcas privadas en la industria minorista (desde las tiendas de abarrotes hasta las tiendas más grandes de accesorios) está conduciendo a contratos más oportunísticos con proveedores pequeños y desconocidos en países remotos, lo que requiere que los compradores realmente se arriesguen al ordenarles a proveedores desconocidos con la esperanza de mantener los costos al mínimo.

Esto requiere de un cambio de idea acerca del tiempo, dado que la mayoría de los problemas con los proveedores domésticos se pueden resolver de inmediato (o por lo menos en el lapso de una semana, en el peor de los casos). Internacionalmente, incluso para los países fronterizos, una orden de compra en particular puede tomar varias semanas para que se confirme, sin mencionar que se procese y que se entregue a través de la aduana. Con la subcontratación mundial, el reto se ha convertido en cómo comunicar desde una oficina local en un país del Grupo de los ocho (G8) con una fábrica tan lejos como África o el Lejano Oriente. El reto es también cómo asimilar y comunicar múltiples puntos de datos efectivamente dentro de una operación unificada en una sola pantalla. Después de todo, en el proceso de fabricación, la comunicación necesariamente se lleva a cabo entre minoristas, fabricantes, administradores de marca, contratistas, agentes, accionistas, y proveedores logísticos. Varios todavía comparten la información del producto por teléfono, o por medio de faxes y correo electrónico, o a través de la comunicación física, y la dificultad es consolidar todos estos diversos puntos de datos.

En un escenario más sofisticado, todos los miembros de la cadena de suministro se comunican a través de un sistema basado en la Web, que significa que cuando un vendedor hace un cambio en el estatus de un producto, por ejemplo, todos en la cadena de suministro pueden ver dicho cambio. La clave en la subcontratación mundial hoy en día es minimizar todo el ciclo y las interrupciones, y la forma más importante de hacerlo es teniendo información inmediata, precisa y en vivo. Las nuevas aplicaciones software nativas de Internet de subcontratación de servicios debería darles a los usuarios visibilidad a través del mundo del producto actual o del estatus de la orden en cualquier momento, y eliminar casi toda la duplicación de información, por lo tanto permitirles a todas las partes colaborar en problemas con mayores recompensas en lugar de atacar constantemente.

Por ejemplo, antes de implementar una solución contemporánea automatizada basada en la Web, contactar a múltiples vendedores al mismo tiempo para la asignación de precios sería muy tedioso y un proceso manual pedestre para el grupo de subcontratación. Por otro lado, al utilizar la infraestructura habilitada en la Web, las empresas usuarias deberían ser capaces de integrarse mejor mundialmente con su base de suministro, y ampliar el campo de acción de los vendedores que pueden localizar. Dicha tecnología ha dirigido últimamente la habilidad de varias firmas minoristas para estimar los precios de varios vendedores al mismo tiempo. Asimismo, cuando el equipo de diseño crea un nuevo concepto y quiere obtener una muestra de dicho concepto, tal sistema permite que la información que han diseñado fluya en la organización de subcontratación, lo que entonces le permite al equipo de subcontratación comenzar a obtener costos estimados, al igual que información acerca de tiempo y acción (es decir calendarios normalizados y sincronizados dentro de todo el ciclo de producción). Entonces el equipo puede determinar mejor dónde quiere colocar la producción, dependiendo del volumen, posiblemente también integrando con la organización comerciante para darles una perspectiva de cuánto producto la firma subcontratará un estilo dado, para que puedan ver las limitaciones de capacidad. El siguiente paso podría ser utilizar las herramientas del software para romper los datos de estilo en más variables, en preparación para colocar la orden de compra o de producción. Por ejemplo, esto puede proporcionarles a los proveedores respuestas a varias preguntas: ¿Cuánto quiere ordenar el minorista por color y por tamaño? ¿Cuál es el precio final? ¿Cuál es el calendario de tiempo y acción final?

Cada vez más, la las prácticas de abastecimiento de confirmación estándar de las órdenes y de notificación de envío (ASN) no pueden proporcionar la garantía suficiente de que todo va bien con cualquier orden. Este es particularmente el caso de las compras especiales hechas internacionalmente que son comunes en la fabricación de los bienes de consumo y las industrias de distribución. Aquí, la dificultad de comunicarse en diferentes zonas horarias, junto con largos plazos, hacen que los periodos de recuperación sean muy largos (si es que es posible recuperar algo) cuando ocurren problemas. Esto es por lo que los compradores se deberían beneficiar de la visibilidad y de los sistemas de gestión de eventos que les informarían, (o los alertarían) de que sus órdenes comenzaron (o no) a tiempo se colocaron en el barco conforme a la programación, o si el equipo de diseño ha cambiado algunos aspectos acerca del color o en la tela para una mercancía planificada en particular, o que la orden se documentó (o no) adecuadamente para pasar la aduana sin ningún problema.

Los sistemas actuales (principalmente manuales) todavía requieren información para fluir por medio de hojas de cálculo, teléfonos, faxes, correo y correo electrónico dentro de los diferentes grupos menoristas, y cuándo es tiempo de colocar la orden, los datos por lo general ya no son los adecuados. La información entonces se tiene que revisar durante la fase de la orden, que lleva a la posibilidad de que el vendedor puede responder de forma incorrecta, y luego se vuelve a pasar por el ciclo vicioso.

Determinar el verdadero costo de estas actividades también puede ser complejo, ya que además de un precio de compra nominal, se tiene que añadir el flete, los impuestos, los costos de aduana, los costos de inventario, los problemas de calidad inevitables, y el tiempo de los compradores. Los costos de desembarque varían tremendamente, dependiendo de cómo se envíe la mercancía. Por todas estas razones, el problema de lograr procesos de subcontratación más transparentes y cohesivos se ha convertido en un frente que le concierne a varios minoristas conducidos por un consejo de directivos para impulsar los márgenes a través de la subcontratación directa de productos internacionales.

Desafortunadamente, el hecho es que pocos sistemas de tecnología de la información (IT) soportan por completo las complejidades y los requisitos únicos del comercio mundial. Varios programas de subcontratación de servicios anticuados (algunos son parte de los tradicionales sistemas de contabilidad y de planificación de recursos empresariales [ERP]) no han sido diseñados para tomar en cuentas las fluctuaciones del tipo de cambio, los derechos de aduana, o las cuotas adicionales de procesos bancarios, lo que da como resultado que gran parte de la contabilidad de dichos artículos se siga haciendo de forma manual. Por lo tanto no es de sorprender que con tan sólo algunos años de despliegue se utilice menos del 15 por ciento de la funcionalidad disponible del software (consulte La erosión de las aplicaciones y de su valor).

Sin embargo, los beneficios de las mercancías de marcas privadas pueden ser tan grandes como para convertirse en estrategias cruciales para los minoristas. Hasta hace poco, el medio de comunicación de Internet no ha sido ni confiable ni lo suficientemente omnipresente para soportar tan amplia red de suministro o la respuesta para los problemas similares. Aunque recientemente, ha alcanzado un nivel mucho más alto de seguridad, ancho de banda y conectividad, que coincide con las aplicaciones emergentes diseñadas para correr en Internet y ofrecer datos y eventos en tiempo real para manejar y analizar las variables de la subcontratación mundial. Por ejemplo, las herramientas de visibilidad de la cadena de suministro basadas en la Web le han ayudado a estas compañías a mejorar los plazos de producción, a manejar mejor los movimientos de inventario y rastrear la producción y la entrega de productos en tiempo real. Además, las herramientas de subcontratación de servicios basados en la Web les ayudan con la identificación de proveedores, con la negociación de contratos, los manifiestos de envío, y la conducción de la subcontratación (a través de la gestión de eventos, y la colaboración y la planificación con sus socios comerciales), y por último aumentar sus propios tiempos de entrega.

Algunos importadores pueden tener artículos caros, junto con cuentas de unidades de mantenimiento de inventario (SKU) de accesorios de bajo costo subcontratados directamente de Asia, lo que impone un acercamiento integrado para una gestión de la cadena de suministro (SCM) y una visibilidad más precisa. La colaboración entre los proveedores, los proveedores de logística, los compradores y los administradores del producto es muy importante a través de todo el ciclo de vida del producto. Una serie astuta de software de subcontratación debe permitirles a los directores de producto y a los compradores desarrollar rápidamente solicitudes de cotización (RFQ) para sus esfuerzos de subcontratación mundial. También debe ser capaz de normalizar tipos de moneda dispares, idiomas y plazos, y calcular automáticamente los costos de puerto estimados para un claro entendimiento y comparación de todas las ofertas presentadas por los múltiples proveedores concursantes. Para estos proveedores localizados alrededor del mundo, la serie debería de igual forma unir y coordinar tales detalles como especificaciones del producto, RFQ, control de calidad, listas de empaque, y todas las facturas y papeleo de aduana, eliminando los errores de entrada de datos redundantes y gastando en la producción. Tal solución también les debería permitirles a los compradores y a los socios comerciales colaborar más rápido en acomodar las órdenes de cambio para responder a cualquier fluctuación en las condiciones del mercado.