Las ventajas y las desventajas de un EDI integrado Primera parte: las desventajas

Las desventajas de un EDI integrado

El dilema de “las mejores series comparadas con las integradas” va más allá que la simple sincronización de datos entre dos aplicaciones empresariales dispares. La capacidad de intercambio electrónico de datos (EDI), que para muchas industrias que manejan altos volúmenes, como los proveedores automotrices, se ha convertido en un requisito desagradable, se ha vuelto más peligrosa debido al nivel de trabajo que hay que dedicar para asegurarse de que los mensajes que entran y salen son precisos. De forma concreta, todas las soluciones EDI de los proveedores de redes de valor agregado (VAN) tradicionales como Global, Sterling Commerce, SPS Commerce o Inovis proporcionan el proceso fundamental de traducción, convirtiendo archivos entrantes, como las salidas del programa y los pronósticos, en algo que se pueda leer y entender. Estas soluciones también deben convertir los datos de salida, como las facturas, las órdenes de compra (POS) y los avisos de embarque anticipado (ASN) en un formato aceptable que pueda ser recibido por el proveedor.

EDI resulta atractivo básicamente porque funciona. Ha evolucionado para convertirse en un sistema casi perfecto ya que durante años varias empresas han invertido mucho dinero en él, a pesar de los costos que implica crearlo y hacer que funcione. De cualquier forma, muchas empresas ven obstáculos en el uso de EDI, o al menos tienen algunas razones convincentes para usar un enfoque de lenguaje extensible de marcas (XML) basado en la red para intercambiar documentos vitales del negocio, como órdenes de compra, avisos de entrega y facturas. El EDI tradicional puede representar una forma costosa de hacer negocios, y para algunas empresas puede ser un costo prohibitivo. Asimismo, su rígida estructura de mensajes implica que las empresas que quieran realizar transacciones de EDI deben acordar anticipadamente en alguna norma común para asegurar la continuidad y evitar los problemas de traducción.

Para complicar más las cosas, como la norma preferida de las últimas tres décadas para las transacciones de formato en lote, EDI ha dado lugar a muchas variantes incompatibles, ya que los usuarios de EDI con frecuencia han personalizado las normas para que se adapten mejor a sus necesidades y han desarrollado un vocabulario que corresponde a su industria específica. Así existen normas en varias industrias y regiones, como American National Standards Institute X.12 (ANSI X.12), EDIFACT, Odette o Tradanet. Además, la mayoría de las normas más utilizadas se actualizan periódicamente, obligando a las empresas a actualizar sus ambientes EDI regularmente y a insistir en que sus socios comerciales hagan lo mismo.

EDI también exige que una empresa usuaria despliegue un portal de comunicaciones, una cuenta de correo y el software para administrar el intercambio de documentos del negocio. Los usuarios tienen que usar VAN, que son sistemas patentados de correo electrónico que almacenan y entregan documentos con formato EDI y funcionan como una carretera de pago electrónica, cobrando una cantidad por cada documento o por los kilo caracteres de datos. Los usuarios deben pagar cargos por las transacciones a los proveedores de la VAN para asegurarse de que las transacciones se encaminan al destinatario correcto y que estarán aseguradas durante el transporte. Las cantidades que se pagan se acumulan rápidamente, haciendo que la tecnología siga siendo una propuesta costosa. De hecho, EDI es famoso por su preparación y su funcionamiento costosos. Los costos de la red de los proveedores aumentan y se ven obligados tienen que volverse competentes en varios procotolos de comunicaciones. Aparte del costo del software de infraestructura EDI, que incluye las tarifas de preparación y de arrendamiento de las líneas, las empresas que deciden contratar un proveedor de redes EDI VAN deben enfrentar costos adicionales a las tarifas de procesamiento de las transacciones y mantenimiento, como los costos de interconexión.

Esta es la primera de tres partes que conforman esta nota.

La segunda parte hablará de las ventajas para la industria automotriz.

La tercera parte cubrirá otras ventajas de la industria y dará recomendaciones a los usuarios.

Microsoft Business Network aborda EDI

Por lo tanto, la llegada de XML a finales de los 90 creó un gran interés entre las empresas que no querían pagar cargos por las transacciones a los proveedores de VAN, sobre todo si podían usar un medio gratuito o menos costoso para transportar sus mensajes, como la Internet. Así, Microsoft acaba de revelar el producto Microsoft Business Network (MBN), que se diseñó para ayudar a las empresas a trabajar de forma más fácil y eficiente con sus socios comerciales (proveedores y clientes) mediante una solución automatizada y conectada a Microsoft .NET. Esta solución aumenta la eficacia con un alto grado de integración en toda la empresa y las aplicaciones empresariales y reduciendo el costo de la colaboración en business-to-business (B2B).

En otras palabras, MBN usa las facilidades de mensajería y colaboración de Microsoft Outlook y las facilidades de integración de Microsoft BizTalk Server para resolver la parte de la conectividad de la cadena de suministro del rompecabezas de gestión de la cadena de suministro (SCM). El producto facilita la colaboración entre empresas, ya que minimiza la introducción de datos y los procesos en papel. Utiliza diferentes componentes clave de software, herramientas y servicios de construcción de comunidades, que eventualmente incluirán opciones de conectividad para los socios comerciales de todos los tamaños, una red confiable de servicios web, una biblioteca de plantillas de los procesos del negocio, herramientas de gestión de los socios y soporte para ayudar a que las empresas automaticen su red de socios comerciales. Para obtener mayor información, consulte Microsoft Business Network (MBN)—Coming of Age?

Con MBN, Microsoft pretende facilitar el proceso EDI removiendo al menos una capa del problema técnico para que sus socios puedan enfocarse más en los asuntos del negocio que realmente interesan a los clientes. Del mismo modo, MBN soportará EDI genérico con normas XML y también permitirá una interoperabilidad con otras normas EDI y con transportes de datos EDI más tradicionales en versiones futuras. MBN soportará versiones genéricas de documentos con formato ANSI X12, como las facturas 810, las solicitudes de orden 850 y los avisos de embarque 856. Además, MBN se compromete a proporcionar mapas que pueden traducir cualesquiera implementaciones EDI específicas de la empresa al formato genérico. El producto también ofrecerán una funcionalidad similar a VAN para un intercambio de datos directo XML a XML. Sin embargo, Microsoft ha estado en pláticas para ofrecer una conexión a al menos un propietario VAN reconocido. Este i negocio implicará realizar más cambios personalizados, como texto por documento o por kilo carácter, además de los costos de compra y suscripción para MBN.

El aumento en la demanda de EDI

Además del soporte tradicional de VAN, MBN proporcionará soporte eventualmente a las normas emergentes EDI Internet Integration, como Application Statement 1 (AS1) y Applicability Statement 2 (AS2), con el fin de cubrir la demanda creciente de servicios EDI por Internet y no a través de VAN patentadas. De forma concreta, aunque el tráfico EDI por VAN ha sido poco últimamente, las transacciones EDI por Internet han estado creciendo a una tasa anual del 50 por ciento. De forma específica, durante los últimos años varios proveedores de EDI han inyectado vida nueva a esta tecnología antigua gracias al desarrollo de ofertas que utilizan la Internet como medio de comunicación, eliminando la necesidad de tener varias VAN y reduciendo los costos por transacción. AS2, que es una norma EDI, fue desarrollada por el consorcio de la industria Internet Engineering Task Force, y permite transmitir órdenes seguras con formato EDI usando únicamente la Internet, haciendo frente de forma eficiente a la necesidad de usar servicios VAN.

Además, los vendedores han desarrollado servicios de alojamiento que reducen o eliminan la necesidad que tienen los clientes de contar con recursos EDI internos. Es posible esconder las complejidades de EDI detrás de una interfaz thin client basada en el navegador, haciendo que las comunicaciones por EDI sean prácticas para muchas empresas pequeñas que, en otras condiciones, no las habrían considerado. El resultado es que aunque XML es más flexible y más fácil de usar que EDI, los protocolos de EDI estarán presentes durante años entre los principales fabricantes o vendedores al por menor que han invertido tanto en él y que pueden exigir a sus socios comerciales que usen EDI. De hecho, EDI, XML y cualquier otro formato son simplemente “términos semánticos” y flujos de entrada para expresar los datos. El que una transacción se transmita en formato EDI o XML es secundario al rápido crecimiento del intercambio electrónico de datos y documentos. Para obtener mayor información, consulte EDI versus XML—Working in Tandem Rather Than Competing?

ACCPAC Exchange ofrece competencia

Es probable que la competencia más feroz para MBN provenga de ACCPAC Exchange. Es la primera oferta de EDI que integra las aplicaciones de contabilidad del mercado medio con IBM Business Exchange Services (adquirida recientemente por GXS). Pretende entregar documentos de transacciones EDI poco costosas mediante la Internet. ACCPAC Exchange se diseñó para permitir que las pequeñas y medianas empresas superen los obstáculos de infraestructura y de costos altos que se relacionan con las VAN EDI tradicionales. Parece que la solución creará con relativa facilidad comunidades de comercio poco costosas con proveedores y clientes. Por medio de la Internet, este producto relativamente nuevo soporta las normas EDI establecido (ANSI X12 y EDIFACT) y las normas emergentes de “EDI por Internet” (AS1 y AS2).

ACCPAC Exchange también se integra con los sistemas de contabilidad ACCPAC Advantage Series y ACCPAC Pro Series, y está formado por software y servicios que deben proporcionar un procesamiento EDI por Internet poco costoso. Existe una integración adicional entre ACCPAC Exchange ASN y el módulo ACCPAC Warehouse Management System (WMS). Algunos de sus componentes son un traductor, un mapper y un integrador de aplicaciones. Utiliza Cyclone Activator como su software de comunicaciones e IBM Business Exchange Services como portal para la comunicación EDI. Por eso, los negocios pueden usar el ACCPAC Exchange Transaction Manager para enviar y recibir transacciones a otros negocios, como órdenes de compra destinadas a un proveedor, enviadas mediante un servicio de transferencia de datos EDI alojado en ACCPAC Online. IBM Business Exchange Services actuarían como administrador central de transferencia de datos para las transacciones EDI, transmitiendo los datos exclusivamente mediante la Internet o, cuando sea necesario, accediendo a las redes tradicionales EDI. Esta flexibilidad en la entrega de las transacciones debe aislar a los negocios de las complejidades que implica tratar con varias redes EDI, mientras les permite realizar comercio electrónico con VAN EDI tradicionales y con comunidades de comercio por Internet.

Los negocios pueden usar ACCPAC Exchange para adoptar inmediatamente un EDI por Internet puro mientras aprovechan la alternativa menos costosa a las tarifas EDI tradicionales que probablemente están pagando. La capacidad de conexión del sistema con las redes EDI tradicionales debe asegurar que la transición no tendrá problemas, mientras que la integración con la solución de contabilidad ACCPAC debe proporcionar los elementos necesarios para una implementación rápida y un aumento en la eficacia de las operaciones.

Con esto concluye la primera de tres partes que conforman esta nota.

La segunda parte hablará de las ventajas para la industria automotriz.

La tercera parte cubrirá las ventajas para otras industrias y dará recomendaciones a los usuarios.