Las ventajas y las desventajas de un EDI integrado Tercera parte: las ventajas para otras industrias

Las ventajas de un EDI integrado

El intercambio electrónico de datos (EDI) es famoso porque es un medio complejo, rígido y caro para intercambiar documentos y datos entre socios comerciales. Sin embargo, las industrias de transporte, finanzas y seguros, entre otras, han impulsado mucho las comunicaciones EDI y patentadas para realizar sus negocios. Asimismo, los principales fabricantes, como las empresas de bienes de consumo (CPG) y los fabricantes de equipo original (OEM) automotrices, han aceptado EDI y han obligado a sus proveedores a hacer lo mismo.

Por consiguiente, muchas pequeñas y medianas empresas se sienten presionadas por desplegar el mismo sistema EDI que tienen los clientes principales, y ese es uno de los costos básicos de hacer negocios con los líderes del mercado. Un ejemplo de cómo las grandes empresas tienden a empujar para que las cosas se hagan a su manera es Owens Corning. La empresa ha exigido que muchos de sus proveedores implementen EDI por Internet o paguen $50 dólares americanos por cada factura que envíen en papel. Otras grandes empresas, como Wal-Mart, Home Depot, Target, etc. lo exigen de sus proveedores, ya que están convencidos de que EDI por Internet resulta productivo y rentable.

Esta es la tercera de tres partes que conforman esta nota.

La primera parte detalló las desventajas de un EDI integrado.

La segundar parte habló de las ventajas para la industria de los proveedores automotrices.

El debate entre EDI y XML

Algunas empresas todavía ven obstáculos en el uso de EDI, o al menos algunas razones convincentes que los hacen adoptar el lenguaje extensible de marcas (XML) para intercambiar documentos vitales como órdenes de compra, avisos de entrega y facturas. Teóricamente, XML tiene muchas ventajas, ya que, a diferencia de EDI, fue diseñado específicamente para transferir datos por Internet. Asimismo, mientras las empresas que tienen una red EDI deben establecer conexiones directas entre cada sistema participante, XML tiene una capacidad de extensión, es decir que las empresas participantes utilizan un solo formato de datos para las transacciones, que les permite intercambiar datos libremente. En pocas palabras, XML promete facilitar la parte técnica de la integración del flujo de datos entre sistemas, aplicaciones y personas, y puede reducir el costo gracias a un flujo mayor en las transacciones, una mejor calidad de los datos de los socios comerciales, la eliminación de los procesos manuales, etc.

Sin embargo, aunque a primera vista existen pocas razones económicas o estratégicas para que las empresas mantengan EDI, muchas se resisten a adoptar XML. De hecho, el aumento en el número de empresas que reemplazan sus sistemas EDI con XML es muy reducido. Esto se debe, sobre todo, a que el porcentaje de empresas que usa XML no ha alcanzado la “masa crítica” de dos dígitos en el flujo general de datos business-to-business (B2B). Pero se estima que el número de empresas grandes y medianas que usa EDI está entre 250,000 y 350,000 a nivel mundial.

Además, XML también tienen algunos retos. Por un lado, las normas XML siguen siendo relativamente inmaduras e inestables, ya que carecen de desarrollo y experiencia en la industria. Por consiguiente, es curioso que el valor percibido y la adopción de XML sea mayor dentro de los sectores de alta tecnología, químico, de vendedores al por menor y de consumo, donde existen iniciativas y normas maduras para la industria como RosettaNet, CIDX, UCCNet y AS2. Asimismo, XML XML necesita un ancho de banda mayor que EDI. Para las empresas que manejan grandes volúmenes de transacciones al día, ese ancho de banda adicional puede encarecerse rápidamente.

Por ahora, los negocios que han invertido una parte importante de sus recursos en EDI lo utilizan para las comunicaciones B2B, y muchos de ellos ven EDI como la mejor opción que les dará transacciones seguras y confiables, ya que es un medio maduro, normalizado y de confianza. Las normas principales de EDI, como X12 y EDIFACT, siguen cubriendo las necesidades de muchas industrias. Comparemos esto con la constante evolución de todas las extensiones específicas de las normas XML para cada industria (dialectos) —muchas de las cuales no tienen interoperación y siguen siendo trabajo en proceso. El tráfico XML excederá inevitablemente el tráfico de protocolo X12 de EDI, pero esto no quiere decir que lo reemplazará. A pesar de que X12 sigue siendo el formato dominante para cosas como órdenes de compra y facturas, los documentos X12 no se usan mucho para cosas nuevas como pronósticos en colaboración y planificación. Es posible que esta ausencia motive a los usuarios a intercambiar estos datos mediante XML.

En su lugar ha surgido un tipo de híbrido XML-EDI que impulsa las ventajas de ambos sistemas de intercambio y satisface las demandas de las pequeñas y medianas empresas que participan en una red de comercio. Muchos clientes quieren impulsar XML con sus sistemas EDI actuales, uniformizando la interacción entre ambas tecnologías, pero eso depende de plataformas de integración de las aplicaciones de la empresa (EAI) como Sterling Commerce y GXS. Además, es lógico que estas redes de valor agregado (VAN) EDI y otros proveedores de integración de servicios den más vigor a sus propuestas de valor agregando aplicaciones a sus carteras y ofreciendo un enfoque en soluciones verticales más parecido a las aplicaciones para cubrir los requisitos de integración de la comunidad comercial. Así, el producto Sterling Integrator soporta EDI y XML de forma nativa, permitiendo que los usuarios mantengan su inversión en EDI mientras progresan hacia tecnologías clave basadas en XML.

¿Ir más allá?

De cualquier forma, estos datos legibles son sólo una ventaja parcial para los sistemas de oficina de gestión y planificación de los recursos de la empresa (ERP), ya que la verdadera acción está en la fusión de los datos con la información que ya se está procesando dentro del sistema ERP. El reto es descifrar el flujo constante de información que llega diariamente en forma de mensajes EDI. En ambientes de alto volumen, puede tratarse de cientos de registros que afectan las entregas y los pronósticos de cientos de piezas. No es posible reingresar estos datos de forma manual. Por lo tanto, es necesario desarrollar y probar una interfaz adicional. Sin embargo, a diferencia de una interfaz que actualiza y sincroniza los niveles de inventario o la información de la calidad de los productos (si hablamos de interfaces entre los sistemas ERP y WMS o los sistemas de gestión de la calidad), la interfaz EDI normalmente implica el uso de reglas y lógica para el negocio. Estas se establecen entre los clientes y los proveedores en lugar de establecerlas hacia los datos que tienen mapas estadísticos. Es decir que la naturaleza tan personal de los datos hace que no existan dos interfaces idénticas, complicando más las cosas.

Finalmente, implican un uso extenso de los recursos de ambas partes. El vendedor de software empresarial que proporciona la interfaz debe escribir y probar el código personalizado, y el usuario (como el proveedor automotriz o el cliente) debe probarlo una y otra vez hasta que la interfaz trabaje continuamente. Sin embargo, cuando existe un sistema EDI intrínseco dentro del producto ERP, los costos del software de terceros son prácticamente nulos. Asimismo, el tiempo necesario para construir la interfaz personalizada se reduce de forma drástica, ya que el trabajo de la interfaz se construye desde el interior del sistema ERP y el conocimiento de las estructuras de datos y la lógica del negocio resulta inherente.

Por eso, Microsoft proporcionará soporte incluido para diferentes normas EDI y transportes de datos. Además de trabajar con Inovis, desarrollará EDI y otras áreas de extensión y hará mejoras a la conectividad con la ayuda de Covast y vSync. El EDI Accelerator for BizTalk de EDI convierte automáticamente una representación XML del formato EDI y vSync comercia EDI para MBS Great Plains. Permite que los usuarios envíen y reciban documentos EDI desde el interior de los módulos de órdenes de venta y órdenes de compra del paquete ERP.

Sin embargo, durante los últimos diez años, eBridge, que es otro socio EDI de MBS, también ha establecido sociedades con muchos otros vendedores líderes en el mercado medio de software de contabilidad y ERP, como ACCPAC, Best Software, Epicor Software, Exact Software, Intuit, Open Systems y Softline, que junto con ACCPAC fue adquirido hace poco por Sage Group, la empresa madre del archirival de Microsoft Business Solutions (MBS), Best Software (consulte Will Sage Group Cement Its SME Leadership with ACCPAC and Softline Acquisitions?). eBridge proporciona herramientas que permiten que los paquetes de ERP y contabilidad del mercado medio acepten intercambios de datos bidireccionales dentro de un marco EDI (ANSI X12 y EDIFACT para despliegues internacionales) o XML. Algunos productos son el producto principal eBridge EDI, Mapper (para reformatear los documentos de e-business), ASN, CRM Integration y el eBridge Software Development Kit. Epicor también se asoció con ACOM, cuyo motor EZConnect también permite que los socios comerciales intercambien documentos conforme a EDI, XML y otros formatos estructurados de datos.

IQMS ofrece EDI integrado

Resulta sorprendente cómo el pequeño vendedor de ERP, IQMS, tiene un módulo IQ EDI nativo que soporta los formatos de archivo ANSI X12, EDIFACT y Odette. Debido a la importancia que tienen las tecnologías emergentes, IQ EDI también está habilitado para XML y soporta la transmisión y la recepción FTP de archivos. El sistema genera y procesa prácticamente todos los conjuntos de transacciones que se requieren comúnmente. Para las transacciones de entrada, soporta consejos de remisión (820), planificación/programación de las entregas (830), órdenes de compra (850), órdenes de cambio (860), programa de embarques (862), reporte del estado de la orden (870), consejo de recepción (861), confirmación funcional (997), aplicación de efectivo (824) y mensaje de texto (864) cuando se trata del formato X12, y transacciones DELFOR (un mensaje de programa de entrega de un comprador a un proveedor acerca de los requisitos de los productos ) EDIFACT. En cuanto a las transacciones de salida, soporta facturación (810), planificación/programa de entregas (830) y confirmación funcional (997) para X12 y DESADV (mensaje de consejo de despacho) para EDIFACT —un mensaje que especifica los detalles de los bienes despachados o listos para ser despachados de acuerdo a las condiciones acordadas.

Además, debido a la integración inherente con el resto de la serie ERP EnterpriseIQ del vendedor, las transacciones de salida se envían directamente desde el sistema. También incluye herramientas para trazar mapas de las plantillas y elimina la necesidad de tener traductores de terceros, que son predefinidos para una gran parte de los sistemas ERP que requieren soluciones EDI de terceros. Cuando se trata de conocer la industria, el sistema tiene base en las prácticas del negocio de cadena de suministro Automotive Industry Action Group (AIAG) y varias reglas de flexibilidad del negocio generan excepciones. Por ejemplo, puede marcar y enviar un reporte sobre cambios dramáticos realizados a las cantidades en las transacciones EDI o puede identificar el aumento o la reducción máximos permitidos de acuerdo a un rango de días específico y el cambio de porcentaje permitido (límites definidos por el usuario). Lógicamente, las órdenes que cumplen con las reglas pasan al módulo de ventas y las que no cumplen se marcan.

Finalmente, es posible definir las reglas para cada número de código de transacción EDI o para cada cliente. IQ EDI es un componente integrado dentro de EnterpriseIQ, que soporta la capacidad para traducir archivos que se descargan directamente de un sitio web o mediante la cuenta de correo EDI tradicional que se define con un proveedor de VAN. Sin embargo, hay que notar que IQMS no proporciona comunicación ni mantiene la cuenta de correo, y que además necesita un sistema de comunicaciones de un tercero (es decir, una VAN) para realizar este servicio.

EnterpriseIQ también ofrece varias utilidades que son de gran ayuda, como el sistema de notificación IQAlert, que tiene muchas funciones ingeniosas de supervisión de las actividades del negocio (BAM) (consulte Business Activity Monitoring— Watching the Store for You). Por ejemplo, se alerta a las personas adecuadas cuando hay niveles bajos de inventario, embarques faltantes, recepciones retrasadas o pendientes de las órdenes de compra y otros asuntos urgentes. También puede programar tareas no supervisadas como hacer funcionar un motor de planificación de los requisitos de material (MRP), procesar EDI o crear respaldos de la base de datos durante la noche.

Recomendaciones a los usuarios

Las empresas pequeñas y medianas de fabricación discreta repetitiva y de distribución que tienen preocupaciones sobre la gestión de la cadena de suministro guiada por la demanda, las prácticas no sofisticadas de integración de B2B y la necesidad de conectarse de forma flexible con los socios comerciales, deben evaluar la funcionalidad de estos productos y la forma en que pueden agregar valor a las aplicaciones existentes.

Como siempre, los usuarios deben adoptar un enfoque crítico al evaluar los productos y deben solicitar a los representantes de la empresa que demuestren las capacidades tecnológicas específicas y funcionales adecuadas. Es necesario investigar si cumplen con las normas comunes de la industria como Ford MS-9000, AIAG, Manufacturing Assembly Pilot (MAP) o International Automotive Sector Group (IASG) QS-9000. También hay que definir si el sistema soporta las prácticas y las normas dictadas por los socios comerciales que tienen el poder (como GM, Ford, Honda, etc.).

Es probable que los proveedores automotrices de nivel inferior que requieran un sistema ERP enfocado en la planta y que requieran iniciarse en e-business de forma rápida y rentable puedan obtener beneficios al evaluar IQMS, Infor Automotive y productos similares. Además, es necesario evaluar empresas como Infor Automotive para elevar los estándares para otros vendedores durante las demostraciones de sus procesos EDI, ANX, contabilidad de las entregas, just-in-sequence (JIS), compras repetitivas, impresión integrada de código de barras, fabricación esbelta y otros procesos e-business que son relevantes para la industria automotriz. IQMS, QAD e Infor se han destacado de sus homólogos gracias al enfoque preciso en la industria y la experiencia en el campo, la capacidad de interconexión de sus productos y la habilitación rápida y poco costosa de e-commerce.

Las empresas que dependen de EDI para encaminar sus transacciones deben considerar detenidamente estos productos como una ruta hacia el siglo XML. Lo más importante debe ser qué tan simple puede ser la integración del servicio de traducción con otros sistemas. Por lo tanto, el tamaño y la fuerza técnica no son tan importantes como la experiencia que tienen los usuarios con los mismos sistemas.

Debido a que XML y EDI se usarán de forma simultánea durante algún tiempo, las empresas deben pensar muy bien en la forma para impulsar la mezcla y minimizar el riesgo de que ambos sistemas realicen el mismo trabajo. Por eso, es necesario considerar el número de transacciones que transmitirá la empresa diariamente, y si el volumen de transacciones cambiará en el futuro. Además, cualquier empresa que esté interesada debe decidir si tiene el personal disponible para comprometer ciertos recursos de tiempo completo a EDI o XML. Asimismo, aunque la compatibilidad de la solución con el ambiente operativo actual resulta crítica para la misión, el número de socios comerciales también es esencial. Hay que revisar cualquier solución EDI/XML para saber si ha funcionado con cualesquiera socios comerciales. También hay que considerar la estructura de precios para agregar un socio comercial nuevo.

Los posibles clientes deben pedir a todos los vendedores que compiten que les proporcionen la lógica del costo total de la propiedad y el retorno de la inversión para cierto despliegue. Los clientes deben aclarar si están comprando todo el software que necesitan para cubrir sus requisitos de EDI/XML ahora y cuáles serán los costos de implementación, capacitación, soporte y actualizaciones en el futuro. Por ejemplo, ¿las actualizaciones del socio comercial están y estarán disponibles? O ¿el cliente deberá esperar a que cambien los mapas EDI/XML?