Durante más de veinte años de estar implantando en alrededor de 1.500 proyectos de software en empresas de todo tipo, he corroborado en cada uno de ellos que hay cinco grandes conceptos en los cuales debemos tener un muy especial cuidado. Indudablemente la implantación de un ERP es un proyecto de software muy particular, con el cual el grado de complejidad y alcance dentro de las organizaciones en donde se implantan, es de suma importancia.
Estos cinco conceptos deben estar total y absolutamente controlados y coordinados entre sí para poder llegar a considerar el proyecto de implantación del ERP como un éxito dentro de la organización.
Cada concepto conlleva una problemática específica a resolver y, sobre todo, a coordinar con los otros cuatro. Esto es debido a que cada uno aporta al éxito del proyecto como un todo, sin embargo, no pueden existir por separado, sino coexistir como un todo.
Definitivamente esta interrelación e interdependencia complica sobremanera toda implantación de algún ERP en la organización.
1. Hardware. El funcionamiento óptimo del equipo de cómputo en donde se utilizará el ERP debe ser revisado a detalle. Esto incluye la instalación eléctrica que alimenta a los equipos de cómputo, la cual deberá tener tierra física y corriente regulada, así como estar en lugares adecuados de ambiente tales como polvo, electromagnetismo, humedad y temperatura. Por lo general, la mayoría de las veces se da por sentado que el hardware con el que cuenta la empresa es el adecuado, sin embargo las características requeridas por el software deben ser revisadas con atención, debido a que el funcionamiento del software y su velocidad de ejecución, depende en gran medida de que estas características se cumplan a cabalidad. Una de las principales fuentes de problemas en los equipos de cómputo es la tierra física de la fuente de energía en donde se alimenta eléctricamente. Una tierra física deficiente genera funcionamientos erráticos en el equipo de cómputo, trayendo como consecuencia desconfianza e inconvenientes a la organización, principalmente al equipo de implantación del ERP. Es de suma importancia el recordar que los circuitos de energía que alimentarán los equipos de cómputo, deben de ser exclusivos y no conectar otros aparatos eléctricos, tales como cafeteras, hornos de microondas, enfriadores, aspiradoras, etc. Todo esto con el fin de mantener estable la fuente de alimentación, evitando así picos de voltaje innecesarios, ya que causan un funcionamiento errático en los equipos de cómputo.
2. Comunicaciones. Este es uno de los conceptos en donde se dan por sentados los resultados, sin embargo se convierte en un punto crítico, ya que hay que tomar en cuenta tanto la instalación adecuada de la red local, como la comunicación remota, ya sea vía internet o enlaces dedicados. La velocidad de ejecución del ERP siempre va de la mano del canal o vía de comunicación en el que se está utilizando. Una instalación de red local precaria, traerá como consecuencia que la velocidad de acceso a los datos del ERP sea lenta y la percepción por parte del usuario final decae de forma acelerada. Los problemas comunes en este sentido es el tener cableados de red cerca de fuentes de electromagnetismo, tales como arrancadores de lámparas fluorescentes, maquinarias, etc., así como cables de red doblados o dañados por muebles, puertas, ventanas, etc. Esto también trae como consecuencia una degradación en la velocidad. Corre la misma suerte si la conexión es inalámbrica al estar en zonas de electromagnetismo o alejada, amén de que la velocidad de transmisión vía inalámbrica generalmente llega a ser menor que la alámbrica. Asimismo si la conexión es remota, digamos vía Internet o alguno otro esquema de poco ancho de banda, influye de la misma forma negativa en la percepción por parte del usuario final.
3. Software. Siempre estamos en el entendido que el software funcionará correctamente, sin embargo debemos de tener cuidado de aquel software malintencionado o bien software mal instalado, ya que su operación afectará considerablemente el desempeño del ERP en el día a día. Cuando el sistema operativo del equipo computacional del usuario final no cuenta con los requerimientos mínimos que requiere el ERP, usualmente se generan inconsistencias de operación que pueden llegar a dañar la operación del mismo. En ERP antiguos construidos todavía con tecnología de registro de DLLs, es muy común que las diferentes versiones de dichas librerías generen problemas de compatibilidad. Con las nuevas generaciones de ERPs bajo .Net o web, este problema en gran medida se ha desvanecido.
4. Procesos. Todo ERP debe de reflejar el proceso de negocio de la organización en donde está instalado, es decir, siempre se debe de definir al máximo detalle cuáles son los procesos bajo los cuales opera la organización y por ende, el ERP. Esta definición a detalle es ardua y en algunas ocasiones compleja, sin embargo el beneficio obtenido es mayúsculo, ya que se puede identificar de forma muy sencilla cuáles son los procesos que realmente agregan valor a la organización y cuáles no, trayendo como consecuencia una optimización en la forma de operar de la empresa. Asimismo clarifica tanto lo que cada involucrado en el proceso debe de realizar, como lo que el ERP puede automatizar. Es muy importante tomar en cuenta que los procesos de negocio no necesariamente serán automatizados o incorporados en el ERP. Toda empresa que he conocido tiene cinco procesos de negocio que hay que tomar siempre en cuenta:
a. El proceso de negocio que les gustaría tener.
b. El proceso de negocio que pueden tener.
c. El proceso de negocio óptimo.
d. El proceso de negocio documentado.
e. El proceso de negocio que siguen actualmente.
En otro artículo comentaré acerca de cada uno de ellos de forma más amplia, pero es importante tenerlos en cuenta al decidir cuál automatizar con el ERP, ya que no debemos de perder de vista a ninguno de ellos, aunque se recomienda implantar el proceso de negocio que la empresa puede tener.
5. Personas. Este es el punto crítico de todo proyecto de implantación de un ERP. Además de que los involucrados deben de estar motivados para realizar todo el trabajo extra para echar a andar el ERP, deben de conocer muy bien qué procedimientos seguirán en su trabajo diario para que su puesto agregue valor a la organización en donde trabaja. De nada nos sirve tener el mejor hardware, las mejores comunicaciones, un software de calidad mundial y los procesos de negocio óptimo si los usuarios finales no saben qué es lo que deben de hacer en el día a día de la operación. Todo ERP automatiza muchas de las operaciones, por lo que el usuario final deberá contar con las herramientas adecuadas para que, más que hacer su trabajo, lo piense y proponga nuevas formas de operación basada en la información que el mismo ERP proporciona.
Hay que recordar siempre que, si uno de ellos falla, todo el proyecto fallará, por lo que siempre se deberá tener un control detallado de cada uno de los cinco conceptos para lograr el éxito del proyecto de implantación de un ERP.
Sobre el autor
Arístides T. Palma Barrera se graduó en 1985 del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM) de la carrera de Ingeniero en Sistemas Electrónicos. Cuenta con estudios de postgrado en el ITESM, en administración de sistemas de información. Además, ha sido catedrático en diferentes universidades a nivel licenciatura y postgrado en las áreas de informática y ha impartido conferencias en innumerables diplomados, foros, congresos y seminarios relacionados con Tecnologías de Información.
Fundador y director general de Zafiro Business Software desde 2009, empresa creadora de Zafiro ERP, sistema de planeación de recursos empresariales orientado a medianas empresas como Clubes Sociales y deportivos, refaccionarias, ferreterías, comercializadoras y de servicios. Puede comunicarse con el ingeniero por medio de apalma@ZafiroERP.com