Los vendedores pequeños todavía pueden proporcionar sistemas del negocio Relevantes Cuarta parte: MRO y gestión de las refacciones

Gestión de las refacciones

Relevant Business Systems, (http://www.relevant.com), un proveedor privado de soluciones de planificación de los recursos de la empresa (ERP) que tiene sus oficinas generales en San Ramón, California y que ayuda a las empresas medianas y grandes del ramo aeroespacial y de defensa, de ingeniería al pedido (ETO), de fabricación por contrato, de reparación y revisión del mantenimiento (MRO) y a empresas de fabricación orientadas a los proyectos a mejorar sus negocios, podría ser un buen ejemplo de un vendedor del nicho que está bien enfocado. Recientemente Relevant, que se enfoca en los mercados que mencionamos, ha logrado capturar una participación importante en ese segmento del mercado, sobre todo desde que varias empresas ETO de los Estados Unidos decidieron asociarse con la empresa al seleccionar su sistema Relevant ERP (antes Integrated Financial & Manufacturing Control System [INFIMACS II])

Últimamente, el servicio o las refacciones representan tanto una ventaja como una desventaja para muchos fabricantes. Por un lado, las actividades MRO y el uso o la venta de refacciones de servicio en el mercado pueden generar flujos adicionales de ingresos (aún en varios niveles de la venta de productos originales) con altos márgenes, además de que pueden contribuir de forma importante con las ganancias corporativas y compensar por un crecimiento insulso en otras operaciones. Sin embargo, por otro lado, estas empresas deben mantener grandes existencias de piezas caras y lentas, susceptibles a la obsolescencia, para satisfacer las demandas de entregas y acciones inmediatas que tienen los clientes. Finalmente, la necesidad de contar con una mejor gestión de las refacciones está llamando la atención de la alta dirección de muchas empresas del ramo aeroespacial y de defensa, ya que se están dando cuenta de que los costos de transporte excesivos y las pérdidas por obsolescencia son una oportunidad para obtener ahorros y mejores resultados netos que no ha sido aprovechada.

La situación se complica aún más con las partes que pueden rotarse, como los elementos intercambiables de una aeronave que se retiran, reconstruyen o reinstalan casi siempre en una aeronave distinta. En esta industria, donde cada tuerca y cada tornillo son importantes para el funcionamiento seguro, hay que poner especial atención y esforzarse para dar seguimiento a los componentes intercambiables y a los subensambles, para ser capaces de predecir el tiempo de las fallas, los costos y los programas de reemplazo. Las empresas de la industria aeroespacial y de defensa diseñan productos de volúmenes bajos y costos altos que son altamente confiables, pero mantienen existencias de refacciones complejas y caras debido a que en esta industria una falla tiene gran impacto y exige tener las piezas en existencia en varias ubicaciones para poder reemplazarlas rápidamente en caso de surgir la necesidad de una reparación. Por un lado, minimizar el número de piezas nuevas que se introducen en el mercado (y posteriormente en el inventario) debe ser uno de los objetivos principales, sobre todo a medida que las piezas pueden volverse obsoletas debido a la introducción de productos nuevos terminados, pero, por otro lado, las partes que se pueden rotar y la reutilización de componentes reparados únicamente vuelven más compleja la eficiencia de este proceso.

Para obtener mayor información, consulte Consideraciones para MRO y la gestión de las refacciones.

Esta es la cuarta de cinco partes que conforman esta nota.

La primera parte incluyó el resumen del evento y los antecedentes del vendedor.

La segunda parte habló del impacto en el mercado.

La tercera parte cubrió las empresas orientadas a los proyectos.

La quinta parte detallará los retos y dará recomendaciones a los usuarios.

La respuesta de Relevant

Para cubrir las necesidades de las empresas de servicio a aeronaves, Relevant ha mejorado sus capacidades de seguimiento por lote y número de serie. Para ello resulta clave la llamada efectividad del seguimiento, que permite que los usuarios liguen cada pieza (dentro de la lista de piezas y los diagramas) de un avión con una entidad. Se habilita la efectividad (seguimiento) por número de serie para la industria de aviones o aeroespacial debido a que dentro de Relevant ERP existe una tabla que contiene información acerca del número de serie o seguimiento de cada artículo que se usa, incluyendo la fecha original en que se agregó, recibió o almacenó dicho número. También incluye información sobre el artículo, como el número de lote original del vendedor, las cantidades en existencia, los costos del promedio ponderado y la fecha del último ajuste de inventario.

Las empresas MRO también tienen requisitos estrictos con respecto al seguimiento de las piezas y los códigos de condiciones. Esta funcionalidad permite establecer una correspondencia entre la demanda por condición de inventario y el inventario por condición del producto. También permite realizar la gestión del inventario y la planificación del surtido con base en MRP por código de condiciones. Aunque estas funcionalidades pueden parecer comunes y a pesar de que existen muchos vendedores que afirman “soportarlas” cuando responden a las solicitudes de información, con frecuencia se descubre en una demostración subsiguiente del producto que es necesario realizar modificaciones para satisfacer los requisitos estrictos del cliente. Hay que tener cuidado con los detalles.

Por ejemplo, la capacidad nativa para utilizar MRP por código de condiciones no es una función que se encuentra en la mayoría de los sistemas ERP comunes. Para que un sistema ERP pueda dar seguimiento a la condición de un componente (por ejemplo, nuevo, revisado, utilizado una vez, reparado, o una combinación de las anteriores) y para restringir la mezcla de existencias de materiales que tienen códigos de condiciones distintos, sería necesario recurrir a una modificación gigantesca. Cuando un sistema no cuenta con la capacidad de código de condiciones, el funcionamiento de MRO deberá usar varios números de artículo. Esto provoca confusión y problemas importantes en términos de planificación, surtido de la orden de trabajo o gestión de la demanda, además de crear una gran oportunidad para inflar el inventario y usar la condición equivocada del artículo en alguna reparación realizada con un cliente si no se realizan las sustituciones con precisión. Puede deshabilitar la razón inicial que llevó a la empresa a comprar el sistema ERP.

Flujo operativo de MRO

Asimismo, el flujo operativo de un negocio MRO es muy distinto al de las empresas típicas de fabricación, y esta capacidad para planificar y asignar costos es esencial para administrar y representar los costos de forma adecuada, para definir los precios y presentar los márgenes en una empresa MRO. Cuando no se tiene la capacidad de código de condiciones por artículo, resulta difícil mantener varios costos para el mismo artículo o planificarlo correctamente. Por otro lado, al tener dicha capacidad no es necesario recurrir a acciones relacionadas con la planificación o la asignación de costos a los artículos. Cuando existe en el sistema un artículo que tiene varias condiciones como “nuevo”, “usado” o “reparado”, es posible realizar una planificación o un inventario único para cada artículo o condición, al igual que llevar su propio costo.

Otro ejemplo es que Relevant ERP puede avisar a los usuarios si es posible mezclar la revisión de una pieza en inventario con otras revisiones o si dicha pieza puede embarcarse para una orden en particular. Cada nivel de revisión indica, en una escala del 1 al 99, la capacidad que tiene cierto artículo para ser mezclado en inventario o para ser embarcado. Durante una salida o un embarque, ERP revisa si el número de adaptación relacionado con la ubicación permite colocar ciertos artículos en inventario o embarcarlos. Al revisar los productos a lo largo de sus ciclos de vida, habrá algunas combinaciones o características que no puedan coexistir adecuadamente. Con la función de nivel de revisión, los usuarios pueden estar seguros de que el sistema define si el número de lote o de serie puede mezclarse o embarcarse con las cantidades existentes. También pueden detener el uso de cierto artículo o cierta revisión, evitando que se reciba en las ubicaciones de almacén y que salga de todas las ubicaciones de la empresa.

Otra ingeniosa característica orientada a MRO es el seguimiento de los componentes por lista ilustrada de piezas (IPL) para las empresas de aviones y de mantenimiento relacionado. Por medio de ella la solución reúne la nomenclatura (IPL) única necesaria para cierto trabajo, aunque las reparaciones a condición no pueden ser definidas antes de que un técnico realice una revisión y especifique la mano de obra y los materiales requeridos, mientras que los usuarios pueden mantener la información que se genera acerca del artículo devuelto desde la recepción inicial de la pieza a través de la cotización, la reparación, el embarque y la facturación. Además, la información sobre los artículos devueltos desde la recepción hasta la facturación en las empresas MRO permite que los usuarios den seguimiento a las órdenes de trabajo, las órdenes de compra, las órdenes de venta, el inventario, aprobaciones como la forma 8130 de la FAA y los costos tanto por proyecto como por código de condiciones, mientras que el módulo mantiene un archivo de capacidades por número de artículo que define automáticamente si el usuario puede realizar el trabajo necesario, asegurando que el taller aceptará únicamente las reparaciones de los artículos para los que tiene certificación.

Finalmente, el sistema de detalle ilustrado de las partes (IPB) que mencionamos es, esencialmente, una herramienta computarizada e interactiva que se usa para desarrollar una “guía del usuario” que sea útil en la MRO de artículos finales de grandes dimensiones, como los aviones. El sistema mantiene todos los datos necesarios para la composición y la producción de manuales IPB, además de que puede enlazarse a “datos ilustrativos”, dibujos o documentos que se pueden actualizar en tiempo real. Los “manuales” IPB contienen materia frontal (como tabla de contenido, lista de ilustraciones, lista de boletines de servicio aplicables, etc.); listas de mantenimiento de las piezas (MPL) con ilustraciones, números de piezas, descripciones, cantidades, notas, códigos y un índice que designa los números de las piezas y las referencias. La “lista ilustrada de piezas” IPB ayuda a mantener y proporcionar personal para las requisiciones, el almacenamiento, la entrega y la identificación de las piezas, que aparecen en secuencia de “desensamble” en la lista, de forma que el mecánico que trabaje en una instalación o un ensamble deba retirar en primer lugar la pieza del nivel más bajo. El módulo IPB basado en Windows se diseñó para cumplir con las estrictas especificaciones de formato y estilo que se aplican a los aviones militares, pero también puede modificarse con facilidad para producir manuales en formato 200 de la Air Transport Association (ATA, Asociación de transporte aéreo) para los aviones comerciales. También es capaz de almacenar y mantener diversas publicaciones para varios modelos de aviones y múltiples manuales de componentes IPB de forma simultánea.

Con esto concluye la cuarta de cinco partes que conforman esta nota.

La primera parte incluyó un resumen del evento y los antecedentes del vendedor.

La segunda parte habló del impacto en el mercado.

La tercera parte cubrió las empresas orientadas a los proyectos.

La quinta parte detallará los retos y dará recomendaciones a los usuarios.