Microsoft Axapta: los factores de diseño dan forma al uso del sistema Primera parte: interfaz del usuario y personalización

Introducción

El punto inicial de este libro es que la gestión de la cadena de suministro (SCM) requiere un sistema eficaz e integrado de planificación de los recursos de la empresa (ERP). El tema central se enfoca en el uso de Microsoft Axapta para llevar a cabo las actividades de gestión de la cadena de suministro en empresas de fabricación y distribución. El libro está dirigido a quienes están implementando o considerando Microsoft Axapta como su sistema ERP y a quienes ofrecen servicios relacionados con este producto. Las explicaciones pretenden dar una comprensión general de la forma en que el sistema encaja para hacer funcionar un negocio. Para ello se utiliza terminología aceptada generalmente. Esta estructura mental –combinada con la experiencia práctica y el material de capacitación- puede acelerar el proceso de aprendizaje. Una comprensión general es el camino que lleva al uso eficaz del sistema.

Existen muchos factores de diseño que dan forma al uso de cualquier sistema ERP –como Microsoft Axapta- y que facilitan (o dificultan) el aprendizaje y el uso. En capítulos anteriores, hemos hablado de algunos factores de diseño que se relacionan con Microsoft Axapta. Este capítulo final presenta un resumen de los factores de diseño que dan forma al uso del sistema. Se han dividido en factores de diseño relacionados con la interfaz del usuario, la personalización, el uso del sistema en distribución y fabricación y la integración con otras aplicaciones.

Esta es la primera de tres partes que conforman esta nota.

La segunda parte detallará los factores de diseño relacionados con el uso del sistema en distribución.

La tercera parte detallará los factores de diseño relacionados con el uso del sistema en fabricación y la integración con otras aplicaciones.

Los factores de diseño relacionados con la interfaz del usuario

La interfaz del usuario de Axapta refleja una aplicación Windows certificada. La coherencia que ofrece entre todas las pantallas ayuda a facilitar el aprendizaje y el uso. A continuación presentamos algunos ejemplos.

Navegación. Los menús, que pueden ser adaptados, representan un medio para navegar a través de Axapta. El sistema soporta la navegación usando el ratón y las teclas aceleradoras. El usuario puede tener acceso directo a la información en otras partes del sistema (sin utilizar los menús), gracias a la funcionalidad que sirve para ir a la tabla principal.

Acceso directo a la información de la tabla principal. Al dar a un campo acceso directo a la tabla principal, se elimina la necesidad de navegar entre los menús. Por ejemplo, durante el mantenimiento del maestro de artículos el usuario podría utilizar el campo del grupo de artículos para tener acceso a la tabla principal y crear un valor nuevo. Por ejemplo, durante la introducción de las órdenes de compra el usuario puede tener acceso a la información del maestro de vendedores.

Búsqueda y filtro. Las capacidades de búsqueda pueden tener base en cualquier cadena de texto incrustado en un identificador de registros o sus atributos. Un filtro limita los registros que se muestran de acuerdo a los valores que se encuentran en uno o varios campos, que se pueden ordenar de acuerdo a cualquier campo. El usuario puede navegar hacia delante o hacia atrás a través del subconjunto. La lógica de los filtros incluye igual que, diferente a, mayor que, menor que, intervalos y comodines.

Los factores de diseño relacionados con la personalización

Muchas empresas necesitan funcionalidades normalizadas y adaptadas para modelar sus procesos distintivos del negocio. Las bases tecnológicas de Axapta facilitan las personalizaciones. Por ejemplo, se integra con cualquier elemento que funcione en ambiente Microsoft, como las aplicaciones Word, Excel, Outlook, de telefonía y de escáner de código de barras. Su tecnología orientada a los objetos proporciona una estructura que reduce de forma importante el costo y la complejidad que se relacionan con la programación y el desarrollo personalizados. Axapta contiene una interfaz con portal web que se incluye de fábrica. Representan capacidades únicas que minimizan los esfuerzos de personalización.

Un problema crítico de la personalización implica la capacidad para mantener la ruta de la actualización a las versiones nuevas del conjunto ERP. Con otros conjuntos ERP la actualización de las personalizaciones puede volverse demasiado costosa (hasta imposible), lo que impide que la empresa obtenga los beneficios de las versiones nuevas. Algunos de estos beneficios son mantenerse al día con los desarrollos tecnológicos, mejorar las funcionalidades e impulsar los gastos en investigación y desarrollo por parte de vendedores de software y vendedores independientes. Axapta ofrece varias herramientas que simplifican el proceso de actualización de las personalizaciones para que las empresas puedan mantenerse en la ruta de las actualizaciones con un aumento mínimo de los costos. A continuación describimos algunas herramientas que sirven para personalizar Axapta y para actualizar las personalizaciones a las versiones nuevas.

Aislar el impacto de las personalizaciones mediante la tecnología de capas de las versiones. Las capas de las versiones aíslan el impacto que tienen las personalizaciones, facilitando y reduciendo el costo de las actualizaciones. Las capas corresponden a la responsabilidad por el mantenimiento de los códigos. Por ejemplo, la primera capa refleja el desarrollo central del sistema para la versión estándar que mantiene Microsoft. Otra capa refleja las personalizaciones que realizan los revendedores de valor agregado, siendo ellos los responsables de mantener los códigos.

Es más fácil comprender el significado de la tecnología de capas utilizando un ejemplo. En este ejemplo, la empresa que implementa Axapta como su sistema ERP también instaló una solución certificada (la segunda capa) desarrollada por un vendedor independiente de software. El socio de Microsoft que proporcionó asistencia en la implementación modificó esta solución certificada (mediante la sexta capa) y realizó otras modificaciones específicas para el cliente (mediante la séptima capa). Al actualizar Axapta a una versión nueva, el sistema identifica las diferencias entre la versión actual y las versiones nuevas (en cada capa). Únicamente aísla las personalizaciones que requieren una actualización, y cada capa puede actualizarse por separado. Este enfoque por capas a la división del programa ayuda a minimizar el esfuerzo y los costos relacionados con la actualización de las personalizaciones.

Personalización del tamaño de un campo mediante los tipos extendidos de datos. Es posible cambiar fácilmente el tamaño de un campo –como la longitud de un número de artículo o de cliente- mediante la funcionalidad de los tipos extendidos de datos, y puede ser actualizado automáticamente en todo el sistema.

Personalizaciones mediante un ambiente integrado de desarrollo. El software de aplicaciones y las herramientas de desarrollo están conectados en un ambiente integrado de desarrollo llamado MorphX. Este enfoque elimina la necesidad (y los costos) de contar con herramientas adicionales de desarrollo. Ofrece las ventajas de un depósito centralizado de códigos con los beneficios de las aplicaciones distribuidas por medio del cómputo cliente/servidor. Por ejemplo, elimina el requisito de los puertos para extender los cambios sincronizados a todos los servidores de producción o las estaciones de trabajo de los clientes. También evita problemas de integración, como configuraciones del software que están en conflicto en cada estación de trabajo. Al facilitar los cambios puede ayudar a mejorar la agilidad y la flexibilidad de uso de las aplicaciones de TI.

Personalización de las formas. Los usuarios finales pueden esconder, mostrar y ordenar los campos para personalizar la organización de las pantallas, sobre todo la visualización de las dimensiones del inventario y los artículos pertinentes. Esto representa un acercamiento simple a la personalización de la organización de las pantallas, ya que el sistema recuerda las preferencias de cada usuario final.

Los usuarios finales también pueden utilizar las políticas de definición de las formas para personalizar los documentos impresos, como la confirmación de las órdenes de venta. Por ejemplo, las políticas de definición de las formas para una factura de orden de venta pueden indicar la impresión de la información del artículo del cliente, los números de lote o de serie, las notas del documento y las descripciones específicas de la lengua, además de que el sistema puede soportar una secuencia privada de numeración de las facturas para cada cliente.

Un diseñador de formas soporta la personalización de las formas (pantallas), como los cambios a las etiquetas de los campos, la reorganización de los campos en las pestañas, el movimiento del cursor entre campos y los campos adicionales. Estos últimos pueden representar cambios a la base de datos de Axapta o a una base de datos auxiliar. Un diseñador de menús soporta la personalización de los mismos.

Personalización de reportes y OLAP. Normalmente, el desarrollo de reportes personalizados representa una parte importante de los esfuerzos inicial y continuo de implementación. Además, los encargados de la toma de decisiones necesitan tener un acceso ad hoc flexible a la información de gestión (de preferencia sin la necesidad de tener experiencia en TI y sin los retrasos que implica involucrar a TI en los reportes personalizados. Las capacidades que tiene el escritor de reportes incluido pueden simplificar el desarrollo de reportes personalizados, sobre todo cuando el encargado es una persona que tiene habilidades análogas a las de un usuario experimentado de Excel. Se incluye un asistente de reportes que ayuda a construir un reporte personalizado. Las capacidades del procesamiento analítico en línea (OLAP) que se incluyen pueden eliminar la necesidad de tener reportes fijos porque ofrecen un almacén de datos para dar soporte al análisis interactivo de la información.

Thin client inherente y el servidor de objetos de las aplicaciones. El servidor de objetos de las aplicaciones (AOS) de Axapta ofrece funcionalidades inherentes de thin client. Un motor thin client elimina la necesidad de contar con software terminal de emulación y el hardware relacionado. Soporta una ejecución selectiva entre el servidor y la estación de trabajo del cliente, además de técnicas de caching de los datos incrustados para minimizar el uso del ancho de banda para el enlace de telecomunicaciones. Una estación de trabajo únicamente requiere una instalación de software del cliente y puede configurarse para funcionar como thin client (utilizando una conexión AOS) o fat client conectado directamente a la base de datos. Además, el AOS puede funcionar como servidor agrupado para dar soporte a la redundancia sin necesidad de contar con una extensa infraestructura de hardware.

Con esto termina la primera de tres partes que conforman esta nota.

La segunda parte detallará los factores de diseño relacionados con el uso del sistema en distribución.

La tercera parte detallará los factores de diseño relacionados con el uso del sistema en fabricación y la integración con otras aplicaciones.

Acerca del autor

El Dr. Scott Hamilton se ha especializado en sistemas de información para fabricación y distribución durante las tres décadas que ha trabajado como consultor, desarrollador, usuario e investigador. Ha trabajado como consultor en todo el mundo con más de mil firmas, ha llevado a cabo cientos de seminarios ejecutivos y ha ayudado a diseñar varios conjuntos ERP de gran influencia. Colaboró como autor del libro de texto CIRM de APICS en How Information Systems Impact Organizational Strategy (El impacto de los sistemas de información en la estrategia de la empresa) y hace poco escribió Maximizing Your ERP System and Managing Your Supply Chain Using Microsoft Navision (Maximizar su sistema ERP y administrar su cadena de suministro con Microsoft Navision). Se le puede encontrar en ScottHamiltonPhD@aol.com o en el 612-963-1163.