Microsoft Axapta: los factores de diseño dan forma al uso del sistema Segunda parte: ambientes de distribución

El uso del sistema en ambientes de distribución

El uso de un sistema ERP está definido por su funcionalidad estándar. Los esfuerzos que se realizan para usarlo deben estar guiados por (no opuestos a) su diseño fundamental subyacente. Esta sección trata los factores principales de diseño que afectan el uso del sistema en un ambiente de distribución; la sección siguiente cubre los factores que afectan su uso en ambientes de fabricación. Normalmente, un ambiente de distribución implica la compra y la venta del material de inventario. Algunos de los factores principales que dan forma al uso del sistema son la definición de artículos, las variaciones en las ventas y las compras, la coordinación de las actividades de la cadena de suministro, el almacenamiento y las operaciones en sitios múltiples.

Definición de artículos. El identificador de un artículo que forma parte del material comprado consta de un número de artículo o de un número de artículo y un código de variante para aquellos artículos que tienen variaciones de tamaño o color. El sistema soporta identificadores alternos para efectos de portal comercial de ventas, compras, códigos de barras y entre empresas. A continuación podrá ver otros tipos de información de los artículos.

• Varias unidades de medida para ventas y compras
  
  
• Texto y documentos extensos, como archivos Word e imágenes
  
  
• Dimensiones físicas, como peso y volumen, que pueden usarse para calcular los totales de las órdenes de venta o compra
  
  
• Dimensiones analíticas para los analíticos del negocio
  
  
• Políticas de gestión de la calidad para hacer respetar el seguimiento por lote y número de serie y para imponer la inspección del material recibido

Variaciones en la asignación de costos a los artículos. El costo de un artículo es la base para valuar las transacciones de inventario y puede tener base en un método de asignación de costos estándar o reales, como FIFO, LIFO y promedio ponderado. El costo de un artículo es el resultado de la suma del costo de un material directo y del costo de gastos generales opcionales. Los métodos de asignación de costos actuales implican la asignación de cargos misceláneos a las órdenes de compra. Los costos reales de un artículo pueden usarse en toda la empresa, únicamente en el almacén o en cada lote o número de serie.

Variaciones en la reposición de artículos. Los datos de planificación específicos del almacén proporcionan la base para la reposición de artículos. Algunos métodos básicos de reposición son mínimo y máximo, tamaño del periodo para el lote y controlado por la orden. En el método de mínimo y máximo, las cantidades mínima y máxima del artículo pueden ser fijas o variables, mientras que la cantidad variable puede especificarse para periodos definidos por el usuario (por ejemplo, mensuales). El mínimo también puede calcularse automáticamente de acuerdo a la historia de uso. Con los demás métodos de reposición, la cantidad mínima representa la necesidad de contar con inventario de seguridad. Los modificadores de la cantidad de la orden pueden aplicarse a la cantidad sugerida para la orden. El vendedor sugerido para una orden de compra planeada puede reflejar una de las preferencias de la empresa o puede planear la lógica de acuerdo al precio más bajo o al tiempo esperado de entrega que se definió en los acuerdos comerciales referentes al precio de compra. El método de reposición de un artículo también puede tener base en la planificación manual.

Esta es la segunda de tres partes que conforman esta nota.

La primera parte detalló los factores de diseño relacionados con la interfaz del usuario y la personalización.

La tercera parte detallará los factores de diseño relacionados con el uso del sistema en fabricación y la integración con otras aplicaciones.

Variaciones en las ventas

Variaciones en las ventas. El procesamiento de las órdenes de venta en ambientes de distribución implica variaciones en el análisis de los clientes, las órdenes de venta, los precios, los pronósticos, las comisiones, las facturas y las ventas.

Clientes. Algunos tipos de clientes son clientes de una sola vez, clientes entre varias empresas y clientes que requieren monedas extranjeras y texto en un idioma específico.

Órdenes de venta. Una orden de venta estándar define la demanda real de un artículo. Otros tipos de órdenes de venta serían cotizaciones y órdenes de venta permanentes que se pueden utilizar para crear órdenes de venta estándar. Otros tipos de orden se encargan de las devoluciones de los clientes, los anteproyectos y las suscripciones. Las órdenes de venta pueden reflejar las ventas entre empresas y para un proyecto específico, las ventas a clientes de una sola vez y el autoservicio de los clientes mediante el portal comercial. Existen otras variaciones a las partidas de las órdenes de venta que se pueden aplicar en ambientes de distribución.

• Artículos embarcados desde inventario
  
  
• Artículos comprados que reflejen una orden especial o un embarque directo y que tienen una orden de compra ligada a la partida de la orden de venta - Partidas para un proyecto específico que se embarcan contra un proyecto, donde los artículos embarcados pueden facturarse por separado o se pueden incluir en la factura del proyecto
  
  
• Un artículo suplementario que se agrega automáticamente como partida de acuerdo a las partidas ordenadas
  
  
• Un artículo alterno sustituido automáticamente por un artículo ordenado en una partida
  
  
• Una partida de una nota de crédito que indique la devolución de alguna orden de venta - Artículos que no están en inventario, como servicios

Es posible aplicar otras variaciones de las partidas a los ambientes de fabricación.

• Paquetes que se venden con precio de un solo artículo (con deducción automática de los componentes) o como componentes distintos
  
  
• Artículos fabricados por construcción al pedido y que tienen una orden de producción ligada a la partida de la orden de venta. Es posible calcular el precio de venta y la fecha de entrega prometida para el artículo fabricado
  
  
• Artículos fabricados configurados al pedido usando la selección de opciones o un configurador por reglas y que tienen una orden de producción ligada a la orden de venta. Es posible calcular el precio de ventas y la fecha de entrega prometida para el artículo fabricado.

Es posible asignar reservaciones de forma manual o automática, teniendo la opción de reservar las recepciones programadas. Las promesas de entrega reflejan el inventario disponible y las recepciones programadas para el producto, además del tiempo estimado en que deberá obtenerse material adicional.

Variaciones en el precio de venta. El precio estándar de venta y la unidad de medida de un producto representan un acercamiento a un precio de venta predefinido. El precio estándar de venta puede introducirse manualmente o puede ser calculado de forma automática. Este cálculo automático puede tener base en un aumento o un porcentaje de contribución que se aplica al costo de inventario del artículo o al precio de compra. Otras alternativas a la asignación del precio de venta serían el uso de documentos fuente, como cotizaciones u órdenes permanentes para crear una orden de venta, y el uso de acuerdos comerciales de venta.

Por ejemplo, un acuerdo comercial referente al precio de venta puede reflejar distintos factores, como tipo de cliente, unidad de medida, interrupción de las cantidades y validez de las fechas, así como precios más altos o un cobro extra por tiempos de entrega más cortos. Los descuentos que se hacen al precio de venta de un artículo también pueden ser definidos en los acuerdos comerciales de venta que reflejan estos factores. Dichos descuentos pueden aplicarse a varias partidas (como artículos dentro de un grupo de productos) y al valor total de la orden. Otras formas para asignar precios de venta de acuerdo a las reglas son artículos suplementarios como “compre diez y obtenga uno gratuito”. Los acuerdos comerciales de ventas pueden reflejar los precios de venta de un artículo en toda la empresa o en el almacén.

Pronósticos de venta. La reposición del material de inventario puede tener base en los pronósticos de venta. El sistema soporta varios conjuntos de datos de pronóstico y modelos de pronóstico de distintos niveles que se acumulan en un pronóstico para toda la empresa. El pronóstico de venta de un artículo puede expresarse como cantidades y fechas por separado, o como patrón repetitivo de una cantidad fija o variable por periodo (por ejemplo, mensual) o como pronóstico de un grupo de artículos que extiende una cantidad total a varios artículos de acuerdo a los porcentajes de la mezcla. El pronóstico de venta de un artículo también puede importarse de hojas de cálculo o de un paquete estadístico de pronósticos. El sistema soporta una lógica de consumo de los pronósticos que evita duplicar los requisitos.

Comisiones. El sistema soporta cálculos de las comisiones para uno o varios representantes de ventas, donde la cantidad de la comisión refleja un porcentaje específico de comisión multiplicado por el valor de la orden de venta (como los ingresos brutos o el margen neto). Las comisiones pueden variar de acuerdo al tipo de cliente, el producto y la fecha de validez, realizando los cálculos después de registrar la factura de una orden de venta.

Facturación. El sistema soporta una factura distinta para cada embarque de la orden de venta, así como una factura resumida para varios embarques de la orden de venta. También maneja diferentes condiciones, programas y tarifas de pago.

Análisis de las ventas. El sistema soporta análisis estándar y ad hoc. Por ejemplo, los reportes estándar contienen los totales de cada orden, cliente y artículo, así como el análisis de las ventas por cliente y por artículo. Otros enfoques del análisis de ventas son los análiticos del negocio y las tablas de apoyo.

Variaciones en las compras

Variaciones en las compras. El procesamiento de las órdenes de compra en ambientes de distribución implica variaciones en los vendedores, las órdenes de compra y los precios.

Vendedores. Algunos tipos de vendedores son vendedores de una sola vez, vendedores entre empresas y vendedores que requieren moneda extranjera o texto en una lengua específica.

Órdenes de compra. Una orden de compra estándar define la recepción programada de un artículo. Otros tipos de órdenes de compra son las cotizaciones y las órdenes permanentes que se pueden usar para crear órdenes de venta estándar. Otros tipos de orden manejan las devoluciones de los vendedores, los anteproyectos y las suscripciones. Las órdenes de compra pueden reflejar compras entre empresas y de un proyecto específico, además de compras que se hacen a vendedores de una sola vez. Existen otras variaciones a las partidas de las órdenes de compra que se pueden aplicar en ambientes de distribución.

• Compra de material de inventario
  
  
• Artículo comprado que refleja una orden especial o un embarque directo, con la partida de la orden de compra ligada a la partida de la orden de venta
  
  
• Partidas de un proyecto específico que se compran para un proyecto, donde el sistema distribuye automáticamente el material recibido al proyecto después de registrar la factura de compra
  
  
• Un artículo suplementario agregado automáticamente como partida de acuerdo a las partidas ordenadas
  
  
• La partida de una nota de crédito que indica la devolución de una orden de compra
  
  
• La compra de un artículo de gasto, un activo fijo o un artículo que no está en inventario

Existen otras variaciones a la orden de compra que se pueden aplicar en ambientes de fabricación.

• Paquetes que se venden con precio de un solo artículo o como componentes separados
  
  
• Producto comprado ligado a una orden de producción, como la compra de una operación externa
  
  
• Producto comprado configurado al pedido usando un configurador por reglas, que representa normalmente una orden especial en donde la partida de la orden de compra está ligada a una orden de venta o una orden de producción

Variaciones en los precios de compra. El precio de compra estándar de un artículo y su unidad de medida representan un acercamiento a un precio de compra predefinido. Puede introducirse manualmente o calcularse de forma automática de acuerdo a la factura de la última compra. Otras alternativas al precio de compra de un artículo son el uso de documentos fuente, como cotizaciones y órdenes permanentes y el uso de acuerdos comerciales de compra. Por ejemplo, en un acuerdo comercial referente al precio de compra, el precio de compra de un artículo puede reflejar distintos factores, como la unidad de medida, las interrupciones de las cantidades y las vigencias de las fechas, así como precios más altos o un cobro en exceso por tiempos de entrega más cortos. Los descuentos al precio de compra de un artículo también se pueden definir de forma que reflejen estos factores, así como descuentos totales y a varias partidas. Otras formas de asignación de precios de acuerdo a las reglas serían los artículos suplementarios.

Coordinación de las actividades de aprovisionamiento y transferencia

Coordinación de las actividades de aprovisionamiento y transferencia. Los cálculos de la planificación sincronizan los surtidos para que cubran las demandas, además de que ofrecen una coordinación mediante las órdenes planeadas y los mensajes de acciones sugeridas.

Órdenes de compra planeadas. Las órdenes de compra planeadas reflejan los datos de planificación del almacén para cierto artículo. El vendedor sugerido puede reflejar una lógica avanzada de planificación que considere la información contenida en el acuerdo comercial referente al precio de compra sobre el precio más bajo o el tiempo estimado de entrega. El usuario puede crear órdenes de compra a partir de las órdenes planeadas que seleccione o puede usar la barrera de tiempo de colocación en firme, para que el sistema cree las órdenes de compra automáticamente.

Órdenes de transferencia planeadas. Las órdenes de transferencia planeadas coordinan los movimientos de material entre los sitios de una red de distribución. Los datos de planificación del almacén de un artículo indican la fuente preferida del almacén.

Mensajes de acciones sugeridas. Los cálculos de planificación generan dos tipos de mensajes de acciones sugeridas: de acción y futuros. Un mensaje de acción es una sugerencia para adelantar o posponer la fecha de entrega de una orden, para aumentar o disminuir la cantidad de una orden o para borrar una orden. Un mensaje futuro indica que la fecha proyectada de terminación provocará un retraso en el cumplimiento de la fecha de un requisito, como el embarque de una orden de venta.

Simetría de la funcionalidad de ventas y compras. La simetría facilita la comprensión y el uso del sistema. Tanto ventas como compras manejan las variaciones en los tipos de orden, como órdenes estándar, cotizaciones, órdenes permanentes y devoluciones. Ambas ofrecen enfoques paralelos para el manejo de precios y descuentos, cargos misceláneos, números de artículos externos, modificadores de la cantidad de la orden, texto relacionado con la orden, estado de la orden y otros asuntos. La simetría también aparece en la definición de la información del cliente y del vendedor, en el manejo de órdenes especiales y embarques directos y en la segmentación de la información en las ventanas y las pestañas.

Variaciones en el almacén. Las ubicaciones de inventario son identificadas de forma única por un almacén y la ubicación de un recipiente. El sistema soporta el seguimiento por lote y número de serie para el inventario de un artículo. También soporta el seguimiento del inventario por un contenedor que tiene un número de serie o una paleta que contenga cierta cantidad del mismo artículo.

Los reportes que se producen sobre las actividades de embarque pueden reflejar un enfoque por orden o documento. El enfoque por documento emplea un documento de embarque (que identifica las partidas de una o varias órdenes) y los documentos de ruta de surtido relacionados. Las actividades de recepción también pueden reflejar un enfoque por orden o documento. El sistema soporta la coordinación de los conductores de las carretillas elevadores para mover los artículos que están en las paletas. Los movimientos dentro de un almacén pueden reflejar las políticas de reposición de los recipientes, como la reposición de los artículos del recipiente desde un área de almacenamiento a granel.

Variaciones en las operaciones en varios sitios. El sistema soporta distintos tipos de operaciones en varios sitios, como sitios autónomos de una empresa, una red de distribución con transferencias entre almacenes y comercio entre empresas. Los costos, los precios y los métodos de reposición de un artículo pueden ser específicos para un almacén, donde el método de reposición puede identificar el almacén preferido de donde debe salir el embarque para modelar una red de distribución. Las órdenes de transferencia planeadas coordinan los movimientos entre los almacenes. Las partidas de las órdenes de venta indican el almacén al que irá el embarque. Con el comercio entre empresas, la orden de compra de una empresa genera automáticamente la orden de venta correspondiente en la empresa que surte. El embarque de la orden de venta también puede generar una recepción de la orden de venta.

Con esto concluye la segunda de tres partes que conforman esta nota.

La primera parte detalló los factores de diseño relacionados con la interfaz del usuario y la personalización.

La tercera parte detallará los factores de diseño relacionados con el uso del sistema en fabricación y la integración con otras aplicaciones.

Acerca del autor

El Dr. Scott Hamilton se ha especializado en sistemas de información para fabricación y distribución durante las tres décadas que ha trabajado como consultor, desarrollador, usuario e investigador. Ha trabajado como consultor en todo el mundo con más de mil firmas, ha llevado a cabo cientos de seminarios ejecutivos y ha ayudado a diseñar varios conjuntos ERP de gran influencia. Colaboró como autor del libro de texto CIRM de APICS en How Information Systems Impact Organizational Strategy (El impacto de los sistemas de información en la estrategia de la empresa) y hace poco escribió Maximizing Your ERP System and Managing Your Supply Chain Using Microsoft Navision (Maximizar su sistema ERP y administrar su cadena de suministro con Microsoft Navision). Se le puede encontrar en ScottHamiltonPhD@aol.com o en el 612-963-1163.