Microsoft Dynamics AX 4.0 para ambientes de distribución

Para llevar a cabo la gestión de cadena de suministro (SCM) es necesario usar con eficiencia un sistema integrado de planificación de recursos empresariales (ERP). El uso que se dé a un sistema ERP depende de que haya sido diseñado con la facilidad de uso y de aprendizaje en mente. El libro titulado Managing Your Supply Chain Using Microsoft Dynamics AX, publicsdo hace poco, trata los factores de diseño relacionados con el uso de Microsoft Dynamics AX. Esta es la primera parte de una serie de artículos que cubren dichos factores y su relación con el uso del sistema en actividades de distribución y manufactura.

Uso del sistema en ambientes de distribución

La funcionalidad normalizada de un sistema ERP es lo que define la forma en que se utiliza. Su diseño fundamental debe ser la guía (y no el obstáculo) de los esfuerzos para usar el sistema. Esta sección explora los factores de diseño principales que afectan el uso del sistema en un ambiente de distribución, mientras que la siguiente explora los factores que afectan su uso en ambientes de manufactura. Por lo general, un ambiente de distribución implica la compra y la venta de material de inventario. Algunos de los principales factores que determinan el uso del sistema son la definición de los artículos, las variaciones en las compras y las ventas, la coordinación de las actividades de la cadena de suministro y las operaciones de almacenamiento y sitios múltiples.

Definición de los artículos: Para identificar el material comprado se usa un número de artículo, o un número de artículo acompañado de un código para los artículos cuyo color o tamaño pueden variar. El sistema soporta identificadores alternativos para ventas, compras, códigos de barras, pedidos interempresariales y documentos electrónicos. Los artículos llevan otra información, como la siguiente:

• Varias unidades de medida que se usan para efectos de compras y ventas
• Texto y documentos, como archivos Word e imágenes
• Dimensiones físicas, como peso y volumen, que pueden servir para calcular los totales de una orden de compras o de ventas
• Dimensiones financieras para efectos de analítica de negocios
• Políticas de gestión de calidad para hacer cumplir el seguimiento por número de lote y/o número de serie y la inspección del material recibido

Variaciones en la asignación de costos a los artículos: El costo de un artículo es la bas para valuar las transacciones de inventario y puede basarse en un método de asignación de costos estándar o reales, como FIFO (primero en entrar, primero en salir), LIFO (último en entrar, primero en salir) y media ponderada. Los métodos de asignación de costos reales implican la asignación de cargos misceláneos a las órdenes de compra, tales como los cargos por flete. El costo real de un artículo puede aplicarse a toda la empresa, al almacén, un lote o un número de serie.

Variaciones en el reabastecimiento de los artículos: La base para el reabastecimiento de los artículos es la información de planeación específica del almacén. Algunos de los métodos básicos de reabastecimiento son mínimo-máximo, tamaño del lote en el periodo y controlado por la orden. Con el método de mínimo-máximo, las cantidades mínima y máxima del artículo pueden ser fijas o variables, y se puede especificar una cantidad variable para los lapsos de tiempo que definan los usuarios. También se puede calcular el mínimo automáticamente de acuerdo a la historia de uso. Con los demás métodos de reabastecimiento, la cantidad mínima representa los requisitos de inventario de seguridad. Se aplican modificadores de la cantidad de la orden a la cantidad sugerida para la misma. El proveedor sugerido para cierta orden de compra planeada puede reflejar una preferencia de la empresa o la lógica de planeación basada en el precio más bajo o el tiempo de entrega definido en los contratos comerciales de precio de compra. El método de reabastecimiento de un artículo también puede basarse en la planeación manual.

Variaciones en las ventas: El procesamiento de las órdenes de venta en ambientes de distribución implica variaciones en el análisis de los clientes, las órdenes de venta, los precios, los pronósticos, las comisiones, las facturas y las ventas.

Clientes. Existen diferentes tipos de clientes, como clientes únicos, interempresariales y clientes que requieren el uso de monedas extranjeras o texto en un idioma en particular.

Órdenes de venta. Una orden de venta estándar define la demanda real de un artículo. Existen otros tipos de órdenes de venta, como las órdenes de venta generales que se pueden usar para crear órdenes de venta estándar. Hay otros tipos que manejan las devoluciones de los clientes, los borradores y las suscripciones. Las órdenes de venta pueden reflejar las ventas interempresariales o de un proyecto en particular, las ventas a los clientes que compran una sola vez y el autoservicio de los empleados a través del portal comercial. Es posible aplicar variaciones a las partidas de las órdenes de ventas en los ambientes de distribución:

• Artículos que se embarcan desde inventario
• Artículos comprados que reflejen una orden especial o un embarque directo, donde una orden de compras se liga a la partida de la orden de ventas
• Partidas de un proyecto en particular que se embarcan contra un proyecto, donde los artículos embarcados se pueden facturar por separado o dentro de la factura del proyecto
• Un artículo complementario que se agrega automáticamente como una partida de acuerdo a las partidas ordenadas
• Un artículo alternativo que se sustituye automáticamente por una partida ordenada
• Una partida de nota de crédito que indique la devolución de una orden de venta
• Artículos que no están en el inventario, como los servicios

Asimismo, existen otras variaciones en las partidas que se aplican a los distribuidores que realizan algunas actividades de manufactura.

• Kits que tienen precios de artículo y que se venden como tal (con la deducción automática de los componentes) o como componentes por separado
• Artículos fabricados sobre pedido, que tienen una orden de producción ligada a la partida de la orden de venta. Es posible calcular el precio de venta y la fecha de entrega prometida para el artículo fabricado.
• Artículos fabricados que se configuran sobre pedido usando la selección de opciones o un configurador que funciona con reglas, y donde se liga una orden de producción a la orden de venta. Es posible calcular el precio de ventas y la fecha de entrega prometida para el artículo fabricado.

Las reservaciones se pueden asignar manual o automáticamente, y existe la opción de reservar las que se han programado. Las promesas de entrega reflejan cuánto inventario hay disponible de cierto artículo y sus recepciones programadas, así como el tiempo de procesamiento del artículo cuando hay que obtener material adicional.

Es posible definir las cotizaciones de ventas y convertirlas en órdenes de venta. Al definir el proceso de negocios esperado, pueden actuar como demandas, dependiendo de su probabilidad de éxito.

Variaciones en el precio de venta. El precio estándar de venta y la unidad de medida de un artículo son un enfoque a un precio de venta predefinido. El precio estándar de venta puede introducirse manualmente o calcularse automáticamente. El cálculo automático puede basarse en una ganancia o un porcentaje de contribución que se aplica al costo de inventario o el precio de compra del artículo. Existen otras alternativas para la asignación del precio de venta, como el uso de documentos fuente como las cotizaciones de ventas o las órdenes generales para crear una orden de venta, y el uso de contratos comerciales de venta.

Por ejemplo, cuando hay un contrato comercial que lo defina, el precio de venta de un artículo puede reflejar varios factores, como tipo de cliente, unidad de medida, puntos de ruptura de las cantidades y vigencia de las fechas, así como precios más elevados o un cargo adicional por ofrecer tiempos de entrega más cortos. Los contratos comerciales de ventas que reflejen estos mismos factores también pueden estipular los descuentos que se harán al precio de venta de un artículo. Asimismo, los descuentos pueden aplicarse a varias partidas (como los artículos dentro de un grupo de productos) y al valor total de la orden. Hay otras formas de asignar precios de acuerdo a ciertas reglas, como incluir artículos complementarios (compre diez y llévese uno gratis). Los contratos comerciales de ventas pueden reflejar los precios de venta que tiene un artículo en toda la empresa o en un almacén específico.

Pronósticos de ventas. El reabastecimiento del material en existencia puede basarse en los pronósticos de ventas. El sistema soporta varios conjuntos de datos de pronóstico, así como modelos de pronósticos de varios niveles que sirven como pronósticos regionales y que se acumulan para crear un pronóstico para toda la empresa. El pronóstico de ventas de un artículo se puede expresar como cantidades o fechas separadas, como un patrón repetitivo de una cantidad fija o variable por periodo (por ejemplo, mensual) o como un pronóstico para un grupo de artículos (conocido como factura de planeación) que reparte une cantidad total entre varios artículos de acuerdo a una mezcla de porcentajes. Asimismo, el pronóstico de ventas de un artículo puede importarse de hojas de cálculo o un sistema de pronósticos estadísticos. El sistema incluye una lógica de consumo de pronósticos que evita duplicar los requisitos.

Comisiones. El sistema soporta el cálculo de comisiones para uno o varios representantes de ventas, donde el monto que conforma la comisión refleja cierto porcentaje de comisión, multiplicado por el valor de la orden de venta (como los ingresos brutos o el margen neto). Las comisiones pueden variar según el tipo de cliente, el producto y la fecha de vigencia, y cuando el cálculo se realiza después de registrar la factura de una orden de venta.

Facturación. El sistema soporta una factura distinta para cada orden de venta que se embarca, así como una factura resumida que comprende varios embarques. También maneja diferentes tarifas, condiciones y programas de pago.

Análisis de ventas. El sistema soporta análisis estándar y ad hoc. Por ejemplo, los reportes estándar incluyen los totales de cada orden, los clientes y los artículos, además del análisis de ventas de cada cliente y cada artículo. Existen otros enfoques al análisis de ventas, como analítica de negocios y tablas pivot.

Variaciones en las compras: El procesamiento de las órdenes de compra en los ambientes de distribución implica variaciones en los proveedores, las órdenes de compra y los precios.

Proveedores. Existen diferentes tipos de proveedores, como proveedores únicos, interempresariales y los que requieren el uso de monedas extranjeras o texto en un idioma en particular.

Órdenes de compra. Una orden de compra estándar define la recepción programada de un artículo. Existen también otros tipos de órdenes de compra, como cotizaciones y órdenes generales que se pueden usar para crear órdenes de compra estándar. Otros tipos manejan las devoluciones de los proveedores, los borradores y las suscripciones. Las órdenes de compra pueden reflejar las compras interempresariales y las compras específicas de un proyecto, así como las compras que los proveedores realizan una vez. Se pueden aplicar distintas variaciones a las partidas de las órdenes de compra en los ambientes de distribución.

• Compra de material en existencia
• Artículos comprados que reflejen una orden especial o un embarque directo, donde una orden de compras se liga a la partida de la orden de ventas
• Partidas que se compran para un proyecto, donde el sistema emite automáticamente los artículos recibidos al proyecto después de registrar la factura de la compra
• Un artículo complementario que se agrega automáticamente como una partida de acuerdo a las partidas ordenadas
• Una partida de nota de crédito que indique la devolución de una orden de compra
• Compra de un artículo de gasto, un activo fijo o un artículo que no pertenece a inventario

Asimismo, existen otras variaciones en las órdenes de compra que se aplican a los distribuidores que tienen ambientes de manufactura.

• Kits que tienen precios de artículo completo y de componentes distintos
• Artículos comprados ligados a una orden de producción, como la compra de una operación externa
• Artículos comprados que se configuran sobre pedido usando un configurador que funciona con reglas, y que por lo general representan una orden especial con la partida de la orden de compra ligada a la orden de venta o la orden de producción

Variaciones en los precios de compra. El precio de compra estándar y la unidad de medida de un artículo representan un enfoque a un precio de compra predefinido. Se puede introducir manualmente o calcular automáticamente de acuerdo a la factura de la última compra. Existen otras alternativas para el precio de compra de un artículo, como el uso de documentos fuente como cotizaciones y órdenes generales, y el uso de contratos comerciales de compra. Por ejemplo, cuando hay un contrato comercial, el precio de compra del artículo puede reflejar distintos factores como la unidad de medida, los puntos de ruptura de las cantidades y las vigencias de las fechas, así como precios más elevados o un cargo adicional por tener tiempos de entrega más cortos. También se pueden definir descuentos al precio de compra de un artículo que reflejen estos mismos factores, así como descuentos a varias partidas y los totales. Existen otras formas para asignar precios de acuerdo a ciertas reglas, como los artículos complementarios.

Coordinación de las actividades de aprovisionamiento: Los cálculos de planeación sincronizan la oferta para cubrir la demanda, y permiten llevar a cabo la coordinación usando las órdenes planeadas y los mensajes de medidas sugeridas.

Órdenes de compra planeadas. Las órdenes de compra planeadas reflejan los datos de planeación de un artículo, específicamente para un almacén. El proveedor sugerido puede reflejar una lógica de planeación avanzada que toma en cuenta el contrato comercial de precio de compra con respecto al precio más bajo o el tiempo de entrega más corto. El usuario puede crear órdenes de compra a partir de las órdenes planeadas seleccionadas, o usar un límite de tiempo para poner la orden en firme, de manera que el sistema cree las órdenes de compra automáticamente.

Mensajes de medidas sugeridas. Los cálculos de planeación generan dos tipos de mensajes de medidas sugeridas llamadas acciones y futuros. Un mensaje de acciones es una sugerencia para adelantar o posponer la fecha de entrega de una orden, aumentar o disminuir la cantidad de una orden o borrar una orden. Un mensaje de futuros indica que la fecha de terminación proyectada puede hacer que no se cumpla con alguna fecha, como el embarque de una orden de venta.

Simetría de la funcionalidad de compras y ventas: La simetría es lo que hace que sea más fácil entender y usar el sistema. Tanto ventas como compras manejan diferentes tipos de órdenes, como órdenes estándar, órdenes generales y devoluciones. Asimismo, ambos ofrecen enfoques paralelos al manejo de precios y descuentos, cargos misceláneos, números de artículos externos, modificadores de las cantidades de las órdenes, texto relacionado con las órdenes, el estado de las órdenes y otros asuntos. La simetría también se hace evidente en la definición de la información de un cliente y un proveedor, el manejo de órdenes especiales y embarques directos y la segmentación de la información en las ventanas y las lengüetas.

Diferencias en los almacenes: Las ubicaciones de inventario se identifican de manera única mediante un almacén y la ubicación de un contenedor. El sistema permite dar seguimiento al número de lote y el número de serie de las existencias de un artículo. También permite dar seguimiento al inventario mediante un contenedor o un palé que tiene número de serie y que contiene cierta cantidad del mismo artículo.

Los reportes que se generan con la información de las actividades de embarque puede ser una prueba de un enfoque por órdenes o por documentos. Por ejemplo, el enfoque por documentos emplea un documento de embarque (que identifique las partidas de una o más órdenes) y los documentos de ruta de picking relacionados con él. Las actividades de recepción también pueden reflejar estos dos tipos de enfoques. El sistema permite coordinar a los conductores de las carretillas elevadoras para que transporten los artículos que están en palés. Los movimientos que se realizan dentro de un almacén pueden ser un reflejo de las políticas de reabastecimiento de los contenedores, por ejemplo, reabastecimiento desde un área de almacenamiento en masa.

Variaciones en las operaciones de sitios múltiples: El sistema soporta varios tipos de operaciones que involucran sitios múltiples, como sitios autónomos dentro de una empresa, una red de distribución que realiza transferencias entre almacenes y actividades comerciales interempresariales. Los costos, los precios y los métodos de reabastecimiento de un artículo pueden ser específicos para cada almacén, es decir que el método de reabastecimiento puede identificar el almacén donde se prefiere que se origine el embarque para crear el modelo de una red de distribución. Las órdenes de transferencia coordinan los movimientos entre los almacenes y dan seguimiento al inventario que está en tránsito. Las partidas de las órdenes de venta especifican el almacén de origen del embarque, mientras que las partidas de las órdenes de compra indican el de destino. Cuando se trata de actividades comerciales interempresariales, la orden de compra de una empresa genera automáticamente la orden de venta correspondiente en la empresa proveedora. El embarque de la orden de venta también puede activar la recepción de una orden de compra. Los cálculos de la planeación coordinan las órdenes interempresariales a través de una cadena de suministro compuesta por varios niveles.

Este es el primero de dos artículos que conforman la reimpresión de Managing Your Supply Chain Using Microsoft Dynamics AX.

La segunda parte tratará los factores relacionados con los ambientes de manufactura.

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Acerca del autor

El Dr. Scott Hamilton ha trabajado como consultor en varios países, con más de mil empresas, y ha llevado a cabo numerosos seminarios ejecutivos que tratan el tema de gestión de cadena de suministro y ERP. Asimismo, ayudó a diseñar tres paquetes de software ERP de gran importancia. Algunos de sus libros son Maximizing Your ERP System y el libro de texto APICS CIRM sobre sistemas de información para manufactura. Ha publicado también varios libros sobre Microsoft Dynamics AX y Dynamics NAV. Se puede contactar con él en ScottHamiltonPhD@aol.com o al (612) 963-1163.