Microsoft Navision y la gestión de su cadena de suministro

Introducción

El punto inicial del libro Managing Your Supply Chain Using Microsoft Navision, es que la gestión de la cadena de suministro exige que se utilice un sistema integrado de planificación de los recursos de la empresa (ERP). Su tema central es la forma en que fabricantes y distribuidores utilizan Microsoft Navision en la gestión de las actividades de su cadena de suministro. Está dirigido a las personas que están implementando o considerando Microsoft Navision como su sistema ERP y aborda una comprensión general de la forma en que el sistema se acomoda para operar un negocio, usando términos generalmente aceptados. Este marco mental, combinado con una experiencia práctica y una capacitación, puede acelerar el proceso de aprendizaje, comprobando que una comprensión general ayuda a usar el sistema de forma más eficaz.

El uso de cualquier sistema ERP –incluyendo Microsoft Navision- depende de muchos elementos de diseño que facilitan (o dificultan) su aprendizaje y su uso. Por ejemplo, la uniformidad y la simetría de la interfaz de usuario hacen que un sistema ERP sea más fácil de aprender y usar. Lo mismo sucede con la uniformidad y la simetría en la funcionalidad normalizada a través de las aplicaciones integradas, así como en la funcionalidad extendida que surge de las adaptaciones y del software desarrollado de forma independiente. Asimismo, la funcionalidad del sistema y la integración del comercio electrónico determinan el uso del sistema en distintos ambientes de fabricación y distribución.

En capítulos anteriores, se trató gran parte de los elementos de diseño de Microsoft Navision; este capítulo final resume los elementos de diseño que dan forma al uso del sistema y proporciona la culminación de una comprensión general acerca de cómo el sistema se acomoda para operar negocios de fabricación y distribución. Los elementos de diseño se clasifican en aquellos relacionados con la interfaz de usuario, las capacidades de adaptación y el uso del sistema en ambientes de fabricación y distribución y en los que se relacionan con la integración con el comercio electrónico, la gestión de relaciones, la gestión de servicio y las aplicaciones de contabilidad.

Esta es la primera de dos partes que se reimprimieron del libro Managing Your Supply Chain Using Microsoft Navision. La segunda parte tratará los factores de diseño que se relacionan con los ambientes de fabricación y la integración con gestión de almacenes, comercio electrónico, gestión de relaciones y aplicaciones de contabilidad.

TEC reimprimió un capítulo sobre “Ventas y planificación de operaciones” (inglés) .

Este extracto del capítulo “Resumen” está dividido en dos partes.

El libro está disponible en amazon.com o books.mcgraw-hill.com.

Los elementos de diseño relacionados con la interfaz de usuario

La interfaz de usuario de Microsoft Navision proporciona una uniformidad en todas las ventanas, facilitando el aprendizaje y el uso. Asimismo, Microsoft Navision tiene una interfaz gráfica de usuario que da soporte a los flujos de trabajo definidos por el usuario, para que este pueda seleccionar el paso deseado y tener acceso a la ventana pertinente. Más adelante encontrará algunos ejemplos de los tipos básicos de ventanas que conforman la interfaz de usuario.

Formato de tarjeta o de lista. Es posible visualizar cada registro en formato de tarjeta o todos juntos en forma de lista, de forma similar a una hoja de cálculo. Por ejemplo, se puede usar el formato de tarjeta para visualizar o mantener los datos maestros de un solo cliente, y el formato de lista para los datos maestros de todos los clientes. Ambos formatos permiten acceder a la información relacionada y navegar hacia delante o hacia atrás. Con frecuencia, el formato de tarjeta separa los datos en carpetas, mientras que los registros del formato de lista pueden copiarse y pegarse en una hoja de cálculo.

Algunas ventanas que contienen información de los encabezados y las partidas, utilizan una combinación de ambos formatos. Por ejemplo, los encabezados de una orden de venta usan formato de tarjeta, mientras que sus partidas se encuentran en formato de lista. Sin embargo, es posible visualizar la información de los encabezados de todas las órdenes de venta en formato de lista.

Capacidades de búsqueda. Estas capacidades pueden tener base en cualquier cadena de texto de un identificador de registro (como un número de cliente) o sus atributos.

Filtros y clasificaciones. Un filtro limita los registros mostrados de acuerdo a los valores contenidos en uno o varios campos, mientras que la clasificación tiene base en cualquier campo. El usuario puede navegar hacia delante o hacia atrás a través del subconjunto. Los filtros usan operadores como igual que, diferente a, mayor que, menor que, intervalos y comodines.

Análisis de ampliación. El sistema soporta varios enfoques para la ampliación, como ampliación de las transacciones fuente y los detalles que conforman un valor resumido.

Los elementos de diseño relacionados con las capacidades de adaptación

Las adaptaciones pueden ser muy simples o muy complejas. Normalmente, las adaptaciones complejas implican cambios significativos a la funcionalidad y la lógica del sistema. Las adaptaciones simples se refieren a cambios secundarios a la interfaz de usuario y los reportes, y no afectan la lógica del sistema. Existen varias herramientas que soportan las adaptaciones simples, como se indica más adelante.

Organización de la ventana de adaptación para el formato de lista. Mediante el formato de lista, un usuario final puede personalizar la organización de la ventana seleccionando los campos que quiere esconder o mostrar y clasificando los campos. Esto representa un enfoque simple a la adaptación de la organización de la ventana, en el que el sistema recuerda las preferencias de cada usuario final. Asimismo, un usuario final puede visualizar todos los campos disponibles (y sus valores) en la tabla relacionada con un registro.

Organización de la ventana de adaptación para el formato de tarjeta. El formato de tarjeta puede cambiarse usando un diseñador de formas fácil de usar, que permite, por ejemplo, realizar cambios a las etiquetas de los campos, mostrar o esconder campos y reorganizar los campos de las carpetas.

Adaptación de los reportes y los documentos. Es posible adaptar el formato y el contenido de los reportes y los documentos (como una factura) usando una herramienta de diseño de reportes. Dicha herramienta también soporta la importación y la exportación para intercambiar los datos de la hoja de cálculo.

Adaptación mediante campos adicionales. Es posible agregar campos nuevos a las tablas, que pueden ser visualizados inmediatamente en ventanas de formato de lista y que están disponibles para adaptar los formatos de tarjeta y los reportes.

El diseño orientado a los objetos también da soporte a adaptaciones más complejas. El libro contiene varios estudios de caso que ilustran algunas de estas adaptaciones.

Los elementos de diseño que dan forma al uso del sistema en ambientes de distribución

Existen elementos importantes que dan forma al uso del sistema, como definición de los artículos, simetría de la funcionalidad de las ventas y las compras, variaciones de ventas, simetría de la funcionalidad del almacén y las capacidades para modelar las variaciones en las operaciones que tienen lugar en sitios múltiples.

Definición de los artículos. La información maestra de los artículos es la información específica de la empresa y las ubicaciones. Por ejemplo, la información de toda la empresa incluye el número de artículo, las políticas de seguimiento del número de serie o lote y un método de asignación de costos (como costo estándar o un método de asignación de costos reales). La información específica de las ubicaciones incluye los costos del artículo y el método de reaprovisionamiento para cada ubicación. Es posible definir artículos que no son de inventario en el maestro de artículos o códigos de variante de los artículos para tratar las variaciones de tamaño y color de un mismo artículo.

Motor principal de coordinación de las actividades de la cadena de suministro. Los cálculos de planificación sincronizan los suministros para cubrir las demandas, y generan mensajes de acción en las hojas de trabajo. La lógica de reaprovisionamiento dentro de los cálculos de planificación incluye punto de orden por tiempo, DRP y lógica MRP.

Simetría de la funcionalidad de ventas y compras. Tanto ventas como compras manejan documentos para cotizaciones, órdenes abiertas, órdenes, facturas, devoluciones y notas de crédito, con enfoques paralelos para manejar los identificadores de referencias cruzadas, los precios y los descuentos, los cobros especiales y el texto relacionado con las órdenes. La simetría también se hace evidente en la definición de la información de los clientes y los proveedores y en el manejo de órdenes especiales y embarques directos.

Variaciones en las ventas. Las partidas de las órdenes de venta pueden identificar las partidas de material (como órdenes especiales, embarques directos y conjuntos de componentes), así como el tiempo de los recursos, los cobros especiales y el texto. Los esquemas de precios y descuentos pueden reflejar los grupos de productos y de clientes, las divisiones de las cantidades y la eficiencia de las fechas, así como los descuentos de acuerdo al valor total de la orden. Es posible pronosticar las ventas para controlar los requisitos de compras.

Simetría de la funcionalidad del almacén para embarques entrantes y salientes. La misma funcionalidad de manejo de embarques salientes se puede aplicar a las órdenes de venta, las órdenes de transferencia y las devoluciones a los vendedores. Una funcionalidad similar para manejar los embarques entrantes se aplica a las órdenes de compra, las órdenes de transferencia y las devoluciones a los clientes.

Variaciones del almacenamiento. Las actividades de almacenamiento se pueden enfocar en cada orden o en un documento de surtido, mientras que las actividades de recepción pueden hacerlo en cada orden o en un documento de recepción y un documento opcional de guardado. Las sugerencias de guardado pueden explicar los factores de ubicación de los contenedores, como preferencias de ubicación y restricciones de capacidad. Los movimientos dentro de un almacén pueden reflejar las políticas de reaprovisionamiento de los contenedores, por ejemplo, desde un área de almacenamiento en masa.

Variaciones de los modelos en las operaciones de sitios múltiples. El sistema da soporte a varios tipos de operaciones de sitios múltiples, como sitios autónomos dentro de una empresa y una red de distribución con transferencias entre las ubicaciones. Es posible definir costos y métodos de reaprovisionamiento por artículo y ubicación, donde el método de reaprovisionamiento puede identificar la ubicación preferida de origen del embarque (y los factores de tiempo de entrega del transporte) para modelar una red de distribución. Las órdenes de transferencia coordinan los movimientos entre las ubicaciones. Las partidas de las órdenes de venta indican la ubicación de origen del embarque, mientras que las de las órdenes de compra indican la ubicación de destino del embarque.

Con esto concluye la primera de dos partes que se reimprimieron del libro Managing Your Supply Chain Using Microsoft Navision.

La segunda parte tratará los factores de diseño que se relacionan con los ambientes de fabricación y la integración con gestión de almacenes, comercio electrónico, gestión de relaciones y aplicaciones de contabilidad.

TEC reimprimió un capítulo sobre “Ventas y planificación de operaciones”(inglés).

Este extracto del capítulo “Resumen” está dividido en dos partes.

El libro está disponible en amazon.com o books.mcgraw-hill.com.

Acerca del autor

Durante más de treinta años, el Dr. Scott Hamilton se ha especializado como consultor, desarrollador, usuario e investigador en sistemas de información para fabricación y distribución. Ha trabajado como consultor en diferentes partes del mundo, con más de mil firmas, además de que ha llevado a cabo cientos de seminarios ejecutivos y ha ayudado a diseñar varios paquetes ERP de gran influencia. Fue coautor del libro de texto sobre CIRM de APICS sobre la forma en que los sistemas de información afectan la estrategia de una empresa, How Information Systems Impact Organizational Strategy, y hace poco escribió Maximizing Your ERP System (Cómo maximizar su sistema ERP). Actualmente está trabajando con socios Microsoft que están involucrados en fabricación y distribución. Se le puede localizar en ScottHamiltonPhD@aol.com o en el (612) 963-1163.