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Introducción

Los fabricantes pequeños prefieren usar un sistema que integre planificación de los recursos de la empresa (ERP) y partes de un sistema de ejecución de la fabricación (MES). De acuerdo a la Manufacturing Enterprise Systems Association (MESA International), MES es cualquier sistema que use datos actuales y precisos, disparadores y reportes sobre las actividades de la planta a medida que ocurren los eventos. Las funciones de MES abarcan desde los sistemas electrónicos de gestión de la producción hasta la introducción de datos del taller, además de que administran las operaciones que van desde la salida del punto de orden hacia la fabricación, hasta la entrega del producto a bienes terminados.

La idea de integrar y proporcionar todos los elementos de una solución de fabricación completa —al menos desde una misma fuente o una sola plataforma de cómputo— siempre ha resultado tentadora y potencialmente lucrativa. Sin embargo, nunca ha sido llevada a cabo, ni siquiera por Invensys, que alguna vez fue un proveedor poderoso de automatización y tuvo los productos ERP y MES de Baan, Marcam, Avantis y Wonderware bajo su techo, pero que nunca los ofreció juntos (consulte The Name and Ownership Change Roulette Wheel for Marcam Stops at SSA Global—Part Three: Last-Ditch Effort by Invensys).

Es muy probable que IQMS (www.iqms.com), que es una empresa privada de Paso Robles, California, sea actualmente la única en el ámbito de ERP y que vaya más allá del alcance del mercado medio. La empresa desarrolla EnterpriseIQ, que es un sistema completo ERP para procesadores de plásticos pequeños y medianos y fabricantes repetitivos, que contiene el módulo IQ RealTime Production Monitoring. Este módulo asegura la eficacia de la planta, ya que identifica el bajo rendimiento de la maquinaria antes de que se convierta en un problema. Si quiere leer más acerca de las ventajas de un sistema como el que ofrece IQMS, consulte El nirvana de los fabricantes: información recurrible en tiempo real.

La integración intrínseca de ERP con el taller de la planta y la obtención de información en tiempo casi real tienen varias ventajas potenciales. En primer lugar, un sistema de ese tipo podría transferir al taller de fabricación muchas funciones de introducción de datos que normalmente se realizan en la oficina. Esto permitiría, por ejemplo, que el personal de material negocie en línea la salida de resina de y hacia las máquinas en lugar de enviar los documentos de la negociación a la oficina donde se introduciría en el sistema al día siguiente. Además, se podría clasificar el material inmediatamente dentro del sistema, dando un inventario de los materiales en tiempo real a planificación de la producción.

También es posible usar el sistema para actualizar automáticamente los conteos de producción y que los operadores de las máquinas los verifiquen. Así, los supervisores pueden obtener retroalimentación constante acerca de su desempeño. Entonces es posible generar y analizar reportes de producción para los trabajos terminados el día siguiente a que se termina la operación, mientras que con un sistema que no está integrado este proceso retrasaría la producción algunas semanas.

Todo esto debe acercar los departamentos de finanzas y planificación y el taller de producción, al trabajar de forma conjunta y sin enviarse papeles que no están al día. También puede promover las pláticas que buscan mejorar y realizar tareas de forma interna en lugar de que ambos equipos sigan funcionando por separado, ya que esa situación no permite que el “personal de oficina” sepa el momento en que una máquina está descompuesta o la producción de un turno no ha alcanzado el objetivo.

La integración no es cosa fácil

Hemos explicado por qué la integración es importante y deseable, pero el desarrollo de las interfaces de programación de las aplicaciones (API) entre las distintas aplicaciones no es una tarea sencilla. Implica establecer interfaces entre dos o más sistemas dispares y hacer que “se comuniquen”. Con frecuencia, este trabajo es responsabilidad del departamento de tecnología de la información (TI), quien probablemente recibe ayuda de los vendedores. En general, las interfaces se parecen a un proceso de carga de archivos en lote, en donde se traza el mapa de los datos entre dos sistemas distintos para que se puedan comprender. Los mapas de datos son casi siempre un trabajo usual y representan una “reinvención de la rueda” innecesaria, ya que la estructura de los datos es casi siempre única entre los distintos productos de los vendedores. Cuando se ha escrito y se ha probado la interfaz, entonces es válida -al menos hasta que los vendedores cambien algún elemento del software al actualizar un producto-. Cuando aparece esa versión nueva, hay que volver a empezar el enorme (y molesto) esfuerzo de personalización.

A pesar de que es posible que algunas empresas más grandes y complejas, que tienen diferentes negocios y divisiones no relacionados, necesiten una de las mejores soluciones para extender de forma flexible sus actividades hacia e-collaboration, administrar esta gran cartera de aplicaciones resulta, al menos, complicado. Gran parte de ello implica establecer sociedades o realizar una gran cantidad de integración y personalización. Aunque el enfoque de la mejor solución puede tener méritos (consulte Best of Breed Versus Fully Integrated Software: The Pros and Cons, Single Source or Best of Breed—The Debate Continues, y Pure-Play CRM Vendors: Choose an Integrated or Best-of-Breed Solution?), estamos convencidos de que implica costos adicionales de integración y complica la organización del servicio y el soporte. Como mencionamos, las interfaces entre los componentes ERP, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), los sistemas de gestión del almacén (WMS), MES o e-business normalmente necesitan modificaciones importantes. Esto puede representar un obstáculo para los cambios que se harán en el futuro, ya que la revisión del código modificado representa un consumo importante de tiempo, es costosa y además representa un riesgo. Asimismo, algunas veces estas mescolanzas de productos tienen una apariencia que varía dentro de un mismo rango.

Por otro lado, el mercado de la integración de las aplicaciones empresariales (EAI) sigue siendo inmaduro y fragmentado, y está lleno de dificultades a pesar de la llegada de las arquitecturas orientadas al servicio (SOA) y los servicios web (consulte Leveraging Technology to Maintain a Competitive Edge during Tough Economic Times—A Panel Discussion Analyzed). Estas advertencias se dirigen a la naturaleza compleja del software EAI y a las luchas de poder que están teniendo lugar en el mercado. Por ejemplo, parece que existen varios dialectos de las normas para lenguaje extensible de marcas (XML).

En resumen, esta mala noticia acerca de las interfaces proviene de la necesidad de tener una gestión continua y una coordinación de las actualizaciones, un aumento en la cantidad de personal de TI, varios contratos de mantenimiento del software de una empresa y complicaciones con la redacción de reportes. Además, debemos tener cuidado de la (in)estabilidad financiera que sufren varios proveedores de software. Es posible que todos los proveedores involucrados tengan estrategias del negocio individuales distintas, hasta divergentes.

Por el contrario, un producto ERP extendido completamente integrado como EnterpriseIQ de IQMS puede eliminar casi por completo todos los problemas anteriores para una empresa pequeña o mediana, de fabricación repetitiva que tenga escasez de recursos con capacidades para TI. De forma concreta, cuando se almacenan los datos en la misma base de datos, no es necesario crear y administrar interfaces torpes, ya que sólo hay una aplicación maestra. La visibilidad de los datos se vuelve inherente debido a que, con los enlaces adecuados, es posible reunir y diseminar los datos en varias formas y sin retrasos.

Pero en la mayoría de los casos, las distintas bases de datos del taller (como datos de gestión de la calidad, transacciones en tiempo real de producción y almacenamiento, datos de mantenimiento de la planta, datos maestros de ERP, etc.) casi nunca están sincronizadas, y dificultan la toma de decisiones a tiempo y la vuelven imprecisa cuando esto ocurre. Esto es cierto cuando la información se mantiene en varias ubicaciones, ya que si no se cuenta con un método avanzado de sincronización, es poco probable tener datos precisos almacenados en varias ubicaciones.

Si se sincronizan los datos diariamente en modo por lote, o hasta por turno, los gerentes no podrán tomar decisiones precisas a tiempo. Por lo tanto, todas las funciones como planificación de la producción, embarques, control de inventario y compras, se verán afectadas y los representantes de servicio a clientes no podrán realizar bien sus tareas al tratar de atender las solicitudes de los clientes con respecto al estado de una orden. En los peores casos, algunos datos no se sincronizan nunca con el sistema maestro de ERP, creando un vacío importante de comunicación y provocando lo que conocemos como “lagunas de automatización”. En este caso, varios grupos que están bajo el mismo techo se preocupan únicamente por sus registros y sus responsabilidades y nunca colaboran para tratar el ambiente entero de forma conjunta.

Más retos

Este dilema entre la serie integrada y la mejor va más allá de la sincronización de datos. La capacidad de intercambio electrónico de datos (EDI) se ha convertido en una tarea requerida (y desagradable) para algunas industrias que manejan volúmenes altos, como los proveedores automotrices. Se ha vuelto más peligrosa debido a la cantidad de trabajo que hay que dedicar para asegurarse de que los mensajes entrantes y salientes se manejan de forma correcta. Concretamente, todas las soluciones EDI de los proveedores de redes de valor agregado (VAN) como General Exchange Services (GXS), SPS Commerce, Sterling Commerce o Inovis proporcionan el proceso fundamental de traducción, convirtiendo los archivos entrantes (como entregas del programa y pronósticos) en algo legible y comprensible. Al mismo tiempo, convierte los datos salientes (como facturas y avisos de embarque anticipado) en un formato que pueda ser recibido por el usuario.

Para obtener mayor información, consulte Las ventajas y las desventajas de un EDI integrado.

De cualquier forma, estos datos legibles son sólo benefician parcialmente los sistemas ERP, ya que la verdadera acción está en la fusión de los datos con la información existente que se procesa dentro del sistema ERP. El verdadero reto es encontrarle sentido a este flujo constante de información que llega diariamente en forma de mensajes EDI. En ambientes que manejan volúmenes altos, puede tratarse de cientos de registros que afectan las entregas y los pronósticos de cientos de piezas, imposibilitando el reingreso manual de dichos datos y, por lo tanto, creando la necesidad para desarrollar y probar una interfaz adicional. Sin embargo, a diferencia de la interfaz que actualiza o sincroniza estos tipos de niveles de inventario o información de la calidad de los productos, esta interfaz normalmente implica el uso de reglas y lógicas del negocio que se definen entre los clientes y los proveedores, en lugar de usar únicamente los datos de mapas estadísticos. Es decir, que la naturaleza tan personal de los datos significa que no puedan existir dos interfaces idénticas, complicando más las cosas.

Así, esto implica un uso extenso de los recursos de ambas partes -el vendedor de software empresarial que proporciona la interfaz debe escribir y probar el código personalizado, mientras que el usuario (como un proveedor automotriz o un cliente) debe probar una y otra vez la interfaz hasta que funcione constantemente. Sin embargo, cuando se tiene un sistema EDI intrínseco dentro del producto ERP, los costos del software proporcionado por un tercero son prácticamente nulos y el tiempo necesario para construir la interfaz personalizada se reduce de forma drástica, ya que quienes lo hacen trabajan desde el interior del sistema ERP. El conocimiento de las estructuras de datos y la lógica del negocio son inherentes.

No obstante, un sistema “hermético” que trate todos estos retos también puede provocar que el vendedor sufra una “crisis de identidad”. La parte superior del mercado que puede atacar empresas pequeñas que tienen tecnologías y un producto completo puede ser percibida por las empresas pequeñas como “demasiado buena”. Concretamente, la naturaleza integrada del producto y la alta dependencia que existe entre los módulos no se puede desacoplar fácilmente, o encender y apagar, porque sería demasiado para algunos prospectos que no necesitan una gran parte de los módulos principales.

Asimismo, por ejemplo, con el sistema EnterpriseIQ de IQMS, algunas transacciones que se realizan dentro del sistema no pueden deshacerse cuando un usuario comete un error. Esto aumenta la importancia de la capacitación y la competencia de los usuarios, debido a la gravedad de promulgar un error dentro del sistema que está estrechamente relacionado en Oracle Database. Este puede ser un factor determinante a pesar de la relativa facilidad de uso del sistema y la razón favorable entre tarifas por licencias y costos de implementación, que es de 2 a 1. En estos casos, es probable que los prospectos prefieran una solución menos funcional pero con mayor flexibilidad y capacidad de personalización, que funcione en tecnología Microsoft. Con frecuencia, las empresas que ya cuentan con un sistema contable o de gestión de proyectos no piensan en comprar una solución completamente integrada, ya que no están dispuestos a dejar la solución existente para reemplazarla por una nueva.

Recomendaciones para los usuarios

Cuando se trata de sistemas empresariales integrados, la funcionalidad no carece de importancia, pero tiene que ser combinada dentro de un conjunto de aplicaciones fáciles de usar que en realidad se use y no languidezca en el estante.

Los fabricantes repetitivos deben pensar seriamente al seleccionar un sistema ERP. Debido a la madurez del mercado ERP, su constante consolidación y el hecho de es difícil para los fabricantes encontrar una ventaja competitiva, las empresas no deben comprometer sus requisitos. En especial, las pequeñas y medianas empresas deben hacer muchas preguntas acerca del alcance de un sistema ERP y de la forma en que soporta las idiosincrasias de volúmenes altos. Cuanto menos tiempo pasen estableciendo interfaces entre su sistema ERP y otros sistemas de software, como sistemas de calidad, mantenimiento preventivo y gestión del flujo de trabajo, más felices serán. Después de todo, un sistema nuevo siempre debe tratar de mejorar el negocio y no ser una simple iniciativa tecnológica.

El vendedor que ponga atención a sus necesidades en lugar de decirle cuántas cosas puede o no hacer su software, y que hable su idioma, usando la misma terminología (por ejemplo, cavidad, herramienta familiar, tiempo del ciclo en segundos, peso de un producto en gramos, etc., al hablar de procesadores de plástico), será un buen candidato para convertirse en eln vendedor que entienda su negocio. De cualquier forma, a manera de prueba, pida a cada vendedor que le diga qué porcentaje de sus ventas pertenece a su industria. Un enfoque vertical indicará que el software tiene características específicas para la industria y que los vendedores de ERP tienen cierta experiencia en la misma.

Asimismo, al implementar una aplicación específica para la industria, es importante asegurarse de que en el equipo de implementación del proveedor de aplicaciones haya personas que tengan un amplio conocimiento y una vasta experiencia en dicha industria. Los vendedores que se orientan hacia ciertas industrias deben tener capacidades sólidas de integración o fuertes relaciones con los integradores de sistemas experimentados en esta industria. Esto debe ayudar a simplificar el tiempo de implementación, eliminando la larga curva de aprendizaje del vendedor o el integrador.