Necesita más funciones para implementar un paquete ERP Segunda parte: más herramientas y resumen

Introducción

Es evidente que, al seleccionar un paquete de planificación de los recursos de la empresa (ERP), debe asegurarse de que el software tenga las funciones y las características necesarias para dar soporte a su empresa. A menos que convierta esas funciones y esas características en realidad por medio de una implementación exitosa, no podrá materializar las ventajas y los ahorros que cree poder obtener. Es cierto que si no selecciona el software más adecuado desde un principio, nunca podrá tener una implementación realmente satisfactoria. Sin embargo, usted y su equipo de trabajo todavía deben realizar la mayor parte del trabajo pesado. El iceberg no es el único objeto cuyo peligro se encuentra 75 por ciento debajo de la superficie.

Este artículo explora cuatro clases de herramientas de implementación que facilitan el proceso de implementación de ERP, lo hacen fácil de usar y hacen felices a los integrantes del departamento de TI. Para hacer las cosas más simples, nos referiremos a estas herramientas como:

• Administrador (consulte la primera parte)
• “Personalizador” (consulte la primera parte)
• Configurador
• Integrador

En las secciones siguientes hablaremos de los atributos clave de cada herramienta para que usted comprenda sus ventajas y su uso potencial.

Esta es la segunda de dos partes que conforman esta nota.

La primera parte habló del administrador y el personalizador.

Configurador

La mayoría de las soluciones ERP incluyen las prácticas de excelencia que deben seguir los usuarios para lograr un uso eficiente del software y un nivel óptimo de control y gestión de los procesos. Sin embargo, debido a varias razones, no todas las prácticas de excelencia recomendadas se aplicarán a su empresa. De hecho, son algunas de sus prácticas actuales las que dan una ventaja competitiva a su empresa o facilitan el que los clientes hagan negocios con usted. La herramienta del configurador le permite modificar los flujos de trabajo que proporcionan los vendedores o crear flujos nuevos para asegurarse de que la empresa mantiene su competitividad en el mercado.

En esencia, el configurador le presenta una gama de transacciones o flujos de trabajo existentes para que usted seleccione. Al arrastrar las transacciones de la paleta al tablero de dibujo, empieza a diseñar nuevos flujos para ellas. El flujo de información se presenta visualmente mediante líneas conectoras y flechas directivas. Así, puede crear los flujos de trabajo que satisfagan mejor los objetivos de su empresa.

Esta es la parte fácil. Tras bambalinas, las transacciones se definen con las entradas y las salidas esperadas de información. Esto evita que usted diseñe flujos de trabajo ilógicos o poco prácticos. El resultado es que usted no podría trazar el mapa de una orden llevando la transacción directamente a la transacción de embarque. ¿Dónde queda la generación de la lista de surtido? ¿Dónde está la confirmación del surtido? Del mismo modo, usted no podría trazar el mapa del flujo de trabajo de una orden de compra hacia un proceso de facturación. El configurador debe incluir la inteligencia necesaria para asegurarse de que se mantienen y promueven las relaciones transaccionales.

Una vez más utilizaremos un ejemplo para ilustrar la forma en que puede utilizarse el configurador. Supongamos que la figura 1 muestra el flujo de trabajo que proporcionó el vendedor para compras:

Figura 1

Por supuesto que este es un flujo sugerido para asegurar que se autorizan, aprueban y reciben las compras antes de realizar el pago. Sin embargo, el flujo puede ser distinto al tratarse de compras inferiores a cierta cantidad o compras que dependen de un contrato o de una orden de compra permanente. Para estos tipos de compras sería adecuado un flujo más simple, como el que se presenta en la figura 2.

Figura 2

Ambos flujos de trabajo estarían disponibles. El configurador debe permitirle copiar uno de los flujos existentes (figura 1), modificarlo y crear un flujo nuevo (figura 2). Sin embargo, la herramienta no debe permitirle crear el flujo que aparece en la figura 3, una que va en contra de las prácticas y los controles de bienes. Además, una orden de compra no es la información de introducción que necesita la transacción de pago del vendedor.

Figura 3

Aunque una empresa normalmente no compra e implementa software para esconder lo que ya tiene, es posible que sus requisitos únicos exijan que lo haga. El configurador permite evaluar esta alternativa de forma realista e inteligente. La herramienta también permite que una empresa realice cambios graduales al proceso. Al empezar a usar el software ERP, una empresa puede no ser capaz de asumir controles como aprobación y verificación del crédito. A medida que se adaptan el software y los usuarios, el configurador le permite insertar estos controles y otros cambios de forma gradual. Como tal, la gestión de los cambios está ahora en manos de los usuarios y no del vendedor de software.

Integrador

Salvo que esté migrando de un ábaco y de las hojas manuales del libro mayor, todas las implementaciones deben enfrentar un dilema común: ¿Cómo lleva los datos de sus sistemas actuales a ERP junto con todos los problemas que ello implica? Los usuarios no quieren pasar por la introducción manual de los datos. Y, si por algún milagro usted logra convencerlos de los méritos que tiene dicho ejercicio, obtendrá un periodo —dos, tres o más meses— en que deberá dar mantenimiento a los datos legados y de ERP. Me imagino que estará escuchando los gritos de emoción de quienes deben dar doble mantenimiento.

Así, existen algunos datos que deben ser absolutamente actuales y convertidos electrónicamente. Un ejemplo es el saldo de existencias en inventario. No se trata de que su departamento de programación no quiera evitar que los usuarios pasen por este trabajo manual duro, pero un programa de conversión es un código desperdiciado. Una vez que se convierten los datos para la implementación, ya no se necesita el programa. Así que si debe seleccionar un programa para aumentar las ventas y un programa de conversión, ¿en cuál de ellos preferiría que trabajara el grupo de programación?

Es esfuerzo de programación no debe ser insignificante. Normalmente estará migrando datos de una estructura plana a una jerarquía de base de datos relacional. Esto es lo mismo que suponer que, si hace la instalación eléctrica de un departamento, está listo para hacerlo en un edificio de oficinas de veinte pisos. Una vez más, recuerde que el programa puede no ser necesario para el proyecto de implementación.

En este punto, la herramienta del integrador resulta útil para el proyecto de implementación. El integrador es una herramienta para trazar mapas que puede convertir sus datos legados al formato y la estructura que requiere el software ERP. Explicado de forma simple, la teoría dice que si usted puede exportar sus datos actuales a un archivo externo, esta herramienta puede traerlos al software ERP.

El integrador debe incluir plantillas como hojas de cálculo Excel, que definan la secuencia y el formato para los elementos de los datos legados. La extracción de datos de un sistema existente es una función de rutina bastante común. Además, es muy probable que ya se esté realizando. Normalmente es posible exportar estos datos a un archivo delimitado o de texto que puede importarse o abrirse en Excel. Entonces el integrador procesa la hoja de cálculo para cargar los campos exportados a una base de datos relacional.

Si no puede cambiar la secuencia o el formato de los datos extraídos, no se preocupe. Una herramienta del integrador decente le permitirá desarrollar un mapa personalizado para designar cómo se relacionan los elementos de los datos exportados de su sistema legado y les dará formato para su software ERP. Tarda un poco más, pero es mejor que codificar y purgar un programa. Si no lo cree, pregúntele a su gerente de TI.

Existen características adicionales que debe buscar en un integrador. Debe poder designar un procedimiento inicial (borrar la tabla primero, mantenimiento, etc.) antes de procesar los datos, y un procedimiento final (actividades de limpieza) después de terminar el procesamiento. Dentro de la herramienta, sería útil filtrar los datos extraídos (fechas dentro de cierto rango, ventas mayores a una cantidad específica, etc.). Al realizar cargas incrementales, un filtro evitaría duplicar los datos sin cambiar la lógica de extracción. Las fuentes de datos no deben restringirse a un servidor local, sino que deben estar accesibles mediante la Internet o FTP. La designación de valores predefinidos debe estar disponible al usar las plantillas proporcionadas por el vendedor o al desarrollar un mapa personalizado. Normalmente, al migrar a un software ERP, se ofrecerán campos nuevos que no se usaban en sus sistemas legados y que, por lo tanto, no tienen un mapa de su valor. La asignación de un valor puede permitir el uso de esos campos desde el primer día para modificarlos a medida que conoce el software. Del mismo modo, la herramienta debe permitirle realizar cambios simples al formato de sus datos legados sin necesitar código adicional. Por ejemplo, si sus fechas tienen formato europeo (día/mes/año), puede cambiarlas al formato estadounidense (mes/día/año).

También sería útil programar el funcionamiento del integrador diaria, semanal o mensualmente, o para que funcione cierto día del mes a cierta hora del día o cada cinco, diez o quince minutos. Probablemente estará pensando que pedimos demasiado. No hay que ver el integrador como una simple herramienta de implementación. Digamos que tiene un subsistema personalizado de producción que no puede ser reemplazado y que afecta o ajusta su inventario de bienes terminados en existencia. Con la opción de programación de un integrador puede jalar estos datos de forma rutinaria, uniforme y automática a su base de datos ERP.

Aunque no es una función de programación, sino una función de su capacidad de operación de rutina, la actualización de las bases de datos piloto y la carga de los datos actuales de producción antes de trabajar “en vivo” son ahora procedimientos simples y no necesitan una gran cantidad de planificación.

Finalmente, el integrador no debe percibirse únicamente como una herramienta de importación. Como dijimos antes, mientras pueda describir los datos, cualquier base de datos puede ser información de entrada para el integrador, aún la base de datos de ERP. Esto significa que puede usar la herramienta para dar formato a los datos basados en ERP para el software de un tercero, como EDI o las conciliaciones bancarias, que normalmente requieren cambios al código. ¡No más!

Resumen

Como dije, no existen atajos al seleccionar el software ERP adecuado, pero, si hace su tarea antes de tiempo y con la diligencia debida, existen herramientas que pueden hacer que la implementación sea una aventura más fácil o hasta un placer. Esta diligencia debida no es solamente un ejercicio técnico. La organización de los menús y la personalización de las pantallas debe ser una actividad de todos los usuarios. El personal del taller y de operaciones debe evaluar las modificaciones que se hacen al flujo de trabajo, y las actividades de migración de datos deben ser competencia del personal de TI.

Las herramientas de implementación de este calibre pueden ayudar a que las empresas se adapten con mayor facilidad y sean más proactivas al aumentar su posición competitiva en los mercados que cambian constantemente, sin tener que reemplazar las soluciones que tienen o pagar para obtener personalizaciones caras. Finalmente, sin querer ser redundante, usted hace que los usuarios, que tienen el conocimiento del negocio, sean más productivos, ya que les proporciona una solución más exitosa y viable.

Aunque este artículo no pretende sugerir que las herramientas de implementación tienen la misma importancia que la forma en que se procesan las órdenes, se programa la producción y se administran otras actividades relacionadas con los resultados netos, deben considerarse como criterios de desempate esenciales. Si estas herramientas se proporcionan de forma gratuita con el software, ¡qué mejor! Si no, probablemente deba pensarlo dos veces antes de firmar el contrato.

Acerca del autor

Joseph J. Strub tiene una vasta experiencia como gerente senior de proyecto en planificación y ejecución de ERP para sistemas de fabricación y distribución de empresas medianas en el campo de ventas al por menor, alimentos y bebidas, químicas y proceso de bienes de consumo. Además, Joseph J. Strub fue consultor y auditor de sistemas de información para PricewaterhouseCoopers y gerente de soporte y desarrollo de aplicaciones para empresas Fortune 100. Actualmente es consultor senior para 3i Infotech.

Se le puede encontrar en JoeStrub@3i-Infotech.com.