Notación para gestión de los procesos del negocio

Introducción

La notación para gestión de procesos del negocio (BPMN) es el estándar más reciente para modelado de procesos del negocio y servicios web. La Business Process Management Initiative (BPMI, iniciativa para gestión de procesos del negocio) (www.bpmi.org) se estableció con el propósito de desarrollar, apoyar y promover el uso de BPMN. El BPMI Notation Working Group (BPMN-WG, grupo de trabajo de notación BPMI) trabajó durante más de dos años en el desarrollo de BPMN antes de lanzar la versión 1.0 en mayo de 2004. El objetivo principal de la iniciativa BPMN era desarrollar una metodología de notación estándar, que todos pudieran comprender y que abarcara los procesos de definición, diseño, implementación, ejecución y optimización. Asimismo, BPMI creó BPMN para asegurarse de que el lenguaje extensible de marcas (XML) que se usa en algunos lenguajes de ejecución, tales como lenguaje de ejecución de procesos del negocio (BPEL), lenguaje de ejecución de procesos del negocio para servicios web (BPEL4WS) y lenguaje de modelado de procesos del negocio (BPML), pudiera representarse en la notación de los procesos.

El BPMN-WG, miembro de la organización BPMI, creó BPMN para dar a los negocios la capacidad para definir y comprender sus propios procesos internos, y transmitir dichos procesos y procedimientos en una forma estándar. Esta norma de notación aumenta el nivel de comprensión que se tiene dentro de la organización, de las transacciones del negocio, y garantiza que las empresas serán capaces de mantener una comunicación interna. Además, habilitará la integración con aquellas terceras personas con quienes trata la empresa, con el fin de mejorar los procesos de business-to-business (B2B).

BPMN permite hacer un mejor uso de la gestión de procesos del negocio (BPM), ya que normaliza el método de notación que sirve como ayuda en la automatización de los procesos. BPM se refiere a los sistemas y métodos que sirven para definir, supervisar, reportar y mejorar de forma constante los procesos que buscan cubrir los requisitos de los clientes. BPM incluye el desarrollo y la automatización de procesos del negocio nuevos e integrados que ayudan en la visibilidad y la toma de decisiones en tiempo real para el negocio. Contiene diseño y modelado de flujos de trabajo, así como integración y gestión de los procesos automatizados. Si bien las organizaciones han estado modelando y administrando sus procesos durante años, muchas veces estas actividades no han sido suficientes debido a la falta de normas, control y dirección durante la etapa de diseño y ejecución de los procesos. BPMN proporciona dichas normas para el modelado de los procesos del negocio y los lenguajes de ejecución del negocio que ayudan a resolver los fallos.

Hay que notar que BPMN no puede resolver todos los problemas, ya que simplemente es un método de notación que pueden usar los proveedores y las empresas. Para que una empresa pueda automatizar los procesos además de modelarlos, los proveedores de software deben integrar el motor de ejecución a sus soluciones.

¿Qué es BPMN?

BPMN es una especificación para un diagrama de procesos del negocio (BPD). Este último se usa para modelar gráficamente las operaciones de los procesos del negocio, de forma que los usuarios no técnicos del negocio puedan leer y comprender hasta los procesos más complejos. Los BPD pueden mapear los procesos a los lenguajes de ejecución del negocio para automatizarlos. Dentro del BPD, el usuario crea el modelo de procesos del negocio, representado por una red de objetos gráficos que muestran las actividades y el flujo de trabajo en orden de ejecución. El usuario sólo tiene que modelar los eventos que ocurren desde el inicio del proceso, hasta el resultado final, usando las notaciones que definen las normas BPMN.

Comprender los principios de BPMN

Para poder comprender el principio que rige BPMN, es necesario que las empresas sepan qué hace que un diagrama de procesos del negocio sea conforme a BPMN. ¿Cuáles son los elementos básicos que se usan en BPMN? Estos objetos gráficos permiten desarrollar los diagramas del negocio y de flujo con facilidad. Los diagramas de flujo, aquéllos que se crean en Microsoft Visio, suelen tener iconos similares. El BPMI-WG selecciona las formas de dichos elementos porque los usuarios del negocio pueden reconocerlos sin dificultad y esto les permite comprender todo el proceso.

Dentro de BPMN, los distintos elementos se organizan en categorías para dar un panorama general organizado de los elementos básicos disponibles. Dentro de dichas categorías existen variaciones de los elementos que identifican requisitos más complejos (esto no cambia la apariencia de los diagramas). Estas categorías son objetos de flujo, objetos conectores, swimlanes (conocidos también como diagramas de calles) y artefactos.

Objetos de flujo

Los modeladores de procesos usan objetos de flujo para definir los procesos del negocio. Dentro de BPD, BPMN define tres elementos principales que son suficientes para que los usuarios del negocio puedan definir los procesos por completo: eventos, actividades y entradas.

Los eventos se refieren a algo que sucede dentro del proceso y que tiene una influencia sobre él (el evento dispara una acción o es el resultado de la misma). Para notar los eventos, BPMN utiliza círculos. Existen tres tipos de eventos: inicial, intermedio y final. Al especificar disparadores dentro de los eventos, se crean restricciones para los procesos, tales como mensajes, temporizadores, enlaces, reglas, excepciones o hasta disparadores múltiples.

Las actividades se representan usando un rectángulo e indican el trabajo realizado. Una actividad puede ser un proceso del negocio, un proceso secundario o una tarea. Todas ellas tienen la misma forma; el único elemento que diferencia una actividad de un proceso, un proceso secundario o una tarea, es el orden de aparición (o una pequeña indicación dentro de la forma, como un signo más [+]). Así, es posible reconocer diferentes actividades dentro del diagrama, y los analistas del negocio pueden comprender este último.

Las entradas se identifican con un elemento en forma de diamante que representa decisiones, bifurcaciones de las fusiones o uniones dentro del diagrama. Las entradas pueden verse como preguntas que se hacen dentro del flujo de procesos (con alternativas de respuestas), mediante las cuales el proceso avanza a través de la organización. Existen varios ejemplos de decisiones relacionadas con las entradas:

• decisiones exclusivas (en lógica, la o exclusiva [XOR]), que se usan para modelar decisiones basadas en los datos o los eventos. El flujo continúa hacia una u otra opción, según la condición de la actividad
• fusiones exclusivas (XOR), que indican que una parte de los datos de entrada que se proporcionaron se convertirá en los datos de salida de la entrada
• inclusivas o decisiones, es decir, que pueden producirse uno o varios datos de salida (al menos uno). Siempre se indica un dato de salida predefinido
• inclusiva o fusiones, donde se procesa el primero de cualquier dato de entrada que llegue
• decisiones complejas, donde la expresión dispara un flujo de salida específico, dependiendo de la decisión
• fusiones complejas, donde las condiciones complejas dentro de la expresión definen cuándo avanza el proceso (dependiendo de los eventos entrantes)
• bifurcación paralela (y), donde todos los flujos de secuencia se ejecutan de acuerdo a esta entrada
• unión paralela (y), donde todos los eventos entrantes deben terminarse antes de ejecutar el evento siguiente, basado en esta entrada

Objetos conectores

Contar con diferentes objetos conectores puede ayudar a las personas del negocio a identificar con mayor claridad el tipo de comunicación que existe entre los distintos objetos. Los objetos conectores vinculan todos los demás objetos para crear la estructura y el flujo del proceso del negocio. Estos conectores también se aseguran de que la información avanza a través de la organización. Existen tres tipos de flujos diferentes:

• flujos de secuencia, que se usan para mostrar el orden de los eventos que se realizan dentro del proceso del negocio. El flujo de la secuencia se representa con una flecha sólida de línea continua
• flujos de mensajes, que se usan para indicar el flujo de mensajes entre las distintas entidades de procesos. Esta secuencia se representa con una flecha abierta de línea discontinua
• flujos de asociación, usados para asociar diferentes artefactos con objetos de flujo. La asociación se representa con una flecha delineada de línea punteada

Swim lanes

Los analistas del negocio prefieren saber quién hace qué dentro de un proceso del negocio, para demostrar las distintas capacidades y responsabilidades. Para identificar todo esto de forma ordenada, BPMN usar lo que se conoce como swim lanes (o diagramas de calles), que sirven para categorizar las diferentes responsabilidades usando clases visuales. Para diferenciar los negocios y los diferentes roles, usuarios o sistemas, BPMN usa dos tipos de swim lanes: piscinas y carriles. Las piscinas identifican los participantes dentro de un flujo de trabajo, y son diferentes a las actividades de otras piscinas. Muchas veces, estas piscinas representan organizaciones diferentes en situaciones B2B. Los carriles, que están dentro de una piscina, indican quién realiza qué dentro de la empresa y dónde ocurren estas actividades, con el fin de dar una mejor vista general del proceso.

Los flujos de secuencia no pueden cruzar los límites de una piscina, ya que esta última representa un proceso autónomo. Sin embargo, los flujos de secuencia pueden cruzar los carriles dentro de una piscina dada. Los flujos de mensajes definen las comunicaciones que se establecen entre las diferentes piscinas (organizaciones), pero no se pueden usar dentro de la misma piscina o el mismo carril.

Hay que advertir que los swim lanes pueden hacer que el proceso se vuelva demasiado rígido. Existen tareas que pueden ser realizadas por diferentes roles, y no es fácil (puede ser imposible) representar esto usando swim lanes. Los swim lanes funcionan en un flujo de procesos centrado en el sistema, pero cuando se trata de procesos centrados en las personas, pueden imponer restricciones artificiales al diseño. Por eso, proveedores como Pegasystems pueden activar o desactivar los swim lanes dentro de la herramienta de modelado.

Artefactos

BPMN ofrece un contexto adicional para ciertas situaciones (por ejemplo, identificando mercados verticales). Esta información adicional puede aclarar el proceso dentro de la etapa de modelado. BPMN crea tres tipos de artefactos que proporcionan un contexto extra en el flujo de trabajo:

• objetos de datos que explican cómo se usan los datos y cómo se necesitan para las actividades, y los conecta por medio de asociaciones
• grupos (representados con una línea discontinua que forma un rectángulo) que no tienen efecto alguno sobre el flujo de secuencia, pero que se usan principalmente para efectos de análisis y documentación
• anotaciones que proporcionan texto adicional para explicar ciertos procesos en el diagrama

El valor de BPMN para el modelado de procesos del negocio

El BPMN-WG definió una estructura en medio del caos que puede existir entre las herramientas de modelado y las notaciones (así como entre la gente de negocios y de TI), ya que desarrolló BPMN como un método unificado de notación. Para desarrollarlo, BPMN-WG usó los mejores elementos de diferentes métodos de notación, como diagramas de actividad de lenguaje unificado de modelo (UML), lenguajes de métodos integrados de definición asistidos por computadora (IDEF), diagramas de flujo de decisión por actividad (ADF, RosettaNet y cadenas de procesos condicionados por eventos (EPC). Esto le ha valido una gran aceptación por parte de diferentes sistemas de gestión de procesos del negocio, tales como Lombardi, Ultimus y Vision Software.

BPMN mapea directamente a BPEL4WS, y esto elimina las distancias entre las notaciones de modelado de procesos y los lenguajes de ejecución, permitiendo que los usuarios se encarguen de la ejecución del flujo de trabajo sin que los departamentos de TI se involucren.

El futuro de BPMN

Si bien BPMN es un concepto relativamente nuevo, se ha ganado un gran apoyo por parte de los proveedores y los usuarios. Ambos ven las ventajas de contar con una metodología unificada que les permita comprender mejor (e integrarse con) otros sistemas y estándares. Los comentarios que se reciban con respecto a su facilidad de uso y los problemas relacionados con la integración y el modelado (así como las sugerencias para tener un mejor desempeño, funcionalidades nuevas e integración) ayudarán a mejorar las especificaciones y las integraciones con los motores de ejecución. El BPMN-WG de BPMI seguirá trabajando en la normalización de los elementos de BPMN y los conjuntos de artefactos que soportan los mercados verticales. Asimismo, trabajará en la capacidad para modelar reglas y estrategias del negocio para mejorar de forma constante la eficacia de la empresa.

El BPMI se ha fusionado con el Object Management Group (OMG) (http://www.omg.org/memberservices/index.htm) para sus actividades de BPM, con el fin de convertirse en líder y ofrecer normas para toda la industria. Esta fusión es de gran ayuda para el desarrollo de BPMN, ya que OMG es un consorcio de industrias internacionales que desarrolla normas de integración empresarial. OMG maneja un proceso abierto y neutral para los proveedores, que propone tecnologías y acepta propuestas y comentarios de cualquier empresa miembro antes de llegar a un consenso sobre la especificación final (que se convierte entonces en una norma). Algunas de las normas que ha desarrollado OMG son CORBA (common object request broker architecture), UML e IIOP (Internet inter-object request broker protocol).

Conclusión

La normalización de las notaciones de modelado que usan los proveedores, los analistas del negocio y los departamentos de TI, mejorará la gestión de los procesos del negocio (junto con la colaboración entre el negocio y el departamento de TI), ya que ofrecerá una mejor integración con los sistemas legados. El uso de BPMN permite transmitir los procesos a lo largo de toda la organización. BPMN abarca otras metodologías de modelado, tales como modelado de datos relacionales, diseños de esquemas XML y diseños de sistemas, que permiten que las organizaciones diseñen toda la arquitectura empresarial. A largo plazo, BPMN proporcionará una metodología sólida de notación, ya que casi todos los principales proveedores de BPM ya han adaptado esta tecnología a sus soluciones. A pesar de que BPMN es relativamente nueva, será la guía del desarrollo de normalización de notación de modelado, gracias al apoyo que recibe tanto de los proveedores como de los usuarios finales.

BPMN también tendrá un impacto en la selección de software que realicen los usuarios finales. Las empresas que actualmente evalúan aplicaciones de BPM deben tomar en cuenta si los proveedores usan (o piensan usar) el método de notación BPMN, ya que se trata del mejor método de notación que existe en nuestros días. BPMN facilita el diseño, la implementación y la comunicación entre diferentes partes, tanto interna como externamente. De forma particular, las empresas que deban establecer una comunicación desde el interior de sus procesos del negocio con empresas externas, se verán en la necesidad de contar con una metodología de notación estándar que optimice y aumente la eficacia de los procesos. Durante el proceso de selección, las organizaciones deben enfocarse en los proveedores que cumplen con BPMN. Sin embargo, la conformidad con BPMN por sí misma no es suficiente; las empresas deben asegurarse de que la solución integra su notación de modelado con un motor de reglas del negocio, para automatizar los procesos y obtener todas las ventajas de estas normas. Así, los usuarios del negocio pueden desarrollar el proceso del negocio directamente en el motor de reglas de BPM, en lugar de cambiar a otros lenguajes de modelado y notación para automatizar el proceso.

Las organizaciones que tengan procesos del negocio estrictamente internos (es decir, que no interactúen con terceras personas), deben enfocarse en los proveedores que cumplen con BPMN, o que piensan hacerlo en el futuro. Si bien el uso de una norma es benéfico, no resulta esencial para dichas empresas.

Aquellas empresas que interactúan y transfieren datos entre ellas y terceras personas deben tomar en cuenta los proveedores que usen BPMN junto con lenguajes de integración y ejecución, como BPEL4WS, para mejorar la calidad de las interacciones entre las distintas organizaciones, y aumentar la eficacia de los procesos del negocio en virtud del hecho de que todas las partes usarán el mismo lenguaje.