Introducción
No importa si usted es el director general responsable de las ganancias y las pérdidas de su empresa o si tiene una función gerencial, como finanzas o tecnología de la información, la madurez del offshore outsourcing (la práctica de contratación de una organización externa para desarrollar algunas o todas las funciones de TI en un otro país) tendrá un impacto sobre usted, ya que cambia la forma en que las empresas estructuran, operan, compiten y despliegan sus recursos.
Por consiguiente, muchas empresas se han topado con obstáculos al tratar de experimentar con el offshore y el outsourcing, y seguirán haciéndolo si no usan una metodología de desarrollo de un proceso de outsourcing. Sin un proceso adecuado, una iniciativa de outsourcing puede provocar aumentos en los costos, pérdida de clientes y desgaste de la moral de los empleados.
La planificación antes de la ejecución expondrá las dificultades principales
La etapa de planificación para la aplicación exitosa del offshore outsourcing implica gastos mínimos directos y permite tener un retorno de la inversión en poco tiempo.
Algunos costos típicos de arranque de la etapa de planificación son la asignación de recursos para la planificación del negocio. Esta planificación tiene ciertas ventajas, como una estructura de costos menores, una mejor capacidad de respuesta, un aumento en el enfoque en los procesos principales, márgenes más altos y efectivo que se puede usar para penetrar los mercados nuevos, que al realizarse de forma correcta normalmente compensan por los costos directos de una iniciativa de offshore outsourcing.
Iniciar una sociedad con un proveedor sin la diligencia debida, como un plan del negocio, operativo, financiero o de reducción de riesgos puede ser peligroso. Sin la debida planificación, el equipo no tendrá forma de medir el progreso y el riesgo que implican los problemas estratégicos, culturales y operativos que implica iniciar directamente la ejecución. Finalmente, es vital tener una etapa de planificación organizada.
La guía de gestión del programa, junto con el equipo de planificación, debe desarrollar y documentar la comprensión de los procesos existentes, los dueños y los costos. Es importante que el equipo entienda las tendencias competitivas, geopolíticas y de precios para asegurar que pueden crear objetivos realistas para la iniciativa.
Algunas de las actividades que deben realizarse durante la etapa de planificación son:
Una vez que se tienen las bases para los procesos, los dueños y los objetivos actuales, el equipo puede empezar a documentar los requisitos para los candidatos principales en colaboración con las partes interesadas. Esto permite que los equipos se enfoquen tanto en los candidatos que tienen el mayor impulso como en el retorno de la inversión, ya que la planificación de los requisitos se realiza únicamente para los principales candidatos de offshore outsourcing.
De acuerdo a los objetivos desarrollados durante las primeras etapas de la planificación, las firmas pueden enfocarse en la diligencia debida y las negociaciones con la lista de selección adecuada de socios de offshore para asegurar que la estrategia, la cultura, las operaciones y la ejecución están alineadas.
Al adoptar una metodología comprobada, las empresas pueden obtener resultados espectaculares. El offshore outsourcing permite que las empresas modifiquen sus actividades, haciendo que su personal interno se enfoque en las competencias principales de la firma mientras externalizan las funciones secundarias con un servicio compartido o una empresa externa cuyo personal se enfoque en desarrollar las economías a escala y las prácticas de excelencia en la función que ofrecen.
Antes de dedicarse a la consultoría, Nitin Kapila trabajó como director de desarrollo corporativo, gestión de productos y mercadotecnia de productos para Inovis. Durante tres años ocupó puestos de análisis financiero y gestión de productos en MCI Telecommunications. Junto con su equipo de GTM Group, complementa a los equipos ejecutivos en sus tareas con su impulso de las operaciones del negocio, el offshore outsourcing y su experiencia en desarrollo corporativo.
Nitin Kapila es ingeniero electrónico de Punjab University, tiene un MBA de la American University y ha terminado su educación ejecutiva en Harvard Business School.