Technology Evaluation Centers (TEC) recientemente produjo una serie de entradas a su blog en inglés sobre las plataformas de workforce management (WFM, gestión de la fuerza laboral), titulado Integrated Workforce Management (WFM) Platforms: Fact or Fiction, el cual discutía la importancia de la flexibilidad en la gestión laboral según las fluctuaciones de la demanda y los requisitos de temporada (estacionales). Y el año pasado, TEC publicó Labor Management Systems: Optimizing Worker Productivity While Reducing Labor Costs, el cual abordó el tema sobre cómo ayudan los sistemas para la gestión laboral (LMSs) a una organización de distribución, y proveen las herramientas y capacitación apropiadas para sus empleados.
Pero aunque se ha despertado cierta conciencia y sentido de urgencia en los sectores de servicios, como el minorista, la distribución al por mayor, los servicios públicos, las agencias gubernamentales y la salud, estos sistemas no han tenido gran impacto en la industria manufacturera.
Por ejemplo, casos de estudio señalando el éxito de los proveedores de sistemas WFM incluyen aquellos de Kronos en menudeo (ver articulo relacionado en inglés), RedPrairie en las tiendas al por menor y los centros de distribución, y ClickSoftware en variados habientes de servicios (articulo relacionado en inglés).
Los clientes de estos proveedores han tenido grandes mejoras a nivel operacional, incluyendo la reducción de costos laborales, y una mano de obra mas eficientes y agile que pueden responder a los cambios en las fluctuaciones de la demanda.
Pero los beneficios pueden superar los costos tangibles para incluir otros beneficios intangibles, como la mejora en la satisfacción de los empleados gracias a la adopción de reglas de planificación justas en la organización, y a la habilidad que tienen los empleados de tener mayor visibilidad (transparencia) y control sobre sus horarios. Pero estos proveedores aun no tienen habilidades comprobadas para diseñar métodos de trabajo preferidos y otros requisitos de planeación complejos dentro de la manufactura.
Los fabricante necesitan fuerzas laborales ágiles
Hoy, muchos ejecutivos dentro de la industria de la manufactura ven la importancia de lograr una mayor agilidad en sus fuerzas laborales. Sus organizaciones se han enfocado en responder a las necesidades de los clientes (quienes cada vez tienen mas control), mientras conservan niveles de alta calidad y controlan sus costos. Hoy en día, la gestión de la cadena de suministros (SCM) se ha cambiado de la automatización simplemente, hacia realmente detectar y responder oportunamente a los cambios en la demanda o la oferta. La gente en la manufactura esta ahora hablando de "redes de suministro basadas en la demanda" (DDSN, por sus siglas en inglés), "cadenas de suministro en tiempo real" y “Lean 2.0.”
Esta tendencia ha sido capturada en previas publicaciones de TEC sobre planeación de ventas y operaciones (S&OP) y programación y planeación avanzada (APS), sistemas que permiten a los fabricantes hacerse mas dinámicos y agiles dentro del ambiente actual. Los sistemas de ejecución de la manufactura (MESs) estan ayudando también, a que los fabricantes obtengan agilidad por medio de buena integración entre planeación y ejecución a nivel de la planta.
Sin embargo, estos sistemas ayudan en algunos aspectos de la optimización, planeación y programación de la fuerza laboral. Estas herramientas se enfocan principalmente la optimización y programación de las operaciones con maquinaria. Pero ¿acaso una implementación exitosa de S&OP (con una demanda y oferta balanceada, y financieramente reconciliada), no se beneficiaría con una fuerza laboral optimizada que tenga el número de empleados y las cualidades apropiadas para producir lo planeado al menor costo posible?
La mayoría de las organizaciones manufactureras aun no comprenden el valor estratégico de la programación de la fuerza laboral. Muchas compañías manufactureras piensan con frecuencia que el sistema de programación laboral que tienen es lo suficientemente bueno o que su programación de la mano de obra es tan particular y compleja, que no puede ser fácilmente capturada y automatizada por el sistema.
Las mejoras progresivas en la utilización de la mano de obra o la productividad con un sistema WFM, han motivado a los ejecutivos en la manufactura solo recientemente a invertir en el uso de sofisticados sistemas WFM. El trabajo ha sido tradicionalmente visto como una restricción (para no decir una enfermedad necesaria) en el movimiento exitoso de los bienes dentro de la cadena de suministros.
Cambiando la mentalidad de los fabricantes
¡Que diferencia en la actitud la que crea una recesión económica! Ya que la mano de obra representa un gran porcentaje de los costos controlables de una organización, muchas empresas manufactureras se han dado cuenta recientemente de los grandes beneficios de la implementación de una planeación de la fuerza laboral automatizada. Para muchas empresas hoy en día, pequeños cambios en el rendimiento laboral pueden tener un dramático efecto en la rentabilidad y viabilidad de la compañía.
Si una empresa ha asumido el trabajo y costos de la implementación de un S&OP, MES, y/o APS, ¿por qué no optimizar los recursos de mano de obra al mismo tiempo? Aunque las organizaciones pueden ver la importancia de predecir lo que sus clientes desean y cuando lo desean, ellas pueden crear ventajas competitivas por medio de los recursos laborales adecuados (además de la maquinaria y materiales) para producir los productos y servicios adecuados.
En la medida en que las organizaciones se esfuerzan por lograr una cadena de suministros en tiempo real, las herramientas para gestionar y ejecutar los cambios en la demanda se hacen mas importantes. Detectar los cambios en la oferta y la demanda solo es útil si los fabricantes pueden responder rápidamente y cambiar la programación de la producción, además de la mano de obra correspondiente.
La conclusión es que existen muchas metodologías, herramientas y procesos para ayudar a las organizaciones a hacerse mas competitivas, pero si los trabajadores que estan realizando estos planes no pueden responder a cambios abruptos, como la escases de suministros, problemas en la planta y otras interrupciones inesperadas, la operación de manufactura será menos que optima.
WFM se ha vuelto tanto un problema de ejecución como de planeación. Sin una mano de obra que pueda asimilar los cambios en la demanda, las fallas inesperadas en la producción y la escasez de materiales, incluso los mejores planes de producción pueden ser virtualmente inútiles.
Inversamente, las organizaciones con una mano de obra ágil pueden lograr una ventaja estratégica. Una mano de obra ágil puede crear gran valor para una organización manufacturera como se presenta a continuación:
• Mejorar los márgenes de ganancia por medio de la absorción de los beneficios de los recursos humanos (ejemplo: tiempo extra innecesario, recortes de mano de obra apropiados, etc.), costos de inventario y mano de obra reducidos.
• Gestionar las fluctuaciones en la demanda permitiendo a las empresas producir y entregar solo lo requerido al mejor costo posible.
• Reducir el riesgo contratando solo mano de obra calificada y trabajar dentro de las restricciones de complejos contratos laborales.
• Reducir la tasa de abandono laboral y mejorar la satisfacción de los empleados gracias a prácticas justas de programación, programar a los empleados para el mejor trabajo disponible, y mejorar el control y visibilidad sobre los horarios.
¿Cuál es el problema de la programación del personal en la manufactura?
Los minoristas de bienes de consumo, especialmente los productos congelados, ofrecen con frecuencia promociones en sus tiendas creando mayores fluctuaciones en la demanda. Estas prácticas hacen mas difícil la preparación eficiente de los grades productores de bienes de consumo para prepararse y responder a estas fluctuaciones en la demanda. Esto se ve agravado por las fluctuaciones estacionales en la demanda, las cuales oscilan normalmente entre el 20% y 30%.
Adicionalmente, las organizaciones productoras de bienes de consumo que utilizan una organización de entrega directa para la venta, mercadeo y entrega de sus productos, pueden enfrentar problemas con los pedidos/producción si entran en contacto directo con sus clientes.
Para mejorar la visibilidad, contratar adecuadamente y controlar los costos de la mano de obra, los fabricantes deben optimizar el uso de los recursos laborales y la planeación de la producción en gran detalle. Las complejidades en la programación de la mano de obra dentro de estos ambientes normalmente incluyen:
• La gestión del personal de tiempo completo, medio tiempo, temporal y estacional
• Gestión del tiempo extra voluntario e involuntario
• Gestión de múltiples descripciones de trabajos únicas y calificaciones necesarias (incluyendo certificaciones) a través de toda la manufactura (como en el procesamiento de alimentos), ensamble y almacenamiento
• Gestión de horarios complejos como 8 horas con 12 horas de flexibilidad; dos días libres en 7 días; ciclos de 10 semanas
• Administrar diferentes prácticas departamentales y turnos
Por otra parte, los entornos con una fuerza laboral sindicalizada deben adherirse a trabajar dentro de los límites del complejo de acuerdos de negociación colectiva. Finalmente, los fabricantes de bienes de consumo deben adherirse a las regulaciones de la industria así como a las leyes de la municipalidad, estado y/o federal en cuanto a los recesos laborales después de cierto número de horas trabajadas.
¿Qué opciones WFM tiene los fabricantes?
Los sistemas WFM inteligentes permiten a los fabricantes flexibilizar y optimizar los cronogramas de la fuerza laboral que se ajustan automáticamente a los cambios en la demanda de producción. Tales soluciones pueden proveer lo siguiente:
• Mejorar la eficiencia operacional y la satisfacción del cliente
• Transparencia en el proceso de creación de horarios y consistencia con las reglas de trabajo
• Publicación mas eficiente de los horarios semanales
• Mejor ajuste del programa de producción según los cambios en la demanda del mercado y fallas en la cadena de suministros
• Mejor visibilidad en la demanda de mano de obra del corto y del largo plazo
• Mayor eficiencia laboral
A principios de los 90, el tiempo y asistencia (T&A, por sus siglas en inglés) y la programación laboral eran implementadas normalmente como soluciones de punto. Ahora son una excepción, y son normalmente una compensación a las complejidades del desarrollo de la implementación de funcionalidades de programación especiales versus la integración personalizada. En otras palabras, la necesidad de funcionalidades verticales especificas lleva bien sea a complejas adaptaciones de las plataformas de los proveedores WFM, como Kronos o a complejas integraciones de las soluciones de punto de los proveedores como ScheduleSoft.
Una plataforma WFM integrada con el sistema para la programación de la mano de obra provee información de mayor calidad y consistencia. Con una base de datos única, todos los cambios a los horarios, tarjetas de tiempo, provisiones y ausencias son actualizadas en tiempo real, de forma tal que solo existe una versión de la realidad. Con varias soluciones de punto en necesidad de integración con T&A y los sistemas contables y de RRHH, existe siempre la pregunta de si todo esta al día o no.
Por ejemplo, un sistema de punto para la programación de la mano de obra normalmente requiere su propia información de los empleados. Esto significa que una gran empresa manufacturera tendrá esta información en un sistema y la estará actualizando en por lo menos dos mas, dígase un sistema contable, de T&A, de recursos humanos, etc.
Adicionalmente, las actualizaciones en los horarios deben ser pasadas al T&A para verificar las horas programadas contra las indicadas en las tarjetas de asistencia real. Luego, las horas realmente trabajadas deben ser pasadas de nuevo hacia el departamento de programación para determinar los factores críticos, como la perspectiva sobre los tiempos extra, disponibilidad de empleados, normas de cumplimiento, etc.
No es una sorpresa que el área de WFM para la manufactura este repleta de proveedores que se especializan en este tipo de soluciones, algunos que vienen del lado de las plataformas WFM y otros que vienen de lado de las soluciones de punto. ScheduleSoft, Kaba, Infor Workbrain, CyberShift, TimeLink, Workforce Software, Dayforce, Kronos y otros que tienen productos competitivos. Espere mas artículos de TEC profundizando en estos productos.