Imagine lo siguiente: Un representante de servicio al cliente (RSC) toma la frenética llamada de un cliente preguntando por las partes que ordenó. En este escenario, el cliente está esperando que el proveedor le envíe las partes críticas de un producto que está programado para producción en unas horas. El paso inicial del departamento de servicio al cliente es verificar el estado de la orden donde esta deberá estar identificada como enviada, en camino, a la espera del cliente, etc.
Normalmente, el rastreo de una orden particular es más complicado que simplemente abrir la página del estatus del expediente. Si el producto está en camino, el RSC debe poder asociar el artículo con el camión de entrega y dar al cliente el tiempo estimado de entrega (TEE). En ocasiones, es crucial para el cliente obtener esta información para poder tomar una decisión sobre si reprogramar la línea de producción o esperar las partes. Pero, el problema para responder a la pregunta del cliente es saber que tan lejos está el camión del sitio de entrega y si el inventario puede ser ubicado en el camino cuando se está utilizando los servicios de un proveedor de logística.
Más y más compañías esta en el proceso de realinear sus cadenas de suministros dada la presión de la competencia, identificando nuevas áreas de ingresos y mejorando el servicio al cliente con entregas puntuales, menos errores o productos defectuosos. Normalmente la cadena de suministros de una organización crea su ritmo de trabajo. ¿No sería maravilloso poder mirar dentro del camión en cualquier momento del proceso de transporte para determinar cuáles productos van en camino y qué exactamente recibirá el cliente?
La posibilidad de identificar, cambiar y monitorear los envíos desde el origen a su destino, le da a una organización confiabilidad, flexibilidad y transparencia dentro de la cadena de suministros. Por medio de in-transit visibility (ITV, visibilidad en tránsito) las organizaciones pueden superar los retos del rápido incremento en los precios del combustible, los cambios en las normas regulatorias y proveer a los clientes con un servicio optimo sin incrementar los costos operacionales.
Explorar a profundidad ITV, es benéfico para comprender el origen de los conceptos. El concepto ITV se originó con el Departamento de Defensa de los Estados Unidos al principio de los 90. Era usado principalmente por el DoD para lograr una mejor visibilidad de los bienes dentro de la cadena de suministros, especialmente en zonas de guerra. Hoy, el concepto ITV ha sido adoptado por muchas compañías de transporte para dar a sus clientes mayor visibilidad y es usado en las operaciones internas de las organizaciones.
Un reporte técnico escrito por Asvin Goel sobre In-Transit Visibility provee una visión general, define el concepto y responde a las siguientes preguntas: ¿Cómo se logra ITV? ¿Qué valor crea ITV en la cadena de suministros de una organización? ¿Cómo se mide el valor creado por la implementación de un ITV dentro del rendimiento general de la cadena de suministros de una organización? En las próximas dos secciones nos enfocaremos en el concepto general de ITV. Examinaremos como se benefician las operaciones de transporte de una organización con ITV y como este se integra con otras soluciones de software.
El concepto ITV
La visibilidad es la capacidad de obtener información o datos fácil y precisamente. Dentro de la cadena de suministros la visibilidad juega un papel vital. Existen tres niveles de visibilidad dentro de una organización (colectivamente, llamada normalmente visibilidad total de los activos): En existencias, en proceso y en tránsito. La visibilidad en existencias y en proceso están dentro de los muros de la organización. ITV se refiere a la habilidad de ubicar artículos o bienes en movimiento dentro de la logística de la cadena de suministros o del proveedor del servicio. Las aplicaciones ITV tienen la habilidad de gestionar productos recibiendo servicios de valor agregado tales como, empacado especial y reempacado, bien sea por operaciones internas o por terceros. Las herramientas ITV se utilizan comúnmente en la industria del transporte para dar eficiencia y rentabilidad al trasporte de bienes. Las aplicaciones ITV comprenden y rastrean el estatus y ubicación del inventario y los envíos desde el origen hasta su destino, lo cual provee exactitud en la visibilidad de la cadena de suministros, de modo que se minimice el consumo de combustible, la perdida tiempo y recursos.
ITV crea valor basado en las habilidades de cada contribuidor dentro de la red de transporte. ITV provee actualizaciones en tiempo real sobre los activos en tránsito. Esta posibilidad puede ser utilizada por los grupos de planeación y manufactura para crear pronósticos de corto plazo, identificar embotellamientos en el transporte y proveer pruebas de envío y cumplimiento a los clientes en tiempo real. Ello le permitirá a la organización facturar o ubicar envíos en tránsito para las órdenes de clientes específicos. ITV le permite al departamento de servicio al cliente proveer un TEE al cliente, así como crear alertas para los retrasos en la entrega, bloqueos en el camino ocasionados por aduanas, tráfico, etc.
Con ITV, las organizaciones pueden eliminar cualquier riesgo y optimizar las tareas de los conductores. Redireccionando o acelerando los envíos, se puede resolver el retraso de un envío en tiempo real ya que el despachador se podrá comunicar con el conductor.
¿Cuáles son los beneficios de integrar ITV con las soluciones de software?
Con una mayor visibilidad en la cadena de suministros, las organizaciones pueden mejorar sus pronósticos, la planeación, los niveles de inventario y el servicio a sus clientes. He aquí una lista de beneficios que se espera obtenga una organización dentro de su cadena de suministros (vea see In-Transit Visibility):
- Costos de transporte reducidos
- Costos reducidos de tener el inventario
- Costos reducidos de depreciación
- Tiempo promedio de entrega reducido
- Variabilidad reducida del tiempo de entrega
- Vulnerabilidad reducida
- Cumplimiento mejorado
- Rendimiento mejorado en la puntualidad de entrega
- Costos reducidos en devoluciones
- Disminución de ventas perdidas
- Eficiencia mejorada de los procesos subsiguientes
- Aumento en la rapidez del pago
Cuando miramos los beneficios mencionados, surge una pregunta: ¿Cómo algunos beneficios complementarán la alimentación de información en la solución de software usada para comunicar información a través de la cadena de valor (proveyendo visibilidad sobre el inventario y material prima dentro y fuera de la organización)?
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Disminución en los costos de transporte: Esto se puede lograr creando un vinculo entre el sistema para la gestión de transporte (transportation management system, TMS) y ITV para crear rutas especificas o modificadas sobre la disponibilidad del equipo, entregas, ubicaciones y conductores. Los procedimientos ITV vinculados a los módulos TMS generaran, más probablemente, la reducción de rutas costosas; el uso de rutas baratas (lo cual no afecta la puntualidad en la entrega); la identificación y resolución por anticipado de los embotellamientos (las actualizaciones frecuentes desde ITV proveen un TEE para crear métodos eficientes de gestión de bienes, evitando los embotellamientos); y el uso de diferentes formas de transporte (los envíos que entran y salen se coordinan para reducir los tiempos de espera y el nivel del inventario). Así mismo, reduciendo el costo total de transporte, las organizaciones pueden evitar desvíos innecesarios en la ruta para mejorar sus tasas de entrega.
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Costos reducidos de tener el inventario Usando ITV, las organizaciones pueden actualizar sus sistemas de gestión de transporte y de almacenamiento periódicamente para proveer información sobre la materia prima disponible, así como las formas de transporte del inventario (tren, camión, contenedor o aéreo). Ello ayudará a las organizaciones a reducir los costos de tener inventario, removiendo la duda del proceso de transporte. Esto significa que las organizaciones no necesitan tener inventarios o crear existencias de seguridad para manejar la incertidumbre en el transporte. Las organizaciones con productos costosos o cuyo ciclo de vida es corto, se beneficiarán con un ITV unido a los recursos financieros y podrán reducir el valor de la depreciación de sus productos.
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Costos reducidos de depreciación: Identificando una carga que perderá su valor es crucial en el resultado final de una organización. Conectando ITV con el control de calidad le permite al despachador trabajar dentro del sistema de gestión de transporte y el sistema de gestión de la cadena de suministros (SCM, supply chain management) para identificar nuevas rutas o lugares de despacho. Esto es necesario especialmente para los productos perecederos o sensibles que deben ser rastreados en el proceso de transporte. Con la ayuda de ITV, se puede entregar a tiempo un producto cambiando la ruta mientras está en proceso de envío o entregando el producto en otra localidad del cliente, sin perder el valor del producto por razones ambientales, de temperatura u otros problemas. Identificando y reaccionando mientras el producto está en camino, se puede reducir el costo de la depreciación del producto.
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Tiempo promedio de entrega reducido El sistema de gestión del trasporte ayuda a reducir el tiempo promedio de entrega para todas las rutas y productos en camino. El sistema de gestión del transporte le provee al representante de servicio al cliente y al despachador la información sobre el tiempo de transporte de un lugar a otro, la retención de productos en las aduanas y el tiempo de espera en el cambio de modos de transporte. Creando un enlace con los corredores de adunas y el sistema de gestión del transporte, ITV puede reducir el tiempo promedio de entrega dando claridad a los corredores sobre los bienes a enviar al cliente y creando los canales apropiados para procesar el papeleo sin tener que esperar en la terminal. Además, si el envío se hace por contenedor, el camión puede esperar en el puerto para recibirlo sin retrasos. Con las medidas apropiadas, las organizaciones pueden usar ITV para generar mejores tiempos de entrega de sus productos.
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Variabilidad del tiempo de entrega reducida: Por medio de la implementación de tecnología móvil se puede predecir los retrasos en el transporte. Con las funcionalidades ITV conectadas, el despachador puede coordinar una ruta alternativa con el conductor mientras este está en la ruta y poder así mantener la entrega dentro del tiempo estimado originalmente.
Conformidad normativa mejorada: Aplicando el sistema ITV a todos los productos, se puede identificar todos los problemas de incumplimiento tomar la acción pertinente. Para optimizar los resultados, se puede implementar la logística de comercio internacional (ITL, International Trade Logistics) con el sistema de gestión del transporte. Ello le dará al equipo de control de calidad, la información sobre problemas de incumplimiento. Los costos del incumplimiento son altos para las organizaciones de trasporte y ponen en juego la credibilidad de la compañía. ITV le permite a las compañías localizar en cualquier momento la flota, basado en el inventario o envío y estar al tanto del cumplimiento de las regulaciones de la flota (temperatura, medio ambiente, empacado, etc.) Con la ayuda de ITV, la organización puede bien sea retirar el producto/envío o redirigirlo antes de que se presenten problemas de incumplimiento.
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Mejora en el rendimiento de entrega puntual: Para el proceso de transporte de una organización, la puntualidad en la entrega es un indicador clave del rendimiento. Por medio de ITV, el representante de servicio al cliente puede mejorar el servicio creando un enlace entre el portal del cliente y la información de la flota en tiempo real. Normalmente, la puntualidad en la entrega puede reducir los costos en las áreas de inventario, devoluciones y ventas perdidas. Ello crea eficiencia en el proceso de transporte general.
Costos reducidos en las devoluciones y la pérdida de ventas: Cuando no se cumple con los pedidos del cliente a tiempo, se puede dar que la orden quede pendiente o se pierda la venta. Para reducir los costos de las ordenes pendientes, se puede utilizar ITV para reubicar los envíos según las ordenes del cliente bien sea en espera o retirarlas dado el retraso en el envío. Es vital tener los sistemas para la gestión del transporte, de la cadena de suministros y de relaciones con los clientes para comunicar apropiadamente la información entre los grupos de servicio al cliente, planeación de la producción, pronósticos y despacho para manejar los problemas de retrasos o envíos omitidos. Cuando se reubica un envío, el planificador, el representante de servicio al cliente, el despachador y el conductor necesitan comunicar información en tiempo real. Mientras planeación y servicio al cliente reorganizan la demanda de las ordenes para eliminar los problemas de espera, el despachador coordina la nueva ruta con el conductor. El uso apropiado de ITV reducirá los costos de las órdenes pendientes y elimina los retrasos en los ingresos y en la insatisfacción del cliente. Además, ITV mejora la flexibilidad, confiabilidad y transparencia en la cadena de suministros.
Procesos mejorados y más eficientes: Usando las aplicaciones ITV, gestión de transporte, gestión de la cadena de suministros y de relaciones con los clientes, las organizaciones pueden planear sus procesos como corresponde. Ello no solo mejora los procesos, pero hace más eficiente los subprocesos. La información del ITV le permite al despachador identificar los requisitos de mano de obra para la carga y descarga de envíos, el equipo requerido y la capacidad de almacenamiento necesaria. Así mismo, reducirá los costos e incrementará los ingresos para todas las tareas asociadas con el proceso de transporte.
Proceso de pago más rápido: Para ver los resultados finales, es importante que la organización cree un vínculo entre el módulo financiero de cuentas por pagar y el sistema de gestión del transporte. Con ITV, la organización puede acelerar el proceso de pago proveyendo información y pruebas sobre el envío, para el proceso de facturación el cual puede crearse con anticipación y adjuntarse al envío. El proceso ITV vinculado al sistema de finanzas, crea una factura que puede ser enviada electrónicamente al cliente para su verificación y rápido pago.
Para comprender el valor generado por ITV, la organización debe re-evaluar sus aplicaciones actuales (como cada parte del proceso de la cadena de suministros comunica y provee información a los demás) y usar el concepto de mejores prácticas en la definición de los roles del transporte. La visibilidad en tránsito se puede lograr en la cadena de suministros global con la ayuda de quienes toman las decisiones y las partes interesadas. Con la colaboración de cada grupo la organización puede realinear sus objetivos y servicios para todas las partes.