Apoyar todo el proceso de selección brindando la habilidad de identificar, priorizar y evaluar su necesidad tecnológica actual y futura; proveer igualmente, con un alto nivel de visibilidad y objetividad, componentes integrales de cualquier proceso de decisión e ideales a buscar en cualquier firma consultora. Sin embargo pocos cumplen con tan exhaustivos requisitos.
Durante el proceso de selección, los proveedores de sistemas presentan sus productos y servicios de la mejor manera posible, y ello es simplemente buenas prácticas empresariales de su lado. En otras palabras, cuando le pide usted a un proveedor de software que le muestre su producto, él siempre intentará mostrar todos los beneficios del mismo e intentará opacar aquellas áreas del sistema que no son ideales para su empresa. Estas demostraciones, dejan a los empresarios en una posición poco óptima con respecto a la realidad del producto que están evaluando. Gracias a que TEC utiliza una herramienta que automatiza la mayor parte del proceso, la decisión final es la más objetiva posible.
Fases del proceso
Este documento provee un amplio panorama sobre cada fase y resalta algunos de los pasos más críticos a tener en cuenta en cada una de ellas. Aún después de terminar la selección e implementación, las organizaciones se benefician enormemente usando la información crítica obtenida durante el proceso de selección, para apoyar sus estrategias de gestión del ciclo de vida de la arquitectura del software. Esta información contribuye a mejorar la visibilidad sobre el sistema existente que conduce su empresa, asegurando una perspectiva racionalizada y efectiva en términos de costos.
El proceso de selección de software puede ser dividido en cuatro fases principales:
- Investigación
- Evaluación
- Selección
- postselección
Figura 1. Fases de mejores prácticas en la selección de software
Primera fase: La investigación
La fase de investigación consiste en un estudio preliminar de la situación y de los procesos por los cuales pasa la empresa para lograr su objetivo: la creación de bienes o servicios; adicionalmente, aquí se definen las estrategias y tácticas organizacionales que determinaran el rumbo del proyecto.
Las organizaciones que están en esta etapa, deben empezar a comprender la estrategia general con respecto al sistema que están buscando implementar. Deben además, conocer sus objetivos y restricciones del largo y corto plazo con respecto a sus procesos empresariales, pues son estos objetivos y restricciones los que van a terminar el tipo de sistema ideal, y como puede dicho sistema ayudar a la empresa a lograr sus objetivos. Durante esta fase, es importante revisar el sistema actual de la empresa para evaluar si es mejor actualizarlo o adquirir un sistema completamente nuevo.
Pasos importantes involucrados dentro de esta fase:
Definición de sus objetivos
Desarrollo de su caso de negocio
Identificación y entrevistas con las personas interesadas
Selección del equipo de trabajo
Establecimiento del consenso interno y el desarrollo de su lista de requisitos
Mapear los procesos empresariales
Creación de una lista larga de posibles vendedores
Segunda fase: La evaluación
Una vez que usted tiene un mapa general de los diferentes requisitos funcionales para el sistema, puede empezar a evaluar a los proveedores de software que cumplen con los requisitos de su industria; y crear luego, una lista corta de productos para a un análisis más profundo de los detalles del sistema.
Es importante que el mapa de los procesos empresariales esta bien documentado, pues esta documentación ayudará a mantener el proyecto dentro de su curso. Un proyecto que no esta bien documentado es susceptible a cambios que no obedecen a la razón, pero al capricho; y esta posiblidad debe ser eliminada de raíz, para evitar el incremento de los costos o del tiempo que en él se invierten.
Los pasos más importantes de esta fase son:
La recolección y priorización de los requisitos
La transformación de los requisitos en un modelo empresarial
La publicación de su petición de información (RFI) o petición de propuesta (RFP) basada en su modelo de decisión.
La recopilación de las respuestas al RFP/RFI
La realización de una clasificación preliminar, para obtener una lista de vendedores trabajable
La validación y el análisis de las respuestas al RFP/RFI
La creación de una corta lista categorizada de vendedores
Es fundamental resaltar aquí que las plantillas RFP y RFI son de suma importancia para el proyecto, pues ellas nos permiten comparar naranjas con naranjas (sentido figurativo). Suponga: 3 vendedores de software le envian sus RFPs, todos ellos tienes aproximadamente el mismo tipo de funcionalidades, pero todos ellos nombran estas funcionalidades de forma diferente. ¿Cómo sabe usted "qué es que" para el proceso de comparación? Usar una plantilla estándar como la de TEC, donde los proveedores responden, elimina este tipo de inconvenientes. Al final usted tendrá 3 plantillas iguales, haciendo más fácil la evaluación de las diferentes respuestas.
Tercera fase: La selección
Usted sólo puede beneficiarse con un software empresarial, cuando hace la selección adecuada. Usando criterios precisos y relevantes sobre los procesos empresariales, usted estará en una mejor situación para comprender que es exactamente lo que busca de un sistema empresarial, y tomar así una decisión bien informada sobre sus opciones.
Con un análisis adecuado, su equipo de selección puede hacer evaluaciones precisas sobre los detalles de nivel de soporte que puede un proveedor dar y como puede este satisfacer sus necesidades, lo cual asegurará que usted seleccione la solución de software empresarial más adecuada. Para dar un ejemplo: su modo de producción tiene mucho de distribución y retail, y el servicio al cliente en importante. En este caso debe asegurar que el sistema que busca tenga todos los componentes de distribución para controlar las mejores rutas, rastrear los productos, las entregas y asegurar su reabastecimiento teniendo en cuento la demanda que ha salido por las ventas al menudeo, adicionalmente este sistema deberá tener un buen soporte para servicio al cliente. Si las opciones de software que usted esta mirando no cumplen con uno de estos requisitos, terminará limitando su crecimiento corporativo, en lugar de incentivarlo.
Los pasos más importantes en esta fase son:
Organizar los parámetros para las demostraciones de los vendedores basados en los requisitos empresariales más importantes
Usar el RFI/RFP para incluir la información de costos del sistema
Invitar a los vendedores para visitar su empresa
Guiar las demostraciones de los vendedores para corroborar que el sistema soluciona los puntos empresariales críticos
Evaluar las estrategias de implementación de los proveedores
Llevar a cabo un análisis de los costos totales de propiedad (TCO)*
Identificar la solución que mejor satisface sus necesidades
Desarrollar una auditoria y reporte sobre la selección
Obtener la aprobación ejecutiva
Notificar a los proveedores ganadores y perdedores
Llevar a cabo una verificación sobre el proveedor basada en referencias
Negociar el contrato
Cuarta fase: Postselección
La auditoria de la implementación asegura que se satisfagan sus intereses en esta fase crucial de la inversión. La fase de postelección e implementación es un subproyecto que debe ser monitoreado con minucioso detenimiento. De ello depende el éxito del mismo y permite controlar sus costos. El objetivo es monitorear, medir e informar sobre el progreso de su proyecto de implementación de forma regular.
Los pasos más importantes en esta fase son:
Revisar cada silo del proyecto de implementación
Coordinar los recursos necesarios para mantener el proyecto sobre el camino indicado
Revisar sistemáticamente el progreso de la implementación contra las promesas de servicios y del producto
Negociar costos adicionales asociados con incrementos en el alcance del proyecto
Monitorear el proceso de implementación
Informar a las partes interesadas desde un punto de vista objetivo, sobre el progreso de la implementación
Su implementación satisfará sus expectativas, sólo si usted asegura que todos los objetivos del proyecto se lleven a cabo. El servicio de auditoria de TEC para la implementación, asegura que las estrategias y progreso del proyecto contribuyan con los fines de su organización.
Apoye sus iniciativas de gestión del ciclo de vida de la arquitectura del proyecto
Una vez la selección o implementación del software ha concluido, la información obtenida puede usarse para apoyar una estrategia general de gestión del ciclo de vida de la arquitectura del software. El acceso a información precisa y detallada permite simplificar la auditoría y mantenerse dentro de las regulaciones gubernamentales de conformidad.
El mantenimiento y la gerencia de información crítica sobre sistemas TI existentes, es la mejor práctica para fortalecer la posición futura de una empresa en cuanto a preguntas como la rentabilidad de actualizar, reemplazar, consolidar o introducir nuevas tecnologías. Usted cosechará los beneficios de un sistema empresarial si continua haciendo seguimiento a la habilidad del sistema para satisfacer las necesidades de su empresa. Recomendamos que haga constante seguimiento a la idoneidad del software, particularmente si su empresa tiene múltiples sistemas.
Existen muchas ventajas en la aplicación de la información obtenida en el proceso de selección del software. Uno de las más importantes, es contribuir a presentar una idea instantánea de la infraestructura TI de su organización, con la lista de características y funciones relacionadas a cada sistema. Esta información provee además documentación vital y visibilidad sobre cuales sistemas están conduciendo su organización, asegurando una perspectiva racionalista y rentable.
Conclusión
La selección de software se puede dividir en cuatro fases mayores: Investigación, evaluación, selección y postselección.
Una vez realizada la selección, recomendamos la instauración de una estrategia de gestión del ciclo de vida de la arquitectura del software para generar visibilidad sobre los sistemas existentes que conducen su organización, asegurando una perspectiva racionalista y rentable.
Las organizaciones exitosas en llevar a cabo implementaciones de software, normalmente aseguran el cumplimiento de las siguientes metas:
Identificar las necesidades empresariales y mapearlas dentro de funciones y características de software
Lograr consenso en todo el proceso de selección
Llevar a cabo un proceso objetivo y cuantificable
Realizar demostraciones prediseñadas para nivelar el campo de juego
Elegir el sistema que mejor satisface las necesidades empresariales
Puntos importantes a considerar
¿Tiene usted información detallada de las características y funciones del estado actual de los sistemas que emplea su empresa?
¿Puede usted fácilmente identificar las redundancias, vacíos, interdependencias y puntos de integración entre sus sistemas actuales?
¿Esta usted documentando las prioridades empresariales y sus procesos en la medida en que se dan cambios, asegurando que tiene una perspectiva actualizada?
¿Puede mapear procesos y flujos de trabajo dentro de todas las funciones de sus sistemas empresariales?
¿Puede usted realizar las necesarias decisiones de modernización de manera rentable, y basado en las necesidades reales de su organización?
Sobre Technology Evaluation Centers (TEC)
Con los años, TEC ha desarrollado una metodología de su propiedad en mejores prácticas para la selección de software, una aproximación iterativa y adaptable a los objetivos específicos de su proyecto de selección.
Nuestro grupo de profesionales expertos han utilizado nuestro comprobado proceso de mejores prácticas, refinado con el tiempo y cientos de proyectos en los cuales hemos participado. Para asegurar la satisfacción de sus necesidades, el grupo experto de TEC para la selección de software, le puede ayudar a gerenciar sus proyectos de selección de software y ofrecerle servicios adicionales de asesoría, proveyéndole con servicios rentables, recursos adicionales, orientación o capacitación –bajo demanda.
Hemos trabajado directamente con empresas globales en los sectores privado y publico, activamente en industrias como manufactura, servicios públicos, construcción, químicos y minería. Para saber como organizaciones líderes se han beneficiado con los servicios de selección de software de TEC, lea nuestros casos de estudio y de éxito en línea:
www.technologyevaluation.com/company-information/success-stories/.
*Por sus siglas en ingles.