¿Qué es un RFI?

La sigla RFI viene del inglés request for information y significa petición de información. Este es un documento ampliamente usado en la industria del software para identificar todas las características de una solución particular, sus componentes y para describir lo que este puede realizar, es decir sus funcionalidades. El RFI es usado especialmente en los proyectos de selección de software, con el propósito de obtener información sobre los detalles de las soluciones de los diferentes proveedores, y constituye además, una mejor práctica.

Un RFI típico, lista jerárquicamente todos los procesos de una empresa, creando un mapa de los caminos que toman las diferentes tareas en la organización y su flujo; hasta la entrega del producto o servicio, y la recolección de los pagos por este.

La siguiente imagen nos muestra una pequeña porción de un RFI para la planeación de los recursos empresariales. Allí, observamos las características generales de un sistema en cuanto a la generación de reportes contables.

Como se puede observar en la sección de criterios, este tipo de documentos detalla los procesos por los cuales deben pasar los reportes de contabilidad, y presenta a las personas de dicho departamento lo que ellos pueden esperar del software. La forma en la cual se presenta la información es un desglose jerarquizado por departamentos, donde se incluyen todas las tareas automatizables de estos.

Un RFI para la planeación de los recursos empresariales (ERP) contiene los procesos por departamento, tales como Finanzas y dentro de finanzas encontraremos: cuentas por pagar con todos sus detalles desde sus políticas y procedimientos, hasta control de pagos, incluyendo todos sus detalles. En resumen, se trata de un mapa del departamento de finanzas.

Como podemos observar el RFI documenta los procesos empresariales de una forma muy técnica. Para ver ejemplos de RFIs más detallados, diríjase por favor a: Plantillas RFP.

Para crear un RFI, la empresa debe tener muy bien documentados todos sus procesos hasta el último detalle, por departamento o área empresarial.

Para obtener un RFI usted puede: crear su propio mapa técnico u obtener uno estándar. Para crear su propio RFI, debe usted asignar el proyecto a un grupo de técnicos TI que puedan ir departamento por departamento, hablando con las personas que realizan las diferentes tareas y documentando todos sus procedimientos, tanto administrativos como operativos. Como se puede ver, esta tarea puede tomar meses. La opción más fácil, es obtener un RFI estándar. Las plantillas de RFI estándares son de muchas tipos dependiendo de la industria (empresas de servicios, químicos, etc.); otras plantillas van dirigidas al área empresarial que se quiere realizar, así por ejemplo, los sistemas para la gestión de la logística realizan una tarea específica y son utilizados por múltiples industrias: farmacéutica, mayoreo, distribución, etc.

La ventaja de crear su propio RFI es que usted incluye todos sus procesos de la forma real en la cual se llevan a cabo en su empresa. La desventaja es el tiempo que toma crear uno de ellos y el hecho de que el lenguaje que usted utiliza, no necesariamente será comprendido por los diferentes proveedores de software que van a licitar.

La ventaja de los RFIs estándares es que usted los puede utilizar como base y añadir en ellos las funciones que su empresa realiza y que no están listadas, y finalmente eliminar las funciones que no son importantes en sus procesos. Los RFI estándares utilizan una terminología común en la industria que todos los proveedores entienden, evitando así preguntas y ahorrando tiempo.

Después de listar todas las características del software que su empresa necesita, se debe incluir al frente de cada pregunta, un espacio en el cual el proveedor determina si su sistema puede o no realizar una tarea específica y como la lleva a cabo. Los RFI de TEC están diseñados para incluir tipos de respuestas como:

• Soportado: Significa que el software incluye la característica o función. SOP.
• Soportado por un socio: La sección está incluida en el software por medio de un socio del proveedor y especialista en el área. PSUP.
• Soportado por un socio, pero no esta incluido en el sistema: Significa que un socio ha desarrollado el área y asegurado la integración, pero este la vende por separado. No está incluida. PADD.
• Modificación: El sistema puede llevar a cabo la tarea pero debe ser modificado para poderlo hacer. MOD.
• Tercero: Si su proveedor de software responde que una función particular es realizada por un tercero, significa que el no la contiene pero que existe otro sistema en el mercado que la contiene. 3º.
• Futuro: el proveedor esta trabajando para lanzarla en el futuro. FUT.
• No esta incluido: El sistema no incluye ni considera la función de la cual se habla. NS.

Es importante que una vez que se tiene el RFI listo, se envíe el mismo documento a todos los proveedores licitadores para que cuando ellos regresen sus respuestas, este usted en la posibilidad de comparar manzanas con manzanas.

Imagine, si cada proveedor le envía su propio RFI en su lenguaje particular, ¿cómo puede usted saber qué es qué?

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Sobre el autor

Claudia Gómez es economista de la universidad de Medellín en Colombia, y ha trabajado para Techology Evaluation Centers en Canadá por más de cuatro años. En el momento, es la editora y traductora del boletín de noticias de TEC en español y en su tiempo libre, se dedica a la pintura y a la ilustración de libros.