Puntos clave para la automatización de las propuestas

Actualmente, la situación económica exige que los vendedores redacten más propuestas –y mejores- de lo que hacían antes. La industria se ha vuelto más competitiva y compleja, y los clientes están ahora más confundidos y tienen mayores demandas. Por lo tanto, es probable que escuchen las presentaciones con atención y al final de las mismas murmuren esas temidas palabras: “¡Suena bien! ¿Por qué no me manda toda esa información por escrito?”

¿Por qué los clientes quieren tener propuestas?

La redacción de propuestas es tan divertida como las visitas al dentista. Y la lectura de las propuestas tampoco es nada agradable. Entonces, ¿por qué las piden los clientes?

Uno de los motivos es que los clientes quieren comparar las ofertas de distintos vendedores para asegurarse de que comprarán la solución que más les da según los diferenciadores y las propuestas de valor que reciben. En breve, es posible que quieran comparar precios, aclarar la información que parezca compleja y obtener más información para que sus “equipos de toma de decisiones” puedan revisarla. Seamos honestos, algunas veces sólo quieren detener un poco el proceso de ventas, y suponen que al solicitar una propuesta mantendrán al representante de ventas ocupado durante unas semanas.

Cualquiera que sea la motivación de los clientes, el hecho es que la redacción de propuestas se ha convertido en un requisito común para cerrar un trato en el mundo de los negocios. El día de hoy, no importa lo que la gente venda, debe crear propuestas persuasivas y que se centren en el cliente.

La pregunta es ¿cuál es la mejor solución? El software de automatización de propuestas, que permite crear propuestas coherentes y exitosas en tan sólo minutos.

Puntos clave para la automatización de propuestas

Si usted está considerando automatizar su proceso de creación de propuestas, debe tomar en cuenta estos diez puntos clave que lo llevarán a una implementación exitosa. Si todavía no lo ha pensado, probablemente es tiempo de hacerlo.

1. Debe contar con una interfaz fácil e intuitiva

Cuando es difícil usar un software, generalmente termina guardado. Nadie quiere usar una herramienta que dificulta el trabajo en lugar de facilitarlo. A eso hay que agregar que casi ningún vendedor lee los manuales del usuario. Así que el software debe ser realmente simple y fácil de usar. Un software que tiene interfaces diferentes para funciones diferentes, como creación de documentos, edición de contenido, administración, etc., no es intuitivo ni fácil. Existen estudios que demuestran que lo que mejor funciona es un diseño con formato de asistente.

2. Debe tener una proporción de valor de al menos 7 a 1

Barton Goldenberg, el presidente de ISM, Inc., que es una firma de consultoría en gestión de las relaciones con los clientes (CRM), afirma que hasta el 50 por ciento de las implementaciones que fallan se deben directamente a la resistencia que demuestran los usuarios. ¿Por qué un usuario se resistiría al uso de una tecnología nueva? Por que no le ofrece un valor suficiente. Goldenberg sugiere que el vendedor debe obtener siete veces más valor que el esfuerzo que debe hacer para usar una herramienta, de lo contrario, nunca volverá a usarla. Un sistema de automatización de propuestas debe dar un retorno de la inversión (ROI) inmediato en cuanto a aumento de las ganancias y ahorro de tiempo para que el representante quiera usarlo una y otra vez.

3. Debe fomentar la fortaleza del vendedor: el conocimiento del cliente

Los vendedores conocen y entienden muy bien sus negocios. Si tienen un poco de experiencia, saben cómo descubrir las necesidades de los clientes y definir cuáles son sus objetivos. Perfecto. Deje que el vendedor use ese conocimiento para crear una mejor propuesta. Permita y facilite que agreguen la información que tienen sobre el cliente en el resumen ejecutivo y la carta de presentación.

4. Debe minimizar la debilidad del vendedor: las capacidades de redacción

A la mayoría de los vendedores no les gusta la redacción, y la verdad es que la mayoría de ellos no lo hace muy bien. Una buena herramienta de automatización de propuestas debe eliminar tanta redacción como sea posible. Aún en un centro de creación de propuestas, el hecho de minimizar la laboriosa tarea de buscar contenido que se pueda reutilizar para que los especialistas en propuestas puedan pasar más tiempo editando y acomodando el contenido, puede traer grandes ventajas.

5. Debe incorporar una metodología sólida de ventas y mercadeo en la propuesta misma

Todos sabemos que cuando la información que entra es mala, la información que sale también lo será. Esto sucede definitivamente con el software de automatización de propuestas. Cuando su contenido es débil, la automatización del proceso sólo le permite crear propuestas débiles en mucho menor tiempo. Un sistema que incorpore las prácticas de excelencia o que lo ponga en contacto con su proceso de ventas le dará mejores resultados.

6. Debe producir una propuesta personalizada y persuasive

Una propuesta que sólo contiene grandes porciones de texto estándar es una propuesta demasiado general y egocéntrica. Existen algunos sistemas de automatización de propuestas que contienen una parte de texto llamada “resumen ejecutivo”. ¿Qué? ¿Cómo puede ser posible que un resumen ejecutivo se acomode a todas las propuestas? Eso sólo es posible cuando dicho resumen ejecutivo se enfoca exclusivamente en nosotros y nuestros productos, no en los clientes y sus necesidades.

7. Debe poderse actualizar y mantener con facilidad

Bien, la vida sigue. Las cosas cambian. Incluyendo su negocio. Así que necesita un sistema de automatización de propuestas que pueda actualizarse y configurarse con facilidad sin tener que usar un lenguaje de programación externo, como Visual Basic. Si no es fácil mantener el sistema, es muy probable que no lo haga, y eso quiere decir que no lo usará durante meses.

8. Debe facilitar la colaboración en equipo

Cuando se trata de oportunidades grandes, sobre todo cuando hay una solicitud de propuesta (RFP) involucrada, hay que trabajar en equipo. Es decir que todos colaboran, responden a las preguntas y contribuyen al mismo tiempo. (¿Puede pensar en algún equipo exitoso de basquetbol, futbol o béisbol que sólo manda un jugador al campo de juego?) Si el sistema de automatización de propuestas no permite que la gente trabaje en conjunto, entonces no es una herramienta, es sólo un juguete.

9. Debe integrarse con las distintas aplicaciones que usted ya conoce

Su sistema de creación de propuestas debe ser compatible con su software de procesamiento de datos y de presentación, como Microsoft Word y PowerPoint, y no debe necesitar ningún elemento privado. También debe poder conectarse a su sistema CRM actual para buscar la información de los clientes y crear un registro de la propuesta y la historia.

10. Debe poder configurarse y adaptarse al uso de la empresa

Necesita un sistema de automatización de propuestas que pueda soportar su metodología actual de ventas y propuestas. Debe poder configurarse fácilmente para que se adapte a su negocio. Asimismo, debe soportar y administrar permisos de seguridad para grupos grandes de usuarios y debe tener facilidad de acceso a través de la intranet de su empresa.

Acerca del autor

Tom Sant es fundador de The Sant Corporation y autor de Persuasive Business Proposals. Además es un experto de renombre internacional en redacción de propuestas. Su página web es http://www.santcorp.com.