¡Que fluya el (exceso de) inventario!

El acertijo de la gestión de inventario y la noción de inventario como “un mal necesario” (o el dilema del activo y el pasivo), han obsesionado y confundido durante mucho tiempo a los directores de contabilidad, finanzas y operaciones de las empresas. Todos sabemos que el riesgo que implica la gestión de inventario tiene que ver con el costo de mantenimiento de niveles altos de inventario que son innecesarios y el riesgo de quedarse sin existencias en el momento crucial en que el cliente quiere algún producto. En muchos aspectos, la gestión de inventario es una parte central del campo de gestión de cadena de suministro (SCM). Las empresas que tienen cadenas de suministro deben encargarse de todos los procesos que van desde planificación de ventas y operaciones (S&OP) hasta satisfacción de los pedidos de los clientes, optimización de inventario e introducción y entrega de productos nuevos. Todas estos procesos implican planificar y mover inventario. Los márgenes de ganancias también son directamente proporcionales a la excelencia operativa en cada uno de los procesos anteriores.

Si bien quienes están involucrados en gestión de material afirman que el inventario es “el aceite que hace funcionar la cadena de suministro”, los directores financieros opinan lo contrario. Empecemos con los costos de mantenimiento en existencia, que se deben a los temidos costos de inventario. El APICS Dictionary (que antes era American Production and Inventory Control Society y ahora se convirtió en Association for Operations Management) define el costo de mantenimiento en existencia de la forma siguiente:

El costo de mantener inventario, que generalmente se define como un porcentaje del valor monetario del inventario por unidad de tiempo (por lo general, un año). El costo de mantenimiento en existencia depende principalmente del costo de capital invertido, así como de los costos de mantenimiento de inventario, como impuestos (basados en el valor de las existencias en un momento específico) y seguros, obsolescencia, deterioro y espacio ocupado. Dichos costos varían entre el 10 y el 35 por ciento anual, dependiendo del tipo de industria. Finalmente, el costo de mantenimiento en existencia es una variable de la política que refleja el costo de oportunidad de los usos alternos de los fondos que se invierten en inventario.

El tema no es la optimización del inventario tradicional; ese tema ya ha sido tratado en artículos anteriores (consulte Inventory Planning & Optimization: Extending Your ERP System y El mercado de piezas de recambio: ¿lujo y riesgo?). Gracias a ella, los clientes pueden reducir sus inversiones en inventario y mantener o mejorar sus niveles de servicio a clientes al mismo tiempo. La mayoría de las técnicas de optimización de inventario funcionan bajo la premisa de que los artículos en existencia están en su mejor momento, por lo tanto, lo importante es el efecto delicado que tienen los ciclos de vida de los productos que están en inventario.

Sin duda, cuando hablamos de valuación de inventario, el tiempo es oro. Aunque podría usarse en forma inversa (negativa), porque en la lucha continua por el enfoque de los ejecutivos y las prioridades, generalmente se ignora la gestión del inventario que está envejeciendo y está en riesgo -ya sea que se trate de inventario activo, obsoleto o repuesto, o de devoluciones. Algunas personas se refieren a estos productos como lentos y obsoletos. Es decir, la mayoría de las empresas de los sectores de alta tecnología, aparatos electrónicos de consumo, ventas al por menor y bienes de consumo, se enfocan en la introducción de productos nuevos. Como casi todos se emocionan durante las primeras etapas de los ciclos de vida de los productos (es decir, concibiendo y entregando los productos nuevos y estupendos), ponen menos atención a las líneas de productos más antiguas, no tan estupendas, que se están deteriorando con el tiempo. Al hacer esto, dejan escapar enormes cantidades de dinero de recuperación de los activos de inventario al año.

El proceso de planificación de ventas y operaciones implica acumular la demanda de todas las fuentes, para convertirla en un plan de producción que permita asegurarse de que el producto vendible está en el lugar y el momento adecuados durante su vida activa (consulte Operations Planning Part One: Identifying and Forecasting Demand). Asimismo, en este proceso se asigna poco tiempo a la valoración constante y a la disposición del exceso de inventario activo, que resulta del paso acelerado del lanzamiento de productos nuevos que produce una rotación constante de artículos. De la misma forma, la tasa de devoluciones que realizan los clientes -los registros muestran hasta el 20 por ciento en aparatos electrónicos de consumo- produce inventario devuelto y repuesto. En la industria, se estima que el exceso de inventario únicamente en el sector de alta tecnología se acerca a los 2 millones de dólares (USD) anuales. Esto implica que en el mejor de los casos, la mayoría de las empresas están liquidando ese excedente de “activos” a un costo que es sólo el 20 por ciento de su costo original. Por lo tanto, la idea que más odia cualquier director financiero es la de deducción de inventario, es decir, la deducción de dinero de inventario del estado financiero porque el inventario tiene un valor más bajo. Una deducción de inventario puede resultar necesaria porque el valor del inventario físico es menor a su valor en libros o porque los artículos en existencia ya no pueden usarse.

Sin duda, hay que tomar en cuenta las pérdidas de inventario que resultan del desecho, el deterioro (por ejemplo, debido al deterioro de los productos o a daños a los empaques), el hurto, etc., que es uno de los factores que se toman en cuenta en la definición anterior de costo de mantenimiento en existencias. Sin embargo, la noción de productos lentos, o los productos que tienen una rotación lenta, puede resultar molesta y dolorosa. Los productos de inventario que entran en esta categoría tienen tasas de uso relativamente bajas comparadas con la cantidad de inventario que se mantiene normalmente, y eventualmente se convierten en inventario obsoleto. Es decir, que llegan a cumplir con las condiciones de obsolescencia que establece la empresa. Un ejemplo de inventario obsoleto sería el inventario que ha sido suplantado por un modelo nuevo, o que se ha vuelto obsoleto por otra razón, y que nunca se podrá usar o vender por su valor completo. Por un lado, deshacerse de dicho inventario reduciría las ganancias de la empresa, pero por otro, la empresa que difiere el proceso de liquidación a una descarga de productos cada varios meses, como si se tratar de una crisis, está tirando el dinero a la basura.

Figura 1: Erosión de precios de los productos a través del tiempo, FreeFlow.

El lanzamiento de productos nuevos produce, inevitablemente, inventario obsoleto, y su paso acelerado es la fórmula segura para que la erosión de precios inicie tan sólo meses o semanas después del lanzamiento (algunas veces un minuto después de que empiezan a correr los rumores o las especulaciones de que saldrá una línea nueva de productos). El inventario que está en el canal de distribución pierde valor en relación directa con el ciclo de lanzamiento de productos nuevos, ya que cuando los competidores lanzan productos nuevos, afectan inmediatamente el valor que tiene en el mercado el inventario, no importa en qué etapa de su ciclo de vida se encuentre. Una empresa puede manejar con firmeza el proceso de introducción y retiro paulatinos de productos que produce niveles bajos de inventario residual, o enfrentar grandes volúmenes de productos obsoletos. En cualquier caso el mercado ejerce la misma presión, ya que los precios siguen cayendo de forma abrupta con cada mes de obsolescencia del producto (consulte la figura 1). En la figura 1, el eje de tiempo está formado por las fases siguientes, de izquierda a derecha: introducción de productos nuevos, exceso de inventario activo, fin de la fabricación, fin de vida del producto e inventario obsoleto. Los precios en el mercado de los productos de alta tecnología que evolucionan rápidamente se pueden erosionar a una tasa increíble del 15 por ciento mensual. Un promedio amplio para toda la categoría de aparatos electrónicos de consumo es entre 2 y 8 por ciento (de acuerdo al proveedor de servicios privados de subastas en el mercado FreeFlow [http://www.freeflow.com]). Para ilustrar este dicho de “el tiempo es oro (perdido)” en la gestión de inventario, esta erosión acumulativa de los precios puede afectar de forma importante el potencial de recuperación. Con una degradación del 15 por ciento mensual, en seis meses la erosión acumulativa de los precios para 1 millón de dólares (USD) será de casi 500 mil dólares (USD), es decir, casi la mitad del precio.

Además, los costos de mantenimiento en existencia que mencionamos antes contribuyen de forma invisible pero considerable a la exposición financiera el inventario en exceso y obsoleto (consulte la figura 2). Como se indicó antes, los costos de mantenimiento están formados por los costos de almacén (el costo directo de almacenamiento de un palé) y los costos de periodo, que generalmente incluyen revisión estándar, reserva de inventario en exceso y obsoleto y costo de capital. La figura 2 ilustra el efecto acumulativo que tienen los costos por periodo, que, combinado con los efectos de la erosión de precios que aparecen en la figura 1, ponen en evidencia el golpe doble que representa la postergación de inventario. De acuerdo a AMR Research, en todos los tipos de industrias globales se desperdician cerca de 150 mil millones de dólares (USD) en cadena de suministro. De esta cifra, la industria electrónica (con sus cortos periodos de comercialización) representa el 15 por ciento de la economía global. Proporcionalmente, esto representa más de 22 mil millones de dólares (USD) de ineficiencias en la cadena de suministro, únicamente en la industria electrónica.

Figura 2: Efecto acumulativo de los costos por periodo, FreeFlow.

Un desperdicio de dinero

El exceso de inventario, que ata el capital de trabajo y pierde valor diariamente, no necesariamente proviene de los lanzamientos de productos nuevos. Actualmente, la mayoría de los bienes se fabrican en el Extremo Oriente, y esto representa una ventaja nominal del precio de los artículos, pero también implica varias desventajas (consulte Las ventajas y desventajas de la subcontratación de servicios mundial al menudeo). Además de los inminentes problemas de calidad, comunicación y cultura, la fabricación de un producto con costos tan bajos y en ubicaciones remotas se traduce en un aumento importante del tiempo de procesamiento, ya que hay que transportar los bienes del Extremo Oriente hasta el almacén de la empresa. Esto quiere decir que quien se encargue de la planeación deberá pronosticar la demanda antes de colocar un pedido con un proveedor que se encuentre en una ubicación remota. Es bien sabido que en el mundo actual de la alta tecnología y los aparatos electrónicos, la precisión de los pronósticos es de aproximadamente 80 por ciento. Es decir que muchas veces el 20 por ciento de lo que se fabrica entra “en riesgo” inmediatamente y puede no venderse jamás. En otras palabras, potencialmente el 80 por ciento del inventario de una empresa es producto activo que se está vendiendo; el 20 por ciento restante es lento o simplemente no se venderá debido a la inevitable falta de precisión del pronóstico. Asimismo, muchas veces las empresas de reparación de garantías y servicios tienen situaciones en las que hay exceso de inventario. Esto puede significar una de dos cosas: se puede tener un exceso de piezas de recambio en existencia que necesita otra organización de servicios dentro de la empresa o el canal de distribución, pero del que casi nadie tiene conocimiento; o hay exceso de existencias del producto en toda la empresa y para deshacerse de él hay que recurrir al mercado abierto. Existen otras fuentes de exceso de inventario, como los inventarios de seguridad, las acumulaciones de inventario de artículos estacionales o promocionales, pedidos más grandes debido a descuentos por volumen, inventarios a consignación, bienes devueltos, etc.

Para empeorar las cosas, el exceso de inventario activo es, sin duda, la categoría del ciclo de vida más difícil de eliminar. Cuando un producto permanece en la lista de precios de la empresa que es fabricante de equipo original (OEM), su precio suele estar protegido por las condiciones de los contratos, por lo tanto, crear un conflicto con el canal de distribución al vender el inventario con descuento a los mayoristas competidores no es una opción. Además de la protección a los precios que descarta el uso de cualquier forma de liquidación mediante un agente, el posible conflicto con el canal de distribución limita las opciones de ventas al por mayor y al por menor. Muchas veces, las empresas recurren a promociones de mercadotecnia que no son eficaces y que implican enormes gastos generales, con el fin de mover este inventario, pero terminan con cantidades importantes en el almacén hasta que el producto se vuelve obsoleto. Entonces lo liquidan por algunos centavos. Si bien las promociones, los reembolsos y los programas de mercadotecnia pueden mover una parte del exceso de inventario, los análisis de la rentabilidad reflejan no sólo el impacto que tienen los descuentos en los resultados, sino los gastos generales en los que incurre la dirección de programas para desarrollar, lanzar y manejar cada uno de ellos. También hay que tomar en cuenta los costos ocultos de las reclamaciones, la conciliación de las facturas, la resolución de créditos y las deducciones. La mayoría de los procesos de gestión de activos de inventario de las empresas deben enfrentar entonces la creación de reservas financieras considerables contra la obsolescencia de los productos, la deducción del inventario y finalmente la recuperación de sólo una parte del valor original de los productos. Es por ello que naturalmente se enfocan en el lanzamiento de productos nuevos.

Tiene que haber una forma más inteligente y rentable para que una empresa aumente su dinero de recuperación de activos de inventario. Y la hay. FreeFlow, un proveedor de servicios de negocios, ofrece a los negocios una solución para deshacerse de su inventario mediante un portal de subastas en línea.

Primera parte de la serie ¡Que fluya el (exceso de) inventario!