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Compradores
El análisis financiero del retorno de la inversión es probablemente más comúnmente usado cuando se debe elegir entre proveedores que compiten, cuando se considera la compra de un producto, sistema, software, herramientas o servicios. Las organizaciones normalmente siguen procesos de compra muy costosos y que toman mucho tiempo, y ello incluye involucrar el departamento legal para asistir en la estructuración de los contratos con los proveedores seleccionados.
Las compras representan una forma especial de la toma de decisiones. Especialmente en una economía en contracción, comprar en oposición a desarrollar una solución puede en muchos casos, ahorrar cantidades significativas de tiempo y dinero. De hecho, cuando comprar y desarrollar son factibles, la decisión debe basarse en primer lugar, en los respectivos retornos de la inversión antes de proceder a contratar un proveedor o producto especifico.
Es generalmente más barato comprar algo que ya existe que hacerlo. El tiempo de implementación es más inmediato ya que no hay que esperar a desarrollarlo. Normalmente, el riesgo es menor, ya que un producto o sistema existente puede ser evaluado; y generalmente, sus costos pueden ser identificados con mayor precisión, mientras no es posible estar seguro de los resultados, duración y costo de un proyecto de desarrollo.
Seleccionando un proveedor
Un método confiable para seleccionar un proveedor o un producto es preparando cálculos del retorno de la inversión para cada proveedor o producto competidor, y seleccionar aquel cuyo retorno sea más benéfico dentro del ciclo de vida de la solución. Es esencial que los cálculos para las opciones en competencia, estén basados en proveer resultados equivalentes. Así, una petición de propuesta (RFP, request for proposal) apropiada, obligará al proveedor a proponer una solución que cumpla con los requisitos empresariales reales, y por lo tanto proveerá valor. Un RFP no tiene que ser muy formal, pero debe informar a los proveedores sobre lo que sus productos deben lograr.
Si uno de los proveedores no puede cumplir ciertos requisitos, el escenario y los costos/beneficios que describen el producto, deben ser ajustados para definir que requiere ese producto para lograr el cumplimiento de esos requisitos. Por ejemplo, el escenario puede requerir de una adaptación o servicios/productos adicionales, como apoyo adicional.
¿Está usted comprando basado en el diseño del producto o en requisitos?
Con frecuencia los compradores compran los productos erróneos dado que no entienden los conceptos sobre adquisiciones importantes, haciendo el proceso más complejo y diferente de las compras de centro comercial. La mayoría de compradores describen lo que desean comprar en términos de un supuesto producto o diseño de sistema, en lugar de hacerlo en términos de los requisitos empresariales reales que el producto podrá satisfacer para poder crear valor. Este error se agrava cuando los compradores se enfocan en lo que el proveedor está vendiendo, en lugar de enfocarse en lo que ellos, los compradores, realmente necesitan.
Los cálculos del retorno de la inversión son inadecuados cuando se basan solo en el precio, sin tomar en cuenta el costo total de propiedad y la otra mitad de la ecuación: el valor que se recibe. El costo total de propiedad debe incluir los costos de instalación, operación, soporte y la depreciación. El impacto en los ingresos, así como los gastos en todas las aéreas afectadas, deben estar reflejados en el análisis. Factores como el riesgo deben ser tomados en cuenta, al igual que los tangibles e intangibles deben ser cuantificados a nivel financiero.
Proveedores
Un personal de ventas efectivo ayuda a sus prospectos a realizar compras efectivas, vendiendo productos o servicios que proveen el retorno de la inversión más ventajoso y cumpliendo con los requisitos empresariales reales que proveen un valor real para el comprador.
Normalmente, para evitar el esfuerzo de calcular el retorno de la inversión en sus proceso internos de compra, los compradores le piden a los proveedores números del retorno de la inversión en sus productos o servicios. Aún si no se ha solicitado, muchos vendedores citaran cifras del retorno de la inversión para hacer que sus opciones se vean más atractivas; y muchos proveedores tienen cálculos del retorno de la inversión que justifican la compra de sus productos.
¿Qué valen los cálculos del proveedor sobre el retorno de la inversión?
Desafortunadamente, con frecuencia los cálculos del retorno de la inversión de los proveedores no son convincentes o correctos. Muchos vendedores dan un servicio banal a sus clientes mientras se enfocan en los diferenciadores de su producto, presumiendo lo que sea que su producto haga, debe por supuesto crear valor. A pesar de que se diga que es importante escuchar al cliente, muchas capacitaciones prominentes en metodologías de ventas, promueven los repertorios de ventas basados en el producto y su retorno de la inversión. Debería ser obvio porque no se les cree –o compra.
Por otro lado, los esfuerzos de ventas pueden ser diferentes y generar una respuesta más positiva cuando se presentan retornos de la inversión confiables, correctos y responsables; basados en la comprensión y explícitamente en el enlace entre el producto, y la satisfacción de los requisitos empresariales reales del cliente. Por supuesto, ello requiere escuchar realmente al cliente prospecto y aprender a descubrir lo que ellos realmente necesitan y valoran; pero esto es lo que un verdadero vendedor sabe que es su más rentable actividad.
Volverse un socio valioso
Los vendedores que toman esta perspectiva se convierten en socios valiosos para el proceso de compra del cliente prospecto. Adicionalmente, ambos proceso de compra y venta se pueden llevar a cabo más fácil y rápidamente, a un menor costo. Los vendedores que se ganan la confianza por medio del entendimiento sobre los beneficios de sus productos y lo que el cliente realmente valora, pueden reducir dramáticamente el esfuerzo necesario para realizar una venta.
Por otro lado, el cliente no necesita pasar mucho tiempo en el típico proceso de compra defensivo generado por proveedores poco creíbles, y puede ahorrar esfuerzos siendo capaz de confiar, sin tener que re-calcular significativamente, el retorno de la inversión del proveedor, sobre la solución propuesta.
Administradores de proyectos y otros interesados
El dinero es el lenguaje de los negocios y usualmente importante para otros además de los interesados en el proyecto y los altos ejecutivos. Mientras llevar a cabo las tareas y entregar son claves para medir el progreso del proyecto, finalmente el éxito del proyecto se mide en términos de dinero, bien sea que el valor del retorno exceda el costo de la inversión, incluyendo el costo cuantificado del tiempo, riesgo y otros intangibles.
De allí, que aunque los cálculos y reportes del retorno de la inversión no son explícitamente la responsabilidad de los administradores de proyectos en la mayoría de las organizaciones, dichos administradores e interesados están bien asesorados para comprender el retorno de la inversión financiero, y poder continuamente monitorear y comunicar los estatus de la inversión durante el proyecto y una vez este termina, para asegurar que el valor esperado real es entregado.
Los profesionales reales buscan un retorno de la inversión real
Cualquier discrepancia debe ser analizada y ajustada para ambos, el proyecto presente y el proceso de estimación de los proyectos futuros.
Los administradores de proyectos quienes conocen el retorno de la inversión de sus proyectos, lo valoran y toman en cuenta, además de ser considerados como más profesionales y capaces que aquellos quienes solo tienen en cuenta los presupuestos y el programa de tiempo; además de tener mayor posibilidad de tener éxito con un proyecto que realmente genera el valor esperado. Igualmente, los interesados quienes desean valor, lo obtendrán más fácilmente cuando miden y monitorean el valor del retorno de la inversión, en relación al costo de la inversión.
Sobre el autor
Anthony Sarno es el director de ProveIT (www.ProveIT.net), que provee REAL ROITM y herramientas, capacitación y consultoría de ROI Value para compradores, ejecutivos, vendedores, gestores de proyectos y otros interesados. Se le puede contactar anthonys@proveit.net o +1 973-462-9965.
Robin F. Goldsmith, JD es el presidente de Go Pro Management, Inc. (www.gopromanagement.com), y socio de ProveIT on REAL ROITM, ROI Value ModelingTM, y Problem PyramidTM saco su reciente libro Discovering REAL Business Requirements for Software Project Success. Se le puede contactar en robin@gopromanagement.com o +1 781-444-5753.