Recomendaciones para el usuario del software orientado a los proyectos

Introducción

En la primera parte de esta serie acerca del software centrado en proyectos (consulte Software orientado a proyectos: varias opciones, varias diferencias), se examinaron los retos particulares que enfrentan las organizaciones de servicios profesionales (PSOs), y algunos de los elementos que se necesitan para el éxito. Se analizaron dos ofertas interesantes de Deltek en este dominio (Deltek Vision y Deltek FMS), y ahora veremos otros dos productos importantes: BST Enterprise y Microsoft Dynamics SL (antes conocido como Solomon).

BST Enterprise

BST Enterprise (http://www.bstglobal.com/default.htm), publicado por BST Global, está dirigido específicamente a las firmas ambientales, de ingeniería y de diseño. Las firmas internacionales de diseño son la principal base de clientes. Actualmente, BST Enterprise soporta de 200 a 300 firmas de diseño en 37 países. El tamaño de las firmas en general es de 250 a 350 empleados, lo que le da a BST Enterprise más de 80,000 usuarios. BST Enterprise está dirigido específicamente a compañías grandes con una fuerza de trabajo geográficamente dispersa que requiere un acceso basado en Internet a través de un portal. Por lo tanto el sistema tiene una arquitectura .Net (escrito en Visual Studio.Net), con una plataforma abierta que promueve la integración con las aplicaciones externas al igual que con las locaciones remotas.

Ventajas competitivas

BST Global ha creado un kit de desarrollo de software (SDK) llamado Freedom Framework, que les permite a los usuarios (empleados y socios comerciales) unir el intervalo entre el sistema y la gente y los dispositivos externos. Los componentes principales de esta estrategia son alertas Blackberry, documentos inteligentes, partes Web del portal, y aplicaciones adaptadas. Dado el tamaño de las firmas dentro del mercado objetivo de BST Global y su dispersión geográfica, los servicios de implementación reciben mucha atención. Cuando se instala un sistema, los consultores de BST Global pasan mucho tiempo identificando qué información específica conduce los procesos de toma de decisión. Una vez que esto se ha determinado, se puede diseñar un conjunto específico de puntos y de alertas de unión y se pueden asociar con una o más personas dentro de la firma.

Debido a que el mercado internacional en el que compite BST Global, BST Enterprise ha diseñado un sistema de gestión comercial mundial (con múltiples tipos de moneda). Y aunque el BST Portal (tablero de control) se puede adaptar para cubrir las necesidades de los clientes y de los usuarios específicos, se ha creado un portal para cubrir las necesidades de los ejecutivos, de los gerentes de proyectos, de los directores de proyectos, del desarrollo comercial y de las finanzas. Esto es quizás una de las características más fuertes. Cualquier parte de la Web está preconfigurada como vistas estándares, los usuarios (o sus socios comerciales) pueden crear vistas que son específicas para su negocio e industria.

BST Global ha adoptado el concepto de la gestión por excepción, y ha diseñado varios procesos comerciales que se lanzan cuando se activa algún tipo de alerta. Mientras que varios productos soportan alertas de algún tipo (por lo general correo electrónico), BST Enterprise ha desarrollado un sistema completo de gestión comercial que lanza funciones específicas o que les permite a los usuarios ir a un proceso comercial desde la alerta. Por ejemplo, los usuarios pueden crear una alerta que les notifique cuando un proyecto ha alcanzado un hito de facturación (digamos, finalización del 30 por ciento). La alerta se mostrará en el tablero de control del usuario, y desde ahí se puede lanzar automáticamente el proceso de facturación para el trabajo.

BST Enterprise también soporta la noción de una colaboración completa, donde múltiples usuarios tienen acceso a la misma información o funciones. Por ejemplo, varias personas pueden estar trabajando en el plan del proyecto de un cliente. El sitio Web de colaboración del equipo puede incluir anuncios relacionados al proyecto, compartir documentos, tareas y su estatus, funciones de menú y enlaces para URLs pertinentes al proyecto o al usuario. En lugar de imponer formad de entrada de datos estándares, BST Enterprise soporta documentos de entrada/salida que se vean como las hojas de cálculo. Cuando los usuarios entran a uno de estos documentos inteligentes e ingresan datos, dichos cambios se respaldan en el sistema de gestión comercial. Los mismos documentos se pueden utilizar con el propósito de revisarlos con los datos modificados y respaldados en el sistema de gestión comercial.

BST Enterprise soporta la noción de vistas de árbol, donde los usuarios se pueden mover hacia arriba o hacia abajo del árbol (proyecto, fase, tarea y organización), y seleccionar de un conjunto más limitado de reportes en lugar de tener que ver una extensa lista de todos los reportes posibles del proyecto. Por último, BST Enterprise soporta sus propias aplicaciones de gestión de proyectos y de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) al igual que una integración con Microsoft CRM y Microsoft Project.

Desventajas competitivas

BST Enterprise juega muy bien en el mercado internacional al igual que con grandes firmas de diseño. Pero probablemente no es tan adecuado para las firmas más pequeñas con sede en Estados Unidos; aunque estas firmas pueden ser tecnológicamente inteligentes, la curva de aprendizaje de un producto como BST Enterprise puede ser un reto. Además, estas firmas pueden no requerir toda la funcionalidad utilizada/requerida por una firma más grande.

BST Enterprise no soporta ninguna aplicación horizontal, incluyendo gestión de inventario o gestión de servicio. Esta es una decisión deliberada y estratégica que tomó BST Global. Tampoco soporta actualmente la gestión de cobro, pero introducirá tal aplicación a finales de este año. Dado el mercado empresarial mundial en el que BST Global ha elegido competir, su falta de un canal de revendedores se podría ver como una desventaja competitiva, en especial cuando los revendedores locales pueden estar más concientes de las oportunidades en su región geográfica.

Microsoft Dynamics SL

Microsoft Dynamics SL (http://www.microsoft.com/dynamics/sl/default.mspx), antes Solomon, es un sistema de gestión comercial horizontal con un enfoque particular en los usuarios orientados a proyectos al igual que en distribuidores industriales.

Ventajas competitivas

Microsoft Dynamics SL competirá de forma favorable en el mercado PSO donde “se vende” el tiempo y la experiencia, pero su naturaleza horizontal le permite competir en un mercado mixto donde los productos se venden al igual que el tiempo. Por ejemplo, un distribuidor o un fabricante industrial puede celebrar un contrato con un cliente para proporcionarle materiales y servicios y no sólo servicios. Si el proyecto es complejo o largo, se pueden requerir funciones de gestión de proyectos además de las funciones de fabricación o del producto. En otros casos, un proyecto finito (con una fecha de inicio y de término)en una etapa posterior se convertirá en un contrato de servicio a largo plazo. En estos casos, la gestión de proyectos es importante, pero no es el único requisito.

MS Dynamics SL es el único producto de los cuatro que se revisaron en la presente serie que soporta una serie de aplicaciones de gestión de servicio. Aunque esto no lo requieran las organizaciones que están estrictamente orientadas a proyectos, se está volviendo cada vez más importante en donde los servicios posteriores a los proyectos se centran menos en los proyectos y están más orientados al servicio. Microsoft Dynamics SL es un sistema sólido de gestión comercial, y su funcionalidad de contabilidad es realmente superior a los tres productos enfocados verticalmente que se revisaron en la presente serie de artículos. Esta superioridad realmente parece ser el caso para varios otros productos específicos para la industria cuando se compara un producto de gestión comercial horizontal con una o más aplicaciones específicas para la industria.

MS Dynamics SL también es el único producto entre estas cuatro soluciones para soportar el inventario (junto con Deltek Visio, que lanzará una aplicación de inventario a finales de este año). Todo el material comprado se debe asignar a un proyecto. Esto probablemente les funciona bien a varias organizaciones orientadas a proyectos, pero debido a que los servicios comienzan a moverse hacia un ambiente donde el material es tan importante como la mano de obra (instalación de infraestructura IT, servicio y reparación, servicio de campo, etc.), la habilidad para comprar en lotes (para reducir el costo por unidad) y para reaccionar a las emergencias (un cambio a media noche del material de red/servidor) es imperativo. Esto conduce a la necesidad de tener un inventario y (como resultado) de totalizar tal inventario.

Aunque los cuatro productos soportan un reporte extenso, Microsoft Dynamics SL soporta una serie completa de aplicaciones analíticas comerciales: BIO (optimización de inteligencia comercial) para Microsoft Dynamics SL, Microsoft FRx Professional, y Microsoft Forecaster Professional. BIO para Microsoft Dynamics SL es una aplicación de análisis operacional que les da a los que toman las decisiones una introspectiva única y relevante a los conductores comerciales. Programado para su lanzamiento en fabricación en mayo del 2006, proporciona tarjetas personalizadas de puntuación del desempeño comercial basadas en roles, al igual que análisis sólidos estratégicos, operacionales y financieros. También proporciona sesenta perspectivas únicas para analizar los datos comerciales de catorce papeles organizacionales comunes. Las personas pueden ver los reportes analíticos desde las herramientas a las que están acostumbrados (incluyendo Microsoft Excel, Microsoft Office SharePoint Services, Microsoft Office Business Scorecard Manager, y el resto de la línea de productos de Microsoft system), o directamente dentro de la misma aplicación. Construida en Microsoft SQL Server Analysis Services, también se integra por completo con SQL Server 2000/2005.

Microsoft Dynamics SL soporta varias aplicaciones de terceros de gestión de cobro que les ayudarán a los usuarios a manejar sus cuentas por cobrar. Como se mencionó antes, un proyecto no está completo hasta que todas las facturas se han pagado por completo. Aunque todos los productos que se revisaron aquí ofrecen una aplicación de nómina, Microsoft Dynamics SL soporta una aplicación de nómina completa que incluye cálculos y rastreos sólidos. Los proyectos de consultoría que utilizan principalmente empleados asalariados pueden no requerir funciones sofisticadas relacionadas a los sindicatos, pero varios contratos federales en los que emplean a empleados por hora (sindicales) necesitarán tal función.

Desventajas competitivas

Aunque su naturaleza horizontal (distribución, gestión de servicio, etc.) le permite a Microsoft Dynamics SL competir en un ambiente mixto esta cualidad es probablemente una desventaja al competir en el mercado PSO. Varias firmas no requieren estas funciones de modo mixto, y sus decisiones de compra dependen únicamente de las funciones orientadas a proyectos. Microsoft Dynamics SL proporciona estas funciones, pero el sistema no está diseñado específicamente para las firmas PSO. En otras palabras, las funciones están ahí, pero no de la misma forma en las que se encuentran en los otros tres productos revisados.

Microsoft Dynamics SL soporta una estructura de menú más antigua que puede no ser atractiva para las organizaciones tecnológicamente avanzadas. Aunque la estructura del menú se puede adaptar, esto requiere un poco de trabajo. El producto ha introducido un tablero de control pero todavía no soporta el acceso al portal. El tablero de control se mejorará con el tiempo, pero el soporte para un sistema basado en Internet (.NET) está proyectado para dentro de algún tiempo. Y aunque Microsoft Dynamics SL si soporta la mayoría de las funciones que requiere una firma PSO, varios de estos requisitos (principalmente la planificación de recursos y la creación de propuestas) se cumplen por medio de una aplicación de terceros en lugar de ser nativas del producto. Esto puede no ser necesariamente una desventaja, pero puede serlo si el vendedor tercero no se actualiza con el producto central, o peor, si deja de trabajar.

Microsoft Dynamics SL se integra con Microsoft CRM, una aplicación CRM muy sólida., pero Microsoft CRM es una aplicación horizontal que no tiene un soporte directo para el mercado PSO

Recomendaciones para el usuario

No existe un sistema de gestión comercial orientado a proyectos superior. Cada organización debe determinar lo que necesita para lograr el éxito. Estos factores de éxito pueden depender de los requisitos específicos del nicho industrial en el que compite una organización, al igual que en cómo está estructurada la organización. Algunas organizaciones prosperan en el liderazgo de la tecnología, mientras que otras organizaciones en el mismo nicho están más cómodas con una funcionalidad más básica.

Cada uno de los cuatro productos que se presentaron tiene fortalezas individuales que serán de mucho interés para las organizaciones. Una vez que se hayan definido las necesidades por completo, deben compararse contra cada uno de los posibles socios comerciales, en tal punto que varios se deben seleccionar para una investigación más profunda. Al final, el producto elegido cubrirá los requisitos del usuario al igual que una gran cantidad de criterios subjetivos como el precio, los servicios de implementación, el entrenamiento, el bienestar del vendedor, la adecuación del vendedor o de los vendedores como buenos candidatos a socios comerciales, y el grado en el que el sistema les "gusta" a los usuarios. Por último, este último factor puede ser uno de los criterios de selección más importantes. Un sistema que es atractivo para las personas será el sistema que se integrará más fácilmente a las prácticas comerciales diarias de una organización.

Acerca del autor

Charles Chewning, Jr. es presidente de Solutions, una firma consultora con sede en Richmond, Virginia (EUA) especializada en la selección de software de contabilidad. Es considerado un experto en la selección de software. Chewning ha escrito un gran número de análisis de software de contabilidad, y es un conferencista frecuente en el tema de la selección de software de contabilidad, al igual que en el tema de ventas y mercadotecnia. Es editor de The Accounting Library (http://www.AccountingLibrary.com), y se le puede localizar en cchewning@accountinglibrary.com.