Requisitos obligatorios para la industria del Whisky

Inmersión profunda en el Whisky

La industria del whisky es un ejemplo de una industria de procesos donde es imposible predecir con exactitud la demanda del cliente para cuando el producto está listo para su entrega. También es una industria donde las compañías deben tomar en cuenta meticulosamente los bienes almacenados como intermediarios (parcialmente terminados), o bienes en masa (tanto los bienes terminados como los parcialmente terminados).

Un buen ejemplo de cómo un vendedor de aplicaciones empresariales se dirige a este microvertical es Strategic Systems International (SSI) (http://www.ssi-world.com). El conocimiento de SSI de la industria del whisky escocés es una mezcla fascinante del whisky tradicional y del moderno: el whisky es el licor que más se vende en el mundo, y se produce en locaciones remotas, y se coloca en el mercado haciendo énfasis en sus fuertes ataduras a la tierra y a los elementos. Pero al mismo tiempo, la mayoría de los productores de whisky son parte de grandes compañías, con frecuencia gigantes multinacionales, que tienen un acercamiento muy sofisticado e inteligente para su comercio.

Para mayor información acerca de los requisitos de la industria de los bienes de consumo embalados (CPG) en general, consulte Los fabricantes de bienes de consumo le dan servicio a los clientes demandantes.

Un proceso de producción de una amplia gama

La producción de whisky por lo general involucra la fermentación, destilación, madurez, colocación en cubas, mezcla y las actividades de embotellado. Después de la destilación, el nuevo licor se coloca en barriles de roble por lo menos durante tres años para que obtenga el nombre de “whisky”, y los destiladores tendrán un inventario de licor en madurez con un valor de varias docenas de millones de moneda fuerte. La gestión de existencia de licor en masa, desde la destilación, a través de los largos procesos de madurez, hasta el embotellado representa el mayor reto para los productores de whisky. Y es común una madurez mucho más larga: varias maltas del mercado se quedan en los barriles por hasta veinte años. Para sostener tales cantidades de inventario para esta longitud de tiempo es una fuente muy importante de los costos para los productores. Incluso con la mejor inteligencia en el mercado, es imposible predecir la demanda del mercado para tal tiempo. Por ejemplo, durante a principios de los años 80, había un exceso de whisky, que como resultado cerraron varias destilerías finas.

Con forme madura el whisky, su valor aumenta como resultado del envejecimiento y de los costos incurridos en el almacenaje del mismo, principalmente debido al espacio del almacén y de los barriles. El gobierno reconoce que el almacenaje a largo plazo es un costo único para el negocio del whisky, por lo que a las destilerías se les permite acumular los costos de transporte, renta, almacenaje contra cada parcela de whisky, por lo tanto reduce el impacto de estos costos en la ganancia hasta que se venden.

Madurar el whisky resulta en pérdidas, ya que no sólo existe la famosa "parte para los ángeles" (la porción de licor que se pierde en la evaporación durante cada año del proceso de madurez) pero también existen pérdidas que suceden durante el siguiente proceso de mezcla. Y con los estrictos controles Británicos acerca del alcohol impuestos por el Department of Her Majesty’s Customs and Excise (HM C&E), estas pérdidas se tienen que tomar en cuenta (por lo general es admisible hasta del 2 por ciento al año para la parte de los ángeles, aunque es más común el 4 por ciento en el primer año del licor). En otras palabras, el valor básicamente se sigue calculando en el volumen original en el barril. Para ello, la serie de planificación de los recursos de la empresa (ERP) de SSI TROPOS rastrea el whisky almacenado en “parcelas” individuales, en otras palabras, en un número de barriles numerados de forma consecutiva que contienen licor de la misma hechura, año y locación. El producto registra el valor cambiante de cada parcela, y maneja los barriles para asegurar un “costo de madera” promedio (el costo del licor almacenado en barriles de madera), por medio de la funcionalidad que soporta el almacenaje de parcelas, la gestión del costo de acumulación, y la gestión de inventario en madera.

El comercio entre destilerías se añade a los retos

Además, se pueden producir mezclas al combinar hasta treinta maltas diferentes de distintas edades, fuerzas y origen (Highland, Lowland, o las islas). Estas mezclas representan más del 80 por ciento de la producción de whisky Escocés. La mayoría de estos los producen (y probablemente también los añejan) compañías diferentes a las que crearon la mezcla, ya que existe un comercio masivo entre destilerías en distintos whiskies para propósitos de mezcla. La industria del whisky tiene un próspero comercio de licor en masa, y un proceso de "intercambios y recíprocos", que les permite a los mezcladores suministrar su propia producción de destilería con whiskies de otros productores, para balancear la ecuación del costo lo más posible.

El reto principal del mezclador, entonces, es logar una producción estable al manipular las mezclas de acuerdo a las maltas disponibles. Otro reto es lograr la mezcla al menor costo posible, especialmente para el sector del supermercado que es extremadamente sensible al precio. Si el sistema empresarial es capaz de permitirles a los usuarios monitorear el costo de una mezcla desde una etapa muy temprana, los mezcladores pueden tomar decisiones más informadas. Por ejemplo, puede existir una ventaja de costos si compran un whisky en particular, en lugar de sacarlo de su propio inventario, aunque, por otro lado, esto puede compensarse con el adelanto de efectivo de utilizar su propio whisky.

Como resultado, varios almacenes de productores contienen licor que se está madurando y que utilizarán para sus propias mezclas, al igual que barriles cuyo contenido se vendió previamente o está a la venta para otros mezcladores. De igual forma, algunas de las maltas que un productor necesita para mezclar se maduran en otras destilerías y almacenes, lo que significa que el proceso de gestión de almacén y control en la industria del whisky es especialmente compleja. Este mezclador maestro define una receta para cada mezcla (una nomenclatura [BOM] estándar, pero se cuantifica como porcentajes de whiskies únicos o whiskies puestos en cubas en lugar de en unidades de medidas [UOMs] absolutas). El módulo TROPOS Whisky Workbench (desarrollado hace algún tiempo conjuntamente con su cliente G&J Greenall, el cual desde entonces se ha comercializado) proporciona toda la información acerca de las existencias en masa disponibles, y en especial el costo estándar de la mezcla. Por lo tanto, si el costo real es un poco más alto, la mezcla puede intentar varias alternativas para reducir los costos sin comprometer la calidad.

Este módulo maneja no sólo las recetas de la mezcla, sino también el producto terminado del lote, y el gran número de facturas que lo acompañan y los documentos de envío generados en el proceso de la mezcla conforme se envía a la planta de embotellado de la empresa usuaria, o a los mezcladores o embotelladores. Debido a que Workbench es parte del paquete ERP de TROPOS, ofrece un rastreo inherente e ininterrumpido (esto es necesario para asegurar el reporteo preciso para propósitos del HMCE), desde la recepción de las cubas en la destilería, a través de la madurez del almacén, más colocación en cubas, embotellado y entrega al cliente. El producto maneja todo el proceso de reducción, filtración, mezcla y colorado (la única adición legal en whisky es el colorante de caramelo), hasta el producto terminado en masa. Entonces puede rastrear el licor en “litros masa” (el volumen físico) y en litros de alcohol (que no está fijo debido a las fuerzas variantes). Cuando se colocan en las cubas o se completa otra operación, el sistema de gestión del flujo de trabajo de TROPOS Active puede establecerse para enviar por correo u alertar al departamento relevante con detalles por ejemplo de las lecturas de la fuerza y de la entrega. El tiempo que se lleva para generar programas de filtración puede reducirse en gran medida, permite que lleguen las cubas listas para la mezcla de una forma más puntual.

Para recapitular, el Workbench de TROPOS tiene como objetivo ayudar a las destilerías y a los mezcladores a mejorar su eficiencia en varias áreas:

• Optimización de mezcla: Los factores a considerar en este complejo dominio incluyen la creación y optimización de mezclas (con base en los costos, la calidad, el plazo, la póliza de la madera, y la lógica de elección del almacenaje de corchos) a lo largo de múltiples locaciones, y la provisión automatizada de la información de la edad del licor más joven (AYS) a través del proceso de mezcla. La herramienta basada en reglas calcula la cantidad de alcohol en cada ingrediente y soporta las clasificaciones estándares de la Asociación de whisky Escocés como la Malta de primera clase de Highland. Calcula las pérdidas y convierte la densidad y la temperatura a la fuerza del alcohol, mientras que previene que los whiskies que todavía no se han añejado se utilicen por error.
  
  
• Documentación HM C&E: La destilación es un negocio muy especializado y con grandes regulaciones, y también es inusual ya que gran parte del precio de su producto para el consumidor final no toma en cuenta los costos de fabricación, ni la distribución ni el menudeo, sino que toma en cuenta la tasa del ejercicio impuesta por el gobierno.
  
  
• La habilidad de rastrear y controlar la facturación automática de las rentas de almacén: Como se mencionó antes, básicamente todas las compañías de whisky sostienen algunas existencias recíprocas, y el Workbench genera cálculos de costos automatizados y las facturas asociadas para estas existencias y transacciones.
  
  
• La gestión para el inventario tanto de líquido como de barriles: Controlar el movimiento de barriles y parcelas, al igual que la gestión de madera y el llenado (incluyendo los cálculos automáticos de contenido de alcohol de los registros de temperatura y densidad). La madera vacía también se maneja conforme los barriles se llenan y se vacían, y el módulo incluso incrementa automáticamente el registro de "número de llenados" por barril.

Más en la funcionalidad del ejercicio y de aduana

HM C&E requiere que las destilerías tomen en cuenta todos los movimientos del licor en masa, incluyendo las entradas o salidas de los almacenes afianzados (facilidades seguras que les permiten a las firmas almacenar licores sin incurrir en cantidades desastrosas de aranceles. Cualquier productor de alcohol debe tomar en cuenta tanto los bienes entrantes como salientes que tienen alcohol, y también res responsable de pagar los derechos de cualquier contenido de alcohol que se tenga. Mantener la exactitud absoluta en cuanto a estas existencias es muy importante, ya que se deben rastrear las compras, los movimientos durante el almacenaje y la producción, y las ventas de los bienes terminados.

La funcionalidad de el ejercicio y aduana TROPOS ha sido diseñada como una parte integral de los módulos de recursos, los productos y los procesos TROPOS, compras TROPOS y distribución y ventas TROPOS. Está diseñada específicamente para dar servicio a las necesidades de los negocios que producen bienes sujetos a derechos de aduana, asegurando que se cumplan los requisitos de auditoria y legislativos de C&E con el mínimo esfuerzo requerido. Para ello, las tablas de aduanas efectivas de fechas se pueden definir por medio del código de mercancía, grupo nación o nación y (de forma opcional) número cuota, detallando las últimas tasas de volumen y gradación. Asimismo, las tabas de ejercicio efectivas de fechas están definidas por el código de impuestos, mientras que la naturaleza de pago de derechos de todos los materiales primos, materiales intermediarios, y los productos terminados también se pueden definir, con TROPOS calculando automáticamente los derechos que se deben pagar con base en el estatus de los materiales suministrados y el estatus del cliente. Todos los movimientos de alcohol y aceites hidrocarbonados se rastrean, tomando en cuenta los factores de corrección de temperatura, para asegurar que todas las actividades se puedan totalizar y amplios reportes de análisis están disponibles para mostrar los movimientos, los análisis de de derechos de aduana, y un análisis de derechos libres. TROPOS produce automáticamente reportes mensuales del rendimiento de ejercicio, mientras que (en conjunto con el módulo de documentación de exportación de TROPOS) también produce la documentación de exportación necesaria para la venta y el movimiento de los bienes que tienen que pagar derechos.

El producto calcula los derechos de aduana y del ejercicio pagables, y genera destinos en los sistemas del libro mayor para mantener la visibilidad de la responsabilidad de los derechos. En cuanto a la industria del whisky, produce los documentos de ejercicio necesarios, incluyendo el rendimiento del almacén W1 y las garantías de despacho W8. El módulo incluye tablas integradas de corrección térmica electrónica de alcohol, y almacena datos de calibración del impuesto sobre el valor añadido (VAT) en línea, por lo tanto les ayuda a los productores de whisky a reducir la cantidad de tiempo gastado en las negociaciones con HM C&E (y en la presentación de documentos con la misma).

Conclusión

Aunque puede ser imposible predecir exactamente la demanda del cliente en el caso de un ciclo de vida del producto de veinte años o más, que ciertamente no signifique que todo el proceso se reduzca a la alquimia. De hecho, mientras más perfeccionado sea el proceso, mejor estarán las compañías para ajustarse a los aumentos y las caídas de la demanda. Por lo tanto, las compañías más exitosas no necesariamente se suscribirán a la teoría de Lord Dunsany de que “la lógica, como el whisky, pierde su efecto benéfico cuando se toma en grandes cantidades”. En lugar de eso, deberían ser campeones de W.C. Fields, una propuesta temprana de la filosofía esbelta: “siempre lleve consigo un jarro de whisky en caso de que lo muerda una serpiente; más aún siempre lleve una pequeña serpiente”.