Retos de la gestión del ciclo de vida del producto: Desde la evaluación de la solución hasta su inicio

Introducción

En la primera parte de esta serie, exploramos algunas de las dificultades inherentes en seleccionar un sistema de gestión del ciclo de vida del producto (PLM), incluyendo la resistencia psicológica para el cambio, al igual que las formas de manejar y preparar el cambio. Una de las armas más sólidas en el arsenal de la gestión de cambio resultó ser el documento de sistema PLM, que describe la visión de la compañía para el sistema PLM. Ahora veremos las especificaciones de la implementación, incluyendo la gestión de la implementación, priorizar de las necesidades de adaptación y el arranque del nuevo sistema.

Segunda parte de la serie Una revisión general de los retos de implementación de la gestión del ciclo de vida del producto.

Gestión de implementación

Una vez que se selecciona el vendedor, la compañía debería considerar cómo manejar toda la implementación. A continuación se proporciona una idea de cómo manejarlo.

i) Alcance del trabajo y establecimiento de un comité directivo
Firmar un documento de alcance del trabajo (SOW) con el vendedor que describe todos los aspectos que se van a cubrir durante la implementación del sistema PLM. Proporcionar el documento del sistema PLM y toda la información necesaria para el vendedor. Involucrar a los miembros de la organización en la preparación del documento SOW. Definir el alcance con entendimiento mutuo.

Establecer un comité directivo con consultores de la compañía vendedora y miembros de la organización (al igual que con accionistas del nuevo sistema PLM). Formular la estrategia para la implementación y trazar un plan. El documento SOW necesita indicar claramente los hitos que significan algunos logros importantes, y que también serán puertas de pago (es decir que los pagos al vendedor estarán ligados con estos hitos). El comité directivo debería reunirse de forma regular para resolver cualquier problema y sus decisiones deben ser definitivas.

ii) Infraestructura e instalaciones
Una vez que se prepara el SOW se inicia la implementación. El comité directivo tiene un cierto grupo de personas que guiarán a varios equipos que desempeñarán ciertas responsabilidades. Las distintas funcionalidades son el grupo de infraestructura, el grupo de implementación y el grupo de calidad.

El grupo de infraestructura se formará con varias secciones de la empresa para obtener la infraestructura requerida (como la máquina servidor, la máquina cliente, y los servidores archivos) y para identificar y obtener los recursos que puedan trabajar en la implementación de forma interna. Si es necesario, se iniciará el reclutamiento con el departamento de recursos humanos (HR) responsable y se formarán varios equipos.

El grupo de implementación será guiado por directores técnicos y funcionales que conducirán la implementación al arreglar el entrenamiento necesario para los recursos identificados y para el grupo de infraestructura. También creará un plan de proyecto para la implementación.

El grupo de calidad contendrá una cabeza con mucha experiencia en la calidad, con un equipo que asegura la calidad del software de los nuevos sistemas. Ayudarán al desarrollo a través de hacer pruebas a tiempo y al implementar los procedimientos aceptados por la industria para entregar sistemas de calidad.

Correlación de procesos actuales con las características del software

Una vez que se instala el nuevo sistema, el siguiente paso es llevar a cabo un análisis de intervalos y preparar un documento de correlación.

i) Preparación del análisis de intervalos y de la correlación
Cualquier software tendrá buenas características. Después de todo eso es lo que impresionó en primer lugar y llevo a la decisión de comprarlo. Pero tenga en cuenta que es imposible obtener todo listo para utilizarse. Debe haber un riguroso estudio para entender el nuevo sistema, sus beneficios, y el procedimiento de implementación.

Debido a que un documento de sistema PLM ya está disponible, existe una clara descripción de lo que se espera del nuevo sistema y de cuál es proceso actual. Correlacionar las soluciones disponibles en el nuevo sistema con los requisitos. Debe haber una correlación contra cada característica, y se debe declarar explícitamente cuando una característica no esté disponible. Si una característica está disponible a través de un proceso diferente, esto también se tiene que explicar. Esto provocará preguntas de si este proceso diferente es una de las mejores prácticas en la industria, y también de los beneficios organizacionales que seguirán este proceso.

Sin embargo, si un requisito es tan importante para la organización que no se puede ignorar, se debería explicar por qué el acuerdo es viable, y si es posible el esfuerzo necesario para implementarlo.

Identificación de adaptaciones y asignación de prioridades

Una vez que se prepara el documento de correlación, se prepara el camino para identificar qué características no están disponibles en el sistema, y también ilustrará el nivel de complejidad involucrado en cubrir estos requisitos. Este documento de correlación se presentará al comité directivo. Este comité discutirá y llegará a la lista de adaptaciones, por orden de prioridad.

i) Identificación de adaptaciones
El comité directivo validará el documento de correlación a través del ingreso de los equipos respectivos. Estos equipos deben explicar la necesidad de los requisitos si no están disponibles, y la posibilidad de cambiar cualquier proceso del diseño proporcionado en el nuevo sistema PLM, para evitar la adaptación. Siempre es bueno evitar adaptar demasiado los nuevos sistemas ya que esto conlleva a seudo defectos, y a la reducción de la cohesión del sistema. También pueden haber problemas relacionados cuando se hace una actualización, o si el vendedor lanza nuevas versiones con características mejoradas. Por lo tanto, sólo las características más requeridas que faltan en el nuevo sistema PLM se identificarán para la adaptación.

ii) Asignación de prioridades
La evaluación cuidadosa limitará la adaptación. Sin embargo, antes de tomar una decisión acerca de adaptar la solución por alguna característica, se necesita evaluar su importancia. Algunas características, aunque son importantes, pueden no requerirse de forma inmediata. Una empresa debe identificar los requisitos inmediatos que pueden frenar la implementación de un nuevo sistema PLM. Dichos requisitos que son menos importantes se pueden implementar en una etapa posterior. Siempre es mejor darle un rango a estas adaptaciones, y asignar una fecha límite para la implementación para cada uno de estos temas.

Entrenamiento técnico acerca del software PLM

Una vez que está el proceso de implementación del nuevo sistema de software, siempre es mejor obtener un entrenamiento técnico para los recursos dentro de la organización, para evitar una sobre dependencia en el vendedor. Por lo general, esto será parte del acuerdo de compra. Esto mejorará la capacidad de la organización para resolver varios problemas pequeños que puedan surgir después de la implementación.

i) selección del equipo
La selección del equipo es un primer paso muy importante. Uno necesita ver qué tipo de software central utiliza el vendedor en el sistema PLM (como Java, .Net, C++, etc.). Se deben seleccionar los recursos organizacionales con experiencia en dicha tecnología. Esto asegurará que el aprendizaje suceda más rápido. Una vez que comenzaron a aprender acerca del nuevo sistema, necesitan tener cierta exposición práctica, y deben involucrarse en las adaptaciones identificadas.

ii) Programación del entrenamiento
Siempre es bueno planear las cosas con tiempo. Una vez que se identifique el equipo, se debe obtener el conocimiento de cada miembro seleccionado, y luego liberar a los entrenadores de todas las otras tareas para poder minimizar las distracciones.

Desarrollo basado en hitos

En cuanto al SOW, el desarrollo se debe basar en hitos. Al final de cada logro de hitos, se tiene que presentar un reporte de resumen para dar información acerca de los problemas clave que puedan surgir, junto con las soluciones a los mismos. También debe identificar los riesgos potenciales que pueden dificultar la implementación, para que se pueda preparar un plan de atenuación. Esto le proporcionará al comité directivo el tiempo suficiente para encontrar formas de mitigar el riesgo. Al final de cada hito, se necesita obtener la retroalimentación de todos los recursos relacionados a dicho hito, y se tienen que llevar a cabo análisis acerca de los resultados esperados y el grado en el que son satisfactorios. Si algún hito no ha alcanzado los resultados que se esperaban, no se debe “cerrar” hasta que se tomen las medidas necesarias para asegurar que el resultado de cada implementación de hito es satisfactoria.

Implementación final

Una vez que se alcanzan los hitos, el sistema está completamente desarrollado. Las siguientes fases se tendrán que seguir para obtener la implementación completa.

i) Prueba y adherencia a la cualidad
La fase de calidad consiste de una prueba minuciosa del sistema, de pruebas de aceptación y de pruebas enfáticas. Debido a que los sistemas PLM están basados en la Web y los utilizan múltiples clientes, se pueden seguir las guías disponibles en el artículo Guidelines for Performance Testing of Multi-client Systems (documento word) Estas guías explican cómo asegurar que el desempeño de nuevos sistemas sea satisfactorio, y permita el despliegue final para seguir sin ningún problema mayor.

ii) Entrenamiento del usuario
Una vez que se encuentra que el sistema cubre los estándares de calidad, entonces se puede decir que el nuevo sistema PLM está listo para reemplazar al viejo sistema. En esta etapa es cuando se debe entrenar a los usuarios. Algunos datos reales para cualquier producto se pueden utilizar para el entrenamiento acerca del sistema del software PLM final. Debido a que los sistemas PLM guían todos los procesos del desarrollo del producto, desde el diseño hasta su puesta en el mercado, esta clase de datos serán útiles para entrenar a varios usuarios en distintos departamentos. El proceso de entrenamiento debe incluir herramientas audio visuales y cada usuario necesita enfocarse y entrenarse de forma sistemática y adecuada.

Al final de cada día, debe haber una sesión de preguntas y respuestas, donde se motive a todos los usuarios para hacer cualquier pregunta de lo que no entiendan. Necesitan que se les permita crear datos por sí solos, y trabajar en varios módulos que están relacionados a su trabajo. Es mejor enmarcar algún tipo de pruebas que identificarán el nivel del entendimiento del usuario a cerca del nuevo sistema. Esto elevará el nivel de confianza de los usuarios.

iii) migración del legado de datos
Una vez que se han entrenado a los usuarios, la siguiente etapa es transferir el legado de datos del viejo sistema al nuevo. Tiene que haber un "periodo de no mejoría" para el viejo sistema ( un periodo de no mejoría es el tiempo durante el cual se permite la creación de datos o la modificación de datos). La migración de datos debe utilizar técnicas como la programación y la simulación para facilitar la migración de datos suave y rápida.

Una vez que está completa la migración de datos, el nuevo sistema está listo para el lanzamiento.

iv) Inicio
Cuando todos los datos están disponibles en el nuevo sistema PLM y los usuarios están bien entrenados, se puede anunciar el retiro del viejo sistema, por lo tanto la apertura del nuevo sistema PLM.

En un inicio, puede haber entradas o transacciones erróneas y deberá haber cierto tipo de ayuda disponible para llevar a cabo las transacciones. Los procesos críticos necesitan observar cuidadosamente para ver que las entradas erróneas no provocan ningún daño importante.

Los usuarios que se están desempeñando bien con el nuevo sistema necesitan ser recompensados. El beneficio más importante del nuevo sistema PLM necesita publicarse en la Intranet o en un boletín para poder elevar la moral y motivar al staff a utilizar el sistema PLM.

Conclusión

En esta serie se han identificado varios retos que pueden surgir durante la implementación PLM, y se intentó proporcionar posibles formas de superar estos retos. Se discutió cómo motivar a los empleados con respecto al nuevo sistema PLM, cómo seleccionar el software PLM al realizar un documento de sistema PLM, cómo utilizar las reuniones del equipo, las sesiones de lluvia de ideas, y similares, y cómo utilizar las tarjetas de puntuación para cada vendedor. Una vez que se selecciona el vendedor, se pueden manejar la infraestructura y otros procedimientos iniciales. Hemos discutido la preparación de un SOW, que declara los hitos para el pago y proporciona una estrategia de implementación.

Durante la fase de implementación, discutimos varios problemas acerca de cómo correlacionar los procesos existentes para las características del software PLM y cómo llegar a una lista de adaptaciones y su prioridad. Luego se habló acerca de cómo se puede seleccionar un equipo, y la importancia de recursos de entrenamiento en el nuevo software PLM. Además de esto, hablamos acerca de los datos que se pueden migrar del legado de sistemas al nuevo sistema PLM.

Creemos que esto ayudará a los directores técnicos de la información (CIOs), a los ingenieros de diseño, fabricación y producción y todos aquellos que juegan un papel importante en la implementación de un sistema.

En el futuro, las compañías estarán forzadas a lanzar productos prácticamente a diario, debido a la fuerte competencia mundial, y aumentará el significado de la implementación de PLM junto con la demanda. La implementación PLM necesitará ser más rigurosa y las metodologías como el desarrollo rápido de aplicaciones (RAD) y la programación extrema (XP) pueden seguirse para logarlo.

Con esto concluye la serie Una revisión general de los retos de implementación de la gestión del ciclo de vida del producto.

Acerca de los autores

Sukumar Subahan Tondaladinne es un consultor de implementación de PLM y un investigador. Ha trabajado con General Electric (GE) por más de dos años y estuvo involucrado en la implementación de un sistema PLM para GE Industries Systems en Japón. Ahora trabaja de forma cercana con MatrixOne Inc., y está involucrado en desarrollar las versiones 10, 10.5 y 10.6 de su software PLM. En su carrera ha estado involucrado en la implementación de sistemas PLM con tales compañías Hindús, como ELGI, una compañía manufacturera, Eicher Motors, una compañía automotriz y Tejas Networks, en la industria de alta tecnología. Recientemente, formó parte del equipo que implementó un sistema PLM para Barilla, una compañía de pastas en Parma (Italia), y actualmente está involucrado en la implementación de Case New Holland (EUA). Tienes más de seis años de experiencia con sistemas PLM como Team Center, WindChill, y MatrixOne. Estuvo involucrado en la integración de BAAN 4.C y el escritorio mecánico con el sistema PLM de MatrixOne. Se le puede localizar en el correo electrónico Subahan.t@gmail.com.

Dr. Shobhalatha Gurram es un profesor asociado en el Departamento de Matemáticas de la universidad de Sri Krishnadevaraya (India). Terminó su maestría en Matemáticas en la Universidad de S.V. (India). Hizo su doctorado en la aplicación de estructuras algebraicas para problemas óptimos. Está muy involucrada en el trabajo de investigación constante acerca de construir marcos de trabajo modernos y generalizados para integrar cualquier sistema SCM, ERP o CAD con sistemas PLM modernos, una iniciativa del departamento de Ciencia de computación de la universidad de Krishnadevaraya. Está involucrada en encuadrar modelos de análisis simulados y matemáticos de los marcos de trabajo. Su interés de búsqueda son los algoritmos más cortos del camino y PLM. Ofrece servicios de consultoría para las organizaciones que analizan áreas de riesgo, y les ayuda a preparar los planes de mitigación en la implementación. Se le puede localizar en el correo electrónico shobamath@rediffmail.com.

Dr. Satyanarayana Bachala es un profesor asociado y cabeza del departamento de ciencias computacionales de la universidad de Sri Krishnadevaraya. Obtuvo su MCA en la universidad de Madurai Kamaraj (India). Ha realizado su doctorado en el análisis de los algoritmos para los servidores de red de fibra óptica de la universidad de Sri Krishnadevaraya (India). Es coordinador del trabajo de investigación actual acerca de construir marcos de trabajo modernos y generalizados para integrar cualquier sistema SCM, ERP o CAD con sistemas PLM modernos, en la universidad de Sri Krishnadevaraya, y ha publicado cuatro artículos en varios periódicos internacionales e Hindús. Sus intereses de investigación incluyen las técnicas de ingeniería del software y PLM. Trabaja de manera muy cercana con la industria en la construcción de la integración entre varios sistemas, y ha estado involucrado en construir tales sistemas con las compañías de alta tecnología en India. Se le puede localizar en el correo electrónico bachalasatya@rediffmail.com.