Sistemas ERP o de contabilidad orientados a los proyectos o sistemas genéricos orientados al libro mayor

Empresas orientadas a los proyectos

Cuando los grandes vendedores de ERP que ofrecen software empresarial general abordan las necesidades únicas del negocio de empresas orientadas a los proyectos, se crea una necesidad de personalización que garantice su funcionamiento. Por otro lado, cuando las empresas orientadas a los proyectos recurren a soluciones pequeñas de fábrica para la gestión de los proyectos, en poco tiempo se dan cuenta de que la empresa ha superado las capacidades de dichas soluciones. Estas empresas están buscando sistemas de soporte para el administrador del proyecto, que es responsable de compartir y dar seguimiento a los ingresos, los gastos y la rentabilidad de un proyecto. La mayor parte de los sistemas de negocios que abarcan toda la empresa están diseñados para efectos generales y no se prestan a muchas modificaciones, no abordan muchas de las necesidades únicas de los negocios que se dedican a ofrecer productos y servicios de acuerdo a los contratos y los compromisos específicos de cada proyecto.

Las empresas que se orientan a los proyectos tienen muchos requisitos contables y del negocio específicos para cada proyecto, incluyendo la necesidad de dar seguimiento a los costos y a la rentabilidad de acuerdo a cada proyecto para proporcionar a los gerentes y los clientes la información precisa del proyecto y para entregar facturas y notas precisas y detalladas. Sin embargo, los sistemas contables genéricos que se orientan al libro mayor no se diseñaron pensando en las etapas del proyecto, los detalles del trabajo o la captura detallada del tiempo. Por ello únicamente pueden dar informes acerca de las cantidades gastadas o cobradas, sin poder explicar por qué un proyecto está perdiendo o ganando dinero.

En realidad son pocos los productos que soportan los procesos por proyecto siguientes: asignación de costos al trabajo, gestión del subcontratista, reportes financieros, gestión de la fuerza laboral, procesamiento del tiempo y los gastos, obtención de negocios nuevos, compra de bienes y servicios, gestión del proyecto y construcción al pedido. Si estos procesos de alto nivel parecen demasiado ordinarios, un nivel más profundo puede ser capaz de revelar su verdadera complejidad y la atención a detalles como tiempo de los empleados, tasas de facturación, presupuestos, cobranzas o propuestas del proyecto, que soportan únicamente algunos vendedores.

Por ejemplo, el proceso de asignación de costos al trabajo puede dividirse en los pasos siguientes: preparación de la estructura detallada del trabajo (WBS), pagos a proveedores, pagos a empleados, acumulación de órdenes de compra, asignación de costos indirectos, cálculo del tiempo estimado para completar el proyecto, cálculo de los límites de los contratos, cómputo de los ingresos, facturación a los clientes y reportes acerca del estado del proyecto. El ciclo de procesamiento del tiempo y los gastos debería constar de los pasos siguientes: creación del proyecto, creación de la fuerza laboral del proyecto, introducción de hojas de tiempo por proyecto, introducción de los ajustes de mano de obra, introducción de gastos de viaje, aplicación de las reglas del negocio del proyecto, aprobación de tiempo y gastos, pago de gastos y nómina, facturación de gastos y nómina, reconocimiento de los ingresos y reportes acerca del estado del proyecto (PSR, que se usan para los reportes acerca de los periodos en el nivel del proyecto, la tarea o la etapa y que pueden considerarse como el estado financiero del proyecto).

El proceso de gestión del proyecto comprendería los pasos siguientes: creación del plan de oportunidades, definición del alcance detallado de los servicios, creación del plan del proyecto con la estructura detallada del trabajo (WBS), definición de programas para las tareas, búsqueda y adición de recursos al plan, definición del presupuesto en el nivel de los recursos, adición de consultores y gastos al plan del proyecto, adición de costos directos para el plan, definición del rendimiento de la ganancia, ahorro del presupuesto de base, supervisión de los costos de tiempo y gastos, supervisión del programa de ganancias e ingresos proyectados, entrega de los resultados del proyecto y cierre del proyecto. Un proceso de construcción al pedido implicaría funcionalidades de gestión de los materiales ERP hasta el soporte para los pasos siguientes: demanda del cliente, nomenclaturas o rutas, avisos de cambio de ingeniería (ECN), planificación de los requisitos de material (MRP), planificación de la capacidad, requisiciones u órdenes de compra, recepción y aseguramiento de la calidad, surtido de inventario, salida de órdenes de fabricación, subensamble final y bienes terminados, entrega a los clientes, facturación, reconocimiento de los ingresos y PSR.

Tratar con contratos gubernamentales

Además, muchas empresas que se orientan a los proyectos proporcionan productos y servicios de acuerdo a contratos gubernamentales y la contabilidad de los proyectos para dichas empresas con frecuencia requiere el uso de metodologías sofisticadas para asignar y computar los costos y los ingresos de los proyectos. Existen muchos tipos distintos de contratos que utilizan los gobiernos y dentro de ellos existen muchas variaciones. Así, cada variación controlará su propio tipo de facturaciones, reconocimiento de los ingresos y requisitos para enviar reportes al cliente gubernamental. Debido a los aumentos esperados en el gasto para defensa y seguridad nacional, se espera que aumenten el gasto y la actividad del gobierno federal de los Estados Unidos en los próximos años (consulte Fed Gives ERP A Shot In The Arm).

El gobierno de los Estados Unidos exige que sus contratistas cobren y asignen sus costos de formas específicas. Por ejemplo, de acuerdo a las reglas de la Defense Contract Audit Agency (DCAA), los costos de mano de obra deben registrarse diariamente. Asimismo, exige que un contratista lleve un registro de varios contratos al mismo tiempo, cumpliendo con las reglas que existen para distintos tipos de contratos y manteniendo una coherencia en la contabilidad de varios costos indirectos. De acuerdo a la base de datos de servicios de sourcing de Pro-NET para administración de pequeñas empresas, existen miles de empresas pequeñas y minoritarias que realizan negocios con el gobierno federal. Es probable que muchas de ellas experimenten una demanda mayor por sus servicios y que crezcan rápidamente durante los próximos años, gracias al énfasis que se está dando a las mejoras en seguridad nacional y a la expansión de las operaciones antiterroristas en el mundo.

Expansión del mercado

Además, los sistemas de software de aplicaciones empresariales de servicios se están expandiendo debido a varias tendencias económicas. Las empresas de servicios normalmente han usado la contabilidad de proyectos más que las empresas de fabricación debido a la necesidad de personalización de los servicios para cada cliente y de asignación correcta de los ingresos y los costos relacionados. Por lo tanto, a medida que se da el cambio de una economía basada en la fabricación a una basada en los servicios, se expande el mercado para empresas que se orientan a los proyectos. Asimismo, la tendencia hacia el outsourcing y el creciente rango de actividades amplía el mercado para las empresas que se orientan a los proyectos, ya que tanto los clientes como los vendedores deben dar seguimiento a los costos relacionados con sus proyectos.

Finalmente, muchas empresas que tienen actividades importantes de desarrollo interno pueden gozar de las ventajas que implica el uso de sistemas de contabilidad por proyecto para supervisar de cerca el progreso y los costos. Del mismo modo, aunque de alguna forma a la inversa, las empresas más progresistas hasta pueden tratar de impulsar sus gastos de mercadotecnia, publicidad y relaciones públicas para obtener más contratos para proyectos durante la contracción del mercado, donde una capacidad de automatización de las propuestas, por ejemplo, puede resultar muy útil. Aunque las aplicaciones de software de gestión de proyectos y de planificación de recursos son capaces de dar resultados respetando el presupuesto, a largo plazo estas empresas tienen que ganar nuevos proyectos o clientes, y ello implica gestión de las relaciones con los clientes (CRM) antes de la venta, gestión de la mercadotecnia y las propuestas y elementos posventa como gestión de viajes y gastos.

Con el aumento en el número y el tipo de empresas orientadas a los proyectos y de servicios profesionales, estos negocios exigen herramientas cada vez más sofisticadas para abordar sus necesidades esenciales de información y contabilidad, incluyendo la contabilidad de los proyectos, la cobranza de tiempo de los empleados, los presupuestos para los proyectos, los reportes acerca de los proyectos, CRM, la automatización de la fuerza de ventas (SFA) y la generación de propuestas. Al mismo tiempo, estas empresas reconocen que debido a que la mayor parte de los aspectos de sus negocios giran en torno a las relaciones de los proyectos de sus clientes, pueden obtener eficiencias en varias funciones de contabilidad de los proyectos y funciones principales de oficina de gestión del negocio. Estas funciones del negocio y de contabilidad como libro mayor, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, gestión de materiales y recursos humanos, reciben soporte mediante el uso de aplicaciones de software diseñadas para abordar las necesidades especiales de las empresas que se orientan a los proyectos. Al igual que otros negocios, las empresas orientadas a los proyectos y de servicios profesionales también exigen soluciones que les permitan combinar sus aplicaciones de software del negocio en un solo sistema integrado que abarque toda la empresa.

El tiempo resulta esencial para cualquier negocio que facture sus servicios en lugar de vender un producto físico, pero el concepto puede ser complicado para las empresas de diseño o construcción que requieran facturar con varias tasas, dependiendo, por ejemplo, de la fase del proyecto, la tarea, el tipo de cliente o la cláusula de aumento. Al mismo tiempo, la industria se encuentra fragmentada en legiones de contratistas especializados, además de tener una larga tradición de tecnofobia.

Recomendaciones a los usuarios

A pesar de que la propuesta de valor de los sistemas integrados de gestión del proyecto y de contabilidad o ERP no puede debatirse, las empresas deben identificar siempre los sacrificios que están dispuestos a hacer para lograr cierto nivel de integración. Es importante identificar la lista de artículos que deben integrarse entre estos sistemas, como contactos principales, subcontratos, órdenes de compra, presupuestos, órdenes de cambio, revisiones del presupuesto, costos, facturas y cheques de cuentas por pagar, mano de obra, detalles de facturación, pronósticos, etc. Asimismo, las empresas deben aclarar el significado de la integración que ofrecen los vendedores — ¿la solución integrada incluirá, por ejemplo, una base de datos centralizada? Del mismo modo, ¿la integración da lugar a la creación de movimientos nuevos y de transferencias de archivos en tiempo real o en grupo para sincronizar los cambios a los registros existentes?

Con frecuencia, la compra de una solución completamente integrada no es una opción para las empresas que ya cuentan con un sistema de contabilidad o de gestión de proyectos, que simplemente no quieren reemplazar. Así, los prospectos deben evaluar la flexibilidad que demuestran los vendedores competidores para integrar aplicaciones legadas y de terceros y para mantenerse al día con versiones nuevas o actualizaciones a ambas soluciones. Hay que cuestionar las interfaces incluidas con los productos de tercero que se usan comúnmente, como MS Project, MS Office, Corel Draw, Crystal Reports, etc., posiblemente durante las demostraciones de software.