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En principio la gestión de proyectos tenía que ver con la producción de artículos o planes exclusivos. Hoy en día, los gestores de proyectos están relacionando los continuos que haceres de la empresa con un proyecto específico para lograr ciertas metas definidas, o para usar la información de otros proyectos continuamente en el desarrollo de nuevos productos, o en la gestión del ciclo de vida de los mismos.
Este artículo habla de los beneficios que los fabricantes pueden obtener con sistemas de software empresarial centrados en proyectos, para adoptar una perspectiva administrativa por proyectos como herramienta de gestión en tiempos de recesión.
Este mar de cambios se refleja en la Association for Operations Management's (APICS's) y Project Management Institute's (PMI's), quienes revelan una convergencia entre la gestión de proyectos y de operaciones.
Los escritos de PMI posicionan los proyectos y las operaciones separadamente, y asumen que el equipo de gestión de proyectos trabajará en un proyecto específico y en un punto dado lo entregará al equipo de operaciones. Por otro lado, APICS y muchas empresas no establecen una gran diferencia entre ambas etapas. Cada vez más y más manufactureros quieren usar los proyectos para administrar familias de productos y poder ver como los costos asociados cambian con el tiempo. La gestión por proyectos es atractiva para estas compañías, ya que pueden separar y rastrear el uso de sus recursos al tiempo que sacan otros productos; así como hacer seguimiento a los costos y demanda de los productos los cuales cambian en el tiempo, o cuando se saca de circulación un producto al final de su ciclo de vida.
Pero los proyectos pueden ser definidos de varias formas para incluir no solo el ciclo de vida del producto, sino el de un cliente o un grupo de clientes. Considere el caso de una firma que produce equipo de ingeniería y por tradición a trabajado para original equipment manufacturers (OEM)1 en la industria de electrónica, pero que tiene además algunos clientes en el área de petro-gas. La administración por proyectos rastrea los recursos consumidos por grupo de clientes, donde se puede dar el caso que los ingresos generados por los clientes OEM decrezcan, mientras los clientes de petro-gas claman por más recursos. Por lo tanto, esta aproximación centrada en proyectos facilita el cambio de los recursos internos hacia los clientes de petro-gas.
Algunos elementos de la gestión por proyectos pueden sonar como viejos trucos para aquellas industrias centradas en proyectos como ingeniería bajo pedido, o fabricaron por pedido. Pero aquellos fabricantes que se caracterizan por una producción repetitiva, se pueden beneficiar de este modo de pensar y de los excelentes puntos de la gestión por proyectos.
Supongamos que esta usted en la industria de bebidas, y desea sacar al mercado una nueva bebida. Este proceso tiene costos financieros, de capacidad operacional, e incluso de ingresos por ventas que pueden canabalizarse entre otras áreas del negocio. Todos estos costos deben balancearse contra los ingresos esperados por la venta del nuevo producto. En la industria automotriz, el lanzamiento de un nuevo producto consume intensivamente recursos, y todos ellos desde el tiempo de uso del equipo, herramientas, pruebas, ingeniería, diseño, etc. pueden ser agrupados en un proyecto para el lanzamiento del producto. Este proyecto de lanzamiento puede fácilmente incluir otro sobre el ciclo de vida del producto.
Muchos ejecutivos fuera del área de ingeniería o fabricación bajo pedido tienen una perspectiva estática, operando de la misma forma día a día, y muchas aplicaciones empresariales están diseñadas bajo el mismo supuesto. Por otro lado, la administración por proyectos supone que las operaciones diarias de una empresa pueden ser afectadas por circunstancias especiales como cambios y nuevas tendencias, tomando el pensamiento de la gestión de proyectos para manejar las operaciones.
Importante durante las vacas flacas
La gestión o administración por proyectos es particularmente aplicable durante los periodos lentos de la economía, ya que sin una visión apropiada, los cambios de ambiente empresarial pueden afectar la empresa de forma negativa. Esto se puede dar por la falta de visibilidad en cuanto a cuales son los productos que generan mayor rentabilidad, de forma que se puedan cambiar los planes a tiempo para disminuir el impacto negativo sobre la empresa. Entre tanto, las funcionalidades para proyectos dentro de una aplicación de gestión de los recursos empresariales ERP, puede ayudar a los empresarios a pasar los tiempos duros creando variaciones en proyectos por medio de correcciones en tiempo real, para mantener el presupuesto de los proyectos dentro del margen de rentabilidad.
Aún en las mejores épocas, muchos ejecutivos no saben si sus empresas son rentables o que productos generan ingresos y cuales generan perdidas. Si usted no puede separar costos e ingresos por proyectos, usando un proyecto para representar el ciclo de vida del producto, puede terminar poniendo más recursos en los productos que son menos rentables y menos en aquellos que realmente general ganancias. En tiempos de abundancia un ejecutivo se puede salir con la suya al no tener en cuenta estos aspectos, pero en tiempos de vacas flacas, esta forma poco óptima de administración puede ser devastadora.
Con un sistema ERP que permite la gestión por proyectos los ejecutivos pueden identificar los patrones de pérdidas o ganancias en épocas de vacas flacas para mover recursos, incluyendo personal, desde productos no rentables hacia aquellos que si lo son, generando el máximo de rentabilidad. Sin este tipo de información los ejecutivos tienden a tomar el camino fácil de despedir empleados, en lugar de reposicionarlos en proyectos que son rentables.
En ocasiones los ejecutivos reaccionarán sobre manera despidiendo el 20% de su mano de obra, para compensar un 3% decrecimiento del producto interno bruto (PIB). En tiempos de recesión, la gestión por proyectos tratará el periodo de recesión como una variación en el proyecto, en lugar de una catástrofe. Esto permitirá un análisis más pensado sobre el tipo de correctivos para mantenerse sobre el presupuesto.
Sin la posibilidad de administrar por proyectos, el supuesto de que la recesión es temporal no es fácil de aplicar y el análisis empresarial se hace más difícil. Mientras inicialmente el despido de empleados puede ayudar en la recesión, una vez esta pasa, se debe volver a emplear mano de obra que debe ser capacitada por algún tiempo para lograr el mismo nivel de productividad de los anteriores. Así mismo, la gestión por proyectos le permite determinar los costos durante la curva de aprendizaje de nuevos empleados contra mantener los viejos. Si usted logra conservar su mano de obra en tiempos malos, sus costos se mantendrán más estables durante la etapa de recuperación.
Tecnología de apoyo
El cambio hacia la gestión por proyectos es relativamente fácil con la tecnología apropiada. Como su nombre lo indica, la administración por proyectos difiere de la gestión de proyectos fundamentalmente en que usted esta tratando la demanda continua por sus productos y su habilidad para satisfacerla, como un proyecto permanente. Si usted tiene un sistema de planeación de los recursos para la manufactura (MRP, manufacturing resources planning) orientado hacia proyectos que se integra con un módulo de software de gestión de proyectos, los ejecutivos podrán entonces cambiar su administración hacia una administración por proyectos. Para aquellos fabricantes sin esta funcionalidad, la transición hacia esta técnica administrativa, será más difícil.
En el ambiente empresarial adecuado, la administración por proyectos es tan simple como presionar el botón derecho del ratón sobre la línea de orden de un cliente o elemento indicando al cual esta este asociado. O puede usted crear demandas futuras y adjuntarlas a un proyecto, o adjuntar tiempos de ingeniería o administrativos que de otra forma se considerarían como un costos indirectos o generales, para asociarlo luego con un proyecto especifico.
En el proceso de seleccionar una aplicación de gestión por proyectos, es importante asegurar que la aplicación esta lo suficientemente integrada para que los costos puedan fluir hasta llegar al departamento de finanzas, así mismo como a través de todo el proyecto para que usted pueda mantenerse al tanto del progreso.
Óptimamente, es preferible una aplicación empresarial unificada, en lugar de soluciones puntuales integradas, de manera que los ejecutivos puedan realizar los pronósticos, presupuestos, y mantener la visibilidad sobre áreas específicas de cualquier proyecto que pueda salirse de control.
Algunos desarrolladores de aplicaciones empresariales dicen tener gestión de proyectos integrados, pero en muchas ocasiones esta limitado a las funciones contables y no se integra con el resto de la aplicación. Por lo tanto, es importante buscar la posibilidad de conectar su proyecto al resto de la aplicación, incluyendo la manufactura. Esto significa que el ambiente centrado en proyectos incluye elementos como materia prima, MRP, planeación de la capacidad, materiales, y ordenes de compras. Esto le permite a los ejecutivos agrupar por proyecto y en tiempo real, todo sobre cada uno de ellos como, costos, programación, tiempo invertido, etc.
Fig. 1. Arriba, programacion general para la manufactura por proyectos; abajo, una vista de los costos del primero.
Estas funcionalidades integradas deben tener tres beneficios esenciales:
Rastreo de los costos iniciales: Tiene que ver con los costos específicos del proyecto desde la perspectiva de diseño, ingeniería, creación de documentos y otros costos relacionados con tiempo que normalmente se consideran indirectos.
Proyecto ERP completo: Asegure que las funcionalidades del proyecto están conectadas al motor de planeación de la aplicación; así, los elementos de la producción se mostraran en el plan del proyecto. De esta forma con un MRP orientado por completo hacia proyectos, se puede separar la materia prima que consume cada proyecto para poder hacer análisis. Esta información pasa luego al MRP estándar para desplazar los recursos y realizar la producción.
Plan estándar: Obviamente, el objetivo de implementar una gestión por proyectos es el de permitir una administración detallada y poder analizar partes del negocio como los proyectos de hecho. Pero aún dentro de estos proyectos, se debe permitir compartir parte de la información con otros proyectos. Los elementos estándares permiten tener materiales comunes a todos los proyectos y poder dividirlos equitativamente entre proyectos.
Fig.2. La producción de un proyecto de manufactura MRP.
Además de software
La gestión por proyectos, aunque simplificada por el software empresarial, lleva consigo implicaciones que van más allá de la infraestructura tecnológica, y afecta toda la empresa. Para realmente administrar por proyectos una empresa debe realizar ciertos cambios a su estructura organizacional.
Encuentre un buen gestor de proyectos: La gestión de proyectos y por proyectos no tiene diferencia en lo que se refiere al tipo de persona para mantener todo dentro del presupuesto y programa. Existe mucha literatura sobre las características de un buen gestor de proyectos, pero algunas claves incluyen su honestidad, la energía necesaria para lograr lo que un proyecto requiere. Deben tener la desenvoltura y confianza para defender lo correcto, y guiar a los demás por el camino indicado, además de vigilar el trabajo de otros para asegurar que se lleve a cabo a tiempo.
Forme grupos para proyectos: Muchas compañías están organizadas bajo una estructura departamental que con frecuencia es rígida y territorial. La gestión por proyectos requiere de recursos humanos de varios departamentos trabajando en cada proyecto. Desde la perspectiva de costos, es importante poder monitorear la cantidad de trabajo que cada proyecto demanda de cada recurso humano. Es además importante que la tecnología le permita a los administradores ver cuales de los empleados tienen demasiado trabajo, y tomar estos asuntos de capacidad seriamente.
Cree una organización ágil: Sobre todo, la administración por proyectos requiere una estructura organizacional más flexible y ágil, y ese cambio cultural puede ser más difícil para algunas compañas, que el cambio tecnológico. En lugar de usar estructuras departamentales, la organización se construye matrices que se pueden cambiar fácilmente. Los empleados hacen parte de un grupo hasta que se completa el proyecto o su contribución, y luego pasan al siguiente proyecto.
Ventajas
Las ventajas de la gestión por proyectos son atractivas bajo cualquier circunstancia y para casi toda industria. Pero en tiempos recesivos, los ejecutivos no se pueden permitir grandes gastos, deben evitar el desperdicio, y deben además ser recursivos para evitar la disminución de su fuerza de trabajo.
La administración por proyectos asume que los negocios son anecdóticos, y una desaceleración económica prueba este punto. La tecnología provee visibilidad sobre la naturaleza anecdótica de los negocios y facilita la aproximación centrada en proyectos, pero al fin y al cabo depende de la administración de la empresa aprovechar estas ventajas para crear una cultura empresarial lo suficientemente ágil para responder a los retos de hoy.
Sobre el autor
Bill Leedale es el responsable por la transferencia de conocimiento en Norte America para los productos para la manufactura de las aplicaciones de IFS. Tiene más de 20 años de experiencia en la arena de la manufactura desde el liderazgo de implementaciones a gran escala hasta la administración de reingeniería de procesos empresariales para compañías globales.
Leedale tiene una licenciatura en negocios y economía de la universidad Wittenberg en Springfield, Ohio y una maestría en administración de la universidad del estado de Ohio, Columbus, Ohio (US). El es el autor de un cuerpo de conocimiento de APICS y uno de sus contribuidores en las sesiones de trabajo sobre la empresa magra. Sus certificaciones incluyen producción y gestión de inventarios, y recursos de gestión integrados.
1 Manufactureros de equipo original