La implementación de un ERP no es un proyecto sencillo. Sin importar la marca que usted esté evaluando es importante que considere que, como organización, necesita tener en cuenta cuatro elementos básicos para que la implantación sea exitosa.
- Cultura organizacional
- Resistencia al cambio
- Administración del proyecto
- Flexibilidad para adaptarse a su negocio
Cultura organizacional
Un ERP está basado en procesos. Por ello es muy importante que haga un análisis de su compañía en ese sentido. ¿Tienen un organigrama definido que es respetado?
¿Cuentan con procesos documentados para la mayoría de las actividades?
¿Su gente está acostumbrada a llevar a cabo esos procesos de la forma en la que éstos lo determinan?
Esta parte es sumamente importante; muchas veces nos hemos encontrado con empresas que no tenían procesos definidos o bien, que los tienen pero no los llevan a cabo al “pie de la letra”, lo que genera muchísimos cambios en el desarrollo del proyecto de implementación. Esto se debe a que, al mismo tiempo que se implementa, el proveedor hace una reingeniería de procesos, ya que si éstos no se tienen no pueden integrarse al sistema.
Conozco el caso de una empresa en dónde, de acuerdo al organigrama y el flujo de procesos, las compras son solicitadas al sujeto “A” para ser autorizadas por el sujeto “B”, que en el organigrama es el jefe de esa área; en la realidad lo que hacían en esa empresa era “saltarse” al sujeto “B” y pasárselas al dueño del negocio para su autorización de forma directa.
Cuando llega el ERP el dueño del negocio quiere dedicarse a analizar la información, a ver sus resultados y no a involucrarse en ese y muchos otros procesos, pero su equipo no tiene esa cultura organizacional, así que no estaban muy dispuestos a cambiar.
En algunos casos, como las empresas no cuentan con procesos se quedan con los procesos que el ERP tiene por defecto y eso no siempre es lo mejor. Si bien, nosotros como empresa de ERP tenemos conocimiento de las mejores prácticas en varios negocios, es importante que los evalúe y adopte o modifique en beneficio de su negocio.
Resistencia al cambio
El 65% de los CEO responden que “La resistencia al cambio es el mayor obstáculo en los rediseños organizacionales”. Gartner
Es un hecho que el Capital Humano es un factor sumamente importante para la realización y aceptación de cualquier cambio organizacional, alrededor del 60% de los proyectos de implementación de un ERP fracasan por la resistencia al cambio que manifiestan los empleados de todos los niveles.
El cambio es un proceso, no un evento. Así que requiere que la compañía comprenda que en gran medida su responsabilidad es motivar, comunicar y contar con un plan de administración del cambio que haga que toda la organización se comprometa con el proyecto en beneficio de la misma.
Hay muchas razones para la resistencia:
- Falta de conocimientos o capacidad
- Falta de apoyo gerencial
- Falta de entendimiento o creencia en el cambio
- Falta de comunicación
- Miedo a ser despedidos, etc.
La Administración del Cambio es un proceso dinámico y continúo de cambios planeados a partir de diagnósticos realistas, que se usan para crear estrategias, métodos e instrumentos que se orientan a optimizar la interacción entre personas y grupos; buscando un constante crecimiento en el comportamiento de las personas.
Así que usted debe preocuparse porque su vendedor de Software lo apoye en este sentido.
En Intelisis, por ejemplo, el programa de Administración del cambio inicia con un curso que se imparte a los nuevos clientes; ahí se les explica y apoya para la realización del plan de Administración del Cambio y se asignan roles y responsabilidades; adicionalmente a que el equipo de Consultoría hace los esfuerzos necesarios para que exista una adecuada Administración del Cambio desde su papel como proveedor. Pero este esfuerzo tiene que ser en conjunto para que sea exitoso.
Administración del proyecto
Es necesario que por parte de su compañía se elija a un Gerente de Proyecto para que le dedique el tiempo y recursos necesarios a la implementación. Por parte de su proveedor deberá contar con un PMP (Project Management Professional) para llevar a buen término el proyecto.
Un PMP es un profesional especializado en la administración de proyectos, capaz de llevar con éxito un proyecto de cualquier naturaleza y tamaño; desde la implantación de un ERP hasta la creación de una planta nuclear.
El PMP analiza el impacto, la asignación de recursos, los posibles riesgos del proyecto y las posibles soluciones a éstos, se responsabiliza de la correcta ejecución (Inicio, Planeación, Ejecución, Monitoreo, control, y cierre) para asegurar el éxito de su proyecto.
Adicionalmente, su compañía debe definir a un Comité de proyecto que sea el responsable de medir los avances, revisar y aceptar los entregables así como de evaluar y autorizar los cambios sugeridos en el proceso de implementación. A muchas empresas este último paso les cuesta mucho trabajo, ya que no tienen un comité de cambios que regule todas las peticiones de los usuarios y eso provoca que se pidan cambios innecesarios o de impacto relativamente bajo para la operación, pero que representan un costo en tiempo y/o dinero para el proyecto.
En Intelisis contamos con un equipo de 80 Consultores con los conocimientos de PMP, que nos dan la seguridad de que todos los proyectos que iniciamos se lleven a cabo dentro de lo planeado, cuidando los tiempos y recursos.
Flexibilidad para adaptarse a su negocio
Es importante que su organización se de el tiempo para llevar con éxito la curva de aprendizaje que todo cambio, proceso y tecnología requiere. Invierta en capacitación sobre el ERP para su gente de sistemas, incorpore todas las prácticas del ERP con tiempo y dedicación; se dará cuenta que una vez que ya están aprendidas y maduras algunas áreas o procesos, será necesario que su ERP crezca con usted, pero sobre una base sólida.
Así que necesita tener un equipo de gente que conozca el lenguaje de programación que le permita a su compañía crecer de forma constante, con sencillez y transparencia.
En Intelisis el lenguaje de programación es muy sencillo, cuenta con wizards que hacen que la labor de programación sea simplificada y le brindan la oportunidad de generar todos los cambios que usted requiera.
Un ERP debe ser una inversión que lo acompañe durante toda la vida, elija una solución que le de la libertad y confianza tanto tecnológica como corporativa, que le de la seguridad de que puede crear nuevos módulos, procesos, reportes, cubos, etc. Sin que esto implique un nuevo y dramático cambio.
Sobre el autor
Nadia Huerta cuenta con nueve años de experiencia en estrategias de marketing colaborando con empresas como ASPEL, SOFTLAND, WAL-MART y actualmente en INTELISIS dónde está a cargo del programa de lealtad para clientes. Para contactarla se le puede escribir a e -mail: nhuerta@intelisis.com