Un enfoque en BI controlado por la demanda

El enfoque en BI controlado por la demanda

Vanguard Solutions Group, Inc. (www.vanguardsolutions.com) es un proveedor de business intelligence (BI) de Chicago, IL, que aparentemente logró éxitos importantes en 2004. El concepto esencial detrás de su solución es que BI debe estar controlado por la demanda, es decir, que las necesidades del negocio del usuario determinan la solución técnica, y no al contrario. En otras palabras, BI debe no sólo dejar que los usuarios del negocio controlen el proceso, sino deshacerse de los problemas de relevancia del contenido y complejidad del software. Con frecuencia, los proyectos de BI controlados por la tecnología de la información (TI) no proporcionan lo que el usuario requiere, sin embargo, Vanguard ha logrado comprender que el ciclo de desarrollo de BI es inherentemente repetitivo y abierto y que por lo tanto, el encargado de la toma de decisiones del negocio debe “apropiarse” del proyecto. Así, la solución del vendedor trata el problema de la relevancia del contenido, haciendo que la arquitectura de datos subyacente sea transparente para los usuarios que tienen acceso a la información desde diferentes sistemas, plataformas o ubicaciones, y puedan visualizarla en una interfaz de usuario funcional.

Para ello, Unified Information Model (UIM) de Vanguard garantiza que se aplican las reglas adecuadas del negocio y que la información aparece en un contexto coherente e integrado (el ambiente del usuario permite que los usuarios del negocio identifiquen y busquen exactamente la información que requieren) y proporciona herramientas de análisis de fácil uso. El valor de la información aumenta drásticamente cuando los encargados de la toma de decisiones controlan el proceso, ya que tienen control preciso sobre el proceso de análisis y creación de reportes. En el contexto de los despliegues reales de los clientes, el enfoque de Vanguard hace énfasis en una clara división de responsabilidades. Es decir que la gente de negocios, desde los encargados de la toma de decisiones tácticas hasta los altos ejecutivos estratégicos, son los usuarios clave de la solución, además de ser los responsables de crear y usar la información, los reportes y los analíticos que proporciona Vanguard. Por lo tanto, los líderes clave de una implementación típica de Vanguard son los vicepresidentes de ventas, finanzas, operaciones, compras y otras funciones esenciales del negocio.

Segunda parte de la serie ¿Soluciones de BI para el mercado medio?

eDeployment de Vanguard

Otro concepto clave de la solución de Vanguard es la publicación automática y la entrega de contenido analítico a los usuarios finales, ya que el módulo eDeployment genera automáticamente las visualizaciones de información (Information Views) y las “empuja”, adaptadas y actualizadas, a los usuarios del negocio. Estas visualizaciones de información son conjuntos de datos personalizados y definidos por los usuarios, en forma de una interfaz de procesamiento analítico en línea (OLAP) del lado del cliente, con capacidades incluidas de análisis de datos intuitivo, redacción de reportes y creación de gráficas. Además, con las visualizaciones de información definidas por los usuarios, que combinan los datos de una o varias fuentes, los usuarios pueden visualizar esta información en tiempo casi real sin tener que depender de un almacén o un depósito de datos (hablaremos de esto más adelante). Los usuarios del negocio reciben visualizaciones de información, en un programa predefinido, por correo electrónico, red o accediendo a una página web. Por ejemplo, un cliente de Vanguard usa eDeployment para enviar por correo electrónico, todos los lunes, visualizaciones de información actualizadas a varios ejecutivos de ventas que se encuentran en los Estados Unidos. A su vez, estos ejecutivos de ventas pueden llevarse la información con ellos en sus computadoras portátiles y mantenerse al tanto de los constantes cambios en las tendencias de ventas, las promociones de los productos y las actividades de los clientes.

Este modelo garantiza que la mayor parte del procesamiento analítico del contenido se realiza “fuera de línea”, en la PC del usuario, y no mediante una conexión por red. Los ambientes de usuario de Vanguard permiten que la gente de negocios filtre, busque los detalles, modifique y tenga una vista preliminar de las visualizaciones de información adaptadas (el nivel de adaptación y el control del usuario final es tal, que el usuario casi nunca debe generar consultas “en vivo” contra las bases de datos relacionales). Esto aumenta de forma importante la capacidad de graduación de la solución, ya que proporciona conjuntos de datos comprimidos durante las horas que no son pico. Gracias a la experiencia, Vanguard ha podido identificar los tres tipos principales de consultas en vivo de los usuarios (en relación con los grupos de usuarios descritos previamente), y diseñar la solución para darles soporte con un desempeño alto. Los tres tipos más comunes de consultas directas son los siguientes:

1. Creación de contenido: cuando los usuarios experimentados crean visualizaciones de información nuevas para analizarlas o distribuirlas a otros usuarios.
   
   
2. Drill-backs: cuando los usuarios del negocio, que reciben una visualización de información de resumen, analizan los datos fuera de línea y vuelven a ir a la base de datos relacional para obtener más información que dé soporte a un análisis más profundo. Generalmente, los drill-backs son conjuntos de resultados por excepciones, con cierto objetivo, pequeños y que pueden procesarse con eficacia.
   
   
3. Análisis ad hoc puro: cuando las consultas operativas y en tiempo real por ejecución –generalmente para dar soporte a ciertas decisiones del negocio- son ejecutadas por una cantidad de usuarios relativamente pequeña.

Cada uno de estos tipos de consultas directas tiene un valor importante para el negocio y es esencial para el valor de la solución de Vanguard, por lo tanto, el vendedor ha realizado investigaciones en línea para definir la frecuencia de cada tipo de consulta y ha diseñado la solución para dar soporte a estos usuarios con un nivel más alto de desempeño del sistema. Durante las implementaciones de los clientes, se realiza una mayor afinación del sistema para explicar los detalles de su infraestructura y su base de usuarios. En general, la combinación que tiene Vanguard de difusión automatizada de contenido y acceso administrado a las bases de datos pretende proporcionar un modelo eficaz y graduable para la entrega de la información empresarial.

Para crear una consulta ad hoc adaptada, los usuarios de Vanguard seleccionan en un menú de opciones la información que necesitan ver. Así, pueden ver todas las fuentes de datos a las que tienen acceso, seleccionar las que requieren para el análisis y construir la consulta usando el lenguaje del negocio. Entonces realizan una selección de un menú de tipos de información, como analíticos de cuentas por cobrar, de libro mayor, de compras y de ventas, entre otros. Los usuarios también tienen una selección de analíticos empresariales que combina datos de varios tipos de información en indicadores clave del desempeño (KPI). Entonces, las solicitudes de información se traducen a SQL para identificar los datos correctos y lanzar las consultas adecuadas, mientras se devuelve y se despliega la información en una interfaz de usuario experimentado o del negocio, donde los usuarios pueden completar su análisis y crear gráficas, tablas y reportes.

Algunas mejoras del negocio que han experimentado los clientes de Vanguard, resultado de las funciones anteriores, son:

• General Dynamics C4 Systems (antes TriPoint Global Communications) descubrió más de 1 millón de dólares en varianzas de los precios de compra de los proveedores de materia prima. La información de la solución BI de Vanguard ha permitido que la empresa identifique rápidamente las varianzas y le ha proporcionado la documentación necesaria para corregir la situación.
  
  
• LINPAC Plastics pudo ejecutar la estrategia global de reducción de los costos de inventario. La solución de Vanguard ha proporcionado una visibilidad total del inventario, permitiendo que LINPAC coordine eficazmente la producción con los niveles de inventario, identifique los artículos lentos u obsoletos y reduzca por $900,000 (USD) los costos en una instalación.
  
  
• Parker-Hannifin utilizó Vanguard para desarrollar e implementar la estrategia corporativa de asignación de precios, y su gerencia usa Vanguard para transmitir las directrices de asignación de precios al equipo de ventas globales y supervisar su progreso de acuerdo a los objetivos. Se espera que los ahorros totales anuales gracias al programa sean de millones de dólares.

Asimismo, parece que en 2004 Vanguard registró una tasa de renovación del soporte de los clientes del 92 por ciento, enfatizando su capacidad para ayudar a los clientes a mejorar la toma de decisiones y la rentabilidad.

Más sobre las sociedades OEM

A finales de 2004, Vanguard anunció la expansión continua de sus programas de sociedades estratégicas, con su sociedad de fabricante de equipo original (OEM) con Exact Software, un proveedor reconocido de ERP extendido del mercado medio (para obtener mayor información sobre Exact, consulte Exact Software—Working Diligently Towards the “One Exact” Synergy). Gracias a esta sociedad, Exact proporcionará licencias y comercializará la solución GPS de Vanguard con los clientes actuales y con prospectos como Exact Business Analytics.

La información anterior indica que los líderes del negocio del mercado medio están buscando cada vez más soluciones de BI que den a sus organizaciones una ventaja competitiva en el mercado, todo ello para compartir información en toda la empresa e identificar las tendencias emergentes con mayor rapidez y precisión. Por eso, Exact Business Analytics tiene analíticos predefinidos que se integran completamente con las series de productos ERP Exact Macola Progression y Macola ES, y que deben permitir que los usuarios realicen análisis en y fuera de línea y consoliden la creación de reportes en una amplia gama de procesos del negocio, como inventario, ventas, fabricación, distribución y finanzas. Asimismo, al integrar y mostrar datos de las aplicaciones de Exact y otras fuentes que cumplen con open database connectivity (ODBC), como sistemas legados y hojas de cálculo, las capacidades de tablero ejecutivo de Exact Business Analytics deben dar a los usuarios del negocio acceso a los detalles de los datos.

Asimismo, a principios de 2004, Vanguard anunció un acuerdo de sociedad OEM estratégica con el antiguo Lilly Software Associates (ahora parte de Infor), otro importante proveedor de ERP extendido del mercado medio (consulte Lilly Software—Product Enhancements Remain Its Order 'Du Jour' ). Dentro de este acuerdo, la solución BI GPS de Vanguard se integra completamente con la solución Infor VISUAL Enterprise y se vende como VISUAL Business Intelligence (VBI).

De hecho, en septiembre pasado, Lilly anunció que, desde enero de 2004, más de 70 clientes nuevos habían comprado licencias para VBI. Estos fabricantes siguen enfrentando programas de producción cada vez más restringidos, una presión por reducir sus inventarios, demandas agresivas de servicio a clientes y ambientes del negocio que cambian rápidamente. Por lo tanto, dependen de la inversión en tecnología para obtener una ventaja competitiva.

Estas empresas requieren una solución que promueva un acceso más fácil y rápido a la información de toda la empresa y un control operativo extenso. Parece que desde que estos clientes integraron VBI con su solución VISUAL Enterprise, pueden interpretar y analizar mejor los datos del negocio y tienen el poder para medir, administrar y mejorar el desempeño. De forma concreta, VBI ofrece métricas más claras del desempeño del negocio, que proporcionan información sobre lo que sucede con los ingresos o los costos operativos y, lo que es más importante, revelan las causas, permitiendo que los gerentes tomen decisiones del negocio más rentables gracias a la planificación y la validación de su estrategia de la empresa y sus iniciativas tácticas.

En 2003, Vanguard anunció una alianza con WorkWise, un proveedor de la aplicación ERP Time Critical Manufacturing (TCM) para farbricación al pedido (MTO), repetitiva y de modos mixtos (consulte A User-Centric WorkWise Customer Conference). Esta alianza ha permitido que WorkWise ofrezca la tecnología BI GPS de Vanguard a sus clientes, con una integración completa a WorkWise TCM.

Creemos que los vendedores de ERP del mercado medio que mencionamos escogieron esta estrategia de sociedad con un vendedor de tienda de BI enfocado por las razones siguientes:

• Se dieron cuenta de que no tienen los recursos necesarios para el desarrollo y el soporte, o prefieren no gastar sus recursos en la dirección de BI.
  
  
• Quieren una solución de BI enfocada en la industria para proporcionar “liderazgo de pensamiento” de BI específico para la industria.
  
  
• Esperan tener una mayor influencia con el vendedor de tienda que es menos conocido.
  
  
• Con frecuencia piensan que las condiciones del negocio del vendedor de tienda de BI pretenden mantener más su posición en el mercado y las necesidades de su industria objetivo.
  
  
• Las soluciones del vendedor de tienda se adaptan mejor a las necesidades que tienen sus clientes del mercado medio con respecto a la tecnología, el costo del soporte, los requisitos de implementación, la complejidad, etc.
  
  
• Aprecian el conjunto de clientes de referencia más enfocados.

Además de su Unified Information Model (que incluye una serie de visualizaciones predefinidas de información, plantillas para reportes, gráficas e indicadores del desempeño), que es soportado por una arquitectura flexible de información (que permite trazar la ruta directamente hacia prácticamente cualquier sistema de fuentes de datos y que combina y compara dinámicamente los datos de varias fuentes y varias funciones del negocio), y además de sus análisis ad hoc descritos previamente, sus reportes personalizados, sus capacidades OLAP y de creación de gráficas (que pueden distribuirse automáticamente o se puede tener acceso a ellas mediante la Internet), el sistema GPS de Vanguard puede extenderse y graduarse para operaciones que implican sitios, monedas y países múltiples, debido a que su modelo de meta datos está optimizado para las complejidades de los sistemas corporativos del negocio.

Asimismo, el sistema toma varias monedas y las convierte automáticamente en monedas nacionales para tener reportes uniformes, o permite una conversión monetaria ad hoc para satisfacer las necesidades de los usuarios, mientras despliega la información en periodos calendario estándar o en una gama de periodos fiscales personalizados, de acuerdo a la norma corporativa de creación de reportes. Además, GPS de Vanguard proporciona una fuerte seguridad de las aplicaciones, permitiendo que los administradores definan el acceso hasta el nivel de los campos para varios tipos de datos. Su seguridad define el acceso a filtros específicos para los datos, como territorio de ventas, unidad del negocio o ubicación, e incluye una aplicación fácil de usar para definir la seguridad, que no necesita aplicaciones complejas de seguridad de las bases de datos.

Con esto termina la segunda de cuatro partes que conforman esta nota.

La primera parte detalló la fórmula para el éxito de Vanguard; la tercera explorará el acceso directo para el mercado medio.