Una rápida solución de gestión de desempeño comercial para abarcar la complejidad

Perspectiva general de la compañía

Applix proporciona una solución completa de software de gestión de desempeño para finanzas y operaciones, sin comprometer su fuerte enfoque en el cliente. La compañía tiene más de 2,200 clientes únicos, y está creciendo a un ritmo estable. Además de estar muy bien calificado por BPM Partners Pulse Survey, en cuanto a la satisfacción del vendedor, Applix fue calificado por The OLAP Survey como un líder en los beneficios comerciales generales logrados por los clientes, y fue calificado como uno de los tres con mayor lealtad del cliente.

Con sus oficinas principales en Westborough, Massachusetts (EUA), Applix es un proveedor de soluciones de inteligencia comercial (BI) y gestión del desempeño comercial (BPM). Incorporado en 1983, Applix primero se dirigió a las aplicaciones de software para el mercado UNIX. Para capitalizar en el mercado emergente, trece años más tarde adquirió Sinper Corporation, un desarrollador de software de proceso analítico en línea (OLAP). En 1998, Applix lanzó su primer producto TM1, seguido por cinco lanzamientos subsiguientes, que tenía como objetivo mejorar sus capacidades para la gestión del desempeño, la integración de Microsoft Excel, soporte de la plataforma 64-bit, y análisis complejos. El enfoque de Applix es conducir la gestión del desempeño operacional al invertir fuertemente en su línea de productos TM1. El software de gestión de desempeño y BI Operacional (OBI) proporcionan el cambio necesario de la retrospectiva tradicional de BI, hacia un acercamiento con vista al futuro. OBI permite que la funcionalidad de gestión de desempeño se incluya en las operaciones comerciales generales. Cambia de utilizar únicamente las herramientas BPM para finanzas y crea la habilidad de mejorar las fuerzas proporcionadas por el software de la gestión del desempeño para utilizarlas a lo largo de las organizaciones y crear una alineación con el flujo del proceso comercial de la organización.

Perspectiva general del producto

Applix TM1 les proporciona a sus clientes la habilidad de tomar decisiones comerciales difíciles y llevar a cabo análisis “que sucedería si” en un ambiente fácil de utilizar, lo que la convierte en una solución de gestión de desempeño por encima del promedio. TM1 incorpora los tableros de control, el flujo de trabajo y los cubos OLAP en un ambiente habilitado en la Web y Excel completamente integrado. Los usuarios son capaces de transferir su conjunto de habilidades de igual manera, debido a las interfases familiares. El producto tiene una capa de integración que se conecta fácilmente a la conectividad abierta de la base de datos (ODBC), base de datos de objetos enlazados e incluidos para OLAP (ODBO), SAP, un legado de fuentes de datos para capturar los datos correctos, y tiene un servidor de gestión de datos en memoria para ayudar a acelerar el tiempo de emitir preguntas, por lo tanto mejorar el desempeño. Además, los tableros de control TM1, las hojas Web, y los cubos OLAP ayudan en las actividades de planificación, presupuesto y pronóstico. TM1 permite datos complejos de modelado y creación de reglas. Asimismo, los datos se pueden actualizar en tiempo real y reflejarse en hojas de Excel en la Web, tablero de control y cubos, los cuales todos se pueden mostrar en la Web. TM1 utiliza su portal Web como una puerta de salida para los usuarios a lo largo de la organización, para poder permitirles intercambiar los artículos de trabajo al ver los mismos conjuntos de datos y manejar las decisiones basadas en dichas vistas de datos. Esto les permite a los usuarios TM1 colaborar en múltiples tareas a lo largo de la organización. Los tableros de control y los cubos adaptables les ayudan a los usuarios analizar y responder las preguntas comerciales definidas. Esto ayuda a conducir oportunidades potenciales (y a evitar riesgos), al identificar patrones de datos, colaborar con múltiples tenedores de tareas, y crear escenarios comerciales.

Fuerzas del producto

TM1 tiene la habilidad de llevar a cabo análisis “qué sucedería si” de grandes conjuntos de datos de forma más rápida que varios competidores. Las complejas preguntas analíticas de Applix TM1 se tratan en la memoria a través del uso de una plataforma de procesamiento de 64-bit y una arquitectura cambiante, lo opuesto a almacenar los cálculos dentro de un servidor (espacio en disco). El desarrollo del procesamiento 64-bit representa una tendencia importante en BI, para acomodar grandes cantidades de datos. La llegado del procesamiento 64-bit también permite que los datos se actualicen de forma efectiva y en tiempo real. Los vendedores como Information Builders y MicroStrategy también tiene esta capacidad, e Hyperion está trabajando en desarrollar una plataforma compatible con Microsoft. Sin embargo, en comparación con la mayoría de los vendedores de gestión de desempeño, Applix ha tomado el camino de proporcionar una plataforma que les de a los usuarios la habilidad de crear preguntas complejas rápidamente, y para reflejar dichos resultados en un portal Web en tiempo real. Además, los cálculos se llevan a cabo en la memoria y no dentro del ambiente del servidor, lo que contribuye a los rápidos tiempos de respuesta.

La integración de Applix TM1 con Excel está por encima del promedio, y les permite a los usuarios utilizar hojas de cálculo como base para crear hojas Web y tableros de control, y para mostrar sus datos en la Web. TM1 ha integrado el uso de Excel en su plataforma BI. Múltiples usuarios a lo largo de una organización o a lo largo de múltiples localizaciones geográficas son capaces de ingresar a las hojas de datos publicadas, para editar estas hojas, y para escribir automáticamente estos datos en el servidor y actualizarlos en la Web. Los cubos autorizan a los usuarios a analizar datos ver a través de vistas multidimensionales de datos, y al identificar tendencias al igual que fuentes de datos. Con los cubos TM1, una organización puede subir a la Web cubos OLAP en diferentes formas, como gráficas o como datos integrados con Excel.

Las capacidades analíticas de TM1 se enfocan en proporcionarles a los usuarios un acceso sencillo a los cubos y a los reportes. Como opuesto a desarrollar cubos complejos y robustos que sólo utilizan uno o dos súper-usuarios, Applix TM1 les permite a los usuarios crear cubos compactos para afinar las preguntas comerciales de una organización y en desarrollar cubos intuitivos fáciles de utilizar para ayudar a responder preguntas esenciales, y que están accesibles para cualquiera en la organización. Esto se hace al limitar el campo de acción del cubo a entre cinco y diez dimensiones principales, y al autorizar a los usuarios a elegir qué dimensiones están disponibles para ver a detalle. Estos cubos les proporcionan a los usuarios la funcionalidad de editar, cambiar y transferir datos a Excel, para subir los cambios a la Web, y para ver las actualizaciones en tiempo real. Aunque los cubos por lo general están diseñados con un número limitado de dimensiones para enfocarse en las preguntas comerciales, es posible reflejar hasta 256 dimensiones, lo que la hace una herramienta analítica. Los usuarios también pueden identificar qué dimensiones quieren ver, a diferencia de las dimensiones que se reflejan en los antecedentes pero no se ven en línea.

TM1 Rules les ayuda a los usuarios a definir reglas de cubos, que permiten cálculos repetitivos y complejos dentro de cada dimensión OLAP. Los usuarios crean cubos a través de tutoriales, dado que los usuarios comerciales controlan principalmente sus análisis (a diferencia de depender del departamento de tecnología de la información [IT]). Los cubos y los datos asociados se conectan por medio de reglas definidas, y los cubos se pueden personalizar para una eficiencia máxima al utilizar reglas de múltiples aplicaciones.

Características y otros componentes

El administrador de planificación TM1 maneja el proceso del flujo de trabajo de una organización para proporcionarles privilegios de acceso y administración a los que toman las decisiones. Cada tarea asignada se puede editar para crear colaboración entre empleados, departamentos y proyectos. A los usuarios se les pueden asignar tareas, se les puede dar el acceso para cambiar datos de reportes, y presentarle dichos cambios a la persona que toma las decisiones para su aprobación. Las tareas del usuario se presentan como artículos de trabajo para su aprobación con base en una lista de tareas a la que accesa el que toma las decisiones. Las aprobaciones y los rechazos con comentarios se presentan y se almacenan dentro de los procesos de tareas, y los usuarios pueden ver los registros y volver a presentar cualquier cambio o edición adicional.

La plantilla de planificación TM1 muestra un módulo de planificación que soporta la habilidad de crear presupuestos e identificar metas y planes, con hojas de trabajo pre-construidas. La estructura de la plantilla se puede modificar para cubrir las necesidades organizacionales, y es posible cargar información dentro del módulo modificado.

Consolidaciones TM1 les proporciona a los usuarios la habilidad de ver los datos financieros y operacionales en una estructura centralizada, desde cualquier número de unidades organizacionales y libros mayores (GLs). Es posible tener varias vistas diferentes de datos, lo que les da a los usuarios la habilidad de llevar a cabo análisis de variación de los datos presupuestados y los reales. Las características más importantes incluyen el soporte completo para entradas diarias recurrentes o revertidas, la habilidad de crear reportes personalizados de entrada diaria y controles integrados para el proceso de entrada diaria (incluyendo la generación automática de diarios de eliminación de la compañía),al igual que la habilidad de subir a la Web las entradas diarias en el Internet Explorer.

El módulo de reporteo financiero TM1 les permite a los usuarios establecer estructuras de reporteo y crear preguntas para sus requisitos de reporteo financiero. Los reportes se construyen una vez, y se mantienen de forma automática dentro de la estructura de TM1. Los reportes se actualizan de forma automática, y los datos financieros de múltiples sistemas GL se pueden consolidar para representar una vista del GL y de los datos financieros generales en tiempo real.

Retos y oportunidades del producto

Applix necesita desarrollar capacidades de tarjetas de puntuación y la habilidad de establecer medidas dentro de su aplicación, para poder desarrollar una estrategia exitosa a largo plazo y seguir siendo competitivo dentro del mercado. La mayoría de los otros vendedores de gestión de desempeño ofrecen estas características dentro de las ofertas de su producto principal, incluyendo a los vendedores líderes BI como Cognos, Hyperion y Business Objects. El no tener capacidades de tarjetas de puntuación es una gran desventaja para las organizaciones que quieren rastrear y estructurar sus metas y los requisitos de desempeño, y para medirlas con el tiempo utilizando una serie integrada de software. Para dirigir este problema, Applix se ha integrado en gran medida con la nueva funcionalidad de tarjetas de evaluación de Microsoft y con las habilidades actuales de integración con Excel, para preparar el terreno para una integración continua con las herramientas BPM de Microsoft. Applix espera que los clientes escojan integrar las dos, a diferencia de escoger una solución que ya tenga capacidades de tarjetas de puntuación. Además, Microsoft está trabajando en mejoras para sus herramientas BI, incluyendo capacidades mejoradas del tablero de control. Por lo tanto, la meta de Applix de alinearse con Microsoft podría ser opacada por los prospectos que consideran a Microsoft para una serie completa de gestión de desempeño que está completamente integrada y tiene un precio competitivo, y que podría eclipsar los beneficios de implementar TM1.

La habilidad de definir indicadores clave del desempeño (KPIs) también es un componente importante de la gestión de desempeño. Actualmente Applix no tiene una funcionalidad integrada que defina los indicadores claves de desempeño estructurados que están alineados a la estrategia corporativa de una organización. TM1 planea proporcionar esta característica con un lanzamiento futuro; sin embargo, otras soluciones que ya tienen ésta característica les proporcionan a los usuarios la oportunidad de establecer metas estratégicas, alinear dichas metas a la unidad comercial a cada nivel, y medir el desempeño para conducir la toma de decisiones. Esto significa que las organizaciones que quieren conducir la toma de decisiones de forma intuitiva con base en sus KPIs, posiblemente tendrán que poner más procesos para lograr el mismo resultado que las organizaciones que implementan una solución con una funcionalidad integrada de KPI y de tarjetas de puntuación.

Recomendaciones del usuario

Applix se enfoca en las empresas del Global 2000 del mercado medio y tiene una fuerte penetración dentro de los mercados verticales más importantes como el de telecomunicaciones, farmacéuticos, menudeo y servicios financieros. Las organizaciones que quieren fortalecer sus aplicaciones actuales basadas en Excel, y que requieren capacidades del tablero de control y OLAP por encima del promedio (al igual que la habilidad de desempeñar análisis "qué sucedería si"), deberían considerar Applix TM1.

Las organizaciones que no se encuentran en alguno de estos mercados verticales deberían considerar Applix TM1 con base en sus méritos y el cumplimiento de la funcionalidad de las necesidades de la organización. Si una organización quiere una serie BI general con una fuerte gestión de desempeño, entonces puede ser una mejor opción considerar un vendedor de excelencia como Business Objects o Information Builders. Sin embargo, si una organización elige utilizar las tarjetas de evaluación de Microsoft y quiere añadir otra funcionalidad importante de gestión de desempeño (y no quiere invertir mucho tiempo en el entrenamiento y el aprendizaje de una herramienta que no es fácil de utilizar), entonces la serie del producto TM1 representa una buena opción debido a su intuición. Las organizaciones que quieren implementar soluciones a lo largo de distintos departamentos con el tiempo (por ejemplo, comenzando con los tableros de control del monitoreo del centro de llamadas y después seguir con otras iniciativas a lo largo de toda la organización) deben considerar Applix con base en su flexibilidad, y su habilidad de consolidar y mejorar grandes cantidades de datos a lo largo de múltiples departamentos a través del uso de sus habilidades de cubos múltiples. De forma alternativa, se deben considerar otros vendedores BPM, que ya pueden tener la funcionalidad requerida para cubrir las necesidades actuales y futuras, si existe un requisito de una funcionalidad robusta de tarjetas de puntuación lista para utilizarse.