Una solución bien diseñada para la subcontratación: Su base tecnológica y cómo funciona

Explicación de la base tecnológica

TradeStone Software, Inc. (www.TradeStoneSoftware.com), ha mostrado una gran perseverancia en convertirse en un proveedor de soluciones de subcontratación electrónica colaborativa para las compañías de Global 2000. El vendedor le ofrece al mercado de subcontratación mundial al menudeo lo que probablemente es la primera aplicación compuesta que fortalece la infraestructura de tecnología de la información (IT) de una organización. Esta aplicación opera ya sea en una base independiente, o como una capa dentro de una mezcla de aplicación para cubrir cualquier falta funcional en la subcontratación mundial. Construida en una tecnología moderna y accesada de forma convencional simplemente a través de un navegador Web, la oferta de TradeStone, que en un inicio se llamó SteppingStones (y recientemente le cambiaron el nombre a TradeStone Suite), soporta la mayoría de las áreas clave funcionales de la compra y venta internacional, como el proceso previo a la compra de solicitud de cotización (RFQ), la gestión de las órdenes actuales, la logística de la subcontratación, la visibilidad del rastreo y seguimiento, los procesos de cumplimiento relacionados con el gobierno y los procesos de pago. También proporciona una gestión de eventos y alertas subyacentes. Trabaja con tipos de moneda, idiomas y países sin la necesidad de entrenar a los usuarios, incluso si tienen niveles más bajos de alfabetización computacional.

Segunda parte de la serie El vendedor de la solución de la subcontratación colaborativa no deja ni una piedra por mover

Para información acerca de la historia de TradeStone, consulte El vendedor de la solución de la subcontratación colaborativa no deja ni una piedra por mover.

Para mayor información acerca de la subcontratación mundial al menudeo consulte The Gain and Pain of Global Retail Sourcing, The Intricacies of Global Retail Sourcing , y The Fashion and Apparel Retailers’ Conundrum.

Para poder fomentar la rápida adopción con un ambiente intuitivo "de entrenamiento cero" y también para fortalecer y mejorar las inversiones IT actuales, todo con despliegues rápidos en fases que idealmente entregarían un rendimiento del capital invertido (ROI) dentro de 90 a 120 días, la arquitectura de TradeStone tuvo que apoyar varios principios de diseño. Por un lado, muestra el acceso mundial al fortalecer los navegadores Web e Internet utilizando el lenguaje de marcas de hipertexto (HTML). No sólo los usuarios dentro de la empresa cliente pueden ingresar a la aplicación fácilmente, sino también usuarios (como los socios comerciales) por medio de la Extranet. Además, la aplicación es accesible a otros programas a través del poder y flexibilidad de la integración por medio de servicios Web (consulte Understanding SOA, Web Services, BPM, BPEL, and More). Esto nos lleva a la habilidad de fortalecer las aplicaciones existentes (con vistas y extracción de datos de distintos sistemas fuente dispares) como sistemas de gestión de órdenes, sistemas de gestión de almacén (WMS), elemento maestro, vendedor maestro, etc.; y la habilidad de agregarlos en una sola pantalla, por lo tanto minimizar los costos tradicionales de integración de “códigos fuertes”.

El producto también fue diseñado para la colaboración completa, para mejorar los flujos de trabajo y las alertas de correo electrónico, para reducir la dependencia de las latosas y lentas comunicaciones por fax y por teléfono. Con una infraestructura de seguridad construida, la aplicación maneja y rastrea los flujos de trabajo de los usuarios, donde las pantallas no sólo sirven para la entrada de datos, sino tienen una lógica construida. La serie del producto se configura por medio de las herramientas disponibles del sistema y la lógica conducida por las reglas, y también se expande, con la habilidad de añadir nueva funcionalidad, no sólo al adaptarla, sino también al descargarla del sitio hospedado, por lo tanto minimiza los costos de actualización e implementación.

TradeStone Suite también es una aplicación empresarial basada en servicios, en capas múltiples y escalable construida en el modelo de desarrollo Java 2 Enterprise Edition (J2EE) basado en estándares, con el soporte para los servicios Web y el lenguaje extensible de marcas (XML) fortalecido para las integraciones (consulte, Understand J2EE and .NET Environments Before You Choose).

En la capa de la base de datos, el producto soporta IBM DB2 y Oracle, e IBM WebSphere como el servidor de aplicación. El servidor Web (que puede ser Microsoft Internet Information Server [IIS] o Apache Tomcat) tiene comunicación bidireccional con el navegador de Microsoft Internet Explorer (IE) por medio de la combinación del protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP) y la capa de soporte de seguridad (SSL). La seguridad de la aplicación consiste en la autenticación del usuario, la seguridad de la red (por medio de barreras informáticas y SSL) y la seguridad de la aplicación per se, que está basada en roles y también en datos (para proporcionar la seguridad y el nivel de campo y transacción).

El contenedor servlet de Web de fuente abierta Apache Tomcat complementa la arquitectura de “datos en cualquier lado” basada en el modelo de TradeStone de múltiples sistemas, por lo tanto fortalece la actual inversión IT de la organización. También está dirigida a reducir los costos IT al eliminar la necesidad de bases de datos redundantes, la réplica y la continua reimplementación, y reentrenamiento de los empleados y los socios comerciales. Con esta arquitectura, TradeStone Suite ingresa a datos de múltiples aplicaciones sin copiar o replicar los datos y por último elimina la necesidad de modificar las aplicaciones existentes. La arquitectura de “datos en cualquier lado” puede aceptar datos de una gran variedad de fuentes de datos y formatos, y le permite a una aplicación proporcionar una vista unificada de una transacción incluso si sus datos constituyentes se encuentran en varias bases de datos distintas.

En lugar de un acercamiento costoso de integración de base de datos con base de datos, el acercamiento de integración de TradeStone consta de un motor de interfase de usuario (UI), una lógica de aplicación basada en modelo independiente de la base de datos y un motor de integración de la correlación dinámica de datos. XML se utiliza para correlacionar los datos y las definiciones de los procesos a los servicios Web, legados de sistemas y bases de datos o a cualquier sistema tercero. Los canales de datos a fuentes de datos como bases de datos, sistemas de planificación de los recursos empresariales (ERP), legados de aplicaciones, etc., pueden ir por medio de la conectividad de la base de datos Java (JDBC), servicios Web y mensajes.

En otras palabras, al fortalecer las capacidades de integración de las tecnologías se servicios Web basadas en estándares, TradeStone ha logrado reunir una aplicación que se puede configurar rápidamente para ingresar o sacar datos de los sistemas tradicionales de planificación empresarial. Esto le debe permitir a las organizaciones entrelazar más fácilmente la información básica de aprovisionamiento que por lo general almacenan estos sistemas, con los datos cruciales de subcontratación como especificaciones, programaciones y estatus.

Más acerca de los principios de diseño

También, para abordar los problemas antes mencionados de subcontratación mundial, el producto se puede dividir en diversas capas lógicas que dan servicio a los datos y a la gestión del contenido, inteligencia incluida, procesamiento dinámico –y motores industriales (como asignación de costos, planificación, tamaño del lote de la orden y gestión de eventos). Por ahora, es suficiente decir que la capa funcional le da servicio a todo el proceso del producto desde el diseño hasta la entrega (con un camino crítico subyacente y capacidades de gestión de eventos), agrupados lógicamente en cinco módulos principales: diseño y planificación, subcontratación, ordenes, logística y finanzas, de lo que se hablará más adelante en la presente serie de artículos. La capa colaborativa es ayudar a establecer la naturaleza de un proceso colaborativo, al igual que los papeles y responsabilidades de fortalecer los activos de los socios comerciales para mutuo beneficio. Esto se proporciona por medio de datos compartidos, alertas, correos electrónicos automatizados, procesos comerciales compartidos, autorizaciones y aprobaciones y es independiente de la fuente de datos subyacente, que debe resultar en menos retrasos en los pasos críticos en la cadena de suministro.

Debido a que la funcionalidad sola no es suficiente si no se guía por el contexto del proceso comercial, la capa del proceso es donde se interpretan los datos, tanto en términos de funcionalidad y del proceso en el que encaja (por ejemplo, el papel de los detalles de envío). La capa proporciona las herramientas que permiten la aplicación que se deben configurar para soportar los procesos comerciales bien fundados, en lugar de tan solo estén sostenidos (consulte Business Process Management: A Crash Course on What It Entails and Why to Use It). Muy relacionado a esto está la capa de inteligencia donde el sistema entiende de forma inherente cómo procesar las tareas y donde se disfrazan las complejidades del comercio internacional y nacional del usuario para dejarlos enfocarse en su trabajo en particular. La capa de la inteligencia proporciona contenido al igual que funcionalidad, como los datos de programación harmonizada de aranceles (HTS)

Para impulsar estas dos capas, a mediados del 2004 TradeStone software e ILOG anunciaron que ILOG JRules, una oferta clave en la línea de productos del sistema de gestión de reglas comerciales (BRMS) de ILOG, mejoraría el producto principal de TradeStone. La combinación del software de subcontratación mundial de TradeStone e ILOG JRules ha estado permitiéndole a los fabricantes, minoristas, y otros negocios involucrados en el comercio mundial configurar, mantener y cambiar sus procesos comerciales con una mayor agilidad en respuesta al crecimiento comercial y otras demandas comerciales dinámicas.

La subcontratación electrónica se refiere a la habilidad de reunir diferentes socios comerciales por medio de la Web en una red de cadena de suministro que responda a las demandas cambiantes del mercado. ILOG JRules, que permite que la lógica comercial incluida en las aplicaciones comerciales se represente como reglas que se puedan manejar por analistas comerciales, planificadores de la cadena de suministro, y otros usuarios comerciales, les permite a los negocios automatizar las políticas comerciales, los procedimientos, y las mejores prácticas, al mejorar la gestión de recursos y acelerar la inversión en la gestión de los procesos comerciales (BPM). Como un componente clave de TradeStone Suite, ILOG JRules ha mejorado la utilidad de la cadena de suministro para los usuarios comerciales e IT, ayudando a asegurar que la serie es escalable a las necesidades de los clientes de TradeStone. Las soluciones de cumplimiento patrocinadas por ILOG JRules monitorean grandes volúmenes de datos en tiempo real, permitiendo la detección inmediata y el reporteo de la información defectuosa o fraudulenta. Al incluir este motor de reglas comerciales reconocido industrialmente, TradeStone cree que la serie se despliega más rápidamente, mientras que también están disponibles las mejores prácticas.

Por último, la capa subyacente de herramientas soporta todas las capas de la aplicación para reunir, configurar, implementar y mantener una solución razonablemente rápido. Consiste en características como constructor de preguntas, constructor de modelo, constructor de pantalla compuesta, constructor de pasos, constructor de reglas comerciales, herramientas de colaboración, trazador de integración, configuración de aplicación, etc.

Recapitulación

Para recapitular, los flujos de trabajo y las UI gráficas que prácticamente no requieren ningún entrenamiento del usuario en sí, promueven tasas de adopción rápidas a través de los compradores, comerciantes, finanzas, logística y proveedores. La arquitectura de “los datos en cualquier parte” basados en el modelo significa que las capas de la solución a lo largo del legado de sistemas, interceptando dinámicamente solo los datos clave, mientras que va cubriendo cualquier falta funcional y proporciona una vista de los datos y un ambiente de trabajo para todos los usuarios. En cuanto a los flujos de trabajo basados en excepciones, mantienen a cada socio comercial enfocado en problemas críticos y promueve la colaboración para resolver problemas. Por último, una sola visión de la verdad, que significa una vista de los datos transaccionales, sin importar el legado de sistemas (o el repositorio central para todos los datos contractuales y de compromiso), debe eliminar la redundancia al hacer que no sea necesario actualizar las múltiples hojas de cálculo, cazar desesperadamente los correos electrónicos, o volver a colocar constantemente la información en múltiples sistemas.

Además de una amplia y enfocada funcionalidad de subcontratación, respaldada con una tecnología bien divisada, TradeStone apoya el acercamiento de la implementación, con la flexibilidad de una implementación adaptada o un despliegue listo para utilizar. En cualquier caso, el primer paso sería la recaudación de información con accionistas clave dentro de las organizaciones IT y comerciales, para determinar los conductores claves comerciales, identificar los puntos débiles y los impedimentos, e identificar las oportunidades de mejora. La siguiente fase sería desarrollar un “documento de campo de acción” que articule, a un gran nivel, las oportunidades comerciales clave (para poder cuantificar un ROI potencial), y por el cual se tiene que determinar los procesos "como están" de alto nivel. Entonces el equipo configuraría un prototipo de la solución TradeStone con base en el documento, revisaría el prototipo con accionistas clave, y un acuerdo seguro en los siguientes pasos para la funcionalidad demostrada en el prototipo.

En caso de que el usuario opte por el escenario de implementación “listo para utilizar, desde el primer día”, tendrían que utilizar flujos de trabajo y procesos comerciales estándares, interfases de pantalla estándares, reportes estándares, y formatos comerciales estándares. Debido a que el ambiente adaptado de "no entrenamiento" proporciona flujos de trabajo intuitivos para todos los usuarios, el vendedor simplemente proporcionaría la administración o la guía del usuario.

En caso de una implementación más involucrada y adaptada, el equipo tendría que diseñar, entre otras cosas, los procesos comerciales detallados con las reglas comerciales asociadas, las interfases de los clientes (incluyendo la apariencia de las pantallas transaccionales), reportes de adaptación y requisitos de adaptación para las formas comerciales (como solicitud de propuestas [RFPs], ofertas, órdenes de compra, facturas, etc.) También tendría que desarrollar los programas de entrenamiento (para administradores, usuarios superiores, usuarios finales, y similares), y documentación personalizada y materiales de “referencia rápida”. Este tipo de cliente todavía le reporta a TCO que se encuentra por debajo de siete cifras, y recientemente se lanzó un servicio hospedado para los clientes con presupuesto IT restringido. TradeStone también está desarrollando un programa que les permitirá incluso a los "más pequeños" pagar por transacción.

Una simple ilustración de cómo funciona

Para ilustrar como funciona la solución, un escenario sería que la compañía usuaria quisiera extenderle un RFQ a varios fabricantes pequeños en el Lejano Oriente para crear un lote de camisetas polo. El comprador ingresaría las especificaciones en una forma presente diseñadas para soportar las compras al menudeo, con campos para la necesidad de datos de igual tamaño, tela o color. EL comprador también tendría que proporcionar las direcciones de contacto de correo electrónico del proveedor que desee, y luego tendría que iniciar con el proceso de cotización. Actualmente, TradeStone no ayuda a encontrar vendedores prospecto en estas lejanas regiones, esto es el plan de desarrollo a largo plazo, pero por el momento, los minoristas tienen que conocer su lista de proveedores y contratistas con anticipación.

Los proveedores deberían recibir las invitaciones de correo electrónico que contienen RFQ, junto con las instrucciones de seguir un hiperenlace a una página Web (hospedada por TradeStone) para proporcionar sus ofertas. Una vez que todas las ofertas están colocadas, el comprador utilizaría TradeStone para compararlas con base en los costos de los proyectos, utilizando los códigos HTS para determinar los deberes (con el sistema normalizando y sincronizando todos los datos de los antecedentes), y para evitar cualquier comparación extraña de “manzanas con naranjas”. Cuando el comprador decide asignar una orden, se pueden fortalecer los datos en el sistema para generar una orden de compra, transmitirlo al proveedor e incluso aplicar por una carta de crédito (LoC).

A través de una arquitectura basada en servicios Web que nutre conexiones decopladas entre el sistema de planificación de los recursos empresariales (ERP) del comprador y TradeStone, los datos de la orden de compra se escribirían automáticamente en el sistema de la oficina de gestión, y con ello se evita la necesidad de volver a ingresar la información para crear una orden oficial. Ya que TradeStone se adapta a las necesidades del proceso de subcontratación mundial, presenta campos para que el proveedor detalle asuntos importantes como la fecha esperada de producción y la fecha esperada de envío. Cuando se acerquen esas fechas, la solución puede automáticamente recordarle al proveedor proporcionar una actualización en el estatus si es que existe algún cambio, y si el proveedor olvida o ignora el recordatorio, el sistema enviará constantemente recordatorios por medio del correo electrónico (o escalar con una frecuencia más alta) hasta que se recibe la información crucial requerida. También existe la habilidad de discutir de forma colaborativa, en línea, de un lado a otro, detalles de la orden antes de que se finalice la compra. El sistema también tiene una solicitud de cambio de orden en línea, para que el comprador pueda seleccionar una orden de compra sobresaliente y enviarla al proveedor con un cambio propuesto.

Cuando está completa la producción, el proveedor una vez más fortalece los datos (sin cambiar la información clave) para crear documentos precisos y adecuados para el envío, como la factura comercial (BOL) y el conocimiento de embarque. Si se equipa con el intercambio electrónico de datos (EDI) el proveedor puede incluso cargar los documentos con formato EDI como las noticias avanzada de los envíos (ASNs) en el sistema de TradeStone del comprador- Cuando se completa la orden de compra (aterrizado y declarado en aduana [LDP]), el sistema ofrece la habilidad de comparar los costos reales y los de aduana, para que la compañía compradora pueda ajustar sus fórmulas como sea necesario para el futuro. Para las relaciones recurrentes, bien establecidas, la compañía compradora puede incluso cargar la información de inventario y del punto de venta (POS) en TradeStone, para que los proveedores puedan planificar activamente la producción y el envío de las órdenes de aprovisionamiento.

De todo para todos

El año 2004 fue un momento de expansión controlada, con los tres socios de desarrollo/clientes firmados (The Children’s Place Retail Stores [EUA], American Eagle [AE] Outfitters [EUA], y Deutsche Woolworth [Alemania]), y más staff de experiencia similar y patrimonio adquirido. Más personas del staff anterior de RockPort se unieron en las facilidades de Gloucester, Massachussets (EUA), y el antes QRS salía (literalmente y simbólicamente), mientras que TradeStone entraba. Los primeros cuatro clientes de alto perfil también demuestran la versatilidad y aplicabilidad de la solución de darle servicio a las distintas necesidades de subcontratación de los clientes (hay “de todo para todos”). Sin embargo, el tema común para todos ellos sería que TradeStone ha conducido el proceso de gestión de la orden de compra por completo, le ha permitido a los comerciantes entender y analizar mejor sus negocios, eliminar errores provocados por grandes cantidades de hojas de cálculo, y por último reducir la entrada de datos y las horas de entrenamiento.

Por ejemplo, el primer cliente, Ocean State Job Lot, vende electrónicos, electrodomésticos, artículos para el césped y el jardín, artículos de papelería, alimentos gourmet, bienes deportivos, juguetes, artículos para mascotas, decorativos del hogar, artículos computacionales y artículos de temporada. Con una cadena de alrededor de 70 tiendas en Nueva Inglaterra (EUA) una tienda típica de Ocean State almacena más de 4,000 artículos, varios de los cuales son importados de una gran cantidad de proveedores pequeños en el extranjero. Debido a que el minorista proporciona mercancía "oportunista", que cambia frecuentemente con base en la disponibilidad, era vital que el minorista tuviera un sistema de subcontratación que le permitiera moverse más rápidamente al lidiar con una gran variedad de proveedores pequeños. La compra oportunista asume poco o ningún entrenamiento ni para los empleados internos ni para los proveedores casuales, aunque se debe desplegar con los vendedores una profunda y rápida colaboración y visibilidad mundial.

Por otro lado, The Children’s Place es un minorista de alta calidad, de accesorios caros para niños (desde recién nacidos hasta niños de diez años) y diseña, contrata la fabricación y vende sus productos bajo la marca de “The Children’s Place”. Opera alrededor de 700 tiendas, con una vasta mayoría de tiendas en Estados Unidos y alrededor de 40 tiendas en Canadá. También vende mercancía a través de su tienda virtual localizada en www.childrensplace.com. The Children’s Place seleccionó la serie de TradeStone con la esperanza de colaborar de forma más efectiva con los proveedores mundiales, y mejorar su rastreo de producción y visibilidad mundial previa y posterior al envío en la cadena de suministro. TradeStone también reemplaza algunos legados fuente de sistemas (como los costos de los productos, la facturación del vendedor, etc.) en una forma de “cubrir los faltantes", para crear una única infraestructura de gestión mundial de órdenes para la subcontratación de materiales indirectos, directos, nacionales e internacionales. Al utilizar TradeStone Suite le ha permitido a la compañía reducir notablemente el costo de la mercancía y el transporte de la misma, mejorar su productividad de la oficina de gestión y reducir los precios establecidos

En AE Outfitters, TradeStone proporcionó una capa compuesta de gestión mundial de órdenes con la mezcla de legados de sistemas existentes, como un gran ejemplo de aplicaciones compuestas en acción. Por ejemplo, los sistemas existentes se integraron por medio de la sobreposición de TradeStone. Estos sistemas incluyen el desarrollo del producto (por medio de Gerber WebPDM, que proporciona datos como las características, atributos e imágenes del artículo), mercancías (por medio de Arthur Allocation de JDA Software, que proporciona datos como temporadas, datos maestros, jerarquías de la mercancía, y similares), subcontratación (por medio de Inovis Sourcing, que proporciona datos como la colaboración del artículo, RFQ, asignación de costos, gestión de eventos, características del artículo, canales pequeños, flujos de color y tamaño, y embalaje) y planificación (por medio del sistema de gestión de órdenes de Island Pacific). AE Outfitters es un minorista de estilo de vida, que diseña, coloca en el mercado y vende su propia marca de ropa casual y relajada para jóvenes de 15 a 25 años, proporciona mercancía de alta calidad a precios asequibles. Su colección incluye los básicos modernos como pantalones de mezclilla, pants y playeras estampadas, al igual que una variedad de estilos de accesorios, prendas exteriores y calzado. Su subsidiaria Canadiense, Bluenotes/Thriftys, ofrece una colección más urbana-suburbana para jóvenes de 12 a 22 años.

AE Outfitters actualmente opera alrededor de 750 tiendas en 49 estados de EUA, el Distrito de Columbia y Puerto Rico; 64 tiendas AE en Canadá y más de 100 tiendas Bluenotes/Thriftys en Canadá. El minorista también opera por medio de su sitio Web www.ae.com, que ofrece tallas y estilos adicionales a la mercancía de AE. La solución de TradeStone le ha permitido a AE fortalecer su inversión actual en software, al expandir estratégicamente la funcionalidad como la colaboración del vendedor, ASNs, las listas de embalaje, la facturación, etc. La idea también es expandir las capacidades de la serie para todas las partes para definir mejor los productos, colaborar y manejar las compras a través de la cadena de suministro mundial.

Por último, en el 2004, el grupo minorista Alemán Deutsche Woolworth (con más de 330 puntos de venta en Alemania y Austria, con 14,700 empleados y ganancias de alrededor de $1.4 miles de millones de dólares) utilizó la solución de subcontratación mundial de TradeStone Software para comprar globalmente mercancía para sus propias tiendas y ofrecer un ambiente de servicio a los minoristas más pequeños que compran a través de Woolworth. Este acuerdo marcó la entrada de TradeStone al mercado Europeo, y el vendedor a trabajado con Deutsche Woolworth y su socio de implementación IBM para adaptar su funcionalidad de gestión mundial de órdenes (que reemplaza al legado) para cubrir los requisitos únicos del mercado Europeo, como la necesidad de estar integrado con el sistema de planificación a nivel de la categoría del producto para conducir la subcontratación mundial. La solución resultante soporta los requisitos de gestión mundial de órdenes de Woolworth con la subcontratación y colaboración de la gestión de órdenes en su base de proveedores. Esta capacidad, al ser utilizada por los comerciantes, se ha estado expandiendo poco a poco hasta la base de clientes de la compañía, que entonces debe ser capaz de utilizar el software para obtener bienes de Woolworth, sus proveedores y los proveedores de servicio. Deutsche Woolworth recientemente ganó dos premios prestigiosos por su implementación de TradeStone: El premio Usuario IT del año de Computerwoche, y el Premio del logro del menudeo mundial de Retail System.